오늘날 고객들은 자신이 애용하는 비즈니스에 더 많은 것을 기대합니다. 오늘날의 조직은 단순히 구매자의 요구를 충족하는 양질의 제품을 제공하는 것을 넘어 윤리적이고 책임감 있게 운영하며 세계 무대에서 긍정적인 영향력을 발휘해야 합니다.
오늘날의 많은 주요 기업들이 사회적 양심과 청렴성을 우선시하기 위해 노력하고 있지만, 보다 공식적인 거버넌스도 여전히 필요합니다. 연방정부와 주정부가 시행할 수 있는 법률, 지침 및 규정의 형태로 제시되는 법적 의무는 특정 관할권 내에서 운영되는 조직이 안전하고 공정하며 확립된 기대에 부합하는 방식으로 운영되도록 기업에 대한 엄격하고 측정 가능한 기준을 설정합니다.
물론 법률은 가만히 있는 것이 아니라 끊임없이 진화하고 변화하며, 기업은 최신 관련 규정을 모두 숙지하고 있어야 합니다. 그렇지 않으면 처벌을 받을 수 있기 때문입니다. 이들의 이익을 보호하고 법률의 범위 내에서 운영되도록 보장하기 위해 모든 산업의 조직은 규정 준수에 의존합니다.
비즈니스는 고객의 요구를 충족하고 수익을 창출하기 위해 존재합니다. 규정 준수는 이러한 목표를 지원하는 데 도움이 됩니다. 규제 법령을 준수하지 않으면 보통 벌금, 소송 및 조사로 이어져 큰 비용이 발생하며, 이 모든 것은 수익으로 얻은 이득을 상쇄하고 조직의 비즈니스 수행 능력을 저해할 수 있습니다. 마찬가지로 규정 준수는 회사의 평판을 유지하는 데도 중추적인 역할을 합니다. 정보가 빠르게 전파되는 시대에는 규정에 관한 실수가 금방 대중에게 알려지면서 브랜드 이미지가 손상되고 소비자 신뢰에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
일례로, 사베인스 옥슬리법(SOX)에서는 기업의 재무 무결성과 대중의 신뢰를 유지하는 데 있어 규정 준수가 갖는 중요한 역할을 강조합니다. 규제 프레임워크인 SOX는 금융 사기를 방지하고 재무 보고가 정확하게 이루어지도록 엄격한 내부 통제와 정기적인 감사를 의무화합니다. SOX는 기업 최고 경영진의 책임을 강화하여 재무적 허위 진술로부터 투자자를 보호하고 기업 평판을 훼손할 수 있는 금융 스캔들의 위험을 줄입니다. 또한 SOX 규정 준수는 운영 투명성을 높이고 데이터 보안 프로토콜을 강화하여 기업이 상당한 법적 처벌과 벌금을 피하는 데도 도움이 됩니다.
또 다른 예로 NERC-CIP는 에너지 및 유틸리티 회사의 중요한 인프라를 적절하게 유지하고 사이버 위협으로부터 보호하기 위해 만들어졌습니다. 인프라가 제대로 유지되지 않을 때 재앙과도 같은 영향이 산불처럼 번져, 결국 소송으로 이어지고 대중의 신뢰를 저하시키는 사례를 목격한 바가 있습니다.
그러나 규정 준수는 처벌을 피하는 것 이상의 의미를 가집니다. 규정 준수에 중점을 두면 특히 규정 준수를 통해 환경 친화적인 기술과 보다 지속 가능한 관행을 발전시키게 되는 환경 규제와 같은 부문에서 기업은 혁신을 이끌어 낼 수 있습니다.
또한 강력한 규정 준수 프로그램은 프로세스를 간소화하고 보다 포괄적인 데이터 보안 통제를 확립하여 운영 효율성을 높여줍니다. 데이터 침해 빈도가 잦아지고 위협이 다양해지는 상황에서는 데이터 보호법을 반드시 준수해야 합니다. 민감한 데이터를 보호하지 못하면 비즈니스 자체, 그리고 고객과의 관계에 치명적인 피해가 발생할 수 있습니다.
간단히 말해 규정 준수 프로세스와 전략은 조직이 목표를 향해 나아가는 과정에 지침을 제공합니다. 이러한 목표를 지원하기 위해 규정 준수 관리 부서는 보통 조직이 모든 공식적인 법적 의무를 완전히 준수하도록 보장할 책임을 집니다.
