Agiles Portfoliomanagement ist ein Ansatz für die Verwaltung miteinander verbundener, zusammenhängender und abhängiger Projekte und Programme durch die Anwendung agiler Methoden.
Die Agile-Methodik wurde als Antwort auf die Probleme des traditionellen Wasserfall-Ansatzes in der Softwareentwicklung geschaffen. Während die Wasserfall-Methoden linear und sequentiell waren und den Entwicklungslebenszyklus in verschiedene Phasen unterteilten, die erst nach Abschluss der vorherigen Phase beginnen konnten, schuf Agile eine Bereitstellungsmethode, bei der mehrere Teams gemeinsam und gleichzeitig arbeiten konnten. Durch die gleichzeitige Ausführung relevanter Aufgaben in wiederholten Zyklen oder Iterationen konnten Teams den Endbenutzern nun viel schneller einen Mehrwert liefern. Das liegt daran, dass Agile auf den Konzepten der kontinuierlichen Bereitstellung und der kontinuierlichen Verbesserung aufbaut.
Agiles Portfoliomanagement nutzt diese Agile-Prinzipien und wendet sie auf die Verwaltung von Projektportfolios an. Anstelle eines eher traditionellen von oben nach unten gerichteten Ansatzes, bei dem die Arbeit in Etappen über längere Zeiträume hinweg geplant wird, ermöglicht das agile Portfoliomanagement Organisationen, schnell auf unvorhergesehenes Projekt-, Produkt-, Programm- oder Investitionsfeedback zu reagieren und bei Bedarf abrupte Kurskorrekturen vorzunehmen.
Da das agile Portfoliomanagement auf der agilen Methodik der Softwareentwicklung basiert, weist es eine ähnliche Struktur auf und hat viele wesentliche Komponenten gemeinsam. Zu den wesentlichen Faktoren des agilen Portfoliomanagements gehören:
Durch ständiges Feedback und kleinere, häufigere Releases, die auf bestimmte Probleme oder Changes abzielen, können Organisationen mit größerer Flexibilität arbeiten. Anstatt nur an bestimmten Teilfunktionen zu arbeiten und Changes nur schrittweise zu veröffentlichen, werden Projekte durch den iterativen Ansatz zu „works in progress“, bei denen das Projekt selbst mit jeder Veröffentlichung ständig verbessert wird.
Die agile Methodik legt das Änderungsmanagement in die Hände der Entwicklungsteams selbst. Dies erhöht das Tempo der Projekte und ermöglicht eine größere Anzahl von Zyklen in kürzerer Zeit. Außerdem können sich Teams, die für das Änderungsmanagement zuständig sind, besser auf unerwartete Probleme konzentrieren, die auftreten können.
Organisationen, die agile Methoden anwenden, können ständig kleine, budgetfreundliche Experimente durchführen, um die Zukunftsfähigkeit der einzelnen Projekte zu ermitteln. Diese Experimente überwachen und testen Projektelemente während des gesamten Projektlebenszyklus und geben Teams die Erkenntnisse, die sie benötigen, um sich auf auftauchende Probleme, veränderte Ziele oder sogar die Einstellung von Projekten, die nicht mehr tragfähig sind, einzustellen.
Agile Methoden ermöglichen es Portfoliomanagern, Mittel neu zuzuweisen, wenn sich die Projektprioritäten ändern. Wie bereits erwähnt, hilft das kontinuierliche Experimentieren Teams dabei, herauszufinden, welche Projekte für das Unternehmen am wertvollsten sind und daher priorisiert werden sollten.
Im Kern geht es bei Agile darum, den Umfang nicht zu erledigender Arbeit zu maximieren. Oder anders ausgedrückt, es geht darum, die Ergebnisse der geleisteten Arbeit zu maximieren. Durch die Beseitigung unnötiger Planung, die Festlegung wichtiger und unwichtiger Metriken und die anschließende Validierung des Projekts und seiner Funktionen auf der Grundlage dieser Metriken können Teams mit Agile überflüssige Funktionen und unnötige Komplexität identifizieren und beseitigen, was zu einer Vereinfachung des Ansatzes führt.
