보다 진보적인 업무 방식

Dropbox는 2007년부터 사람과 원격 팀의 새로운 공동 작업 방식을 구상해 왔습니다. 이 회사의 클라우드 스토리지 및 파일 공유 서비스는 현재 180개 국가에서 7억 명 이상의 사용자가 이용하고 있습니다.

Dropbox의 선구적인 플랫폼과 서비스 포트폴리오는 미래의 업무 환경에 대한 예측을 반영하며 끊임없이 진화하고 있습니다.  

Dropbox는 업계 선두주자의 명맥을 유지하고 직원을 위해 ‘보다 진보적인 업무 방식’을 설계한다는 사명의 일환으로, Virtual First라는 대면 작업의 장점과 원격 공동 작업의 장점을 결합한 새로운 작업 모델을 도입했습니다. 이 모델은 고객이 직면한 분산된 인력 관리 문제에 대한 심층적인 지식을 제공하여 일상적인 작업을 간소화하고 공동 작업, 혁신. 창의성을 촉진하는 회사의 차세대 제품 및 서비스에 대한 영감을 줍니다.

구매를 전략적 자산으로 전환

Dropbox는 디지털 혁신 프로그램을 활발히 운영하고 있습니다. 모든 비즈니스 팀의 공통된 목표는 속도, 민첩성, 효율성을 높이고 유능한 직원들에게 생산성 극대화 및 탁월한 서비스 제공에 필요한 도구를 제공하는 것입니다. ServiceNow는 이 여정의 장기적 파트너로서 IT, HR, 재무를 비롯한 다양한 영역에서 회사의 비전을 달성할 수 있도록 지원합니다.

Dropbox는 구매 활동을 검토하는 과정에서 전체적인 접근 방식을 재설계할 필요성이 있다고 판단했습니다. 회사의 비전은 시간이 많이 소요되고 수차례 수동 개입이 필요한 분리된 프로세스를 사용자 친화적이고 포괄적이며 자동으로 조율되는 시스템으로 교체하는 것이었습니다.

이를 실현할 경우 전사적으로 상당한 절감 효과와 이점을 얻을 것으로 예상되었습니다. Dropbox의 구매 활동은 예산 책정, 소싱, 위험 관리, 계약, 구매, 벤더 관리, 결제에 이르는 과정으로 업무의 상당 부분을 차지합니다.

Dropbox의 소싱-지금(S2P) 담당 이사인 Reunan Varene은 이렇게 말합니다. "우리의 목표는 가능한 한 빨리 '간소화'하여 속도, 집중, 효율성을 모두 높이는 것입니다. Dropbox의 지속적인 성공을 위해서는 지속적인 혁신이 반드시 필요합니다.

"초반에 저희 팀은 인력에 대한 높은 의존도, 여러 시스템 및 정책, 고유한 관행, 다양한 수준의 디지털화를 비롯한 수많은 과제를 극복해야 했습니다.

"여러 팀이 복잡한 수동 프로세스를 탐색하는 데 상당한 노력이 필요했기 때문에, 직원 경험의 측면에서 확실한 개선이 필요했습니다. 투명성과 가시성이 부족해 직원들이 어디서부터 시작해야 할지, 누구와 협력해야 할지, 요청이 어떻게 진행되는지 명확히 파악하기 어려웠습니다." 

Reunan은 이렇게 설명합니다. "팀이 원활하고 빠르고 비용 효율적인 방식으로 훌륭한 업무를 수행하는 데 필요한 재화와 서비스를 확보할 수 있도록 지원하고 싶습니다. 이를 위해서는 뛰어난 사용자 경험을 만들고, 기업 지출을 자산으로 전환하며, 이를 활용해 직원 생산성을 높이고 최고 수준의 성장을 촉진할 혁신적인 기술이 필요했습니다."

구매 통합 및 공유 비전 구축

Dropbox는 ServiceNow와 Genpact를 컨설팅 및 구현 파트너로 선정했고 Sourcing and Procurement Operations(SPO)를 배포하여 모든 직원과 벤더에게 매우 효율적이고 다양한 기능을 지원하는 투명한 구매 경험을 구축했습니다.

"IT나 HR과 같은 Dropbox의 복잡한 워크플로우를 자동화하면서 입증된 실적을 인정받은 점을 높이 평가해 ServiceNow를 선택했습니다. ServiceNow는 여러 구현 과정에서 당사와 진정한 파트너십 정신을 발휘함으로써 지속적으로 기대치를 충족하거나 이를 능가하는 결과를 달성했습니다.

"ServiceNow의 비전은 구매 기능을 활용해 구매 프로세스에 대한 통합되고 간소화된 접근 방식을 갖추려는 회사의 취지와 완벽하게 부합했습니다. 이러한 조정은 구매 워크플로우를 간소화하고 최적화하는 데 있어 매우 중요하며, 이를 통해 구매 워크플로우가 더욱 효율적이고 진화하는 비즈니스 요구사항에 적응할 수 있습니다."

전체 조달 프로세스를 종합적으로 자동화하는 것이 전략적으로 중요한 이유를 인식한 이 회사는 모든 팀이 협력하여 조정 및 조율 작업을 수행했습니다. 이들은 프로세스 표준화, 정책, 예산, 기술에 대한 합의를 도출하고 모두의 성공이 어떤 것인지 정의하는 데 주력했습니다.

Genpact는 구매 및 공급망에 대한 기존의 전문 지식을 십분 발휘하여 구매 문제를 해결하고 Dropbox의 전체 구매 혁신 프로그램인 Purchasing 2.0을 지원하기 위한 솔루션을 설계했습니다. 여기에는 셀프 서비스, 투명성, 신뢰성을 높이기 위한 워크플로우 베스트 프랙티스와 조율 작업의 구현이 포함되었습니다.

