자원 관리 소프트웨어는 프로젝트 전반에서 직원, 재무, 장비를 배정하고 할당하고 추적하는 데 사용되는 디지털 도구를 설명합니다.
대부분의 최신 비즈니스 프로젝트를 완료하려면 다양한 자원이 필요합니다. 이러한 자원 중 가장 중요한 자원으로는 인적 자원을 꼽을 수 있습니다. 정규직, 비정규직 및 계약직 직원은 모두 대부분의 비즈니스를 돌아가게 하는 원동력입니다. 이들은 고객과 소통하고, 전문화된 작업을 수행하며, 전략적 의사 결정에 기여합니다.
안타깝게도, 시간 및 기능과 마찬가지로 직원 역시 유한한 자원입니다. 그리고 특정 시점에 한 직원은 한 곳에만 있을 수 있으며, 한 가지 작업을 수행하고 보유한 기술을 활용하여 하나의 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 장비, 업무 공간, 자본과 같이 다른 유한한 자원도 마찬가지로 가용성에 제한이 있습니다.
자원 관리 소프트웨어는 비즈니스가 자원을 사용하는 방식을 계획하고 추적하며 최적화할 수 있도록 역량을 강화하여 이러한 문제를 해결합니다. 자원 관리 소프트웨어는 수반되는 여러 프로세스를 간소화하여 자원 관리를 지원합니다.
자원 관리는 조직이 자신의 자원을 배포하고 제어하는 방식을 최적화할 목적을 가진 다양한 프로세스와 이니셔티브를 가리키는 포괄적인 용어입니다.
'자원'이란 프로젝트를 완수하기 위한 노력과 관련이 있는 모든 비용을 말합니다. 프로젝트 관리의 한 형태인 자원 관리는 유형 자원(재료, 장비, 예산 등), 무형 자원(시간, 기술 등), 인적 자원을 비롯한 서로 다른 모든 유형의 자원을 고려합니다.
자원 관리에는 사용 가능한 자원의 인벤토리 조사, 자원 사용의 시작 및 종료 날짜 예약 및 재예약, 자원과 관련된 충돌 또는 종속성 관리, 시간의 흐름에 따른 자원 사용량 및 수요 모니터링, 데이터 기반 인사이트를 사용하여 필요한 사항을 조정하는 작업이 수반됩니다.
자원 관리 소프트웨어는 자원 관리 프로세스를 최적화하는 데 도움이 되는 추가 지원과 도구를 제공합니다. 자원 관리 소프트웨어를 사용하는 조직은 자원 사용량을 자세히 파악하여 자원의 수요와 용량을 분석하고 보다 효과적이며 효율적으로 엔터프라이즈 전체에 자원을 할당할 수 있습니다. 따라서 자원 관리 소프트웨어는 기업에 다음과 같은 몇 가지 중요한 이점을 제공합니다.
적절한 시점에 알맞은 자원이 없으면 프로젝트는 중단되고 맙니다. 자원 관리 소프트웨어는 여러 프로젝트가 동일한 자원을 사용할 때도 모든 프로젝트가 진전되기 위해 필요한 요소를 갖출 수 있도록 보장합니다. 이를 통해 여러 기능을 계속해서 실행할 수 있으며, 비용이 들고 낭비되는 다운타임을 제거하여 팀과 부서가 생산성을 발휘할 수 있습니다.
자원 관리 소프트웨어를 사용하면 기술, 가용성, 비용과 같은 다양한 자원 속성을 추적할 수 있습니다. 그리고 프로젝트가 진행됨에 따라 가장 적절하고 적합한 자원을 배치하여 프로젝트 요구 사항에 부응하면서 프로젝트를 지원합니다.
자원이 여러 프로젝트와 부서 간에 공유되는 경우 초과 예약이 중요 문제로 떠오를 수 있습니다. 자원 관리 소프트웨어는 여러 프로젝트 관리자가 동시에 자원을 예약하는 과정에서 발생하는 충돌을 방지하는 데 도움이 됩니다. 둘 이상의 프로젝트에 자원이 요청되는 경우 요청이 대기 목록에 추가되어 이미 지정된 프로젝트의 우선순위와 비교됩니다.
자원 관리 소프트웨어를 사용하면 조직이 프로젝트 요구 사항과 자원 가용성을 상세히 살펴볼 수 있습니다. 이 정보는 채용 결정 시 적용되어 고용주가 원하는 바를 보다 분명하게 정의하는 데 도움이 되며, 따라서 자원 요구를 충족하는 데 가장 적합한 지원자를 채용할 수 있습니다.
자원 관리 소프트웨어가 추적하는 프로젝트 요구 사항에는 예산 요구 사항이 포함됩니다. 프로젝트 책임자는 프로젝트의 재무적 제한을 보다 분명하게 확인하여 더 많은 예산을 요청해야 할지, 언제 요청할지를 사전에 효과적으로 파악할 수 있습니다.