Agile ist nur dann effektiv, wenn Teams nahtlos zusammenarbeiten können, und das ist nur möglich, wenn relevante Ziele, Fortschritte und potenzielle Probleme für alle Beteiligten leicht erkennbar sind. Transparenz im agilen Portfoliomanagement stellt sicher, dass die Teams wissen, was sie tun, was die anderen tun und wie die Projekte insgesamt vorankommen.
Durch die Dezentralisierung und Desequentialisierung des Portfoliomanagements ergeben sich für das Geschäft viele Vorteile. Zu diesen Vorteilen gehören:
Kontinuierliche Verbesserung in der Agile-Methodik bedeutet, dass wertvolles Feedback nicht auf zukünftige Revisionszyklen warten muss. Stattdessen können innovative Ideen zu jedem Zeitpunkt umgesetzt werden. Gleichzeitig profitieren Unternehmen, die agiles Projektmanagement einsetzen, von einem verbesserten Experimentier- und Validierungsprozess, der es ihnen ermöglicht, fundiertere Entscheidungen darüber zu treffen, welche Projekte sie weiterverfolgen und welche sie zurückstellen sollten.
Dies führt zu wertvolleren Projekten und Produkten, die eher in der Lage sind, eine positive Rendite auf ihre ursprünglichen Investitionen zu erzielen.
Transparenz war schon immer ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Traditionell ging diese Transparenz auf Kosten der wertvollen Zeit und des Aufwands des Projektmanagers, der jedes Mal, wenn Aktualisierungen erforderlich waren, persönlich detaillierte Statusberichte erstellen musste. Agiles Projektmanagement ermöglicht es den Managern, ihre Zeit besser zu nutzen und gleichzeitig allen Teammitgliedern ein gemeinsames Ziel zu geben und den Fortschritt in Echtzeit zu visualisieren.
Agile Projektmanagement-Dashboards stellen Organisationen visuelle Tafeln zur Verfügung, die den aktuellen Stand mehrerer Projekte und andere portfoliorelevante Daten übersichtlich darstellen können. Auch grobe Prognosen und Schätzungen können auf der Grundlage von Ist-Daten verfeinert werden, um die Schätzungen besser auf alle verfügbaren Informationen abzustimmen. Auf diese Weise bleibt die vollständige Transparenz des Unternehmensportfolios auch bei einer wachsenden Anzahl von Projekten erhalten.
Das agile Portfoliomanagement legt die Verantwortung für die Aufgaben in die Hände von Teams und nicht von Einzelpersonen. Diese Teams müssen sowohl die Ziele des Projekts als auch die übergreifenden Ziele der Organisation verstehen. Doch Agile bietet mehr als nur die Möglichkeit, alle Beteiligten auf eine gemeinsame Linie zu bringen. Es ermöglicht Teams, ihre eigene Kultur zu schaffen und sich gleichzeitig mit dem Rest der Organisation hinsichtlich der strategischen Vision abzustimmen. Wenn die Ziele feststehen und der Geschäftswert richtig definiert ist, können Teams den besten Weg zur Erreichung dieser Ziele selbst bestimmen. Und falls sich die strategischen Ziele ändern, gibt Agile den Teams die Flexibilität, sich entsprechend anzupassen und ihre Anstrengungen auf neue Prioritäten zu konzentrieren.
