Planifier les e-mails des rapports de l’interface utilisateur principale
Générez et distribuez des rapports planifiés par e-mail.
Avant de commencer
Rôle requis : report_scheduler, report_admin, admin
Cette rubrique fait référence à la génération de rapports dans le Interface utilisateur principale. Pour les instances migrées vers l’expérience Platform Analytics et les nouvelles Zurich instances, reportez-vous à la section Supprimer une visualisation dans le Concepteur de visualisation.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les rapports programmés peuvent être distribués au format PDF, CSV ou XLS. Les rapports graphiques peuvent être distribués au format PNG ou PDF. Les rapports croisés dynamiques à plusieurs niveaux ne peuvent être programmés qu’au format PDF.
Cette rubrique fait référence à la génération de rapports dans le Interface utilisateur principale. Si votre instance est migrée vers l’expérience Platform Analytics, consultez Exporter une visualisation de données à partir de Concepteur de visualisation.
- Il n’est pas possible de planifier des rapports de calendrier, de carte ou à score unique. Vous pouvez planifier des rapports de tableau croisé dynamique uniquement si le module d’extension com.snc.whtp est activé.
- Les données peuvent ne pas apparaître sur les rapports créés par une personne dont le compte utilisateur est désactivé. Pour s’assurer que les données souhaitées s’affichent, un utilisateur actif doit recréer le rapport planifié.
- Sur les instances de base de données Oracle, les e-mails planifiés ne sont pas générés lorsque les conditions de filtre combinées du rapport dépassent 4 000 caractères.
Procédure
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Renseignez les champs comme il convient.
Champ Description Nom Nom du rapport planifié. Rapport Référence au rapport que vous planifiez. Vous pouvez utiliser 
pour localiser le rapport.Remarque :La prise en charge automatique par e-mail n’est pas disponible pour les rapports de calendrier, de carte et de score unique.Utilisateurs Utilisateurs individuels qui reçoivent le rapport aux date et heure planifiées. Les utilisateurs doivent avoir la notification définie sur Activé sur leurs enregistrements utilisateur pour recevoir des rapports. Groupes Groupes qui reçoivent le rapport aux date et heure planifiées. Adresses e-mail Liste d’adresses e-mail séparées par des virgules des destinataires du rapport qui ne sont pas des utilisateurs sur votre instance. Application Nom de l’application incluse dans le périmètre qui contient le rapport. Global s’affiche si le rapport est dans le champ d’application global. Actif Lorsque l’option est active, des rapports planifiés sont remis. Exécuter Intervalle de temps à utiliser pour l'exécution de la tâche planifiée :- Quotidien : s'exécute quotidiennement à l'heure désignée.
- Jour et mois de l’année : s’exécute chaque année à un jour et un mois spécifiques (par exemple, le 14 juillet), à une heure définie.
- Jour de la semaine du mois de l’année : s’exécute chaque année un jour spécifique de la semaine d’une semaine spécifique d’un mois spécifique (par exemple, le deuxième lundi d’octobre), à une heure désignée.
- Semaine du mois : s’exécute mensuellement pendant une semaine spécifique du mois (par exemple, la troisième semaine de chaque mois), à des jours et à une heure désignés.
- Hebdomadaire : s'exécute chaque semaine à l'heure et au jour désignés de la semaine.
- Mensuel : s'exécute chaque mois à l'heure et au jour désignés du mois.
- Périodiquement : s'exécute selon l'intervalle de répétition désigné.
- Une fois : s'exécute pour une seule occurrence uniquement.
- Sur demande : s'exécute immédiatement sur demande.
- Calendrier d'entreprise : début de l'entrée : s'exécute selon les dates de début d'entrée du calendrier d'entreprise que vous sélectionnez dans le champ Calendrier d'entreprise. Une tâche planifiée s'exécute à la date de début de chacune des entrées d'entreprise que vous avez définies dans le calendrier d'entreprise.
Par exemple, si le calendrier d'entreprise représente une année fiscale et que la date de début de chaque entrée est un mois fiscal, alors la tâche planifiée s'exécute le premier jour de chaque mois.
- Calendrier d'entreprise : fin de l'entrée : s'exécute selon les dates de fin d'entrée du calendrier d'entreprise que vous sélectionnez dans le champ Calendrier d'entreprise. Cette sélection s'exécute de la même façon que Calendrier d'entreprise : début de l'entrée, mais en fonction des dates de fin des entrées du calendrier d'entreprise associées.Remarque :Lorsque vous sélectionnez Calendrier d'entreprise : début de l'entrée ou Calendrier d'entreprise : fin de l'entrée, vous pouvez appliquer un facteur de décalage pour planifier la tâche à exécuter avant ou après la période du calendrier d'entreprise sélectionné. Si vous sélectionnez un calendrier professionnel et que toutes ses plages de calendrier professionnel sont dans le passé, la tâche ne s’exécute jamais, car cette configuration n’est pas valide. Pour en savoir plus, consultez les champs Type de décalageet Décalage.
Pour en savoir plus sur la création et l’utilisation des calendriers d’entreprise et sur la définition d’entrées de calendrier d’entreprise, consultez Creating business calendars et Define business calendar entries.
