eDiscovery는 조사나 소송의 증거와 같은 법적 목적으로 전자적으로 저장된 정보(ESI)를 식별, 수집, 생성하는 프로세스입니다. ESI에는 이메일, 문서, 소셜 미디어 게시물, 디지털 데이터가 포함될 수 있습니다.
디지털 정보는 기본적으로 사회의 모든 측면에서 필수적인 부분이 되었으며, 여기에는 소송 및 법의학 분야가 포함됩니다. 디지털 통신이 점점 더 많은 기존의 아날로그 채널을 대체하고, 전자 장치가 산업과 라이프스타일 전반에서 보편화됨에 따라 ESI의 양이 엄청난 속도로 증가하고 있습니다. 이는 법률 전문가와 범죄 수사관에게 확실한 기회를 제공합니다. 디지털 정보 형태의 증거는 법률 사건과 관련 사건에 대한 인사이트를 제공합니다. 또한 사용 가능한 ESI의 양이 많아졌기 때문에 기존 검색 방법만으로는 더 이상 충분하지 않습니다.
이러한 요구를 해결하기 위해 조직과 법률 전문가는 eDiscovery로 눈을 돌리고 있습니다.
점점 더 디지털화되는 세상을 위한 새로운 검색 방법인 eDiscovery는 디지털 증거 관리 문제에 대한 포괄적인 솔루션입니다. 승인된 법적 요청 및 내부 조사에 대응하여 ESI를 식별, 수집, 생성할 수 있는 eDiscovery는 모든 범위의 디지털 데이터 유형을 포괄합니다. 엔터프라이즈 IoT에는 다음이 포함됩니다.
- 이메일
- 문서
- 프레젠테이션
- 데이터베이스
- 음성 메일
- 오디오 및 비디오 파일
- 소셜 미디어
- 웹 사이트
종이 문서는 이전만큼 흔하지 않습니다. 이제 대부분의 비즈니스 커뮤니케이션과 기록이 전자 방식으로 저장됨에 따라 종이 없는 파일링으로 완전히 전환하기 위한 새로운 디지털 접근 방식이 필요합니다. eDiscovery를 통해 조직은 전자 증거 및 기타 디지털 정보를 효율적으로 찾고 검색할 수 있으며, 이는 증거가 여러 복잡한 서버에 분산되어 있는 경우에도 마찬가지입니다. eDiscovery는 법적 분쟁 및 조사 관련 문제를 해결하는 데 필수적입니다.
eDiscovery는 검색 프로세스를 간소화합니다. 자원 집약적이고 시간이 오래 걸리는 기존의 서류 기반 방법과 달리 eDiscovery는 기술을 활용하여 ESI를 신속하게 검색, 수집, 구성합니다. 이러한 효율성 덕분에 시간이 절약되고 광범위한 문서를 수작업으로 검토하고 검색하는 데 수반되는 비용이 크게 절감됩니다.
결국 eDiscovery의 중요성은 기업의 시간과 비용을 모두 절약할 수 있다는 데 있습니다. 정확한 디지털 증거에 빠르게 액세스할 수 있으므로 조직은 법적 문제에 보다 효과적으로 대처하고, 위험을 완화하며, 자원을 할당할 수 있습니다. 전자 데이터의 양이 계속 증가함에 따라 오늘날의 법무 부문에서 경쟁력을 유지하고 규정을 준수하려는 기업에 eDiscovery의 도입은 필수 요소가 되었습니다.
eDiscovery를 통해 조직은 많은 시간과 노력을 절약할 수 있지만, 여전히 특정 작업 순서를 철저히 준수해야 하는 세밀한 프로세스입니다. 구체적인 절차는 eDiscovery 법률 회사마다 다를 수 있지만, 일반적으로 9단계에 걸쳐 ESI의 수집, 보존, 제시를 간소화합니다. 이러한 단계는 eDiscovery 프로세스를 종합적으로 구성하여 조직이 전자적으로 저장된 정보를 효율적으로 관리 및 제시하고, 법적 요구 사항을 준수하며, 분쟁을 해결하도록 돕습니다.
eDiscovery 프로세스는 데이터 수집 및 보존을 위한 절차, 제어, 정책의 수립을 포괄하는 정보 거버넌스로 시작됩니다. 정보 거버넌스 참조 모델(IGRM)은 가이드 프레임워크 역할을 하여 eDiscovery 기관이 지속적으로 확립된 베스트 프랙티스를 따르도록 보장합니다.
