이것은 보통 간단한 질문에서 시작됩니다. ‘이건 왜 이렇게 오래 걸리지?’라는 질문입니다. 일상적인 작업은 항상 지연될 수 있습니다. 같은 오류가 보고서에 계속 나타날 수도 있죠. 아니면 중요한 프로세스의 다음 단계에 대한 책임이 누구에게 있는지 확실하지 않은 상황이 발생할 수도 있습니다. 팀에서 답을 찾기 위해 깊이 파고들수록, 문서화되지 않은 승인, 예외, 인계 과정이 복잡하게 얽혀 있어 소수의 사람만이 완전히 이해하는 상황을 마주하게 될 가능성이 높아집니다. 그리고 그 소수의 사람 중 한 명이 휴가를 가거나 회사를 완전히 떠나게 되면 이미 비효율적이었던 상황이 순식간에 관리 불가능한 상태로 악화될 수 있습니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 조직은 이론 뿐만 아니라 실제로도 프로세스의 실제 작동 방식을 명확히 파악해야 합니다. BPMN(비즈니스 프로세스 모델 및 표기법)은 이러한 워크플로우를 상세하게 매핑하는 시각적인 방법입니다. 기억이나 가정에 의존하지 않고 대신 표준화된 기호 집합을 사용하여 각각의 작업, 의사 결정 또는 상호 작용을 나타내므로 팀에서는 현재 진행 중인 작업과 변경 사항을 완벽하게 조정할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스 모델 및 표기법은 증가하는 요구 사항을 해결하기 위한 집중적인 이니셔티브로 시작되었습니다. 2004년, 업계 전문가 및 벤더 컨소시엄인 BPMI(Business Process Management Initiative)는 조직의 비즈니스 프로세스 시각화 방식을 일관되게 만들기 위해 BPMN을 도입했습니다. 그때까지 프로세스 다이어그램은 임시 방편인 경우가 많았으며, 누가 만들었는지에 따라 형식과 명확성의 수준이 달랐습니다. BPMN은 체계적이고 시각적이며 비즈니스 및 기술 담당자 모두가 이용할 수 있는 통합 접근 방식을 제공했습니다.
다음 해 BPMI는 널리 채택된 모델링 표준을 감독하는 비영리 단체인 OMG(Object Management Group)와 합병되었습니다. 2005년부터 OMG는 BPMN의 공식 관리 주체로, 그 구조를 개선하고 기능을 확장해 왔습니다. OMG의 관리 하에 실용적인 모델링 도구였던 BPMN은 산업 전반에 사용되며 국제적으로 인정받는 표준으로 발전했습니다.
BPMN의 최초 릴리스는 기술 팀에도 여전히 유용하면서 비즈니스 전문가가 이해할 수 있는 간단하면서도 일관된 표기법 시스템을 만드는 데 초점을 맞추었습니다. BPMN 1.0은 이러한 목표를 달성하는 데 있어 많은 진전을 이루었지만, 채택이 늘어나면서 고급 기능에 대한 요구도 증가하였습니다. BPMN 2.0은 2011년에 도입되었으며, 상당한 발전을 선보였습니다.
BPMN 2.0에는 기존 다이어그램 요소의 개선 외에도 참가자들 간의 상호작용을 더 쉽게 모델링할 수 있도록 코레오그래피와 대화 다이어그램에 대한 지원이 추가되었습니다. 그러나 가장 중요한 변경 사항 중 하나는 표준화된 XML 교환 형식의 도입이었습니다. 이를 통해 BPMN 다이어그램은 기계가 읽을 수 있고 모델링 도구 간에 이동이 가능해져 비즈니스 분석가와 개발자 간의 업무 인계가 더욱 명확해졌습니다. 또한 적용 범위를 넓히기 위해 그 명칭을 'BPMN(비즈니스 프로세스 모델 및 표기법)'으로 바꾸었습니다.
BPMN은 독립적인 프로젝트가 아니라 OMG가 유지관리하는 모델링 표준 제품군의 일부입니다. 이 그룹은 BPMN 외에도 CMMN(Case Management Model and Notation) 및 DMN(Decision Model and Notation)을 관리합니다. 이러한 표준을 함께 사용하면 체계적인 워크플로우, 예측 불가능한 케이스 기반 프로세스 및 복잡한 의사 결정 논리를 매핑하기 위한 완벽한 툴킷이 마련됩니다.
