SaaS 라이센스 관리란?

SaaS 라이센스 관리는 팀이 SaaS 제품을 검토하여 가장 간소화된 옵션을 사용하도록 하는 프로세스입니다.

SaaS 라이센스 관리는 복잡한 작업일 수 있으며 비즈니스가 성장함에 따라 더욱 복잡해집니다. SaaS 라이센스 관리는 기업 전체에 걸쳐 SaaS 및 소프트웨어 벤더의 주인의식, 민첩성, 가시성, 책임감을 강화하는 솔루션을 제공합니다. IT 및 구매 부서의 주도하에 민첩성과 역량을 우선시합니다. 무엇보다도 협력할 기업의 기술과 소비자 앱에서 더 많은 것을 기대하는 오늘날의 구매자에 주력할 수 있습니다.

SaaS 라이센스 관리는 Software Asset Management(SAM)의 일부로, 클라우드 기반 애플리케이션 및 서비스를 관리합니다. 오늘날 비즈니스가 점점 더 클라우드 중심으로 전환함에 따라, 기존 및 새로운 SaaS 제품에는 보다 효과적인 추적 및 관리 옵션이 필요합니다. SaaS 관리가 이에 대한 해결책을 제공합니다.

SaaS 라이센스 관리의 효과를 보여주는 그래픽.

SaaS는 수많은 기회를 제공할 수 있습니다. 온 프레미스 및 레거시 소프트웨어를 SasS 솔루션으로 교체하면 생산성이 향상되고, 커뮤니케이션 및 공동 작업이 보다 간소화되고 효과가 향상되며, 직원 만족도가 향상되고, 기업에서 보다 우수한 인재를 유치할 수 있습니다.

하지만 비즈니스에 SaaS 애플리케이션을 도입하고 가속화하면 새로운 당면 과제가 발생하여 소프트웨어 자산 관리자, 재무, 구매 부서의 책임이 증가합니다. 비즈니스 데이터 보안, 규정 준수 시행, 기술 및 SaaS 지출 관리, 효과적인 직원 업무 지원 외에도 수많은 당면 과제가 있습니다. 이러한 작업 외에 SaaS 라이센스 관리에 따른 기타 당면 과제는 다음과 같습니다.

섀도 IT의 위험 증가

섀도 IT는 IT가 모르는 상태에서 직원들이 SaaS 애플리케이션을 구매하고 배포하는 경우를 말합니다. 이러한 상황은 너무 빈번하게 일어납니다. 이러한 경우에는 팀 간 커뮤니케이션이 끊기거나, 다른 팀이 요금을 이미 지불한 SaaS에 대한 요금을 지불하거나, IT에서 규정 준수를 위한 승인을 하지 않을 수 있습니다.

할인 기회를 놓치거나 도구 중복으로 인한 비용 낭비

특정 직원 또는 팀이 SaaS 라이센스를 하나씩 구매하여 기업으로서 받을 수 있는 할인의 기회를 놓칠 수 있습니다. 개별 팀이 다른 팀과 유사한 용도로 사용할 수 있는 SaaS 애플리케이션을 구매하여 중복이 발생하거나 공동 작업에 방해가 될 수 있습니다.

보안 및 규정 준수 문제

IT는 IT 외부 팀이 구매하는 애플리케이션을 면밀하게 평가할 수 없습니다. 따라서 기업이 보안 위험과 GDPR, HIPAA, CCPA와 같은 규정 준수 문제에 노출될 수 있습니다.

사용량

SaaS 라이센스의 38%가 사용되지 않으며, 많은 SaaS 사용자가 한 달에 한 번 미만으로 제품에 로그인합니다. 애플리케이션, 그리고 애플리케이션이 어떻게 사용되는지 파악하지 않으면 리소스를 낭비하게 될 수 있습니다. 일부 SaaS 제품은 자동으로 갱신되므로 라이센스에 대한 관리가 이루어지지 않으면 비용과 라이센스가 점진적으로 증가하거나 기업이 알지 못한 채로 사용하지 않는 제품에 대한 구독을 유지하게 될 수 있습니다. 반대로, 사용자 액세스가 충분하지 않거나 구독이 제대로 확장되지 않으면 기업에서 SaaS 애플리케이션을 과도하게 사용할 수 있습니다. 이러한 상황마다 고유한 위험이 따릅니다.

