Componentes instalados com a Gestão de documentos do funcionário
Vários tipos de componentes são instalados com a ativação do plug-in Gestão de documentos do funcionário [com.sn_employee_document_management], incluindo tabelas, funções do usuário e trabalhos agendados.
Nota:
A tabela Arquivos de aplicações lista os componentes que são instalados com esta aplicação. Para obter instruções sobre como acessar esta tabela, consulte Encontrar componentes instalados com uma aplicação.
Dados de demonstração estão disponíveis para este recurso.
Nota:
O plug-in Gestão de documentos do funcionário [com.sn_employee_document_management] ativa a propriedade do sistema sn_hr_ef.min_admin_count [sys_properties.list]. Esta propriedade impede que você exclua seu único usuário administrador da Gestão de documentos do funcionário exigindo um número mínimo (o padrão é dois) de usuários ativos com esta função.
Funções e descrições de gestão de documentos
| Título da função [name] | Descrição | Contém as funções |
|---|---|---|
| Administrador do EF [sn_hr_ef.admin] |
Tem controle total sobre a aplicação Gestão de documentos do funcionário. Pode:
|
|
| Leitor de gestão de documentos do funcionário [sn_hr_ef.document_reader] |
Pode:
|
Nenhum(a) |
| Escritor da Gestão de documentos do funcionário [sn_hr_ef.document_writer] |
Pode:
Nota: Adicione esta função à guia Acesso de gravação na política de segurança do documento do funcionário. Consulte Adicione ou modifique políticas de segurança do documento. |
Leitor de gestão de documentos do funcionário [sn_hr_ef.document_reader] |
| Escritor de retenção jurídica da Gestão de documentos do funcionário [sn_hr_ef.legal_hold_writer] |
Pode:
|
Nenhum(a) |
| Gerente de gestão de documentos do funcionário [sn_hr_ef.manager] |
Pode:
|
|
| Importação de documento [sn_hr_ef.document_import] |
Concede acesso à tabela Gestão de documentos do funcionário Importação em massa Preparação de documentos do funcionário [sn_hr_ef_import_staging] e ao fluxo de processo. | Nenhum(a) |
Trabalhos agendados de gestão de documentos
| Trabalho programado | Descrição |
|---|---|
| Limpar documentos inativos do funcionário | Exclui documentos do funcionário carregados, mas não enviados. |
| Importação em massa de EF da preparação - por hora | Processa até 100 registros de preparação de importação no estado Pronto. Ele executa a etapa de captura para carregar os anexos e criar um documento do funcionário. Este trabalho seleciona 100 registros por configuração. Este trabalho seleciona as configurações mais antigas primeiro, independentemente do número de registros de preparação associados. Por exemplo:
|
| Limpar documentos do funcionário | Este trabalho limpa documentos do funcionário sinalizados como qualificados para limpeza. |
| Limpar trabalho diário de notificação | Determina quais documentos exigem notificação ou autorização para limpeza com base na política de segurança. Este trabalho envia um e-mail com um link para a lista de documentos para todos os membros do grupo atribuído. |
| Atualizar datas de limpeza dos documentos do funcionário | Este trabalho garante que todos os documentos do funcionário que tenham um período de retenção alterado desde a última execução não limpam um documento. Este trabalho agendado funciona com a propriedade sn_hr_ef.purge_stride_length para determinar quais documentos de funcionário para um registro de usuário [sys_user] obtêm datas de limpeza recalculadas. |
Nota:
Os trabalhos agendados da Gestão de documentos do funcionário são executados diariamente por padrão. Para mudar quando um trabalho agendado é executado, consulte Cronogramas padrão .
Tabelas e descrições de gestão de documentos
| Tabela | Descrição |
|---|---|
| Acompanhamento de anexo [sn_hr_ef_attachment_tracking] |
Rastreia anexos copiados para limpeza. Também usado para anexos que são copiados para um caso de RH de uma tarefa de RH. |
| Tipo de documento [sn_hr_ef_document_type] |
Registros sobre categorização de documentos do funcionário, acesso, política de retenção e retenções jurídicas. |
| Documento de funcionário [sn_hr_ef_employee_document] |
Registros sobre um documento de funcionário, tipo de documento, espera de limpeza, data de limpeza, funcionário, marcadores, tamanho, formato, data de criação e criado por. |
| Preparação dos Documentos do Funcionário sn_hr_ef_import_staging |
Contém informações sobre documentos do funcionário do seu repositório de origem. Essas informações são mapeadas para elementos necessários para importação para a Gestão de documentos do funcionário. |
| Retenção Jurídica [sn_hr_ef_legal_hold] |
Registros sobre retenção jurídica colocados em um tipo de documento ou perfil de RH. |
| Limpar log [sn_hr_ef_purge_log] |
Configurável pelas Propriedades dos documentos do funcionário. Determina quais campos aparecem nos logs de limpeza. |
| Período de retenção [sn_hr_ef_retention_period] |
Registros sobre períodos de retenção, incluindo tipo de deslocamento de data, unidades e quantidade. |
| Política de retenção [sn_hr_ef_retention_policy] |
Registros sobre políticas de retenção, incluindo condições às quais a política se aplica, período de retenção e Criado por. |
| Política de segurança [sn_hr_ef_security_policy] |
Registros sobre políticas de segurança, incluindo COE, autorização de limpeza, grupos, funções e Criado por. |
| Política de Segurança do Tipo de documento [sn_hr_ef_m2m_doc_type_sec_policy] |
Associa políticas de segurança a um tipo de documento. |