상호 운용성을 지원하고 글로벌 채택을 장려하기 위해 OMG는 ISO(International Organization for Standardization)와 협력하여 BPMN 2.0.1을 ISO/IEC 19510:2013으로 게시했습니다. 이러한 공식 인정 덕분에 플랫폼과 산업 전반에서 BPMN 다이어그램을 이해하고 교환할 수 있으며, 일관된 규칙 세트를 통해 올바르게 구성하고 해석할 수 있습니다.
프로세스 문서화가 실패하는 경우는 모든 팀에서 쉽게 이해할 수 있는 방식으로 전달되지 않기 때문인 경우가 많습니다. 그룹마다 동일한 워크플로우를 서로 다르게 해석할 수 있으며, 이로 인해 전반적인 불일치와 혼란이 발생할 수 있습니다. BPMN은 워크플로우를 쉽게 읽고 분석해서 구체화할 수 있도록 표준화된 시각적 구조를 제공하는 방식으로 이러한 문제를 해결합니다. BPMN은 명확한 의사소통, 원활한 구현, 그리고 정보에 입각한 개선을 지원하는 공유 모델을 만듭니다.
BPMN은 비즈니스 팀이 업무에 대해 설명하는 방식과 기술 팀이 이를 빌드 또는 지원하는 방식 사이를 잇는 가교 역할을 합니다. 표준화된 기호는 불확실성을 배제하므로 이해 관계자들이 비공식적인 스케치나 모호한 설명을 실행 가능한 형태로 해석할 필요가 없습니다. 먼저 디코딩하지 않고도 누구나 동일한 모델에서 작업할 수 있게 됩니다.
BPMN 다이어그램은 오해하기 어려운 방식으로 프로세스의 구조를 표현합니다. 작업 간 연결 방식과 이러한 연결을 유도하는 조건을 시각화하면 팀에서는 문제가 발생하거나 지연되는 지점을 신속하게 파악할 수 있습니다. 결과적으로 올바른 질문을 던지고 의도대로 작동하지 않는 프로세스를 찾아내기가 더 쉬워집니다.
개선은 가시성에서 시작됩니다. 팀에서 BPMN을 사용하여 각 단계를 확인하고 나면, 위험이 낮은 환경에서 변경 사항을 살펴본 다음, 적용할 수 있습니다. 이렇게 하면 오류를 줄이고 계획을 개선하는 동시에 필요에 따라 워크플로우를 더욱 쉽게 조정할 수 있습니다.
이벤트, 활동 및 게이트웨이는 모두 플로우 객체 범주에 속합니다. 이러한 객체는 프로세스 중 발생하는 일을 정의하는 기본 구성 요소입니다. 이벤트는 프로세스의 시작, 중단 또는 완료를 표시합니다. 활동은 단일 작업이든 보다 복잡한 하위 프로세스이든 실제 수행 중인 작업을 나타냅니다. 게이트웨이는 조건이나 규칙에 따라 프로세스가 어떤 경로를 따라가야 할지를 정하는 결정점을 생성합니다.
연결 객체는 플로우 요소 간의 관계를 정의합니다. 시퀀스 플로우는 동작이 발생하는 순서를 표시합니다. 메시지 플로우는 여러 참가자 또는 시스템 간의 커뮤니케이션을 나타냅니다. 연관 관계는 프로세스 실행에 영향을 주지 않고 아티팩트나 데이터를 플로우 객체에 연결합니다.
스윔 레인은 참가자, 부서 또는 역할별로 활동을 구성하는 컨테이너입니다. 풀은 프로세스의 주요 참여자를 나타내고, 레인은 이러한 참여자들을 특정 책임 영역으로 구분합니다. 이러한 구조는 책임 소재를 명확히 하고 조직 경계를 넘나드는 업무의 흐름을 보여줍니다.
