계약 수명주기 관리(CLM)는 계약의 시작부터 갱신 또는 만료에 이르기까지 모든 측면을 감독하는 자동화되고 체계적인 프로세스입니다. 효율적인 추적, 관리 및 규정 준수를 보장하여 위험을 완화하고 중요한 계약의 성과를 향상합니다.
업계나 고객에 관계없이 비즈니스에 관한 모든 것을 벗겨내고 나면 결국 남는 것은 사람 간의 상호 작용입니다. 이러한 상호 작용은 여러 단계를 다루고 상호 의무를 설명하느라 복잡한 경우가 많습니다. 이러한 계약을 공식화하고 각 당사자가 받을 수 있는(그리고 할 것으로 예상되는) 것을 명확하게 지정하는 데 도움이 되는 법적 구속력이 있는 계약은 조직 운영을 위한 프레임워크를 수립하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 물론 기업이 갈수록 복잡해지는 법무 및 규제 환경을 헤쳐나가면서 계약을 효과적으로 관리하고 유지하는 일은 점점 더 어려워지고 있습니다.
CLM(계약 수명주기 관리)은 이러한 프로세스를 간소화하기 위해 존재하며, 구상과 협상에서 실행, 지속적인 준수, 최종 갱신 또는 체결에 이르는 전체 수명주기에 걸쳐 필수 계약을 안내합니다.
계약 수명주기 관리의 중요성을 이해하려면 계약의 개발, 실행 및 후속 조치 방식을 정의하는 프로세스를 자세히 살펴볼 필요가 있습니다. 다음의 각 단계는 구상부터 결론까지 계약 여정의 중요한 단계를 나타냅니다.
프로세스는 다른 당사자와의 트랜잭션에 대한 비즈니스 요구에서 시작됩니다. 이는 상품이나 서비스의 구매, 판매 성사, 파트너십 공식화, 기타 거래 등이 될 수 있습니다. 조직의 직원이라면 누구나 요청을 제출할 수 있습니다. 요청은 새 계약에 관한 것일 수도 있고, 외부 공급업체 계약 검토일 수도 있습니다. 새 계약의 경우 요청에는 계약의 목적, 당사자 유형(고객, 파트너, 벤더), 당사자 이름 및 특정 계약 유형에 필요한 기타 정보가 포함됩니다. 외부 공급업체 계약 검토 요청에는 MSA(마스터 서비스 계약)와 같은 계약과 NDA(비밀 유지 계약), SOW(작업기술서) 등과 같은 모든 지원 문서가 포함됩니다.
이 프로세스에서는 계약의 기본 약관, 조건 및 의무를 자세히 설명합니다. 이 단계에서는 명확하고 분명한 합의의 토대를 마련하여 모든 관련 당사자의 기대치를 설정합니다. 계약은 정의상 하나 이상의 당사자를 포함합니다. 협상을 통해 양측의 의사 결정권자는 계약 조건을 구체화하여 상호 합의와 만족을 이끌어낼 수 있습니다. 효과적인 협상은 상충하는 이해관계를 한데 모으고 완화하여 서로에게 이익이 되는 해결책을 제시하는 것입니다. 법무 직원 및 관련 이해 관계자의 검토를 거치면 계약의 잠재적 위험을 식별하고 해결하는 데 도움이 됩니다. 중견 기업 및 대기업의 경우 여러 부서에 특정 섹션을 검토하도록 요청할 수 있습니다. 이렇게 하면 계약이 법적 요구 사항과 조직 정책에 부합하게 되며, 계약을 진행하기 전에 포괄적인 평가를 제공할 수 있습니다.
계약은 공식적인 서명과 활성화를 통해 실현됩니다. 이 단계에는 모든 관련 당사자의 서명 획득, 약정 서명, 계약 의무 개시가 포함됩니다. 전자 서명 기술이 가장 많이 사용되지만 경우에 따라 자필 서명이 필요할 수도 있습니다.
서명된 계약은 언제든지 참조할 수 있도록 사용 가능하고 검색 가능한 상태로 유지되어야 합니다. 중앙 집중식 리포지토리는 준수 모니터링과 문의 또는 분쟁에 빠르게 응답할 수 있도록 접근성을 보장합니다. 이는 온 프레미스 방식이거나 외부 공급업체 클라우드 스토리지 시스템을 사용하는 방식일 수 있습니다.
