규정 준수 관리는 규정 표준에 부합하기 위한 IT 시스템 계획, 모니터링, 통제, 평가 프로세스입니다.
규칙은 제품의 사용 안전성을 보장하는 품질 표준부터 적절한 사무실 행동을 정하는 가이드라인까지, 비즈니스의 모든 측면을 규정합니다. 권고나 가이드라인의 정도를 크게 벗어나지 않는 규칙도 있지만, 확립되어 있는 정책이나 심지어 노동조합 규정 또는 정부에서 시행하는 법률에 기반한 규칙도 있습니다. 이러한 규칙을 준수하지 않으면 심각한 결과가 따를 수 있습니다.
규정 준수 관리는 기업과 그 직원, 모든 관련 IT 시스템이 이러한 표준을 유지하도록 하기 위한 것입니다.
규정 표준이 존재하는 이유는 여러 가지가 있습니다. 많은 경우, 이러한 규정은 기업이 지역사회의 지속적인 안전과 행복에 반하는 행동을 하지 않도록 막기 위해 시행됩니다. 조직은 고객 또는 다른 사람들을 호도하거나 위험에 빠뜨리지 않는 방식으로 좋은 품질의 제품과 서비스를 제공하고 운영해야 할 책임이 있습니다. 또한 규정 준수를 통해 시장에서의 공정한 경쟁을 장려하여 기업 간 경쟁에 대한 가이드라인을 확립할 수 있습니다.
연방, 주, 지역의 임무에서는 종종 윤리적인 문제를 중점적으로 다루기도 합니다. 이러한 법률을 준수하는 범위를 벗어나면 벌금, 경영진에 대한 징역형, 기업 운영 중단 또는 조직 개편까지 기업에 대한 심각한 불이익이 발생할 수 있습니다.
물론 비즈니스 규정의 목적은 윤리적인 우려 사항 외에도 다양합니다. 표준, 법률, 베스트 프랙티스를 준수하면 경쟁 우위를 확보할 수 있습니다. 무엇보다 고객은 필수 프로세스 및 절차를 준수하는 기업을 이용하고자 하는 경향이 있습니다. 또한 이러한 많은 절차는 보다 효과적인 기업 관리를 독려하기 위한 것이며, 확립된 표준, 법률, 베스트 프랙티스를 준수하는 조직은 모든 측면에서 향상됩니다. 이는 특히 기업 IT 시스템에서 두드러집니다.
- IT 분야의 규정 준수 관리를 통해 기업이 얻을 수 있는 이점은 다음과 같습니다.
- 특정한 조치를 취하기 전에 필수 승인이 이루어지도록 함(예: IT 업데이트 또는 긴급 패치)
- 재무 현황이 정확하고 지속적으로 보고되도록 보장
- 중요한 고객, 공급자, 직원, 기업 데이터에 대한 위험 방지
- 서비스 수준 계약(SLA)을 통해 취약성을 신속하게 파악하고 해결
- 에스컬레이션 경로 또는 알림 체인 식별
성공적으로 규정 준수를 관리하려면 조직이 인프라와 관련된 모든 시스템에 대해 명확한 이해를 구축해야 합니다. 이를 위해서는 기업이 다음과 같은 조치를 취해야 합니다.
평가 단계에서는 규정을 준수하지 않는 시스템, 프로세스, 벤더 또는 애플리케이션을 식별합니다. 여기에는 취약하거나 패치가 적용되지 않은 시스템 또는 다른 방식으로 규정 요구 사항을 충족하지 않는 시스템이 포함됩니다. 시스템을 평가하려면 우선 모든 관련 규정을 규정 프레임워크 및 분류 체계로 가져와야 합니다. 다음으로 통제를 생성하고 중복이 발생하지 않도록 조율합니다. 다수의 규정이 유사한 요구 사항을 가지고 있기 때문입니다. 이러한 통제를 사용하여 시스템을 평가할 수 있으며, 통제 테스트는 지속적인 모니터링을 위해 정기적으로 이루어져야 합니다.
