벤더 관리는 벤더 조사 및 선정, 계약 협상 등을 비롯하여 공급자 관리에 사용되는 프로세스를 말합니다.
벤더 관리는 공급자와 상호 작용할 때 조직이 참여할 수 있는 모든 활동을 포괄하는 광범위한 영역입니다. 이러한 활동에는 벤더 소싱 및 평가, 계약 작성 및 합의, KPI 및 목표 설정, 추적, 보고, 검토, 보안 테스트, 위험 완화 및 분쟁 해결이 포함될 수 있습니다.
특정 산업, 중점 분야 및 고객 기반에 따라, 오늘날의 조직은 다양한 시장의 수많은 벤더와 협력할 수 있습니다. 각 벤더는 고유한 개체로 간주되어야 하며, 요율, 계약 조건 및 연락 창구가 전부 상이하므로 이러한 벤더 관계를 관리하는 작업은 매우 복잡해질 수 있습니다.
벤더 관리는 고유한 비즈니스 요구를 충족할 수 있는 벤더를 선택하고 이들과 협력하기 위한 도구 및 기타 자원을 회사에 제공하여 이러한 관계를 구성합니다. 벤더 관리는 벤더 선택을 개선하고 공급망의 일관성과 안정성을 보장하는 데 중점을 두고 있지만, 적절하게 활용되면 다른 다양한 이점도 함께 제공합니다.
공급자 관계를 개선하고 관리하면 다양한 이점이 있습니다. 효과적인 벤더 관리 솔루션을 통합함으로써 얻을 수 있는 몇 가지 주요 이점을 자세히 살펴봅니다.
벤더 관리는 명확한 비즈니스 기준을 통합하고 공급자 정보를 비교할 수 있는 중앙 집중식 위치를 제공함으로써 조직이 요구 사항을 충족하는 최적의 벤더를 선택하는 데 필요한 신뢰할 수 있는 데이터를 제공합니다.
모든 공급자를 수동으로 관리하려면 매우 많은 시간과 노동력이 투입되어야 합니다. 벤더 관리는 전체 프로세스를 간소화하여 기업이 개별 벤더-거래 수명주기에 소요되는 시간을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 확립된 SLA(서비스 수준 계약)를 기준으로 공급자의 성과를 추적할 수 있도록 지원합니다. 마지막으로 벤더 관리는 추가 채용 및 교육 비용을 절감하는 동시에 부정적인 지출도 제거할 수 있습니다. 종합적으로 이러한 이점은 양측의 생산성 향상과 비용 절감으로 이어집니다.
벤더 온보딩이 제대로 이루어지지 않으면 생산성에 부정적인 영향을 미치고 운영 비용이 늘어날 수 있습니다. 벤더 관리는 전체 온보딩 프로세스를 가속화하여 기업이 관련 벤더 정보를 캡처하고 구성하여 공급자 승인을 더 빠르고 정확하게 수행할 수 있도록 지원합니다.
벤더 관리가 적절하게 적용되면 모든 관련 벤더 데이터가 단일 플랫폼에 제공됩니다. 그러면 벤더를 구성하고 관리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 귀중한 프로세스 및 운영 데이터를 분석에 사용할 수도 있습니다. 고급 분석 및 보고 옵션을 통해 조직은 요구 사항, 기회 및 잠재적인 문제를 보다 쉽게 탐지하고 예측할 수 있습니다.
안타깝게도 벤더가 성능 또는 규정 준수 측면에서 기대치를 충족하지 못하면 비효율성, 지연 및 잠재적인 법적 문제가 발생하기도 합니다. 벤더 관리는 기업이 벤더의 성과를 자동으로 저장하고 검토할 수 있는 자원을 제공하여 향후 위험을 초래할 수 있는 공급자와의 관계를 끊을 수 있도록 지원합니다. 비즈니스 측면에서 벤더 관리는 모든 중요한 서류 작업을 완료하고, 적절한 승인을 제공한 다음 그에 따른 후속 조치를 취하며, 관련 변경 사항 및 라이센스 요구 사항을 적임자에게 전달하고, 항상 명확한 감사 추적을 수행할 수 있도록 지원합니다.