계약은 일단 보관되면 중지되지 않습니다. 조직은 지속적인 의무를 관리하고, 주요 마일스톤 및 만료 날짜를 추적해야 합니다. 의무를 준수하기 위해 워크플로우를 사용할 수도 있습니다.
조직은 분석을 통해 계약 효과와 기타 개선 영역에 대한 인사이트를 도출하여, 데이터 기반 의사 결정의 토대를 마련할 수 있습니다. 계약의 수명 동안 규정 준수, 성과 및 위험을 모니터링하면 계약 관계를 더 세밀하게 관리하고 최적화할 수 있습니다.
위에서 설명한 단계마다 한 번의 실수나 간과된 책임으로 인해 비즈니스 상호작용을 정의하는 계약이 빠르게 통제 불능 상태가 되어 혼란을 초래할 수 있는 잠재적 위험 영역이 존재합니다. 잘 정의된 CLM 프레임워크는 이러한 전체 프로세스를 간소화하여 다음과 같은 다양한 이점을 제공합니다.
투명성은 유익한 비즈니스 관계의 토양과 같은 역할을 합니다. CLM을 통해 이해 관계자는 계약 데이터에 빠르게 접근하여 이를 이해하고 조치를 취할 수 있으므로 명확하고 직접적인 커뮤니케이션이 촉진됩니다. 이러한 투명성은 성과 추적 및 보고까지 확장되며, 관련된 모든 당사자가 충분한 정보를 얻고 협력하여 업무 관계에 도움이 되는 환경을 조성할 수 있도록 합니다.
CLM은 다른 당사자와의 상호 작용과 관련된 위험을 모니터링하고 관리할 수 있도록 향상된 기능을 제공합니다. CLM은 데이터에 대한 빠른 액세스를 제공하고 정기적인 감사를 지원함으로써 잠재적으로 비용이 많이 드는 오류를 방지하는 동시에 준수 정책 및 규정 규칙을 준수합니다.
오늘날의 비즈니스에 효율성이 돈과 같은 존재라면 CLM은 돈을 찍어내는 기계와도 같습니다. CLM 시스템 내에는 워크플로우와 관리 통제가 구축되어 있어 문제를 신속하게 식별하고 해결하며, 프로세스를 가속화하고 각 계약의 시간과 가치를 최적화합니다. 결과적으로 비즈니스 환경의 민첩성과 생산성이 향상됩니다.
간소화된 계약 관리 프로세스는 수익 손실 위험 완화 이상의 역할을 합니다. 위에서 언급한 효율성 향상을 통해 비용 절감에도 기여하는 것입니다. 투명성, 데이터 기반 의사 결정, 최적화된 계약 수명주기 값을 통해 CLM은 전반적인 수익을 높이고 조직의 재정적 성공을 보장하는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다.
이전 섹션에서 설명한 이점 외에도 계약 수명주기 관리는 다음을 제공하여 조직을 추가로 지원합니다.
더 빠른 계약 수명주기
CLM은 생성부터 실행, 그 이후까지 전체 계약 프로세스를 가속화합니다. 자동화된 워크플로우와 간소화된 프로세스는 계약의 시작부터 완료까지 걸리는 시간을 크게 줄여줍니다.
더 간편한 계약 작성
표준화된 템플릿, 명확한 표현, 공동 작업 도구는 대부분의 CLM 솔루션의 핵심입니다. 이를 통해 계약 작성 프로세스를 간소화하면서 모든 것을 일관되고 정확하게 유지할 수 있는 기회가 마련됩니다.
명확한 계약 협상
공동 작업 CLM 도구를 통해 모든 이해 관계자가 실시간 토론에 참여하고, 변경 사항을 추적하며, 신속하게 합의에 도달하여 보다 명확하고 만족스러운 계약 조건을 얻을 수 있습니다.
간단한 서명 프로세스
통합 전자 서명 기능은 계약 실행 속도를 높이는 동시에 추적하기 어려운 서류 작업의 필요성을 줄여줍니다.
간편한 의무 관리
CLM은 계약상의 의무가 명확하게 정의되고, 면밀히 추적되며, 철저하게 관리되도록 보장합니다. 자동화된 경보와 미리 알림을 통해 조직은 약속을 준수하여 간과 및 미준수로 인한 위험을 줄일 수 있습니다.