이 단계에서 이해 관계자는 보존해야 하는 데이터를 식별하는 데 집중합니다. 이를 위해서는 인터뷰, 케이스 사실 조사, 디지털 환경 분석을 거쳐야 합니다. 현재 진행 중인 소송과 관련된 정보가 무엇인지 판단하는 것이 중요합니다.
일단 식별된 데이터는 보존되며, 데이터 소유자는 해당 데이터를 삭제하지 않도록 공식적인 지시를 받습니다. 보존을 통해 잠재적으로 중요한 정보를 변경되지 않은 상태로 계속 사용할 수 있게 됩니다.
데이터 수집을 위한 다양한 기술이 존재하지만 선택한 방법은 정의된 법적 절차를 준수해야 합니다. 수집 팀은 파일 생성 날짜, 크기, 각 파일과 관련된 감사 로그 등 중요한 메타데이터를 수정하지 않고 디지털 자산을 수집합니다.
일반적으로 수집된 원시 데이터는 제대로 구성되어 있지 않기 때문에 법정 제출용으로 적합하지 않습니다. 처리 단계에는 데이터를 구성하고 관련 정보를 추출하는 작업이 포함됩니다. 자동화 도구는 관련 없는 정보에서 관련 있는 데이터를 추출하는 데 도움이 될 수 있습니다.
문서 및 디지털 자산은 수작업으로 또는 인공 지능의 도움을 받아 검토할 수 있습니다. 이 단계에서는 진행 중인 소송과 관련이 없는 불필요한 데이터에서 관련 있는 정보가 분리됩니다. 또한 변호사의 비밀유지의무가 적용되는 문서도 식별합니다.
이 단계에서는 디지털 자산이 법정 제출용으로 더욱 체계화됩니다. 검토자는 소송에 중요한 패턴과 주요 정보를 식별하고 재판 또는 증언 녹취 중에 사용할 법정 제출용 레이아웃을 설계합니다.
법적 절차에 대비하려면 디지털 자산을 법원에 제출할 수 있는 물리적 문서로 변환해야 합니다. 변호사는 법정 제출을 위한 핵심 데이터를 선택하고 준비합니다.
마지막으로 소송의 증거는 변호사, 판사, 배심원, 중재자, 증언 녹취 참가자 등 다양한 당사자에게 제시해야 합니다. 이 단계에서는 데이터를 명확하고 이해하기 쉬운 방식으로 구성하므로 대상 사용자가 쉽게 이해하고 탐색할 수 있습니다.
위에서 설명한 대로 eDiscovery는 특정 과제에 직면할 가능성이 있습니다. 이러한 과제에 효과적으로 대처하는 것은 위험과 중단을 최소화하면서 이점을 활용하려는 모든 기업에 매우 중요합니다. eDiscovery와 관련된 주요 장애물과 이를 완화하기 위한 제안 사항은 다음과 같습니다.
전자적으로 저장된 정보(ESI)의 엄청난 양은 eDiscovery를 압도하고 복잡성을 가중할 수 있습니다.
솔루션: 고급 데이터 분석 및 머신 러닝 도구를 사용하여 조직은 대규모 데이터에서 관련성 높은 데이터를 신속하게 식별할 수 있습니다. 데이터 중복 제거 및 데이터 선별과 같은 데이터 축소 전략을 구현하는 것도 볼륨을 효과적으로 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.
eDiscovery는 기존의 종이 기반 검색 방법에 비해 더 빠르고 간소화된 접근 방식을 제공하지만, 여러 단계와 광범위한 데이터 검토가 포함된 eDiscovery 프로세스는 여전히 시간이 많이 드는 프로세스이므로 법적 절차가 지연될 수 있습니다.
솔루션: 기업은 효율적인 데이터 처리 및 검토 기능에 높은 평가를 받은 eDiscovery 소프트웨어 및 기술에 투자해야 합니다. 적절한 교육을 받은 직원은 명확한 eDiscovery 프로토콜과 워크플로우를 개발할 수 있을 뿐만 아니라 프로세스를 가속화하는 데도 도움을 줄 수 있습니다.
