Processar uma solicitação de substituição no playbook

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 2 min. de leitura

    • Use o playbook de compras para aprovar ou rejeitar solicitações de substituição.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_spend_psd.admin, agentes, executantes

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Como agente, você pode exibir as solicitações, concluir tarefas em várias atividades de fluxo de trabalho e gerenciar operações complexas de um playbook unificado. O playbook fornece aos agentes uma maneira automatizada de visualizar o processo geral em um formato orientado por tarefa.

    Processar uma solicitação de substituição no playbook

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Gestão de casos de compras > Espaço de Source-to-Pay.
    2. Selecione o ícone de lista (Ícone de lista.) e selecione Todo o trabalho > Casos.
    3. Selecione o caso Substituir uma compra na lista para processamento adicional.
    4. Conclua as etapas nas várias fases e atividades do playbook Substituir uma compra.
      Fase Atividade Detalhes da atividade
      Revisar caso Atribuir caso Use esta atividade para atribuir o caso a uma pessoa diferente ou manter o caso atribuído a você.

      No campo de pesquisa Atribuído a, selecione um especialista em compras para trabalhar neste caso.

      Selecione uma das seguintes ações:
      • Selecione Salvar para salvar suas mudanças.
      • Selecione Iniciar trabalho para começar a trabalhar no caso.
      Admissão e avaliação Pesquisar linhas de caso de compras Pesquise a linha do caso de compras associada a esta solicitação de substituição para uso posterior no processo.
      Atribuir solicitação de substituição A solicitação de substituição é atribuída automaticamente ao comprador atribuído à compra original.
      Coordenar com o fornecedor Confirmar substituição e coletar informações Entre em contato com o fornecedor, confirme a substituição e colete as informações necessárias.
      Selecione para verificar e processar as informações sobre a solicitação.
      • Confirmar: depois de verificar se a substituição é viável, confirme a solicitação. Quando confirmada, a solicitação passa para o estado Trabalho em andamento. Agora você pode enviar um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de substituição foi iniciada.
      • Rejeitar: quando você rejeita a solicitação de substituição, a solicitação passa para o estado Encerrado rejeitado. Agora você pode fechar o caso enviando um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de substituição foi rejeitada.
      Enviar e-mail ao proprietário da empresa confirmando a aceitação da substituição Envia ao proprietário da empresa a confirmação de que, após revisar a solicitação de substituição e coordenar com o fornecedor, a substituição é viável.
      Encerrar caso Notificar o solicitante Envia ao proprietário da empresa a confirmação de que a substituição foi processada com sucesso.
      Concluir caso

      Use esta atividade para adicionar anotações de trabalho e fechar o caso.

      Faça o seguinte:
      • No campo Anotações de trabalho, adicione comentários sobre o caso.
      • No campo Anotações de encerramento, adicione comentários de encerramento.
      • Selecione Concluir caso.
      Atualizar o caso para concluído Atualiza o caso para Encerrado concluído.