자원 관리 소프트웨어를 효과적으로 사용하려면 프로세스를 기술 및 자동화 솔루션과 통합해야 합니다. 적절한 자원 관리 솔루션을 보유한 조직은 다운타임을 없애고, 자원의 가용성과 활용률을 극대화하고, 기술/위치/선호도 등의 핵심 요소를 고려하는 방식으로 모든 자원 유형을 계획하고 일정을 수립하며 배포하고 모니터링할 수 있습니다.
그러나 자원 관리 소프트웨어는 한 번 구축하고 끝낼 수 있는 솔루션이 아닙니다. 비즈니스가 자원 관리 소프트웨어를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 다양한 베스트 프랙티스를 소개합니다.
자원을 관리한다는 것은 무슨 자원이 필요한지, 어떤 자원이 사용 가능한지, 무슨 자원을 확보하기가 어렵고 적합하지 않은지를 완전히 이해하는 것을 의미합니다. 수요가 높고 가용성이 제한된 인적 자원의 관점에서는 해당 직원 및 팀 리더들과 협력하여 일정을 계획해야 합니다. 나아가 자원 계획은 자원을 수량화해야 하며, 이때 투입하게 되리라 예상되는 노력과 목표로 삼아야 할 가치를 고려해야 합니다. 마지막으로 언제 어떤 자원이 필요한지, 기간은 얼마나 되는지를 모든 관계자가 알 수 있도록 작업 프로젝트 일정을 구성해야 합니다.
프로젝트의 모든 작업이 동일한 수준의 중요성이나 긴급성을 띠지는 않습니다. 공유 자원을 사용하는 작업을 효과적으로 분류하거나 이에 우선순위를 지정하면 용량을 초과하여 가치 있는 자원을 사용하지 않도록 하는 데 도움이 됩니다. 모든 이해 관계자와의 협력을 통해 우선순위를 명확하게 지정하여 목표 의사 결정을 촉진할 수 있도록 사전에 작업을 평가하는 시스템을 구축해야 합니다.
제한된 유한한 자원에 의존하는 모든 프로젝트는 어떤 형태로든 갈등을 겪지 않고는 완료하기 어렵습니다. 하지만 예상치 못한 변경이나 새로운 이벤트가 프로젝트를 어렵게 만들더라도 지속적인 협력을 바탕으로 해결할 수 있습니다. 팀과 부서 간에 협력하여 발생하는 갈등을 해결하고, 설정한 우선순위를 자주 검토하여 가장 중요한 프로젝트의 추진력을 그대로 유지하도록 해야 합니다.
자원, 특히 인적 자원은 특정 시점에 정해진 만큼만 작업을 수행할 수 있습니다. 이와 달리 기술은 거의 제한이 없습니다. 자동화 솔루션은 시간이 많이 걸리는 필수적인 반복 작업을 관리하여 제한된 자원을 지원할 수 있습니다. 덕분에 인적 자원은 더 적은 수로 더 많은 성과를 달성할 수 있으며, 보유한 전문성을 발휘하여 자동화 불가능한 작업을 처리할 수 있게 됩니다.
시간 추적 및 보고는 프로젝트를 완료하는 데 그렇게 중요해 보이지 않을 수도 있지만, 추세를 평가하고 향후 프로젝트를 위해 계획을 수립하는 데 있어 빼놓을 수 없는 부분입니다. 단순하고 사용이 간편한 시간 보고 프로세스를 수립하여 프로젝트의 최우선 순위에 주력하면서 시간을 정확하게 추적할 수 있도록 지원하세요. 또한, 계획 수립과 보고 시 프로젝트 이외의 시간(관리 시간, 유급 휴가 등)을 고려해야 합니다.
자원이 한 번에 여러 작업을 수행할 수 있다면 좋을 것 같지만, 사실 멀티태스킹은 작업 품질을 낮추고 오류를 늘리는 주범입니다. 자원을 관리할 때는 병렬 할당을 피하고 한 번에 하나의 프로젝트 또는 작업에만 귀중한 자원을 할당해야 합니다.
ServiceNow PPM(프로젝트 포트폴리오 관리)은 필수적인 자원 관리 소프트웨어 솔루션을 제공하여 산업 전반에서 규모를 막론한 조직이 중요한 프로젝트 자원을 더 효과적으로 계획, 배포 및 모니터링할 수 있도록 지원합니다. Now Platform을 기반으로 기업의 자원 요구를 관리하는 단일 소스로 기능하는 PPM은 비할 데 없는 가시성과 제어 기능을 제공합니다. 수요 단계에서 자원 관리 솔루션을 적용하면 수요를 승인하기 전에 예상 비용을 파악할 수 있습니다. 그런 다음, 실시간 데이터 인사이트와 실제 예산을 기반으로 실행 단계 동안 계속해서 자원 관리를 수정하면 됩니다.
목표를 달성하기 위해 자원을 최적화하세요. 프로젝트 포트폴리오 관리를 사용해 보고, 자원이 효과적이고 효율적으로, 비즈니스 성장에 발맞춰 사용되고 있는지 확인하세요.