효과적인 eDiscovery를 위해서는 법무 팀과 IT 팀 간의 공동 작업이 필요한데, 두 팀은 서로 다른 우선순위와 전문 지식을 가지고 있는 경우가 많습니다.
솔루션: 이러한 팀 간의 명확한 커뮤니케이션 라인과 공동 작업 프로토콜을 수립합니다. 통합된 접근 방식을 구현하기 위해 법무 팀과 IT 팀의 담당자로 구성된 eDiscovery 팀을 조직합니다. 두 팀을 대상으로 eDiscovery 베스트 프랙티스를 교육하여 지식 격차를 해소할 수 있습니다.
eDiscovery 비용은 특히 데이터 볼륨이 방대한 복잡한 케이스의 경우 빠르게 증가할 수 있습니다.
솔루션: 데이터 수집 및 처리 과정을 신중하게 관리하여 비용 관리 전략을 구현합니다. 필요한 경우 특정 eDiscovery 작업을 외부 공급업체(비용 효율적인 제공자가 있는 경우)에 아웃소싱하는 것을 고려하세요. eDiscovery 소프트웨어 및 서비스 제공자의 가격 모델을 평가하여 조직의 예산에 부합하는지 확인합니다.
eDiscovery 중에 중요한 데이터를 처리하려면 데이터 개인정보 보호 및 보안을 유지하기 위해 극도로 주의해야 합니다.
솔루션: 광범위한 데이터 암호화 및 액세스 통제를 사용하여 eDiscovery 프로세스 전반에 걸쳐 중요한 정보를 보호합니다. GDPR(General Data Protection Regulation) 또는 HIPAA(Health Insurance Portability and Accountability)와 같은 데이터 보호 규정을 준수하도록 데이터 취급 관행을 정기적으로 감사 및 모니터링합니다.
eDiscovery는 법적 사안에 연관되거나 연관될 수 있는 모든 조직의 중요한 관심사입니다. 기가바이트 규모의 데이터를 선별할 수 이는 도구를 갖추면 특정 ESI를 신속하게 찾아야 할 때 신뢰할 수 있는 안전망을 갖게 됩니다. 따라서 eDiscovery의 잠재력은 법무 부문을 넘어 확장됩니다. eDiscovery의 이점을 누릴 수 있는 전문가 유형에는 다음이 포함됩니다.
변호사는 eDiscovery 솔루션의 주요 사용자로서, 법적 절차에서 전자 증거를 수집, 검토, 법정 제출하는 데 사용합니다. 이러한 도구는 법률 전문가가 사건에 중요한 관련 전자 문서, 이메일 및 기타 디지털 정보를 효율적으로 식별하고 구성하는 데 도움이 됩니다. eDiscovery는 검색 프로세스를 간소화하여 시간과 비용을 줄여줍니다.
개인 법률 전문가와 마찬가지로 법률 사무소, 특히 소송 전문 법률 회사는 법무 관행의 기본 요소로 eDiscovery에 크게 의존합니다. 이러한 회사는 eDiscovery 솔루션을 통해 고객에게 포괄적이고 효율적인 서비스를 제공하여 상당한 양의 전자 데이터와 관련된 케이스를 보다 효과적으로 처리할 수 있습니다.
기업 내 사내 법무 팀은 eDiscovery를 활용하여 법적 사안, 규정 준수, 내부 조사를 관리합니다. eDiscovery 도구는 기업 법무 팀이 전자 증거를 식별하고 보존하는 데 도움을 주므로 법적 문제 또는 규제 관련 문의에 신속하고 효과적으로 대응할 수 있습니다.
법 집행 기관, 규제 기관, 법무부를 포함한 정부 기관에서는 조사 및 법적 절차를 지원하기 위해 eDiscovery를 사용합니다. eDiscovery를 통합한 솔루션은 정부 기관이 형사 사건의 기소 및 규제 조치 시행에 사용할 전자 증거를 수집, 검토, 정리하는 데 핵심적인 역할을 합니다.
규정 준수 책임자 및 감사 책임자는 eDiscovery를 사용하여 조직이 법률 및 규정 요구 사항을 준수하는지 확인합니다. 이러한 전문가들은 eDiscovery에 대한 올바른 접근 방식을 따라 가장 관련성 높은 전자 기록과 통신 기록을 면밀히 살펴봄으로써 잠재적인 규정 준수 위반을 식별하고 해결할 수 있습니다. 마찬가지로 eDiscovery는 데이터 무결성을 보장하고 산업 규정 준수를 입증하는 데 도움이 됩니다.