사용량 부족 및 과도한 사용

SaaS에 적절한 관리가 이루어지지 않으면, 라이센스를 충분히 사용하지 않거나 오래되어 사용하지 않게 된 라이센스에 대한 비용을 지불하게 될 수 있습니다. 예를 들어 회사를 떠난 직원에게 아직도 라이센스가 할당되어 있는 경우도 있습니다. 또한 현재 직원이라도 특정 기간 동안 애플리케이션에 로그인하지 않거나 애플리케이션에서 의미 있는 활동을 수행한 적이 없는데도 불필요한 라이센스가 할당되어 기업에 비용이 발생할 수 있습니다. 반면 사용되고 있는 라이센스의 수가 구매한 라이센스의 수를 초과하는 경우 과도한 사용이 발생합니다. 기본적으로, 이로 인해 라이센스 계약을 위반하게 되어 불이익이 발생하거나, 라이센스가 취소되거나, 추가적인 법적 조치가 이루어질 수 있습니다.

사용자

SaaS를 사용하는 사용자마다 라이센스가 제공됩니다.

사용량

SaaS 애플리케이션 사용 여부에 상관없이 기업은 사용에 대한 요금을 지불합니다.

정액 요금

일반적으로 정액 요금은 정기적으로, 보통 한 달 또는 1년에 한 번 청구됩니다.

계층 구조

기능이 추가되면 가격이 올라갑니다.

과도한 라이센스

라이센스를 더 이상 사용하지 않는 경우 불필요한 라이센스를 보유하게 될 수 있습니다. 임의적인 구매로 인해 불필요한 구매를 하게 되는 것입니다. 기업에서 엔터프라이즈 계약을 활용하지 않고 SaaS 애플리케이션의 사용 및 설치를 추적하지 않는 경우에도 과도한 라이센스를 보유하게 됩니다.

비활성 라이센스

라이센스를 사용할 의도로 구매했더라도 전혀 사용되지 않은 라이센스가 있습니다. 사용자에 대한 관리가 이루어지지 않으면 너무 많은 사용자가 발생하여 그중 일부의 프로비저닝을 해제해야 합니다. 앱 요금이 사용자별로 청구되는 경우 큰 비용이 발생할 수 있습니다.

조직 외부인이 직원 전용 애플리케이션에 액세스할 수 있는 경우 보안 위험이 발생할 수 있으므로 회사를 떠나는 사용자의 애플리케이션 액세스도 취소해야 합니다.

최적화되지 않은 라이센스

프리미엄 기능에 대해 추가적인 요금을 부과하는 애플리케이션이 있습니다. 애플리케이션 사용자가 업무를 수행하는 데 특정 기능이 필요하지 않은 경우 해당 기능에 대한 액세스가 필요한지 고려해야 합니다.

체계적이지 않은 갱신

모든 SaaS 애플리케이션이 동시에 구매되는 것이 아니기 때문에 체계적으로 관리하지 않으면 갱신 문제가 발생할 수 있습니다. 대부분의 애플리케이션에서는 갱신일이 다가오면 알림을 제공하지만, 그렇지 않은 애플리케이션도 있습니다. 갱신일이 언제인지에 상관없이 갱신을 추적해야 합니다. 체계적인 관리가 이루어지지 않으면 라이센스가 더 이상 필요하지 않게 되거나 가격을 협상할 수 없는 경우 불필요한 비용이 발생할 수 있습니다.

위험 관리

일부 애플리케이션에서는 계층별 기능을 제공하며, 모든 사용자에게 모든 기능에 대한 액세스가 필요하지는 않습니다. 보안을 위해, 사용자가 업무를 수행하는 데 필요한 애플리케이션에 대한 최소한의 액세스를 부여하는 것이 좋습니다. 또한 제품을 구매하기 전에 IT에서 검토하도록 하여 적합한 보안 프로토콜을 따르는지 확인해야 합니다.