규정 준수의 중요성은 규정 준수가 제공하는 이점을 보면 알 수 있으며, 이는 경쟁 우위가 될 수 있습니다. 다시 말해 효과적인 규정 준수 프로그램을 채택하는 기업은 일반적으로 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다.
규정 준수 프로그램은 조직이 관련 법률을 인식하고 준수하는 데 도움이 됩니다. 이와 같이 선제적 접근 방식은 정상적인 운영을 저해하고 벌금이나 기타 가혹한 처벌로 이어질 수 있는 법적 위반, 소송 및 제한이 발생할 위험을 크게 줄여줍니다. 규제 준수는 기업이 핵심 비즈니스 활동에 집중할 수 있도록 법률 준수를 보장함으로써 원치 않는 법적 갈등에 얽히는 것을 방지합니다.
소비자와 비즈니스 파트너는 성공적일 뿐 아니라 윤리적이고 책임감 있게 운영되는 기업을 점점 더 선호하고 있습니다. 일례로, 환경에 부정적인 영향을 미치는 기업보다는 ESG 규정을 준수하고 있음을 입증하는 조직과 비즈니스를 수행하기로 하는 고객이 많아지고 있습니다. 그러므로 규정을 엄격하게 준수해 온 기록은 회사의 브랜드와 평판을 향상시켜 줍니다. 규정 준수에 대한 노력을 입증하는 것은 회사 브랜드 정체성의 강력한 일부가 되어 고객, 투자자, 직원들의 신뢰와 충성도를 높여줄 수 있습니다.
규정 준수 프로그램에는 표준화된 절차와 베스트 프랙티스 구현이 포함되는 경우가 많습니다. 이러한 표준화는 워크플로우를 간소화할 뿐만 아니라 워크플레이스를 더욱 안전하게 유지하는 데도 도움이 됩니다. 예를 들어 직업 건강 및 안전 규정을 준수하면 근무 환경에서 부당한 건강 위험을 없애 사고 가능성을 줄이는 동시에 전반적인 생산성을 높일 수 있습니다.
규정을 준수하면 시장의 경쟁 환경이 공정해집니다. 모든 기업이 동일한 규칙과 표준을 준수하게 되므로 공정하고 건전한 경쟁이 촉진됩니다. 이는 규정을 준수하지 않을 경우 비용 절감을 위한 절차 생략과 같은 부당한 이득이 발생할 수 있는 산업에서 특히 중요합니다.
효과적인 규정 준수 프로그램은 위험이 중대한 문제가 되기 전에 이를 완화하는 데 도움이 됩니다. 위험 관리의 이러한 측면은 장기적인 지속 가능성과 수익성에 매우 중요합니다. 규정 준수 프로그램은 법적 처벌과 평판 훼손의 위험을 최소화하고 안전하고 효율적인 업무 환경을 조성하여 비즈니스의 재무 건전성과 안정성에 기여할 수 있습니다.
규정 준수를 통해 중요한 목적을 수행하고 다양한 이점을 얻을 수 있기는 하지만 조직이 극복해야 하는 특정한 과제도 따라옵니다. 이러한 장애물 중 많은 부분이 규정 자체의 역동적인 특성과 이를 기존 비즈니스 구조 및 문화에 통합하는 과정의 복잡성에 기인합니다.
주요 과제는 다음과 같습니다.
법률은 사회적 상황에 대응하여 발전하고 변화하므로 미래의 규제 동향을 예측하기란 쉽지 않습니다. 법률 환경 또한 예측하기 어려울 수 있습니다. 이러한 문제를 완화하기 위해 조직은 규정 준수 예측 도구에 투자하고 정기적인 업계 벤치마킹에 참여할 수 있습니다. 또한 규제와 관련된 최신 소식을 항상 주시하고 업계 기관과의 네트워크를 구축하면 잠재적인 변화에 대한 인사이트를 조기에 얻을 수 있습니다.
SOX 및 NERC-CIP의 요구 사항 충족과 같은 규정 준수를 유지하려면 테스트 및 감사와 관련해 상당한 비용이 드는 경우가 많습니다. 이러한 비용 문제를 완화하기 위해 기업은 고급 감사 기술을 도입하고, 전문 회사에 아웃소싱하며, 규정 준수 프로세스를 자동화하여 수작업을 줄일 수 있습니다. 이러한 전략은 운영을 간소화하고 규정 준수 테스트와 관련된 비용을 절감하는 데 도움이 됩니다.