Fuseau horaire Fuseau horaire à utiliser avec l'entrée du champ Heure lorsque vous spécifiez l'heure à laquelle la tâche planifiée doit être exécutée. Sélectionnez une entrée de fuseau horaire :- -Aucun- : utilisez le fuseau horaire par défaut de l'utilisateur connecté qui crée la tâche planifiée.
Par exemple, la tâche planifiée s’exécute à 16 h 45, heure des États-Unis/Pacifique s’il s’agit du fuseau horaire affecté à l’utilisateur, et vous saisissez 16 h 45 dans le champ Heure .
- Utiliser le fuseau horaire du système : utilisez le fuseau horaire du système par défaut spécifié pour l'instance dans laquelle il s'exécute.
Par exemple, la tâche prévue s'exécute à 22 h 15, heure de Londres, si Europe/London est le fuseau horaire du système par défaut pour l'instance, et que vous entrez 22:15 dans le champ Heure.
- Fuseau horaire actuel.
Par exemple, la tâche prévue s'exécute à 13 h 30 au fuseau horaire de l'Est des États-Unis si vous sélectionnez US/Eastern et entrez 13:30 dans le champ Heure.
Heure Heure de la journée à laquelle la tâche planifiée doit s'exécuter, indiquée en heures, minutes et secondes dans un format de 24 heures. La sélection que vous faites dans le champ Fuseau horaire détermine le fuseau horaire de cette entrée. Jour Jour où la tâche planifiée doit s'exécuter.- Si le champ Exécution est défini sur Hebdomadaire, sélectionnez le jour de la semaine. Choisissez mercredi, par exemple.
- Si le champ Exécution est défini sur Mensuel, sélectionnez le jour du mois. Par exemple, sélectionnez 25 pour le 25e jour du mois.
Intervalle de répétition Durée de l'intervalle de répétition pour chaque exécution de tâche planifiée. Entrez la durée en nombre de jours, d'heures ou de minutes. Par exemple :- Pour exécuter la tâche prévue tous les quatre jours, saisissez 04 dans le champ Jours.
- Pour l'exécuter toutes les 26 heures, entrez 26 dans le champ Heures.
- Si elle doit se répéter à un intervalle de 13 heures 30 minutes et 25 secondes, saisissez 13 dans le champ Heures, puis 30 et 25 dans les deux champs non libellés suivants.
En cours de démarrage Vous permet de définir la fenêtre de début à laquelle vous souhaitez que votre tâche commence à s’exécuter. La tâche s’exécutera réellement à l’heure spécifiée dans Exécution. Sélectionnez la date et l'heure du calendrier. Le champ Starting (En cours) s’affiche uniquement si vous sélectionnez l’un des types d’exécution suivants dans le champ Run (Exécuter) : - Quotidien
- Jour et mois de l'année
- Jour de la semaine du mois de l'année
- Mensuel
- Une fois
- Périodique
- Semaine du mois
- Hebdomadaire
Pour le type d’exécution Périodiquement, l’heure de démarrage est la date et l’heure de la première génération de tâche planifiée.
Calendrier d'entreprise Entrée du calendrier d’entreprise que vous utilisez pour déterminer la date de début ou de fin du calendrier professionnel pour la tâche planifiée. Ce champ s'affiche uniquement si vous sélectionnez Entrée d'entreprise : date de début ou Entrée d'entreprise : date de fin dans le champ Heure.
Type de décalage Type de décalage horaire, le cas échéant, à appliquer au calendrier d'entreprise que vous avez sélectionné pour planifier cette tâche.- Passé : appliquez un facteur de décalage pour planifier la tâche à exécuter avant le début de la période du calendrier d'entreprise sélectionné.
- Futur : appliquez un facteur de décalage pour planifier la tâche à exécuter après la fin de la période du calendrier d'entreprise sélectionné.
- --Aucun-- : n’appliquez pas de décalage temporel lors de la planification de cette tâche.
Décalage Délai de décalage (indiqué en jours, heures, minutes et secondes) à appliquer au calendrier d'entreprise que vous avez sélectionné pour planifier cette tâche. Par exemple, si vous souhaitez planifier le début de la tâche d'ici trois jours, 14 heures, 10 minutes et 45 secondes avant la date de début du calendrier d'entreprise, procédez comme suit :- Sélectionnez Passé dans le champ Type de décalage.
- Saisissez 3 dans le champ Jours.
- Saisissez 14, 10 et 45 dans le champ Heures.
Priorité Priorité numérique pour la tâche planifiée :- Réglez les tâches essentielles sur une valeur de priorité inférieure à 100.
- Réglez les tâches non essentielles sur une valeur de priorité supérieure à 100.
- Si 70 % ou plus de tous les travaux planifiés sont en retard, tous les travaux marqués avec une valeur supérieure à 100 ne s’exécutent pas.