조직의 정보 거버넌스 정책을 감독하는 기록 관리자는 eDiscovery를 사용하여 적절한 데이터 보존 및 폐기 관행을 보장할 수 있습니다. eDiscovery는 기록 관리자가 법적 문제와 관련된 기록을 찾고 보존 정책에 따라 데이터를 관리하는 데 도움을 줍니다. 궁극적으로 eDiscovery 솔루션을 올바르게 사용하는 기록 관리자는 조직에 대한 법적 위험을 줄입니다.
범죄 수사를 지원하는 eDiscovery의 유용성에 많은 초점이 맞춰져 있기 때문에 일부 전문가들이 eDiscovery와 디지털 포렌식을 동의어로 간주하는 것은 어쩌면 당연합니다. 그러나 eDiscovery와 디지털 포렌식 모두 전자 데이터를 검사하지만, 용도가 서로 다르며 접근 방식과 목표에 근본적인 차이가 있습니다.
디지털 포렌식은 조사 또는 법적 목적을 위한 전자 데이터의 보존, 추출 및 분석에 중점을 두는 경우가 많습니다. 컴퓨터 과학 및 사이버 보안 교육을 받은 디지털 포렌식 전문가가 디지털 증거의 무결성을 보호하고 디지털 장치에 저장된 정보를 추출하는 일차적인 책임을 맡습니다.
디지털 포렌식 전문가는 특수한 기술과 도구를 사용하여 체계적이고 과학적인 방식으로 데이터를 수집하여 모든 원본 증거가 변경되지 않은 상태로 유지됩니다. 이렇게 하려면 전문가들은 디지털 영역을 심층적으로 살펴 숨겨진 데이터, 삭제된 파일, 메타데이터를 찾아내야 합니다. 디지털 포렌식은 일반적으로 범죄 수사, 사이버 보안 인시던트, 데이터 무결성이 중요한 사건에 사용됩니다.
디지털 포렌식과 달리 eDiscovery는 법적 검토 및 생성을 목적으로 ESI를 식별, 수집, 정리하는 데 중점을 둡니다. 디지털 포렌식과 달리 eDiscovery에서는 포렌식 전문가가 데이터를 심층적으로 분석합니다(단, 일부 eDiscovery 도구에는 상세 데이터 분석이 포함되어 있음). 대신 법률 전문가 및 기타 이해 관계자가 쉽게 이해할 수 있는 형식으로 정보를 수집하고 구성하는 데 초점이 맞춰져 있습니다. 다시 말해, eDiscovery의 목표는 법적 증거 검색 절차 중에 변호사, 법무 지원 팀 및 기타 관련 당사자가 ESI에 액세스할 수 있도록 하는 것입니다.
eDiscovery는 법적 절차에서 전자적으로 저장된 정보를 효율적으로 관리하는 데 중추적 역할을 하여, 중요한 전자 증거를 쉽게 식별, 수집, 법적 제출할 수 있도록 합니다. 그러나 eDiscovery의 엄청난 규모와 복잡성으로 인해 복잡한 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 혁신적인 솔루션이 필요합니다. ServiceNow의 Legal Service Delivery는 법무 부서가 eDiscovery 및 디지털 포렌식에 접근하는 방식을 지원하고 현대화하도록 설계된 강력한 법무 소프트웨어 솔루션입니다. ServiceNow를 통해 기업은 사일로를 제거하고, 수작업을 줄이며, 효율성을 높이는 동시에 위험을 줄일 수 있습니다. 이렇게 하면 법무 운영을 단순 접수에서 인사이트 중심으로 혁신할 수 있어 전반적인 가시성과 생산성이 향상됩니다.
Legal Service Delivery 에코시스템에서 단연 눈에 띄는 기능은 Legal Digital Forensics 앱 입니다. 이 소프트웨어는 기업 전반에서 걸쳐 eDiscovery 관련 문의를 요청, 할당 및 추적하는 프로세스를 간소화할 수 있는 포렌식 기반을 제공합니다. 또한 관리 및 비관리 데이터 소스의 식별을 단순화하고 외부 공급업체의 전문 eDiscovery 도구와 원활하게 통합되어 부가 가치 서비스를 제공합니다.
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