많은 기업에서 규정 준수 관리 전담 전문가를 두고 있지만 그렇다고 해서 규정 준수가 전적으로 규정 준수 책임자와 관리자만의 책임인 것은 아닙니다. 조직 내 모든 구성원이 법의 테두리 내에서 확립된 표준에 따라 업무를 수행하려면 문화적 변화가 필요합니다. 그러나 이러한 문화를 조성하고 장려하는 일은 쉽지 않습니다. 기업은 규정 준수 가치에 대한 경영진의 지지를 얻고 규정 준수의 중요성을 명확하게 전달하며 지속적으로 직원들을 교육함으로써 이러한 문제를 해결할 수 있습니다. 성과 메트릭에 규정 준수를 통합하고 규정 준수 행동을 보상하면 이러한 가치를 더욱 강화할 수 있습니다.
규정 준수 전문가는 기업이 규정 준수를 파악하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 규정 준수가 조직의 중요한 관심사로 떠오르면서 이와 같이 중요한 기술적 역량을 갖춘 인재에 대한 수요가 증가하여 채용이 어려워지고 있습니다. 조직은 규정 준수 직무에 적합한 매력적인 경력 경로를 만들고, 지속적인 교육과 개발 기회를 제공하며, 교육 기관과 협력하여 전문 규정 준수 교육 프로그램을 개발하는 데 주력해야 합니다.
비즈니스에서는 아무리 긍정적인 변화라도 혼란을 야기할 수 있습니다. 규정 준수 프로세스를 기존 비즈니스 운영에 통합하는 과정에서 필수 프로세스가 느려지거나 중단될 수 있습니다. 직원들이 규정 준수 팀과 쉽게 소통할 수 있도록 하는 자동화 및 규정 준수 관리 소프트웨어를 사용하면 이러한 중단을 상쇄할 수 있습니다.
마지막으로 새로운 법률이 회사에 미칠 수 있는 영향을 예측하는 것이 중요합니다. 비즈니스 운영 및 수익성에 대한 새로운 규제의 영향을 이해하고 정량화하려면 상세한 데이터 분석이 필요합니다. 기업은 예측 분석 및 모델링을 사용하여 새로운 규정의 잠재적 영향을 평가할 수 있습니다. 규정 준수가 비즈니스 운영에 미치는 지속적인 영향을 평가하려면 정기적인 감사 및 영향 평가를 수행해야 합니다.
규정 준수는 신중하게 계획해서 실행해야 하는 지속적인 프로세스입니다. 여기에는 조직이 법적 의무와 산업별 의무를 충족하기 위해 노력할 때 지원할 수 있도록 설계된 몇 가지 주요 단계가 포함됩니다. 이 프로세스의 주요 단계는 다음과 같습니다.
관련 규정 파악
규정 준수의 첫 번째 단계는 조직에 적용할 수 있는 법률 및 규정을 파악하는 것입니다. 여기에는 비즈니스에 직간접적으로 영향을 미치거나 운영 방식을 결정할 수 있는 연방, 주 및 지방 자치 단체의 규칙을 이해하는 것이 포함됩니다. 이러한 규정을 포괄적으로 이해하면 관련 영역을 빠짐 없이 아우를 수 있으며 기업이 표준을 인식하지 못해 지체되는 문제를 방지할 수 있습니다.
적용 가능한 요구 사항 파악
관련 규정을 모두 파악했다면 다음 단계에서는 조직과 관련된 규정 내에서 구체적인 요구 사항을 찾는 작업이 이루어집니다. 이는 기업의 맥락에서 규정이 적용되는 방식과 비즈니스를 규정 준수에 적용하기 위해 적용해야 하는 변경 사항 등을 이해하기 위해 규정을 세부적으로 분석하는 형태를 취합니다.
내부 감사 수행
새로운 프로세스를 도입하기 전에 조직의 규정 준수 상태를 명확하게 파악하는 것이 중요합니다. 내부 감사를 통해 이러한 정보를 얻으면, 규정 미준수 영역과 개선이 필요한 기타 격차를 파악할 수 있습니다. 그 결과, 준수 프로세스를 구축하거나 수정할 기준선이 정해집니다.
향후 감사를 위한 규정 준수 증거 수집
현재 규정 준수 관행과 취해진 시정 조치에 대한 증거를 수집하고 정리합니다. 이 단계를 통해 외부 감사 시에도 조직은 규정 준수 노력과 운영 무결성을 입증하는 구체적인 증거를 확보할 수 있습니다. 이 단계에서 상세 기록과 문서를 보관하면 감사 프로세스가 원활하게 진행되고 나중에 발생할 수 있는 규정 검토 중에 규정 준수 주장을 뒷받침할 수 있습니다.
