Usar solicitação de contrato não atendida automaticamente

Usar Gestão de contratos Pro epara enviar solicitações de contrato não atendidas automaticamente para revisão de contratos com base em modelos de terceiros.

Recursos

As solicitações de contrato não atendidas por autoatendimento incluem os seguintes recursos:

• Capacidade de enviar um documento de terceiros para revisão.
• Capacidade de carregar vários contratos e documentos de suporte para revisão.
• Obtenha revisão e feedback dos especialistas internos no assunto sobre documentos de contrato.
• Integrações de assinatura eletrônica com Adobe Sign e. DocuSign.
• Repositório de contratos que contém os metadados de documentos de contrato assinados.

Fluxo de trabalho de solicitação de contratos não atendidos automaticamente

Um fluxo de trabalho para solicitação de contrato não atendida automaticamente pode progredir da seguinte forma:

1. O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato no espaço. Para obter mais informações, consulte Iniciando uma solicitação de contrato.
2. Uma solicitação de contrato é criada no estado Rascunho.
3. O solicitante do contrato carrega um único contrato ou vários contratos e seus documentos de suporte e os classifica.
4. O executante do contrato exibe o documento do contrato anexado à solicitação do contrato.
5. Se necessário, o executante do contrato reclassifica o contrato e os documentos de suporte.
6. Se uma revisão de especialista ou feedback for necessário de equipes internas, o executante do contrato iniciará um processo de revisão interno.
   1. O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para revisão interna.
      Nota:

      Você pode criar tarefas de revisão paralela para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, você não pode criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se existir outra tarefa ativa.
   2. O revisor de contrato recebe a tarefa de revisão
   3. Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
   4. Se uma solicitação de mais informações tiver sido enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
   5. O revisor do contrato revisa o documento, aceita, rejeita ou propõe edições e adiciona comentários.
   6. O revisor do contrato revisa o contrato e fornece feedback. Se um documento revisado estiver disponível, ele também será compartilhado com o executante do contrato.
   7. O executante do contrato recebe um documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
      • Para armazenamento interno - Se alguma mudança for necessária, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
      • Para armazenamento externo - Os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Quando a revisão estiver concluída, o executante poderá finalizar o documento do contrato que está disponível on-line ou criar uma nova versão off-line com as mudanças.
7. O executante do contrato carrega o contrato revisado na solicitação de contrato.
8. O executante do contrato envia e-mail o documento do contrato revisado para contatos de terceiros.
9. O executante do contrato exibe as respostas dos contatos de terceiros no fluxo de atividades da solicitação de contrato.

   Várias iterações de revisões entre sua empresa e o terceiro podem ser necessárias antes que o documento do contrato seja finalizado por todas as partes. O processo de revisão pode ser conduzido novamente com diferentes grupos de revisores.

10. O executante do contrato inicia uma aprovação ad hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão de documento será criada. O documento do contrato pode ser enviado para assinatura somente quando tiver sido aprovado.
11. Se houver vários documentos de contrato, o executante do contrato se prepara para assinaturas especificando o pedido. Se houver uma assinatura eletrônica, o executante do contrato adicionará os campos obrigatórios e enviará o documento do contrato para assinatura.
12. Os signatários revisam o documento do contrato.
    • Se nenhuma mudança for necessária, o documento do contrato será assinado por todos os signatários.
    • Se alguma mudança for necessária, a assinatura será recusada e o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
13. O contrato assinado é armazenado no ServiceNow ou um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.

• Modifique uma solicitação de contrato não atendida automaticamente
  Como solicitante, modifique a solicitação de contrato para atualizar os detalhes da solicitação ou substituir o documento de contrato anexado por uma versão atualizada.
• Trabalhar em uma solicitação de revisão de contrato não atendida por conta própria
  Revisar e revisar um documento de contrato não atendido por conta própria. Como colaborador na solicitação, você pode enviar o documento revisado por e-mail para as partes interessadas para verificar as revisões e enviar o documento pronto para uma assinatura eletrônica de dentro da solicitação de contrato.
• Adicione documentos de contrato à solicitação de contrato não atendida automaticamente
  Como um usuário de contrato ou a pessoa para quem o contrato foi solicitado, adicione um ou vários contratos e classifique-os.
• Reclassificar documentos de contrato na solicitação de contrato de terceiros
  Como executante do contrato, reclassifique os documentos enviados em uma solicitação de revisão de contrato de terceiros. Por exemplo, você precisa mudar o tipo de documento de contrato de Acordo de confidencialidade para Acordo de parceria.
• Modifique documentos de suporte na solicitação de contrato
  Como executante do contrato, adicione, classifique ou remova documentos de suporte enviados na solicitação de contrato.
• Adicione documentos de suporte à solicitação de contrato
  Como usuário ou executante do contrato, adicione um ou vários documentos de suporte à solicitação do contrato e classifique-os.
• Reclassificar documentos de suporte na solicitação de contrato
  Como executante do contrato, reclassifique os documentos de suporte enviados na solicitação de contrato. Por exemplo, você pode reclassificar o documento de suporte como um documento de contrato.