상세 분석
방대한 양의 정보를 처리할 수 있는 CLM 솔루션은 세부 데이터 분석을 통해 주요 메트릭, 위험 및 기회에 대한 인사이트를 제공합니다. 이러한 데이터 기반 접근 방식 덕분에 정보에 입각한 의사 결정과 지속적인 개선이 가능합니다.
최적의 변경 관리
CLM은 계약 변경 사항을 원활하게 수용합니다. 개정, 갱신, 수정 등 변경 사항의 유형과 관계없이 이 시스템은 변경 사항이 정확하게 문서화되고, 전달되고, 실행되도록 보장합니다.
모바일 접근성
계약은 시간에 매우 민감할 수 있으며, 검토자나 서명자가 데스크톱 컴퓨터에서 살펴볼 때까지 기다리지 못할 수도 있습니다. 모바일 접근성이 확보되면 이해 관계자는 어디서나 계약에 액세스하고 이를 관리할 수 있습니다. 이는 특히 원격 공동 작업이 점점 더 중요해지고 있는 역동적인 비즈니스 환경에서 유연성을 높여줍니다.
개선된 워크플로우 공동 작업
마지막으로 CLM은 계약 수명주기에 관여하는 팀 구성원 간의 공동 작업을 개선합니다. 중앙 집중식 액세스, 실시간 업데이트 및 공동 작업 기능은 응집력 있는 워크플로우를 촉진하여 효율성을 높이고 커뮤니케이션 격차를 줄입니다.
CLM과 관련된 이점을 간과해서는 안 됩니다. 하지만 계약 수명주기 관리에는 조직이 이러한 이점을 최대한 누리기 위해 먼저 극복해야 할 몇 가지 과제가 있습니다. CLM 전략의 효과를 극대화하려는 조직은 이러한 장애물을 파악해서 해결해야 합니다.
계약서에는 복잡한 법률 표현이 포함되어 있어 내용이 모호해지거나 잠재적인 오해가 발생할 수 있습니다. 명확하고 간결한 표현으로 계약 템플릿을 표준화하면 이 문제를 해결할 수 있습니다. 명확성을 확보하고 업계 표준에 맞게 계약을 조정할 수 있도록 법률 전문가를 참여시킵니다. 이해 관계자 간의 이해를 높이기 위한 교육 프로그램을 마련합니다.
표준화된 프로세스가 없으면 조직은 계약 수명주기에서 지연, 오류, 비효율성을 경험할 가능성이 높습니다. 이에 대한 해답은 일관된 CLM 워크플로우를 구현하는 것입니다. 역할과 책임을 명확하게 정의하고 승인 계층 구조를 정합니다. 단순하고 반복적인 작업을 자동화합니다. 지속적인 개선을 위해 프로세스를 정기적으로 검토하고 최적화합니다.
하나의 계약은 쉽게 추적할 수 있지만, 그 수가 증가하면 CLM의 복잡성도 높아집니다. 많은 양의 계약을 관리하면 혼란과 접근성 문제가 발생할 수 있습니다. 중앙 집중식 계약 리포지토리 및 문서 관리 시스템은 스토리지 및 조직과 관련된 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 이러한 도구를 사용하여 상세한 분류 및 태그 지정 시스템을 구현하면 계약을 쉽게 검색할 수 있습니다. 오래된 계약은 정기적으로 감사하고 보관하여 시스템을 정리하세요.
계약의 상태와 성과를 직접 추적하면 시간이 오래 걸리고 오류도 발생하기 쉽습니다. 이는 비교적 간단하게 해결할 수 있는 문제입니다. 추적 및 보고 기능을 갖춘 CLM 시스템을 구현하고 핵심성과지표를 활용하여 계약 마일스톤, 기한 및 규정 준수를 모니터링하면 됩니다. 더 나아가려면 자동화를 활용해 실시간 업데이트를 제공해 보세요.