SaaS 라이센스 관리 시 다음과 같은 베스트 프랙티스를 고려해야 합니다.

SaaS 라이센스 및 관련 정보 수집

SaaS 전략은 기존 SaaS 자산을 정확히 파악하고 분류하는 역량에 따라 달라집니다. 따라서 전략을 수립하기 전에 조직 내 SaaS 라이센스의 상태를 파악해야 합니다. 현재 사용 중인 모든 라이센스를 추적하여 누가 라이센스를 가지고 있는지, 중복 라이센스가 있는지, 섀도 IT가 발생하고 있는지, 어디에서 구매 비용, 서비스 요금이 발생하는지, 유지관리 계약에 어떤 사항이 포함되었는지 파악합니다.

비용, 사용량, 지출 추적

모든 조직이 SaaS 비용을 추적하고 관리하는 노하우를 가지고 있는 것은 아니며, 어떤 장치에서 어떤 소프트웨어가 사용되고 있는지에 대한 가시성이 부족할 수 있습니다. 분석을 통해 SaaS 애플리케이션 사용에 대한 과거, 현재, 잠재적인 향후 비용을 보다 정확하게 파악할 수 있습니다. 향후 사용량을 통해 향후 SaaS 애플리케이션에 대한 수요를 계획하고 분배할 수 있으므로 향후 사용량을 추적하는 것이 특히 중요합니다.

SaaS 라이센스 관리는 IT 및 구매 팀이 중앙화된 사후 대응 접근 방식에서 끊임없이 진화하는 SaaS 공급업체 스택에 대한 강력한 인사이트 기반 관리로 전환할 수 있도록 지원합니다. 가장 효과적으로 실행하려면, 데이터의 유형과 품질이 중요합니다. 다음은 SaaS 스택의 가장 정확한 구조를 파악하는 데 필요한 4가지 SaaS 데이터 스트림입니다.

SaaS의 4가지 데이터 스트림

  1. 금융 결제 데이터: 기업이 현재 이용하는 모든 벤더를 완전하게 파악하려면 총계원장의 비용 항목과 비용 데이터를 전체적으로 정리할 필요가 있습니다. 실제 정보도 흥미롭지만, 예산 정보를 연결하여 예산 대비 실제 비용을 파악할 수도 있습니다.
  2. 공급업체 계약 데이터: 거래 데이터는 기업 계약, SOW, SLA 및 보안 검토에서 누군가의 받은 편지함에 있는 간단한 이메일 영수증에 이르기까지 다양합니다. 각 공급업체와의 관계를 이해하는 것은 그 관계를 검토하고 위험을 완화하며 가치를 높이고 비용을 통제하는 데 중요합니다.
  3. 공급업체 라이센스 및 소비 데이터: 소프트웨어 업계의 가격 정책은 라이센스 기반에서 소비 기반으로, 다시 여러 모델이 혼합된 방식으로 끊임없이 변화하고 있습니다. 사용량을 이해하는 것은 비즈니스 가치와 관련이 있습니다. 지불한 만큼 가치를 얻고 있는가를 알 수 있기 때문입니다.
  4. 조직 내 지식(스프레드시트): 대부분의 기업들은 스프레드시트나 정보 데이터베이스를 사용합니다. 그리고 갱신 날짜부터 소유권, 라이센스, 대략적인 비용까지 모든 유형의 항목이 이 스프레드시트에 표시됩니다. 데이터가 들어있는 열이 있으면 추적할 만큼 가치가 있어야 합니다. 그렇기 때문에 데이터를 하나의 플랫폼으로 모으는 것이 중요합니다.

SaaS 라이센스 관리는 모든 SaaS 데이터 스트림을 하나의 통합 플랫폼으로 결합한 후 IT, 구매, 소프트웨어 소유자, 예산 집행자 등 모든 비즈니스 이해 관계자가 참여할 수 있도록 합니다.

알림 설정

어떤 라이센스를 갱신해야 하는지, 또는 언제 만료되는지 기억하는 일은 어려울 수 있습니다. 라이센스 갱신일부터 유지관리 일정까지 모든 일정에 대한 알림을 설정하여 규정을 준수하고 최신 상태와 보안을 유지하십시오.

