Configurar um sistema de armazenamento externo

Como configurador de contratos, configure um sistema de armazenamento externo para armazenar documentos de contrato assinados.

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

O vídeo a seguir orienta você pelo processo de configuração do armazenamento externo para Gestão de contratos Pro.

Antes de Iniciar

Certifique-se de que o administrador tenha instalado e configurado spokes para o sistema de armazenamento externo que você deseja configurar.

Google Drive spoke v1.3.0 ou versão posterior

Para obter mais informações sobre a configuração e como criar o. Google Drive conta, consulte Configurar Google Drive spoke.

Microsoft OneDrive spoke v2.1.0 ou versão posterior

Para obter mais informações sobre a configuração e como criar o. Google Drive conta, consulte Configurar Microsoft OneDrive spoke .

Função necessária: sn_cm_core.contract_config

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Ao configurar o armazenamento externo, as permissões de acesso são concedidas aos usuários associados à solicitação de contrato, dependendo do estado da solicitação de contrato e do status do documento de contrato.

Todas as funções de usuário têm permissão de leitura automaticamente.

A permissão de gravação é concedida às seguintes funções de usuário quando o estado da solicitação de contrato é Trabalho em andamento ou Novo e o status do documento de contrato não é Preparando para assinatura:

• Atribuição a
• Gerente de grupo de atribuição
• Colaborador

As permissões de acesso definidas na pasta de solicitação primária são herdadas automaticamente por todas as subpastas e documentos dentro dela.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Base para contratos > Integrações de contratos > Integrações.
2. Crie ou modifique uma configuração de aplicativo externo.
   • Para criar uma configuração de aplicativo externo, clique em Novo .
   • Para modificar uma configuração de aplicativo externo existente, abra a configuração de aplicativo externo existente na lista.
3. Na página Tipo de integração de contrato, clique em Armazenamento externo link.

   Figura 1. Formulário de configuração de armazenamento externo

   

4. No formulário, preencha os campos.

   Tabela 1. Formulário Armazenamento externo

   Campo	Descrição
   Nome	Nome da configuração da aplicação externa.
   Descrição	Descrição da configuração da aplicação externa.
   Ativo	Opção para marcar a configuração do armazenamento externo como ativa.
   Tabela	Tabela configurada para armazenar os detalhes da solicitação para sua aplicação. Todos os documentos anexados aos registros criados na tabela selecionada são armazenados no armazenamento externo que você está configurando. Por exemplo, se você configurar Google Drive Como o armazenamento externo e a tabela Solicitação de contrato selecionada [sn_cm_core_contract_request], todos os documentos anexados aos registros criados na tabela Solicitação de contrato serão armazenados automaticamente em Google Drive. Nota: A tabela Solicitação de contrato [sn_cm_core_contract_request] é selecionada por padrão para centralizar a configuração em uma única tabela e melhorar a reutilização em todas as linhas de produtos. Você pode optar por configurar uma tabela diferente para configurar o armazenamento externo. Nota: Se você selecionar uma tabela diferente, deverá associar um fluxo correspondente.
   Condição	Condições de filtro para determinar qual app de integração usar. Por exemplo, digamos que você já configurou o. Google Drive Integração de armazenamento externo e quiser armazenar somente contratos de NDA lá, você pode definir a condição da seguinte forma: [Categoria] [é] [NDA] e, em seguida, selecione Google Drive. Da mesma forma, você pode definir condições com base na região, por exemplo, [Local] [é] [Estados Unidos] e, em seguida, selecione Google Drive ou [Local] [é] [Índia] e selecione Microsoft OneDrive para uma melhor descoberta.
   Ordem de execução	Ordem na qual um sistema de armazenamento externo é usado para armazenar documentos de contrato. O sistema com o valor de ordem inferior é escolhido primeiro.
   App	Sistema de armazenamento externo, como Google Drive ou Microsoft OneDrive.
   Estrutura de pastas	Caminho do arquivo para armazenar os documentos do contrato assinados no sistema de armazenamento externo. Defina uma estrutura de pastas usando uma combinação de texto estático e texto gerado dinamicamente a partir dos campos selecionados. Por exemplo, a estrutura de pastas Jurídico/USD (empresa)/contratos/ USD (número) , em que, Jurídico e. Contratos são os textos estáticos (empresa) e. (número) são os campos escolhidos a partir de Selecione Variáveis lista. Essas variáveis de campo são substituídas dinamicamente pelos valores em cada campo ao salvar um documento.

5. Salve a configuração do aplicativo externo.
   • Salve uma nova configuração de aplicativo externo clicando em Enviar .
   • Salve as mudanças em uma configuração de aplicativo externo existente clicando em Atualização .

Resultado

A configuração do sistema de armazenamento externo está pronta para ser usada para armazenar documentos de contrato.

Nota:

(Opcional) Você pode exibir, editar e excluir o registro.