계약에 관여하는 모든 사람이 계약의 진행에 관해 동일한 생각을 가지고 있는 것은 아니므로, 이해 관계자 간의 조율이 없으면 우선순위의 충돌이 발생할 수 있습니다. 의사 결정권자 간의 공동 작업 환경을 조성하고 공통의 목표를 수립하려면 명확한 커뮤니케이션 채널을 만들고 목표와 기대치를 조율할 목적으로 정기적인 회의를 진행하세요. 모든 관련 당사자가 처음부터 계약 생성 및 승인 프로세스에 관여해야 합니다.
언제나 그렇듯이 투명성이 기본입니다. 관련 데이터, 목표 및 계약에 대한 명확한 가시성이 없으면 이해 관계자가 특정한 세부 사항을 잘못 이해하거나 서로 어긋나는 목적을 추구할 수 있습니다. 접근성 보고 메커니즘을 통해 투명성을 높일 수 있으며, CLM 도구는 모든 사람이 계약의 현재 상태와 진행 상황을 알 수 있도록 감사 추적을 생성하고 문서 변경 사항을 추적합니다.
효과적인 계약 수명주기 관리는 계획, 구현, 활용이라는 세 가지 주요 영역과 관련하여 검증된 베스트 프랙티스를 기반으로 구축됩니다.
먼저 기존 계약 프로세스를 이해합니다. 원하는 미래 상태를 시각화하여 개선이 필요한 영역과 효율성을 높일 수 있는 영역을 파악합니다.
CLM 구현을 위한 성공 메트릭을 명확하게 정의하여 조직의 목표와 일치시킵니다. 이는 CLM 전략의 효과를 측정하기 위한 로드맵을 제공합니다.
점진적으로 CLM 구현에 익숙해집니다. 파일럿 프로젝트로 시작하면 반복적인 개선이 가능하고 지속적인 운영의 중단을 최소화할 수 있습니다.
CLM 이니셔티브에 대한 경영진의 지원 및 동의를 확보합니다. 경영진급의 노력이 있으면 조직적 조정이 원활하게 이루어지고 CLM 구현의 성공에 우선순위가 부여됩니다.
CLM에 맞는 건전한 거버넌스 구조를 구현합니다. 원활한 구현과 지속적인 관리를 위해 역할, 책임, 의사 결정 프로세스를 정의합니다.
CLM에 관여하는 팀 구성원에게 포괄적인 교육을 제공합니다. 역량과 지식을 갖춘 팀은 CLM 도구와 프로세스를 성공적으로 채택하는 데 기여합니다.
마이그레이션의 중요도와 긴급도에 따라 계약의 우선순위를 지정합니다. 단계적 접근 방식을 통해 체계적인 마이그레이션을 수행하면 중단을 최소화하고 데이터 무결성을 보장할 수 있습니다.
전체 배포 전에 CLM 시스템을 엄격하게 테스트합니다. 조직의 요구 사항을 충족하면서 시스템이 원활하게 작동하도록 모든 문제를 파악해서 해결합니다.
계약 추적 및 관리를 위해 중앙 집중식 클라우드 기반 리포지토리를 선택합니다. 이를 통해 접근성과 공동 작업이 개선되고 실시간 업데이트가 보장됩니다.
승인 프로세스가 간소화되도록 전자 서명을 통합합니다. 이렇게 하면 계약 실행이 빨라지고 지연이 감소하며 전반적인 효율성이 높아질 수 있습니다.
주요 계약 마일스톤 및 의무에 대한 자동 알림을 구현합니다. 이를 통해 적시에 조치를 취하고 간과할 위험을 최소화할 수 있습니다.
정기적인 감사를 수행하여 계약 성과를 평가하고 준수를 검토합니다. 이러한 사전 예방적 접근 방식을 통해 위험이 완화되고 계약상 의무를 준수할 수 있습니다.
1회 사용자 인증(SSO), 데이터 암호화 및 권한 기능을 활용하여 보안에 우선순위를 지정합니다. 민감한 계약 정보를 보호하고 승인된 직원으로 액세스를 제한합니다.
계약과 관련된 재무 데이터를 지속적으로 모니터링합니다. 이러한 관행은 재무 계획, 위험 완화 및 최적화 기회의 파악을 용이하게 합니다.
계약 추세를 정기적으로 평가하여 패턴, 기회 및 잠재적인 개선 영역을 파악합니다. 데이터 기반 인사이트 덕분에 정보에 입각한 의사 결정과 지속적인 개선이 가능합니다.