규정 준수 프로세스 수립 및 문서화
요구 사항을 파악하고 초기 감사를 완료했으므로 이제 위험 영역을 더 효과적으로 처리할 수 있도록 내부 운영을 조정할 차례입니다. 규정 준수 프로세스를 수립하고 명확하게 문서화합니다. 이러한 프로세스 내에서 개인의 책임과 목표에 대한 명확한 지침을 제공하고, 향후 감사에 사용할 수 있도록 모든 변경 사항을 철저히 기록합니다.
규정 준수 교육 제공
규정 준수는 조직 전체의 책임이며, 모두가 각자의 역할을 맡고 있습니다. 직원과 이해 관계자를 대상으로 정기적인 교육 세션을 진행하여 규정 준수 프로세스와 그 중요성, 규정 업데이트에 대해 교육해야 합니다.
규정 변경 모니터링 및 평가
규정 준수는 일회성 작업이 아니라 지속적인 관심이 필요합니다. 규정이 변경되는 경우가 많으므로 이러한 변경 사항을 지속적으로 모니터링하여 회사에 적용되는지 여부를 판단하는 것이 중요합니다. 관련 변경 사항이 파악되면 조직은 규정 준수 프로세스를 그에 따라 업데이트하고 필요에 따라 직원을 재교육하기 위해 신속하게 움직여야 합니다.
기본 프로세스 외에도 조직이 효과적인 규정 준수를 촉진하기 위해 취할 수 있는 추가 조치가 있습니다. 이러한 '베스트 프랙티스'에는 다음이 포함됩니다.
규제 환경의 변화를 지속적으로 모니터링합니다. 여기에는 산업별 규정과 관할 수준의 광범위한 법적 변경에 대한 최신 정보 확보가 포함됩니다. 이를 통해 기업은 규정 준수 전략을 신속하고 효과적으로 조정할 수 있습니다.
준수 행동 강령을 만듭니다. 이 문서는 공정하고 안전하며 윤리적인 관행에 대한 조직의 약속을 명확히 설명하여 직원의 일상적인 운영 및 의사 결정에 대한 규정 준수 가이드라인이 되어야 합니다.
테스트의 우선순위를 지정하고 통제를 정의합니다. 이렇게 하면 규제가 증가하더라도 통제가 과부하되는 일을 방지할 수 있습니다. 여러 규정을 포괄하도록 통제를 조화롭게 조정하면 불필요한 테스트와 유지관리를 최소화할 수 있으며, 효율성과 통제 관리용이성을 개선할 수 있습니다.
규정 준수 정책을 정기적으로 검토하고 업데이트하여 관련성을 유지하고, 정책의 약점을 파악해 수정하며, 최신 규정 변경 사항에 맞춰 조정합니다. 이러한 검토는 유용한 최신 규정 준수 프레임워크를 유지하는 데 도움이 됩니다.
규정 준수 관련 활동을 자동화하면 효율성과 정확성이 크게 향상될 수 있습니다. 자동화는 규정 변경 사항을 모니터링하고, 문서를 관리하며, 조직 전체에서 규정 준수 프로세스를 일관되게 준수하도록 보장할 수 있습니다. 이러한 기술 중심 접근 방식은 규정 준수 관리를 간소화하고 인적 오류의 위험을 줄여줍니다.
상세한 규정 준수 정책을 작성하고 공유하여 규정 준수에 대한 조직의 노력을 공식화합니다.
규정 준수 정책은 조직이 운영과 관련된 법적 표준 및 업계 규정을 준수하도록 하기 위해 수립한 공식화된 지침 및 절차입니다. 이 정책은 외부 규제 요구 사항에 맞춰 조직의 행동과 결정을 안내하는 초석과도 같은 역할을 합니다. 이러한 정책의 목적은 두 가지입니다. 규제 기관, 고객, 일반 대중의 눈에 비치는 조직의 청렴성과 평판을 유지하는 동시에 처벌로 이어질 수 있는 법적 위반을 방지하기 위해 존재합니다.
이 정책은 일반적으로 비즈니스에 적용되는 구체적인 법률과 규정을 설명하고, 모든 직급의 직원에 대한 책임과 기대치를 자세히 규정하며, 규정 준수 모니터링 및 보고 프로세스를 설명합니다. 여기에는 정기 감사를 위한 프로토콜, 직원을 위한 교육 프로그램, 규정 준수 위반을 해결하고 수정하는 방법이 포함될 수 있습니다. 규제 준수 정책은 모든 활동이 규제 기관에서 정한 법적 프레임워크와 윤리적 표준 내에서 수행되도록 이러한 측면을 명확하게 정의하여 조직 내에 규정 준수 문화를 조성하는 데 도움이 됩니다.