Agile ist genau das: agil. Es gibt Teams und Organisationen die Möglichkeit, schnell zu reagieren und den Kurs umgehend zu ändern, um veränderten Anforderungen gerecht zu werden. Dank schnellerer Antwortzeiten können Projekte mit neuen Daten aus Kundenreaktionen aktualisiert werden. Die Ergebnisse können wertorientiert sein, und die Ziele lassen sich aus der Marktnachfrage ableiten, anstatt sich nur an der Projektdurchführung zu orientieren. Kürzere Antwortzeiten ermöglichen es Organisationen auch, viele der mit der Projektabwicklung verbundenen Risiken zu minimieren. Ständiges Kundenfeedback sorgt dafür, dass Projekte mit den Kundenbedürfnissen und -erwartungen übereinstimmen, wobei Änderungswünsche automatisch in den Projekt-Backlog aufgenommen werden. Falls die Entscheidung getroffen wird, ein Projekt neu auszurichten oder gar zu streichen, können diese Änderungen schnell umgesetzt werden, bevor zu viele Ressourcen für nicht mehr relevante Ziele aufgewendet werden.
Der Agile-Ansatz für das Portfoliomanagement kann Geschäften in fast allen Branchen helfen, ihre Projektziele effizienter zu erreichen. Dazu müssen sie jedoch das agile Portfoliomanagement richtig angehen und darauf achten, die richtige Infrastruktur zur Unterstützung dieser neuen Projektmethodik aufzubauen. Zu den Best Practices für das agile Portfoliomanagement gehören:
Die Vorteile der Agile-Transparenz innerhalb spezifischer Projekte sind allgemein anerkannt, aber sie sollte darüber hinausgehen. Agile-Methoden können auch eingesetzt werden, um über Portfolios hinweg zu kommunizieren, sodass sich ganze Organisationen besser über Themen wie Geschäftsziele und -ausrichtung abstimmen können. Indem es organisatorische Silos aufbricht, trägt das agile Portfoliomanagement zur Schaffung eines einheitlicheren Unternehmens bei.
Obwohl das agile Portfoliomanagement ein Ansatz ist, der es Geschäften ermöglicht, mehrere Projekte gleichzeitig voranzutreiben, ist es immer noch eine bessere Praxis, sich nur auf eine relativ geringe Anzahl von Projekten zu einem bestimmten Zeitpunkt zu konzentrieren. Dies hilft, Burnout im Team zu vermeiden und die Kapazität besser an den Bedarf anzupassen. Agile-Methoden können Organisationen dabei helfen, Prioritäten zu setzen, welche Projekte es wert sind, ihnen mehr Zeit und Mühe zu widmen.
Agiles Portfoliomanagement ist kein Ansatz für diejenigen, die das Gefühl haben, jeder Anfrage nachgehen zu müssen. Es ist eine Methode, die Teams dazu zwingt, strategisch mit ihrer Zeit umzugehen und ihre Ressourcen entsprechend zu priorisieren. Erfolgreiche Praktiker des agilen Portfoliomanagements sind diejenigen, die Projekte und Arbeitsauslastungen so weit wie möglich vereinfachen.
Es mag offensichtlich erscheinen, aber bei der Priorisierung von Projekten im agilen Projektmanagement ist der entscheidende Faktor, den Geschäfte berücksichtigen müssen, der Projektwert. Schnelle Experimente ermöglichen es Teams, Projekte zu überprüfen und frühzeitig relevante Daten zu sammeln. So können sie feststellen, welche Projekte mit größerer Wahrscheinlichkeit positive Ergebnisse bringen, bevor sie sich auf Projekte festlegen, die sich als nicht nutzbringend erweisen könnten.
So wie die Agile-Methodik die Art und Weise, wie Geschäfte an die Softwareentwicklung herangehen, verbessert hat, können ihre Prinzipien auf das Portfoliomanagement angewandt werden, um Organisationen einen schnelleren, einfacheren und transparenteren Weg zum Projekterfolg zu ermöglichen. Um dieses Ziel zu erreichen, muss man jedoch mit den richtigen Tools und Ressourcen arbeiten. ServiceNow, der Marktführer im IT-Management, bietet die passende Lösung.
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