인적 자원 관리 시스템은 핵심 HR 기능을 지원하여 직원 및 HR 전문가를 지원하도록 설계된 소프트웨어 도구 모음입니다.
업종이 무엇이든, 어떤 제품이나 서비스를 제공하든, 비즈니스의 성패는 직원들에게 달려 있습니다. 조직은 직원들의 기술, 헌신적 노력, 인사이트를 통해 고객과 소통하고 성공을 향한 길에 놓여 있는 장애물을 없앨 수 있습니다. HR 부서의 목표는 모든 종류의 조직이 회사의 기반이 되는 직원을 효과적으로 지원하는 것입니다.
하지만 비즈니스 역학이 변화하고, 조직의 성장에 발맞춰 HR 기능을 확장해야 할 필요성이 증가함에 따라 HR 환경의 복잡성도 증가하고 있습니다. 올바른 인적 자원 관리 시스템(HRMS)은 변화하는 기대에 직면해 직원들이 열심히 일하고 생산성과 만족도를 유지하도록 하는 데 필요한 지원을 제공합니다. 개선된 공동 작업 도구, 중앙화된 데이터 대시보드, 고급 워크플로우 자동화 기능이 도입된 HRMS는 HR 관리의 최전선이자 중심에 직원의 성공을 두도록 최적화되었습니다.
위에서 언급한 바와 같이 HRMS는 HR 기능을 지원하고 확장하는데, 이를 가능케 하는 것은 대부분 시스템 내의 자동화 기능입니다.
많은 필수 HR 프로세스를 지능적으로 자동화하는 HRMS 솔루션은 HR 전문가가 대부분의 관심을 전략적 문제에 쏟으면서도 중요한 작업을 보다 효율적으로 처리할 수 있도록 지원합니다. 마찬가지로 셀프 서비스 기능은 직원들이 자신의 HR 기능을 직접적으로 관리할 수 있게 하므로 과도한 업무에 시달리는 HR 부서의 부담을 완화하는 데 도움이 됩니다.
많은 HRMS 솔루션은 모든 HR 커뮤니케이션과 분석이 이루어질 수 있는 중앙화된 플랫폼 역할을 합니다. 이러한 측면은 HR 부서와 직원 간의 공동 작업을 최적화하는 데 도움이 되고, 조직은 보다 효과적으로 직원을 모니터링할 수 있으며, 버튼만 누르면 저장된 HR 데이터를 바탕으로 정교한 보고서를 생성할 수 있습니다.
요약하면, HR 자동화는 HR 부서가 수동적이고 반복적인 작업의 요구에서 벗어나게 하는 동시에 추가 HR 지원 도구를 통해 직원 관리 방식을 보다 주도적으로 관리할 수 있도록 합니다. HRMS를 통해 기업은 모든 측면을 전반적으로 개선할 수 있으므로 경쟁 우위를 확보하고, 비용을 절감하며, HR 작업의 우선순위를 보다 효과적으로 지정하고, 장기적으로는 직원 메트릭을 개선할 수 있습니다.
가장 효과적인 HRMS 솔루션은 직원 분석을 포함하여 HR 기능의 거의 모든 측면을 다룹니다. 이런 이유로 인적 자원 정보 시스템(HRIS)과 동일시되기도 합니다. HRMS와 HRIS 사이에 비슷한 점이 있을 수 있지만 엄격히 말해 동의어는 아닙니다.
HRIS 솔루션은 이름, 급여 및 복리후생, 주민등록번호, 리뷰 등과 같은 직원 정보를 추적하고 구성하기 위해 특별히 설계되었습니다. HRIS는 정확한 기록과 보고를 위한 것입니다.
HRMS 솔루션은 채용, 온보딩, 인재 관리, 직원 경험 등과 같은 직원 기능의 관리를 지원합니다. 최고의 HR 관리 시스템은 데이터 관리, 분석 및 보고 옵션이 포함하고 있어 HRIS 기능과 중복됩니다.
HRMS와 HRIS는 연동하며 작동하므로 두 솔루션을 하나의 HR 서비스로 결합하는 제공자도 많습니다.