비즈니스의 본사가 있는 위치와 고객 기반이 누구인지에 따라 조직은 다양한 지역, 주, 연방 및 해외 규정을 숙지해야 할 수 있습니다. 또한 특정 산업은 자체 법규 및 표준에 따라 관리되는 경우가 많습니다. 산업별 규정 또한 모든 규정 준수 이니셔티브에 포함해야 합니다.
모든 기업이 업계 내 규정을 자세히 평가하는 것이 좋지만, 그 중에서도 알아두어야 할 몇 가지 중요한 산업 규정은 다음과 같습니다.
SOX: 이 법은 Enron, WorldCom과 같은 금융 스캔들에 대응하여 제정되었습니다. SOX는 회계 오류와 사기 행위로부터 주주와 일반 대중을 보호하기 위해 엄격한 감사 및 재무 규정을 의무화합니다.
FERPA(가족교육권 및 개인정보에 관한 법률): 학생 데이터를 수집하는 교육 기관 및 기타 조직에 적용됩니다.
HITECH(경제 및 임상 건강을 위한 건강 정보 기술) 및 HIPAA(건강 보험 이식성 및 책임법): 디지털 환자 데이터를 수집, 저장 또는 전송하는 헬스케어 제공업체 및 기타 비즈니스 또는 그룹을 대상으로 합니다.
PCI-DSS(결제 카드 산업 데이터 보안 표준): 디지털 재무 데이터를 저장하고 전송하는 결제 프로세스, 기업 및 그룹을 대상으로 합니다.
NIST Risk Management Framework: NIST(National Institute of Standards and Technology)에서 개발한 이 프레임워크는 보안, 개인정보 보호 및 위험 관리 활동을 통합하는 포괄적인 프로세스를 제공합니다. 미국 연방 기관 및 기타 기관에서 IT 보안 위험 관리에 사용합니다.
NERC 중요 인프라 보호: NERC(North American Electric Reliability Corporation)에서 시행하는 이 표준은 북미의 대량 전기 시스템을 작동하는 데 필요한 자산을 보호하기 위해 설계되었습니다. 안정적인 전력망에 필수적인 물리적 자산과 사이버 자산에 적용됩니다.
2018년 캘리포니아 소비자 개인정보 보호법(CCPA): 이 법은 캘리포니아주 거주자의 개인 데이터에 대한 권리를 강화하고 이러한 정보를 수집하거나 판매하는 기업에 데이터 보호 책임을 부과합니다.
GDPR(일반 데이터 보호 규정): 유럽 연합에서 운영되거나 EU 거주자의 데이터를 다루는 기업에 적용되는 중요한 규정입니다. GDPR은 엄격한 데이터 보호 요구 사항으로 잘 알려져 있으며, 개인에게 개인 데이터에 대한 상당한 통제권을 부여하고 규정 미준수에 대해서는 무거운 처벌을 부과합니다.
2023년 4분기 GRC(거버넌스, 리스크 및 컴플라이언스) 플랫폼에서 리더로 선정된 ServiceNow는 조직이 규정 준수 기대치를 충족하는 데 집중할 수 있도록 지원하는 데 중요한 역할을 합니다.
포괄적인 도구 및 기능 제품군을 통해 규정 준수를 간소화하고 강화하도록 설계된 ServiceNow 통합 위험 관리(IRM)는 조직이 법무 및 규제 프레임워크 내에서 쉽게 운영할 수 있도록 위험 관리 및 규정 준수 프로세스를 하나의 작업 시스템으로 통합합니다.
IRM은 조직의 위험 태세와 규정 준수 상태를 종합적으로 파악할 수 있도록 실시간 가시성을 제공합니다. 자동화된 워크플로우는 생산성을 높이고 비용을 절감하는 데 도움이 되며, 고급 AI는 위험을 빠르고 효과적으로 관리하고 완화하는 데 중요한 요소인 필수 의사 결정을 강화합니다. 또한 지속적인 모니터링과 자동화된 위험 평가를 통해 기업은 운영 효율성을 저하시키지 않으면서 규제 변화에 빠르게 적응할 수 있습니다.
ServiceNow IRM은 규정 준수 전략을 강화하려는 기업에 강력하고 신뢰할 수 있는 솔루션을 제공합니다. ServiceNow가 규정 준수 노력을 혁신하는 방법을 알아보세요. 지금 ServiceNow 데모를 확인해 보세요.