Faça uma reserva usando Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in

Programe um evento ou compromisso no Microsoft Outlook usando os recursos adicionais fornecidos pelo Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in aplicação.

Antes de Iniciar

• Crie um arquivo de manifesto para o suplemento do Microsoft Outlook.
• Carregue o arquivo de manifesto. Execute qualquer uma das ações a seguir, dependendo do uso:
  • Carregue o arquivo de manifesto para um único usuário.
  • Carregue o arquivo de manifesto em Microsoft Office 365.

Função necessária: administrador

Procedimento

1. Aberto Microsoft Outlook aplicação.
2. Execute qualquer uma das ações a seguir, dependendo do tipo de reserva que você deseja fazer:
   • Para criar um compromisso ou evento, navegue até Novos itens > Compromisso.
   • Se você quiser enviar um convite de reunião, navegue até Novos itens > Reunião.
3. Na janela Compromisso, selecione o suplemento de reserva.
   O suplemento abre uma barra lateral que contém um formulário de reserva.

   Nota:

   O nome do suplemento depende do nome especificado no arquivo de manifesto.
4. Selecione uma data e hora para a reserva.
5. Na barra lateral Reservar um espaço, preencha os seguintes campos:
   1. Selecione Edifício em que você deseja marcar um compromisso.
   2. Selecione Andar em que você deseja reservar um espaço para o compromisso.
   3. Selecione o necessário Capacidade capacidade do espaço.
      Os espaços serão exibidos dependendo da capacidade especificada.

      Figura 1. Reservas do espaço para suplemento do Microsoft Outlook

      

6. Clique em Pesquisar.
   Os espaços disponíveis são exibidos com base na pesquisa.
7. Selecione um espaço na lista de espaços disponíveis.
   Você também pode selecionar vários espaços.
8. Se você selecionou vários espaços, para marcar todos os detalhes do espaço como privados, selecione Tornar todos os detalhes do espaço privados .
   Nota:

   A opção é exibida com base nas configurações de privacidade definidas nos espaços selecionados.
9. Opcional: Se você selecionou vários espaços, para definir a privacidade de um espaço individualmente, use Torne os detalhes do espaço privados opção colocada abaixo de cada espaço.
   Nota:

   A opção é exibida com base nas configurações de privacidade definidas no espaço.
10. Clique em Salvar e avançar .
11. Clique em Adicionar serviços extras para solicitar serviços extras junto com sua reserva.
12. Opcional: Se você selecionou vários espaços, selecione Adicionar serviços extras em cada espaço separadamente.
13. No formulário de serviços, selecione um dos seguintes serviços:
    • Catering Opção para solicitar serviços de alimentação. Especifique as preferências de café da manhã e/ou almoço e a quantidade necessária.
    • Equipamento Opção para solicitar qualquer equipamento especial para a reunião.
14. Clique em Salvar serviços .
15. Revise os detalhes da sua reserva.
16. Para editar sua reserva, clique em Reserva de mudança .
17. Para editar os serviços extras solicitados, clique em Adicionar/gerenciar serviços extras .
18. Clique em Salvar reserva .
    A reserva é criada e registrada em Gestão de reservas do local de trabalho aplicação.

    Figura 2. Janela de reserva no Microsoft Outlook

    

19. Na janela Compromisso do Outlook, clique em Enviar para enviar a solicitação de reunião.
    A solicitação de reunião será enviada para os espaços selecionados para confirmar a reserva.

    Nota:

    Se a sincronização de calendário do Workplace estiver instalada e o modo de autenticação pessoal estiver habilitado, uma notificação pop-up será exibida se um usuário não tiver um token ao tentar reservar uma sala habilitada para sincronização. A notificação informa ao usuário que o token não está disponível e instrui-o a fazer login no Microsoft Exchange com o respectivo e-mail para recuperar o token.

Resultado

A reserva é criada. A reserva será enviada somente se você enviar o convite da janela do Microsoft Outlook.