벤더 관리의 중요한 부분은 생산적인 업무 관계를 구축하는 것입니다. 벤더 관리는 모든 벤더 관계의 모든 측면을 완벽하게 구성하고 조직 내에서 권한을 보유한 개인이 이 관계를 쉽게 이용할 수 있도록 지원합니다. 따라서 조직에서 함께 작업하는 벤더의 총수와 관계없이 모든 벤더를 보다 개인적인 차원에서 관리할 수 있으며, 중요한 세부 사항에 대해 적절한 주의를 기울일 수 있습니다. 또한 공급자와의 관계를 개선하면 기업이 더 나은 요율로 협상하는 경우도 있습니다.
벤더의 우수성을 달성하기 위해 면밀히 모니터링해야 하는 몇 가지 중요한 지표가 있으며, 다음이 포함됩니다.
조직이 각 벤더에 연간 얼마나 많은 비용을 지출하고 있습니까? 지출 가시성을 개선하면 기업은 관련 수익을 보지 않고도 자원을 적용하고 있는 영역을 식별할 수 있습니다.
조직에서는 벤더를 핵심 벤더(높은 가치, 단일 소스), 중요 벤더(중간 가치, 다중 소스) 및 전술적 벤더(저가, 다원 소스)와 같은 그룹으로 분류하는 경우가 많습니다. 각 벤더를 세분화하고 수치화하면 어떤 벤더가 필수적이고 어떤 벤더가 필수적이지 않은지 더욱 명확하게 파악할 수 있습니다.
벤더가 고객과 더 긴밀하게 협력할수록 더 나은 성과를 얻을 수 있습니다. 공동 작업은 수치화하기 어려운 지표일 수 있지만 조직은 공급자와 연락하는 횟수와 더불어 비즈니스 검토가 실시되는 빈도 등을 수치화 대상으로 고려해 볼 수 있습니다.
자재가 확립된 규정 및 업계 표준을 준수하여 생산, 배송되고 있습니까? 규정 미준수 문제를 추적하면 특정 공급자로 인해 발생하는 위험에 대한 통찰력을 더 많이 확보할 수 있습니다.
효과적인 벤더 관리 프로세스는 7개의 개별 단계로 구성됩니다.
공급자와 공식적인 계약을 맺기 전 벤더 관리의 첫 번째 단계는 비즈니스 요구와 목표를 결정하는 것입니다. 명확한 목표가 정해지면 전담 벤더 관리 팀을 만드는 과정을 비롯하여 관련 사업부의 요구 사항을 정립할 수 있습니다. 이를 통해 완전한 채택을 보장하고 작업 중복의 위험을 제거할 수 있습니다.
비즈니스 요구와 책임이 확고하게 확립되면 다음 단계는 벤더를 고려하는 것입니다. 비용과 관련된 요소와 비용과 무관한 요소를 포함하여 잠재적 벤더를 평가하기 위한 선택 기준을 설정합니다. 제출된 제안서를 평가하고 작업 범위, 가격, 갱신 날짜 및 기타 중요한 요소를 고려합니다. 평가 프로세스는 최고 품질의 벤더와만 협력할 수 있는 최적의 기회를 보장하기 위해 최대한 포괄적이어야 합니다.
기존의 계약 협상은 법무, 재무, 영업 팀이 담당했고, 계약을 이행할 사업부는 계약이 확정되어야만 참여했습니다. 효과적인 벤더 관리는 그 대신 초기 의사 결정 프로세스에 모든 관련 이해 관계자를 포함시킴으로써 해당 사업부를 훨씬 더 일찍 협상 프로세스에 참여시킵니다. 계약 협상 과정에서는 제공되는 상품과 서비스, 시작 및 종료 날짜를 정의합니다.
계약이 협상된 후에는 선택한 벤더를 회사 시스템 내에서 승인된 공급자로 설정해야 합니다. 이 작업에는 문서, 승인 및 관련 라이센스 획득, 그리고 보험 세부 정보 및 세금 정보와 같은 기타 세부 정보 취합이 포함됩니다. 적절한 온보딩은 규정 준수 표준을 유지하는 데 도움이 되며 공급자가 법에 의거하여 서비스에 대한 대가를 받을 수 있도록 보장합니다.
조직이 벤더와 비즈니스를 시작하면 결과를 예의주시해야 합니다. 벤더 성과를 확립된 KPI와 비교하고 잠재적인 문제가 실제 문제로 발전하기 전에 파악하여 해결하면 공급망에서 일관성과 안정성을 보장하는 데 도움이 됩니다.