다음으로 통제 테스트 및 감사 로그를 통해 규정 준수 문제가 발견되는 경우 필요한 조치, 기업에 대한 잠재적인 영향, 문제의 심각도에 따라 우선순위를 지정해야 합니다. 기업에 관련한 위험과 해결에 필요한 자원에 따라 규정 준수 문제를 분류함으로써, 조직은 표적이 되기 쉬운 중요한 문제를 먼저 해결한 다음 중요도가 덜하거나 간단한 문제로 넘어갈 수 있습니다.
규정 준수는 문제 해결보다는 문제의 모니터링, 우선순위 지정, 보고에 중점을 둡니다. 규정 준수 문제가 발견되면, 규정 준수 관리 팀은 세부사항을 검토하고 문제 해결을 위해 IT 또는 다른 팀에 전달할 것인지, 아니면 관련한 위험을 받아들이고 규정 준수 문제를 해결하지 않은 상태로 둘 것인지 결정해야 합니다. 정책 예외가 발생하는 경우, 위험 평가를 수행하여 위험 팀에서 위험을 완화, 수용, 전달 또는 회피할 것인지 결정하는 데 필요한 정보를 제공합니다. 소수의 정책 예외만이 허용되어야 하며, 모든 정책 예외에는 종료일과 알림이 포함되어 예외 만료일이 다가오면 사용자에게 알려야 합니다.
변경 사항이 있어 시스템이 재평가되면 변경 사항이 적용되어 이제 시스템이 규정 준수 상태임을 확인하는 보고서를 작성해야 합니다. 또한 모든 단계에서 모니터링과 보고가 실행되어야 합니다. 지속적인 모니터링을 통해 트렌드를 파악하고 규정 미준수 문제를 빠르게 식별하며 문제 해결 및 예외에 대한 실시간 업데이트를 제공할 수 있습니다.
규정, 법률, 표준, 정책 준수는 현대 비즈니스에 있어 필수적인 측면입니다. 하지만 규정 준수를 올바르게 관리하는 일은 어려울 수 있습니다. 이제 장애물이 될 수 있는 당면 과제에 대해 간략히 알아보겠습니다.
비즈니스 IT 시스템이 안전하고 중요한 고객 데이터가 노출되지 않는 방식으로 운영되도록 항상 새로운 법률과 표준이 만들어지고 있습니다. 따라서 조직의 규정 준수 관리 솔루션은 적응성이 뛰어나야 하지만 현재 존재하는 옵션에는 적응성이 부족합니다.
보안 위협은 규정 표준보다 훨씬 더 빠르게 진화하고 있습니다. 오늘 안전해 보이는 시스템도 내일은 새로운 위협에 취약해지고 공격 방식에 대응하지 못할 수 있습니다.
대부분 기업의 IT 시스템은 중앙 집중식으로 운영되지 않고 여러 현장 및 클라우드 기반 플랫폼에 분산된 환경에서 분산되어 있습니다. 통합 보고 기능 또는 기업 전체에 걸친 가시성이 없으면 현재 규정 준수 상태와 관련된 취약성 및 위험을 전체적으로 확인하기 매우 어려울 수 있습니다.
대규모 팀의 IT 환경이 복잡한 경우 조율이 어려워 규정 준수 평가 속도가 느려지고 업무 분담 시 비일관성 또는 오해가 발생할 수 있습니다.
계약 직원 또는 업체, 벤더나 기타 외부 공급업체와 협력하는 기업은 이러한 파트너사에서 액세스할 수 있는 중요한 고객 또는 비즈니스 데이터를 관리하는 방식에 대한 책임을 집니다. 외부 공급업체와 시간제 계약 직원 또는 업체에 대한 효과적인 규정 준수 모니터링이 항상 가능한 것은 아니기 때문에 문제가 될 수 있습니다.
최근 수년간 효과적인 규정 준수에 방해가 되는 다양한 장애물이 진화하고 있으므로, 주요 조직들에서는 접근 방식을 확대하고 있습니다. 오늘날, 규정 준수 상태를 유지하기 위해서는 모든 관련 환경에 대한 모니터링, 분석, 보고가 가능한 한 활용도 높은 접근 방식을 취해야 합니다. 적절한 도구를 갖추는 것은 이러한 목적을 달성하는 데 매우 중요합니다.
기타 규정 준수 베스트 프랙티스는 다음과 같습니다.