모든 프로세스가 플로우에 직접적인 영향을 미치는 것은 아닙니다. 일부 요소는 컨텍스트를 제공하기 위해 존재합니다. BPMN의 아티팩트는 추가적인 명확성을 제공하여 의미, 의도 또는 그룹화를 보다 쉽게 이해할 수 있는 방식으로 전달하는 데 도움이 됩니다. 아티팩트는 세 가지 표준 유형으로 분류되는데, 논리적 연관성을 보여주기 위해 관련 활동을 시각적으로 묶는 그룹, 명확성을 위해 서면 설명이나 댓글을 제공하는 주석, 그리고 프로세스에 관련된 데이터를 나타내는 데이터 객체가 여기에 해당됩니다. 이러한 아티팩트는 특히 원본 설계에 관여하지 않는 경우 다이어그램을 더 쉽게 해석할 수 있게 만들어 줍니다.
모든 BPMN 다이어그램이 동일한 기호와 규칙을 사용하지만 사용되는 방식이 다 같지는 않습니다. 하나의 프로세스가 처음부터 끝까지 어떻게 흐르고 있는지 보여주는 데 초점을 맞추는 것이 있는 반면, 프로세스, 시스템 또는 참가자 간의 상호 작용을 강조하기 위해 설계된 것도 있습니다. BPMN은 여러 가지 다이어그램 유형을 지원하며, 이러한 유형들은 전달해야 할 사항에 따라 다양한 용도로 사용됩니다.
공동 작업 다이어그램은 두 명 이상의 프로세스 참가자 사이에 이루어지는 상호 작용에 중점을 둡니다. 각 참가자는 별도의 풀에 표시되며, 메시지 플로우는 참여자 간의 커뮤니케이션 방식을 나타내는 데 사용됩니다. 이러한 다이어그램은 부서 간 또는 조직 간 워크플로우를 모델링할 때 유용합니다.
메시지 전달이 가장 중요한 경우에는 보통 코레오그래피 다이어그램이 더 적합합니다. 내부 단계를 매핑하기 보다는 상호 작용에 초점을 맞추며, 각 작업은 전송 및 수신 중인 메시지를 나타냅니다. 경계 간 조율이 중요한 프로세스에 적합합니다.
대화 다이어그램은 관련된 메시지 플로우를 다양한 '대화'(참가자 간에 교환되는 관련성 있고 연결된 메시지)로 그룹화하여 프로세스 내 커뮤니케이션을 단순화하여 보여줍니다. 이러한 다이어그램은 각 개별 메시지에 초점을 맞추기 보다는 더 광범위한 상호 작용을 강조하므로 대략적인 계획 수립 또는 이해 관계자 프레젠테이션에 적합합니다.
효과적인 BPMN 다이어그램은 프로세스의 작동 방식을 명확하게 보여줄 수 있어야 합니다. 따라서 실제 워크플로우를 반영하면서 모호함을 피하고 의도된 대상에게 적절한 수준의 세부 사항을 제시해야 합니다. 목표는 다이어그램이 분석과 작업을 모두 지원하도록 정밀도와 명확성의 균형을 맞추는 것입니다. 이를 위해 다음 베스트 프랙티스를 고려하세요.
다이어그램을 만들기 전에 누가 사용할 것인지, 어떤 의사 결정 또는 작업을 지원할지 명확하게 파악하는 것이 중요합니다. 경영진은 개략적인 요약만으로도 전반적인 효율성을 평가할 수 있지만, 개발자나 프로세스 소유자의 경우 작업, 규칙 및 결과에 대한 보다 상세한 분석을 요구하는 경우가 많습니다. 적절한 수준의 세부 정보로 시작하면 오해를 방지하고 다이어그램의 초점을 유지하는 데 도움이 됩니다. 다이어그램에 정보를 과도하게 담으면 대상을 혼란스럽게 만들 수 있고, 생략되는 정보가 너무 많아도 중요한 단계나 위험 요소가 간과될 수 있습니다.
숙련된 모델러는 다양한 산업에 나타나는 반복적인 프로세스 패턴을 인식하는 경우가 많습니다. 여기에는 요청 승인, 에스컬레이션, 병렬 작업 및 예외 처리와 같은 일반적인 플로우가 포함됩니다. 이러한 패턴을 구성 요소로 사용하면 실제 작업 방식에 맞는 다이어그램을 쉽게 만들 수 있습니다. 실제 BPMN 예시를 검토하면 어떤 구조와 레이아웃이 명확성을 뒷받침하는지, 어떤 구조가 혼동을 일으키거나 잘못된 해석을 초래하는지 실제적으로 파악할 수 있습니다.