"ServiceNow와 Genpact는 저희의 비전을 잘 이해했고, 두 기업 모두 협업을 통해 문제를 해결하는 문화를 가지고 있습니다. 이들은 파트너십을 통해 재무 통제 및 구매 주문 승인을 위한 Oracle ERP 시스템과의 통합을 구축했고, 이는 프로젝트의 전반적인 성공에 매우 중요한 역할을 했습니다."

모두가 사용하는 단일 시스템

비즈니스 전반에 걸친 구매 경험이 완전히 새로운 모습으로 탈바꿈했습니다. 이제 직원들은 ServiceNow Help Me 포털에 로그인하여 구매를 클릭하고 드롭다운 메뉴와 기타 셀프 가이드 프롬프트를 활용해 요청 양식을 작성합니다. 한 번에 접수가 완료되면 해당 요청에 응답해야 하는 팀이 자동으로 참여해 조치를 취합니다.

사용자는 완벽한 가시성을 바탕으로 요청의 진행 상황, 프로세스 내 위치, 완료 시기를 추적할 수 있습니다.

"ServiceNow를 기반으로 한 Purchasing 2.0은 연계된 구매 프로세스를 위한 단일 접수 및 플랫폼으로, 모든 구매 활동이 한곳에서 이루어집니다."라고 Reunan은 설명합니다.

"구매 주문 생성 프로세스를 자동화하면 직원들이 더 이상 ERP 시스템으로 이동하거나 회계 작업을 수행할 필요가 없습니다. 플랫폼이 구축된 후 직원들의 반응은 정말 뜨거웠습니다! 여기서 이제 모든 걸 처리할 수 있으니까요." 전체적으로 1,000개 이상의 ERP 및 위험 평가 프로세스가 자동화되었고 조직 전체의 규정 준수율은 99%에 달했습니다.

"정책을 업데이트하고, 워크플로우를 자동화하고, 애플리케이션을 통합하면 모든 것이 훨씬 더 빠르고 효율적으로 이루어집니다. 동료들은 단순하고 직관적인 인터페이스를 갖춘 단일 플랫폼에 액세스해 작업을 빠르게 처리할 수 있어 이제 가장 잘하는 일에 집중할 시간을 갖게 되었고, 결과적으로 회사와 고객을 위해 가치를 더할 수 있게 되었습니다.

"SPO는 조직 전체에 도움을 주는 동시에 개별 팀이 비용 절감, 위험 관리, 윤리적이고 지속 가능한 구매 보장 등의 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다."

Reunan Varene은 Dropbox의 새로운 구매 모델이 공급망과의 관계도 개선해줄 것으로 기대하고 있습니다. "고객의 선택을 받는 기업으로 거듭나고 최고의 공급업체 및 파트너와 협력하고자 합니다. Dropbox는 ServiceNow를 통해 영업 또는 갱신 주기를 명확하게 파악할 수 있는 투명한 프로세스와 관리 비용을 절감하는 시스템을 갖추게 되었습니다. 훌륭한 고객이 되고 또 함께 원활한 비즈니스를 운영할 수 있다면 공급업체와 파트너가 저희 프로젝트에 최고의 인력과 자원을 투입하는 방식으로 투자할 가능성이 높아집니다."

완전한 제어

출시 후 처음 8주 동안 200명 이상의 Dropbox 직원이 새로운 시스템에서 500개 이상의 구매 워크플로우를 시작했습니다. Reunan은 이렇게 말합니다. "ServiceNow를 통해 단 8주 만에 구매 주기를 50% 이상 단축하고, 회사의 지출을 완전히 제어할 수 있었습니다." "저희 팀은 이제 회사의 집단 전문 지식을 바탕으로 한 새로운 기업 자산을 활용해 가치를 창출하고 조달 투자에 대한 수익을 극대화함으로써 각자의 운영 영역에서 큰 이점을 누릴 수 있습니다.

"회사는 차근차근 앞으로 나아가고 있습니다. 이전에는 구매 주문서 작성과 외부 업체의 위험 검토 작업이 큰 골칫거리였습니다. 그러나 ServiceNow를 사용하면서 이것이 해결 가능한 문제임을 입증했습니다.

"이제 다음 단계는 계약 관리로 전환하여 이러한 워크플로우를 동일한 방식으로 처리하는 것입니다. 이를 위해 ServiceNow Legal Service Delivery의 자동화 기능을 통합하고 법무 팀도 이 플랫폼으로 이전하고 있으며, 이외에도 전자 서명을 준비, 전송, 서명, 추적하는 eSignature 솔루션인 Dropbox Sign을 통합하고 있습니다."

Reunan Varene의 레이더 화면에 나타나는 생성 AI 역시 사용자 경험을 더욱 개선하고 간소화해 줍니다. "생성 AI가 대화를 지원하고, 통찰력을 제공하고, 보다 신속하게 결론에 도달하도록 지원하는 방식을 경험하게 되어 매우 만족스럽습니다. 이를 통해 지원 품질이 향상되고 시간이 절약되며 모든 사용자의 일관성과 편의성이 향상될 것입니다.

"원활하고 자동화된 종합적인 구매 경험을 실현하는 것은 다년간 진행되는 여정입니다. ServiceNow와 Genpact 덕분에 이러한 여정을 순조롭게 이어가고 있으며, 앞으로 훨씬 더 많은 가치를 실현할 수 있을 것으로 기대됩니다."