보다 포괄적인 HR 지원에 대한 요구가 증가함에 따라 현재 많은 HRMS 옵션에서 유사한 핵심 기능을 제공하고 있습니다. 이러한 기능에는 다음이 포함됩니다.
HR의 주요 책임은 직원들이 업무에 완전히 집중하는 데 필요한 지원과 리소스를 제공하고 성과를 인정하는 것입니다. HRMS의 직원 참여 기능은 직원과 리더 간의 긍정적인 소통을 촉진할 뿐만 아니라 추가 교육 이수, 멘토링 관계 구축, 인정 프로그램 관리 등을 위한 솔루션을 제공합니다.
직원 참여와 밀접한 관련이 있는 직원 경험은 직원 복리후생, 자원 접근성, 직원 피드백 옵션, 업무 공간의 투명성을 고려하여 직원들의 업무 만족도를 높입니다. 동시에 HR은 실시간 HRMS 데이터 및 학습을 통해 직원 경험에 부정적인 영향을 미칠 수 있는 문제를 식별하고 제거할 수 있습니다.
급여 관리는 단순히 급여를 보내는 것 이상으로 복잡하면서도 필수적인 HR 업무입니다. HRMS는 소득 계산, 원천 공제, 계좌 이체 지원, HR 부서의 도움을 요청하지 않고도 급여 문서(예: 소득 명세서)를 직원이 쉽게 확인할 수 있도록 하는 등 급여와 관련된 여러 측면을 자동화합니다.
HR 프로세스는 회사의 목표를 효과적으로 지원하기 위해 정확하고 시기적절해야 할 뿐만 아니라 정해진 예산 내에서 운영되어야 합니다. HRMS의 자동화는 HR 프로세스의 속도를 늦출 수 있는 많은 병목 지점을 제거합니다. 마찬가지로 인적 오류도 문제가 되지 않습니다. 프로세스 최적화는 효율적이고 비용 효과적인 솔루션을 제시하는 HRMS의 주요 기능입니다.
인재 관리 기능은 회사 내 직책에 관심이 있는 후보자의 채용 및 개발과 관련이 있습니다. 이 기능은 외부 채용뿐 아니라 현재 직원이 직원을 추천하거나 조직 내 다른 직책에 지원하는 경우에도 적용됩니다. 인재 관리 솔루션에는 채용, 고용, 온보딩, 내부 이동과 관련된 모든 것이 포함될 수 있습니다.
HR의 목표는 직원들이 최고의 기량을 발휘하도록 돕는 것입니다. HRMS의 인력 관리는 직원 개발을 추적하고 최적화하는 동시에 관리자에게 직원의 근무 시간과 근태에 대한 명확한 정보를 제공하고 직원 평가를 수행 및 검토할 수 있는 플랫폼을 제공합니다. 인력 관리는 또한 인시던트 기록, 보상 계획, 휴가 및 휴가 정책, 목표 관리와 직접적인 연관이 있습니다. 또한 이 영역은 임시직 인력 관리로까지 확장되어 인턴 및 계약직과 같은 비정규직 직원을 관리하는 데 도움이 됩니다.
모든 HRMS가 같은 도구나 기능을 제공하는 것은 아니며, 이러한 도구나 기능은 제공자에 따라 다릅니다. 귀사에 직원을 지원하는 데 필요한 모든 것이 갖춰져 있는지 확인하려면 가능한 HRMS 솔루션을 검토할 때 다음과 같은 필수 기능의 우선순위를 지정하는 것이 좋습니다.
HRMS 도구는 정확한 보상과 복리후생을 지원하여, HR 부서가 자격 요건을 구성 및 추적하고 제공자와 협력하여 계획을 수립하고 급여를 지급하는 데 사용할 수 있는 자원을 제공합니다.
중앙화된 HRMS 플랫폼은 작업자가 자신의 데이터에 액세스하고, 정보를 업데이트하고, 복리후생을 관리하고, 일반적인 질문에 대한 답변을 찾고, 지원을 요청하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있는 직원 포털을 포함하도록 구성할 수 있습니다.