계약 수명주기 관리라는 용어는 계약 수명주기를 관리하는 전반적인 프로세스를 의미합니다. 일반적으로 조직에서 이러한 프로세스를 최적화하는 데 사용하는 도구는 계약 수명주기 관리 소프트웨어 솔루션의 형태를 취합니다. CLM 소프트웨어는 조직 내 전체 계약 워크플로우를 최적화하고 자동화하도록 설계되었습니다. 계약 생성의 초기 단계부터 지속적인 추적 및 보고에 이르는 광범위한 기능을 포괄하며 계약 관리에 대한 통합된 접근 방식을 제공합니다.
CLM 소프트웨어는 계약 수명주기의 모든 단계에 적합한 기능을 제공하기 때문에 계약 협상 또는 미리 알림 소프트웨어와 같은 포인트 솔루션과는 차별화됩니다. CLM 플랫폼은 따로 떼어낸 한 가지 측면에 초점을 맞추기보다는 팀이 계약의 시작부터 끝까지 효율적으로 감독할 수 있도록 통합된 작업 공간을 제공합니다. 이러한 총체적인 접근 방식은 원활하고 통합된 관리 프로세스를 보장하므로 조직 전반의 공동 작업과 효율성이 개선됩니다.
모든 CLM 소프트웨어 솔루션이 동일한 것은 아니지만 가장 효과적인 옵션에는 공통된 기능이 많습니다. 그 중에서도 가장 일반적인 기능은 다음과 같습니다.
효과적인 계약 관리의 핵심은 주요 마일스톤에 대한 경보와 알림을 수신하는 기능입니다. 여기에는 에스컬레이션 지점, 갱신 날짜 및 만료 날짜에 대한 알림이 포함될 수 있습니다. 선제적 경보는 적시에 조치를 취하여 기한을 놓칠 위험을 줄이고 수명주기 전반에 걸쳐 효과적인 계약 감독을 용이하게 합니다.
검색이 인덱싱되어 있으면 사용자가 계약 내에서 특정 용어를 신속하게 찾을 수 있습니다. 이 기능이 있으면 일일이 찾을 필요가 없고 중요한 정보에 빠르게 접근할 수 있으므로 효율성이 높아집니다. 이는 시기적절한 의사 결정을 위해 특정 세부 정보를 신속하게 찾아봐야 하는 대규모 계약 포트폴리오에 특히 유용합니다.
CLM 소프트웨어의 계약 초안 작성 기능은 사전 승인된 조항 라이브러리, 디지털 서명 및 산업별 템플릿을 활용합니다. 이렇게 하면 초안 작성 프로세스가 빨라질 뿐 아니라 일관성과 업계 표준 준수를 보장할 수 있습니다. 디지털 서명을 사용하면 계약 실행이 더욱 빨라져 수동 프로세스와 서류 작업에 대한 의존도가 줄어듭니다.
CLM 소프트웨어의 근간을 이루는 기능이 바로 문서 관리입니다. 이를 위해서는 현재 활성 계약, 템플릿 및 전체 계약 기록을 보관하는 중앙 리포지토리를 유지 관리해야 합니다. 이 중앙 집중식 스토리지를 사용하면 접근이 쉽고 버전 관리가 용이해지므로 오류의 위험이 최소화되고 조직의 계약 환경을 포괄적으로 파악할 수 있습니다.
규정 준수 기능은 버전 관리와 감사 추적을 포함하므로 계약의 모든 변경 사항에 대한 투명성과 추적성이 확보됩니다. 이는 내부 거버넌스를 지원하면서 규제 및 법적 요구 사항 준수를 추적하는 데도 도움이 됩니다.
CLM 소프트웨어의 보고 기능은 기본적인 분석을 능가합니다. 공급자 성과 및 계약 상태에 대한 사용자 지정 보고서를 생성할 수 있습니다. 시각적 대시보드에서는 중요한 메트릭을 포괄적으로 확인할 수 있어, 이해 관계자는 실행 가능한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 이러한 보고서는 전략적 의사 결정, 성과 평가, 계약 관리 관행의 지속적인 개선에 도움이 됩니다.
계약의 형태는 다양할 수 있습니다. 계약 수명주기 관리의 확실한 특징 중 하나는 바로 구매 측과 판매 측 CLM 사이의 차이입니다.