라이센스 관리의 가치 전달

필요한 모든 당사자가 SaaS 라이센스 관리의 중요성과 이러한 라이센스를 신중하게 추적하고 관찰해야 하는 이유를 인식해야 합니다. 프로세스 자체를 설명하는 것만으로는 충분하지 않습니다. IT 팀은 프로세스와 절차를 수립하여 SaaS 애플리케이션 관리를 이끌며, 필요한 당사자에게 이를 설명하고, 모든 요소가 규정을 준수하도록 해야 합니다.

미사용 라이센스 또는 방치된 구독

SaaS 애플리케이션과 취소된 사실을 모른 채 계속해서 애플리케이션에 대한 요금을 지불하는 결제 부서 간 커뮤니케이션의 부족으로 인해 발생할 수 있는 문제입니다. 팀 책임자가 애플리케이션 무료 체험판을 구독하며 신용 카드 정보를 입력한 다음 체험판에 대해 잊어버리는 경우도 있습니다.

사용량이 부족한 라이센스

앱을 구독하는 팀이 앱이 전체적인 기능을 사용하지 않는 경우입니다. 이러한 경우 구독을 다운그레이드하거나 일부 팀원이 애플리케이션을 사용하지 않는 경우 사용자 역할을 제한할 수 있습니다. 경제적인 측면 또는 기능적인 측면에서 더 적합한 다른 애플리케이션이 있을 수도 있습니다.

중복 앱

팀에서 기능이 중복되는 여러 애플리케이션을 사용하는 경우입니다. IT 팀은 각 팀에서 사용하는 무료 및 유료 SaaS 애플리케이션을 주기적으로 평가하고, 중복성을 제거하며, 각 팀에 필요한 목적을 수행하는 애플리케이션을 선택해야 합니다.

기업들은 SaaS 애플리케이션에 10만 달러 이상을 지출합니다. 실제로 기업들은 직원용 노트북 컴퓨터보다 많은 비용을 SaaS 애플리케이션에 지출하고 있습니다.

IT 관리자

SaaS 애플리케이션에 대한 관리 권한을 가진 사용자. 사용자를 추가, 삭제하거나 조직 전체에 걸쳐 권한을 변경합니다.

계약 소유자

기본 구매자 또는 SaaS 애플리케이션을 선택하는 의사 결정권자, 보통 팀 책임자인 경우가 많습니다.

결제 담당자

SaaS 애플리케이션에 대한 계약서를 보유하고 있는 사람

사용자

애플리케이션을 사용하는 팀원. 각 사용자의 액세스 수준은 보통 IT 관리자가 정의합니다. 일반적으로 온보딩 시나 직원 상태가 변경되는 경우 부여됩니다.

소프트웨어/자산 관리자

소프트웨어 자산의 관리, 배포, 유지관리, 사용량을 감독합니다.

클라우드 운영

클라우드에서 SaaS 애플리케이션의 배포, 사용, 종결을 모니터링합니다.

온보딩

직원들이 조직에 합류할 때 효과적인 온보딩이 이루어져야 합니다. 온보딩 프로세스는 그때그때 임시로 바뀔 수 있어 관리가 어려울 수 있습니다. 1일 차에 액세스 권한을 부여하여 직원 생산성을 지원하고 불필요한 다운타임을 방지해야 합니다.

역할 변경

직원은 언제나 조직을 통해 성장할 수 있으며, 부서나 역할이 변경될 수 있습니다. 직원마다 필요한 액세스와 책임이 다르므로 특정한 액세스 권한을 부여받아야 합니다. 직원에게 더 이상 관리자 권한이 필요하지 않은 경우에는 권한을 취소해야 합니다.

오프보딩

직원이 조직을 떠나거나 해고되는 경우에는 즉시 SaaS 라이센스에 대한 모든 액세스 권한을 비활성화해야 합니다. SaaS 라이센스에 대한 액세스 권한을 통해 누군가가 중요한 기업 데이터에 접근할 수 있으므로 즉시 모든 액세스 권한을 취소해야 합니다.

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