HR 관리를 중앙화하여 얻을 수 있는 또 다른 이점은 단일 위치에서 모든 관련 HR 데이터를 수집하므로 분석 및 보고 프로세스가 훨씬 더 간단해진다는 것입니다. 최고의 HRMS 솔루션은 한 단계 더 나아가 HR 전문가가 KPI 및 직원 메트릭을 설정하고, 재무 대시보드를 구축하고, 운영 데이터를 추적하고, HR 프로세스에 대한 완전한 투명성을 보장하도록 지원합니다. 이렇게 하면 규정 준수를 촉진하는 데도 도움이 될 수 있습니다.
직원들은 자신이 보유한 기술적 역량을 발전시킬 때 만족도와 생산성이 높아집니다. HRMS의 학습 관리 도구는 사용 가능한 교육 과정, 테스트 및 인증 옵션을 통합하고 규정 준수 교육을 설정하여 추적할 수 있도록 합니다.
인력 계획 도구는 직원들이 현재는 물론 미래에 다가올 상황을 이해하고 이에 대비하는 데 매우 중요한 역할을 합니다. 여기에는 예측 및 예산 편성, 채용 우선순위 설정, 기술 격차 파악 등이 포함됩니다.
HR의 데이터 사일로는 심각한 피해를 줄 수 있으며, 이로 인해 중요한 직원 정보를 찾고 검색하기가 어려워질 수 있습니다. HRMS를 통해 직원 기록을 중앙화하면 직원 데이터를 유지관리하기 위한 단일 정보 소스가 생성됩니다. 이렇게 하면 보고, 감사 및 규정 준수 추적의 효과성이 향상되는 동시에 이들 각각과 관련된 큰 비용이 절감됩니다.
HRMS 솔루션을 사용하면 직원 보상을 더 효과적으로 관리할 수 있습니다. 보너스, 영업 수수료, 초과 근무 수당 등은 세금이나 기타 공제를 고려하면서 HRMS 내에서 모두 처리할 수 있습니다.
중앙화된 HRMS는 기술 수준에 관계없이 모두가 쉽게 이용할 수 있어야 합니다. 더 나아가 사용자는 가장 관련성이 높은 정보를 포함하고 역할 기반 알림을 설정하도록 자신의 대시보드를 사용자 지정할 수 있어야 합니다. 인터페이스가 직관적일수록 HRMS 채택률이 높아집니다.
HRMS 솔루션은 직무 설명 작성 및 게시, 이력서 관리, 후보자 추적, 신원 조회, 신규 직원의 온보딩 프로세스 안내 등을 지원하는 도구를 제공합니다. 이뿐만 아니라, 신규 직원이 직책에 안정적으로 배치되면 HRMS 도구는 성과 및 목표 관리와 역량 테스트도 지원할 수 있습니다.
HRMS 솔루션은 가용성 및 기타 변수에 따라 직원의 일정을 관리할 수 있는 도구를 제공합니다. 자동화 기능은 휴가 요청을 즉시 처리하고, 남은 휴가 일수를 실시간으로 업데이트하며, 근무 기록 카드와 급여를 직접적으로 통합할 수 있습니다.
종합하면, 이러한 기능을 올바르게 적용할수록 비즈니스를 크게 개선할 수 있습니다. HRMS의 주요 장점은 다음과 같습니다.
- HR 데이터 인사이트 향상
- 프로세스 효율성 최적화
- HR 시간 관리 강화
- 직원 참여 및 경험 향상
- 백엔드 비용 최소화
- 규정 준수 개선
- 인력 배치 및 추적 개선
- 채용 및 온보딩의 속도 및 효과성 향상
올바른 HRMS는 조직 전체에서 HR 기능을 지원하고 관리하는 방법에 큰 변화를 가져올 수 있습니다. 그러나 인적 자원 관리가 진정한 효과를 발휘하려면 직원에게 필요한 HR 자원과 서비스를 적시에 제공할 수 있어야 합니다.
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