구매 측 CLM에는 공급자로부터 상품 및 서비스를 구매하기 위한 계약의 초안 작성이 포함됩니다. 또한 최적의 가격을 협상하고, 관리 지출을 최적화하며, 구매 기한을 맞추기 위해 효율성을 개선하는 데 중점을 둡니다.
판매 측 CLM은 구매자에게 상품 및 서비스를 판매하고 배송하는 계약과 관련이 있습니다. 판매 측 계약의 경우 판매 소요 시간이 중요한 메트릭이므로, 최신 CLM 솔루션에서는 프로세스를 간소화하여 거래가 지연되거나 손실될 가능성을 방지합니다. 기존 계약의 가격 정보는 효과적인 가격 책정 전략을 수립하는 데 도움이 됩니다.
적절한 CLM 소프트웨어를 선택하는 것은 신중한 검토가 필요한 전략적 결정입니다. 이와 같이 중요한 결정을 내릴 때는 다음과 같은 핵심 요소를 염두에 두어야 합니다.
계약 수명주기 중에서 비즈니스에 가장 큰 과제를 안겨주는 단계를 평가합니다. 각각의 CLM 플랫폼이 이러한 특정 단계에서 가치를 제공하는 방식을 평가하고 누락된 핵심 기능을 파악합니다. 효율성을 극대화하려면 고유한 워크플로우 문제를 해결할 수 있도록 소프트웨어를 맞춤화해야 합니다.
계약의 복잡성을 고려하세요. 일관성이 요구되는 표준 계약인지, 아니면 치열한 협상을 거쳐 복잡한 조항이 포함된 계약인지를 판단합니다. 원활하게 관리되고 구체적인 요구사항을 준수할 수 있도록 계약의 복잡성에 맞는 CLM 시스템을 선택합니다.
CLM 도구에 할당된 예산을 파악하고 발생할 수 있는 온보딩 수수료와 초기 비용을 고려합니다. 사용자 기반 가격 책정이 팀의 예산에 부합하는지, 추가 도구가 필요한지 평가합니다. 지속 가능한 투자를 위해서는 기능과 경제성 간의 균형을 유지하는 것이 매우 중요합니다.
CLM 소프트웨어와 통합할 비즈니스 플랫폼을 파악합니다. 사용할 가능성이 있는 도구에서 통합이 가능한지 확인하고 효율성과 경제성을 평가합니다. 다른 비즈니스 시스템과 원활하게 통합되면 전반적인 생산성과 공동 작업이 개선됩니다.
CLM 도구에서 가치를 창출하는 일이 얼마나 시급한지를 판단합니다. 팀에 광범위한 구현에 필요한 시간과 자원이 있는지, 아니면 더 빠르고 바로 사용 가능한 솔루션을 선호하는지를 평가합니다. 구현 기간을 비즈니스 요구 사항에 맞게 조정하면 도입 프로세스가 원활하게 진행될 수 있습니다.
비즈니스는 관계를 기반으로 구축되며 이러한 관계는 계약에 의해 정의됩니다. IT 관리 솔루션의 선도적인 제공업체인 ServiceNow가 계약 수명주기 관리에 대한 접근 방식을 최적화할 수 있도록 도와드리겠습니다.
ServiceNow 계약 관리 프로(CM Pro)는 계약 수명주기 관리(CLM) 도구를 고려하는 고객에게 적합한 민첩하고 비용 효율적인 워크플로우 기반 솔루션입니다. ServiceNow 고객과의 긴밀한 공동 작업을 통해 구축된 CM 프로는 기존 CLM에서 가장 중요한 기능을 제공하면서도 구현하고 구성해서 사용하기가 쉽습니다. 법무, 구매, 영업 및 IT 팀은 CM 프로를 사용하여 효율성을 높이고 위험을 줄일 수 있습니다. 주요 기능으로는 셀프 서비스, 템플릿, 리포지토리, 감사 추적, 엔터프라이즈급 워크플로우 기능을 통한 의무 관리 등이 있습니다. CM 프로는 ServiceNow Sourcing and Procurement Operations와 통합되어 바로 사용할 수 있으므로 구매 팀은 솔루션의 강력한 기능을 활용하여 구매 프로세스를 더욱 간소화할 수 있습니다.
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