이전 단계와 더불어 성능을 모니터링하면 데이터 보안 취약점, 소송 및 규정 준수 문제와 같이 잠재적으로 피해를 줄 수 있는 벤더 위험을 파악할 수 있습니다. 벤더의 성과에 따라 중요한 운영을 방해하고 기업의 평판을 손상시킬 수 있으므로 이 단계는 올바른 벤더 관리의 중요한 부분이 됩니다.
기존 계약이 만료되면 효과적인 벤더 관리는 계약을 종료하거나 갱신하기 위한 명확한 경로와 검증된 프로세스를 제공합니다. 엄격한 규정 준수를 보장하고 이후 법적 영향으로부터 비즈니스와 벤더를 보호하려면 이러한 프로세스를 따라야 합니다.
'벤더 관리'는 매우 광범위한 용어이기 때문에 제공되는 벤더 관리 시스템의 범위와 그 기능 또한 광범위합니다. 벤더 관리 시스템을 선택할 때에는 다음 기능을 제공하는 시스템을 고려하십시오.
벤더 관리의 주요 이점 중 하나는 비용 통제 강화입니다. 기회를 식별하고, 중복 또는 불필요한 비용을 제거하고, 선택할 수 있는 공급자 목록을 좁혀 나가고, 더 나은 요율로 협상하는 능력을 개선하면 비용 통제를 강화할 수 있습니다.
공급자와의 관계는 성과를 제공하기 위해 존재합니다. 따라서 벤더 계약의 조건을 확실히 명심하여 공급자가 약속을 이행하도록 지속적으로 유도해야 합니다. 이와 동시에 내부 프로세스를 간소화하는 벤더 관리 기능을 통해 기업은 보다 빠르고 일관되게 목표를 달성할 수 있습니다.
예상치 못한 공급망 중단은 조직과 벤더에 심각한 문제를 일으킬 수 있습니다. 공급망 복원성 솔루션은 공급자와의 지속적인 대화를 유지하여 양사가 협력을 통해 위험을 식별하고, 평가하고, 만일의 사태에 대비할 수 있도록 지원합니다.
규제 표준은 비즈니스가 공동체의 지속적인 행복과 안전을 지원하는 방식으로 행동하도록 지원하기 위해 존재합니다. 여기에는 양질의 서비스 및 제품을 제공하고, 고객과 잠재 고객을 정직하게 대하고, 시장 내에서 '공정한 경쟁'을 장려하는 일이 포함됩니다. 규정 준수 관리를 통해 조직은 시대에 발맞추고 모든 관련 연방, 주 및 지방 규정을 완벽하게 준수할 수 있습니다.
위험 관리는 향후 비즈니스에 영향을 미칠 수 있는 잠재적인 이벤트를 식별하고 그에 대한 우선 순위를 지정하는 데 필요한 정보를 조직에 제공합니다. 이를 통해 조직에서는 예측된 부정적인 결과를 완화하고 통제하기 위한 조치를 취할 수 있습니다.
오늘날의 비즈니스 환경에서 외부 공급업체를 올바르게 관리하는 것은 단순한 이점을 넘어 성공을 향한 열쇠로 작용합니다. 그러나 다른 조직과의 파트너십을 통해 얻을 수 있는 여러 가지 장점에는 다양한 위험 역시 따라오게 마련입니다. 수상 경력에 빛나는 ServiceNow AI Platform을 기반으로 구축된 ServiceNow Risk Management는 고급 자동화 기능을 통해 필수적인 컨텍스트, 실시간 모니터링 및 보고, 안정적인 위험 관리 프로세스를 제공하여 이러한 위험을 완화할 수 있도록 지원합니다. 또한 Risk Management는 모든 관련 벤더 및 위험 정보를 단일 데이터베이스로 통합함으로써 전체 벤더 에코시스템에 걸쳐 탁월한 투명성과 통제 기능을 제공하며, 이 모든 기능이 맞춤 구성 가능한 직관적인 대시보드에서 관리됩니다.
ServiceNow의 위험 관리는 위험을 제거합니다. ServiceNow Vendor Risk Management에 대해 자세히 알아보고 효과적인 벤더 관리가 얼마나 큰 도움이 되는지 확인하십시오.
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