표면상으로는 괜찮아 보이는 다이어그램도 실제로 프로세스가 어떻게 작동하는지 제대로 반영하지 못하면 문제가 될 수 있습니다. 확인은 구문 검사를 넘어 다이어그램이 역할, 순서, 결과를 정확히 표현하는지 확인하는 것입니다. 이 작업은 공동 작업을 통해 수행하는 것이 가장 좋습니다. 주제 전문가와 다이어그램을 검토하고 시나리오를 단계별로 확인하며 가정을 테스트하면 누락이나 오류를 발견할 수 있습니다. 특히 자동화또는 규정 준수를 지원하기 위해 사용할 경우 검증된 다이어그램은 신뢰할 수 있는 참조점이 됩니다.
BPMN은 비즈니스 담당자와 기술 담당자 간에 흔히 발생하는 의사소통 격차를 해소하는 데 효과적이기 때문에 널리 사용되고 있습니다. 하지만 BPMN은 독립적으로 존재하지 않으며, 목적이 다른 모델링 표준과 겹치거나 때로는 혼동되기도 합니다. BPMN이 어떤 상황에 적합하고 어떤 상황에 적합하지 않은지 이해하면 각 작업에 맞는 적절한 도구를 사용할 수 있습니다.
UML(Unified Modeling Language)은 주로 소프트웨어 엔지니어링에서 시스템 아키텍처와 객체 동작을 모델링하는 데 사용됩니다. 깊이 있는 기술적 세부 사항을 제공하지만 운영 비즈니스 프로세스를 매핑하도록 설계되지는 않았습니다. 반대로 BPMN은 역할 및 부서 전반에서 작업을 수행하는 방식을 모델링하기 위한 것입니다. 프로세스 모델링에 시스템 논리가 포함되어야 하는 경우 팀에서는 UML과 BPMN을 함께 사용하는 경우가 많습니다.
BPEL(Business Process Execution Language)은 웹 서비스 내에서 비즈니스 프로세스를 자동화하기 위한 XML 기반 표준입니다. BPEL을 BPMN에 대한 프로그래머의 답변으로 생각해 볼 수 있습니다. BPMN은 사람이 읽을 수 있는 다이어그램에 초점을 맞춘다면, BPEL은 실행 가능한 코드를 생성하는 데 사용됩니다. BPMN 다이어그램은 BPEL로 변환하여 구현할 수 있지만, 그러려면 두 표준을 모두 지원하는 도구가 필요하며 프로세스 로직이 실행 가능한 워크플로우에 어떻게 매핑되는지를 명확하게 이해해야 합니다.
BPMN은 정의된 단계를 통해 체계적인 프로세스를 모델링하는 데 가장 효과적입니다. 더 유연하고 케이스 중심적인 워크플로우에는 CMMN(Case Management Model and Notation)이 더 낫습니다. DMN(Decision Model 및 Notation)은 프로세스를 지원하는 복잡한 의사 결정 논리를 모델링할 때 사용됩니다. BPMN, CMMN 및 DMN은 모두 일관된 프레임워크에서 체계적인 작업, 케이스별 경로, 규칙 기반 의사 결정을 모델링하는 포괄적인 방법을 제공합니다.
표준화와 광범위한 지원에도 불구하고 BPMN을 항상 효과적으로 구현하기란 쉽지 않습니다. 특히 팀에서는 다이어그램이 사일로에서 생성될 때 기술적 정확성과 비즈니스 활용성 사이의 균형을 맞추는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. BPMN을 성공적으로 도입하려면 단순히 기호를 익히는 것을 넘어 다이어그램을 작성하는 방법과 이유에 대한 공통된 관행을 구축해야 합니다.
적절한 BPMN 구현의 가장 일반적인 과제 중 하나는 얼마나 많은 세부 사항을 포함할지 결정하는 것입니다. 다이어그램이 너무 단순하면 중요한 단계나 의사 결정을 포착하지 못합니다. 반면, 너무 상세하면 지나치게 부담스럽고 따라가기도 어렵습니다. 일단은 각 다이어그램의 목적과 대상 사용자를 정의한 다음 주요 플로우를 방해하지 않으면서 그 목적을 지원하기에 충분할 만큼만 상세하게 구축하는 것이 좋습니다.
