Explorando Gestão de documentos de funcionários
Com Gestão de documentos de funcionários, você pode simplificar a gestão de documentos e manter documentos com integridade, precisão e controles de acesso.
Simplificar a gestão de documentos do funcionário
- Centralize os arquivos que estão armazenados no momento em vários casos.
- Mover automaticamente ou manualmente documentos do funcionário de um caso para o arquivo do funcionário.
- Encontre documentos usando marcadores de metadados.
- Coloque retenções jurídicas em todos os documentos de um funcionário (perfil de RH) ou em todos os documentos por tipo de documento.
- Defina quem pode acessar quais documentos.
- Defina políticas de retenção que determinam por quanto tempo os documentos do funcionário devem ser mantidos e impedem a limpeza de retenções jurídicas.
- Defina quando limpar documentos.
Como configurar o Gestão de documentos de funcionários
O sistema de base fornece registros pré-configurados que podem ser usados imediatamente para agilizar a configuração da Gestão de documentos do funcionário.
Definições de documentos do funcionário
Para usar a Gestão de documentos do funcionário, você deve definir o seguinte:
- Tipo de documento: Define como os documentos são categorizados e associados ao Centro de excelência (COE), às categorias de tópico e aos detalhes do tópico. Por exemplo, você pode criar um tipo de documento para todos os documentos relacionados a Total Rewards ou para cada benefício. Os tipos de documento também determinam quem pode acessar, por quanto tempo reter e se uma retenção jurídica está em vigor.
- Períodos de retenção: Define por quanto tempo um documento do funcionário deve ser mantido com base em regulamentos ou na política da empresa.
- Políticas de retenção: Combinadas com um período de retenção e critérios, determinam por quanto tempo um documento de funcionário deve ser retido.
- Políticas de segurança: Determina quem pode exibir, criar, mover ou autorizar a limpeza de documentos do funcionário.
Você pode configurar os documentos do funcionário para serem movidos automaticamente para o repositório de documentos quando um caso de RH for concluído e encerrado.
Acesso de administrador, agente e funcionário ao Gestão de documentos de funcionários
- Os administradores configuram a aplicação Gestão de documentos do funcionário.
- Os agentes carregam documentos do funcionário em nome dos funcionários ou como parte de um caso.
- Funcionários que podem carregar e exibir seus documentos.
Os administradores da Gestão de documentos do funcionário atribuem funções apropriadas aos funcionários que precisam de acesso aos documentos do funcionário. A política de segurança determina a autorização de acesso e limpeza.
O tipo de documento e a política de retenção associada e o período de retenção determinam quando limpar os documentos do funcionário. A política de segurança pode exigir aprovação para limpeza. A política de segurança requer que um usuário pertença ao grupo que tem autorização de limpeza.
Retenções jurídicas podem ser colocadas em perfis de RH. As retenções jurídicas impedem que os documentos do funcionário sejam limpos. Você também pode colocar e gerenciar retenções jurídicas por tipo de documento. O gerenciamento por tipo de documento fornece processamento em massa para aumentar a eficiência.
Gestão de documentos de funcionários para agentes
Os agentes da Gestão de documentos do funcionário podem:
- PESQUISE documentos existentes do funcionário usando filtros diferentes.
- Coloque ou carregue documentos do funcionário diretamente no repositório.
- Quando sua empresa também está usando Prestação de serviços de RH, Você pode mover documentos do funcionário do formulário Caso de RH para o repositório. Os documentos do funcionário também podem ser configurados para serem movidos automaticamente quando um caso de RH é encerrado.
Acesso do funcionário
Os funcionários podem exibir seus próprios documentos de funcionário quando o tipo de documento fornece acesso ao funcionário. Os documentos do funcionário também estão disponíveis em Casos de RH e na página de perfil do Portal de serviços ou da Central de serviços do funcionário. Consulte Defina políticas para um tipo de documento.