포괄적인 규정 준수 모니터링에 있어, 적당한 최신 상태로는 충분하지 않습니다. 규정 준수 문제는 불시에 느닷없이 발생할 수 있습니다. 따라서 매일 시스템 스캔을 수행함으로써, 문제 또는 취약성이 드러나면 이러한 문제가 운영에 영향을 미치기 전에 조치를 취할 수 있습니다.
회사 정책은 정적이지 않고, 그래서도 안 됩니다. 정책은 새로운 발전, 법률, 발생 가능한 보안 위협에 대처할 수 있도록 동적이며 유연해야 합니다. 정기적인 일정으로 IT 정책을 검토하고 필요한 경우 업데이트할 수 있도록 대비해야 합니다.
기업은 새로운 모든 IT 규정 준수 및 법률 규정을 적용해야 합니다. RSS 피드 및 기타 서비스는 조직이 발생하는 변경 사항에 대비해야 하는 경우 사전 경고를 제공합니다.
규정 준수 관리를 수작업으로 수행하면 정확성과 효율성이 떨어지고 엄청난 시간이 소모됩니다. 그리고 조직이 성장함에 따라 수작업으로는 규정 준수 프로세스가 속도를 따라잡기 어려울 수 있습니다. 자동화를 통해 특정한 필수적인 반복 작업을 시스템 프로그램에 맡길 수 있습니다. 따라서 규정 준수 관리를 간소화하여 정확성, 일관성, 생산성을 개선함으로써 갑작스러운 비즈니스 성장에도 부합할 수 있도록 확장할 수 있습니다.
규정 준수를 통해 모든 IT 시스템에 패치를 적용하고 최신 상태로 유지할 수 있도록 취할 수 있는 가장 쉽고 효과적인 조치일 것입니다. 많은 경우 패치 적용을 거의 완전히 자동화할 수 있습니다. 패치가 적용된 모든 시스템에는 패치 테스트를 수행하여 기능을 재개하기 전에 정상적으로 작동하는지 확인할 수 있습니다.
많은 경우 규정 준수는 법적 요구 사항입니다. 법으로 의무화되지 않은 경우에도 주요 IT 또는 비즈니스 정책 및 표준을 준수하면 큰 이점이 있습니다. 규정 준수 관리를 시작하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 조직 내 모든 경영진 및 주요 의사 결정권자의 동의를 얻습니다.
- 필수 표준 및 규정을 명시하고, 정책을 구상하며, 통제를 생성하는 체계적인 프로그램을 확립합니다.
- 규정 준수 관리가 필요한 주요 시스템, 자산, 프로세스, 벤더를 지정합니다.
- 주요 시스템, 자산, 프로세스, 벤더의 규정 준수를 담당하는 주체를 지정합니다.
- 데이터, 감사 로그, 자산 정보(예: CMDB)에 대한 규정 위반 사항을 명시하는 중앙 집중식 리포지토리를 만듭니다.
- 필요한 경우, 전문 지식을 지원할 외부 당사자를 지정합니다.
- 모든 관련 부서에 걸쳐 규정 준수 교육을 제공하고 의무화합니다.
- 지속적인 규정 준수 모니터링을 위해 통제 테스트를 자동화합니다.
Gartner Magic Quadrant for IT Risk Management의 리더인 ServiceNow는 디지털 규정 준수 솔루션 분야의 업계 리더이기도 합니다. 수상 경력에 빛나는 ServiceNow AI Platform을 기반으로 한 ServiceNow Governance, Risk, and Compliance(GRC)는 기업이 효과적인 거버넌스 프레임워크를 구축할 수 있도록 지원합니다.
이러한 프레임워크에서 사용자는 규정을 가져오고 정책을 지정하며 정책 수명주기를 확립하고, 통제를 할당 및 테스트하고, 증명을 생성하며, 정기 테스트 일정을 수립하고, 문제 및 작업 관리 절차를 수립하여 규정 준수 문제가 발생하면 대처할 수 있습니다. 이 모든 과정에서, ServiceNow GRC에는 동적인 중앙 집중식 대시보드와 직관적인 보고 기능이 지원되어 조직이 신속하고 단호하게 대응하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있습니다.
Policy and Compliance Management를 살펴보고 지속적인 규정 준수를 비즈니스 성공의 필수 요소로 삼으십시오.