Conditionnel Lorsque cette option est activée, spécifiez une condition de script pour la génération du rapport. Omettre si aucun enregistrement Lorsque cette option est activée, les rapports vides ne sont pas distribués. Condition Script conditionnel qui détermine si une tâche planifiée doit être exécutée. La dernière expression du script doit être évaluée à une valeur booléenne (vrai/faux). Cette zone de texte s’affiche uniquement si vous sélectionnez Utiliser les conditions. Pour plus d’informations sur les scripts sur la ServiceNow plateforme, consultez Scripts. Avertissement :Les scripts conditionnels pour les e-mails programmés sont exécutés dans le bac à sable. Par conséquent, les définitions de fonctions ne sont pas autorisées. Certains appels API et mots clés ne sont pas non plus autorisés. Pour plus d’informations, consultez Propriété de bac à sable de script.Objet Texte qui apparaît dans la ligne d’objet de l’e-mail de distribution. Message d'introduction (Facultatif) Ajouter un message au rapport. Si le type de sortie du rapport est PNG intégré,- Utilisez la balise
${report :png}dans le corps du message pour positionner le rapport dans le message. Sinon, le rapport apparaît en bas du message. - Utilisez la balise
${report :include_with}pour positionner les autres rapports inclus avec l’e-mail. Dans le cas contraire, ces rapports apparaissent en bas du message.
Type Type de sortie du rapport. Les rapports graphiques peuvent être des fichiers PNG ou PDF. Les rapports de liste peuvent être des fichiers PDF, Excel ou CSV. Lors de la planification d’un rapport graphique, sélectionnez le type de sortie PDF ou PDF-paysage pour inclure les données de la grille du graphique. Lors de la planification d’un rapport de liste, sélectionnez le type de sortie Excel ou CSV.
Sélectionnez PNG incorporé pour intégrer la visualisation du rapport dans le corps de l’e-mail. Les images de grande taille sont mises à l’échelle pour s’adapter à l’e-mail.
Pour plus d’informations, consultez la section Formats de sortie des rapports.
Remarque :Il n’est possible de programmer des rapports à plusieurs niveaux qu’en sortie PDF.Zip de sortie Lorsque cette option est sélectionnée, le rapport est envoyé sous forme de fichier zip en pièce jointe à l’e-mail. Inclure avec Un ou plusieurs rapports supplémentaires à joindre à l’e-mail. Il n’est pas possible de commander les rapports dans l’e-mail. Vous pouvez utiliser pour localiser les rapports supplémentaires.Taille de page (rapport croisé dynamique à plusieurs niveaux uniquement) Choisissez parmi le format A3, A4, Lettre ou Droit. Pour spécifier un format de papier différent, sélectionnez Personnalisé et entrez la hauteur de la page et la largeur de la page en pixels. Hauteur de la page (en pixels) (rapport croisé dynamique à plusieurs niveaux uniquement) S’affiche lorsque la taille de la page est définie sur Personnalisé. Pour les formats de papier non standard, multipliez la hauteur de la page en pouces par 72 et entrez la valeur dans ce champ. Largeur de la page (en pixels) (rapport croisé dynamique à plusieurs niveaux uniquement) S’affiche lorsque la taille de la page est définie sur Personnalisé. Pour les formats de papier non standard, multipliez la largeur de la page en pouces par 72 et entrez la valeur dans ce champ.
Que faire ensuite
Pour modifier un rapport d’e-mail planifié, ouvrez-le à partir de la liste Rapports planifiés. Pour supprimer un rapport, supprimez sa ligne de la liste Rapports planifiés.
Formats de sortie du rapport
Vous pouvez exporter des rapports dans certains formats de sortie. Vous pouvez planifier ces rapports pour une exportation régulière.
| Format du rapport | Description |
|---|---|
| Générez un PDF en orientation portrait ou paysage. Les rapports PDF incluent les données de grille du graphique. Les rapports de carte ne peuvent pas être exportés au format PDF. Remarque : Pour exporter Tableaux croisés dynamiques à plusieurs niveaux au format PDF, vous devez activer le module d’extension Webkit HTML to PDF (com.snc.whtp). |
|
| Excel | La visualisation du rapport est exportée sous forme de feuille de calcul Microsoft Excel (XLS). |
| PNG | La visualisation du rapport est exportée sous forme de fichier PNG (Portable Network Graphic). Consultez également Comment incorporer des rapports en tant qu’images dans un e-mail de rapport planifié. |
| CSV | Visualisation de rapports exportée sous forme de fichier texte brut à valeurs séparées par des virgules (CSV). |
E-mails « Exécuter en tant que » d’utilisateur et de rapport planifié
Si vous êtes sur une instance séparée par domaine, les rapports planifiés sont générés à l’aide des autorisations de l’utilisateur « Exécuter en tant que ».
Par défaut, l’utilisateur qui configure le rapport d’e-mail planifié est l’utilisateur « Exécuter en tant que ». L’accès au domaine de cet utilisateur et report_view les autorisations ACL s’appliquent lors de la génération des rapports planifiés.
Si les données du rapport planifié sont différentes de celles attendues, l’utilisateur qui a configuré le rapport planifié n’est pas un utilisateur « Exécuter en tant que » approprié. Un administrateur ou un report_admin peut spécifier un autre utilisateur « Exécuter en tant que ».