BPMN의 목적은 균일성입니다. 따라서 여러 팀에서 BPMN을 서로 다른 방식으로 사용할 경우 그 가치가 떨어지는 것은 당연한 일입니다. 다이어그램을 생성하고 레이블을 지정하며 검토하는 방식을 표준화하는 것은 공동 작업을 지원하는 동시에 혼동을 방지하는 데 도움이 됩니다. 특히 시간이 지나면서 다이어그램이 업데이트되거나 확장되는 경우 부서마다 프로세스 소유자 또는 문서 책임자를 지정해 두면 일관성을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
도구 선택은 조직 전체의 BPMN 채택 난이도에 영향을 미칠 수 있습니다. 개발자를 위해 맞춤형으로 설계된 도구가 있는 반면, 프로세스 분석가나 비즈니스 사용자를 위해 설계된 도구도 있습니다. 다양한 대상에게 접근 가능한 도구와 교육을 제공하면 BPMN이 일관되고 효과적으로 사용될 가능성이 높아집니다.
BPMN에는 다양한 유형의 사용자를 지원하는 여러 가지 도구가 사용됩니다. 일부 두고는 프로세스 모델링에만 초점을 맞추는 반면, 보다 광범위한 BPM(비즈니스 프로세스 관리) 플랫폼에 통합되어 있는 도구도 있습니다. 올바른 선택은 팀의 요구 사항, 기술적 역량, 다이어그램을 문서화 또는 자동화에 사용할지 여부(또는 둘 다)에 달려 있습니다.
데스크톱 도구는 더 발전된 모델링 기능과 보다 심도 깊은 커스터마이제이션을 제공하는 경향이 있습니다. 이러한 도구는 오프라인이나 보안 환경 내에서 모델링해야 할 때 유용합니다. 클라우드 기반 도구는 배포가 용이하고 실시간 공동 작업을 지원하므로, 부서 간 팀에 더 효과적입니다. 선택은 유연성, 접근성, 그리고 거버넌스 요구사항의 균형에 따라 달라집니다.
BPMN 도구는 자동화, 분석 및 프로세스 모니터링을 지원하는 대형 BPM 플랫폼에 포함되는 경우가 많습니다. 이러한 플랫폼에서 다이어그램은 단순한 문서화를 넘어 실행 가능한 워크플로우의 기반 역할을 합니다. 통합을 통해 분석가들이 만든 모델을 개발자들이 사용할 수 있고, 운영 시스템의 일부로 유지할 수 있습니다.
ServiceNow는 통합된 AI 기반 에코시스템을 통해 BPMN 기반 이니셔티브에 가치를 제공합니다. ServiceNow AI Platform®은 공통의 데이터 소스를 통해 프로세스를 모델링, 자동화 및 최적화할 수 있도록 단일 클라우드 환경에 AI, 데이터 및 워크플로우를 중앙 집중화합니다. 모델링된 워크플로우가 실제 운영 가치로 어떻게 전환되는지 추적하고, 예측 인사이트와 신뢰할 수 있는 생성형 AI 제안을 활용하여 이를 조정할 수 있습니다.
또한,엔터프라이즈 아키텍처는 프로세스 모델링을 전략적 실행과 연결하여 기술과 비즈니스 목표를 조정하고 포트폴리오를 최적화하며 하나의 공유 작업 내에서 민첩성을 지원함으로써 전략적 및 운영적 가치를 제공합니다. 사용자는 모델링되거나 문서화된 워크플로우가 전략적 목표, 리소스 할당 및 투자 시나리오에 어떻게 부합하는지 파악할 수 있습니다. 실시간 분석으로 BPMN 기반 변경 사항을 검증하고 조정한 다음 배포할 수 있습니다.
프로세스 모델링과 실행을 통합하는 다음 단계를 시작해 보세요. 지금 바로 데모를 요청하여 명확하게 확신을 갖고 전략적 목표를 계획, 관리, 달성하는 데 ServiceNow가 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.