작업 관리는 조직 내의 생산성, 효율성 및 공동 작업을 최적화하기 위해 워크플로우, 작업 및 자원을 전략적으로 조정하는 것입니다. 목표를 효과적으로 달성하기 위한 작업 계획, 구성, 우선순위 지정 및 추적이 포함됩니다.
작업 관리는 효율적이고 효과적인 작업 실행, 프로젝트 완료 및 전반적인 생산성을 보장하기 위한 다양한 분야와 접근 방식을 포괄합니다. 다음은 작업 관리의 몇 가지 주요 유형입니다.
프로젝트 관리에는 정의된 목표, 일정 및 예산을 사용하여 특정 작업 또는 이니셔티브를 계획, 실행, 감독하는 작업이 포함됩니다. 정교한 프로젝트를 관리 가능한 여러 단계로 나누고, 적절한 개인이나 팀에 할당하고, 성공적인 결과를 달성하도록 모니터링합니다.
시간 관리는 개인이 작업과 및 활동에 시간을 할당하는 방법을 최적화하는 데 중점을 둡니다. 우선순위 설정, 일정 수립, 기술 도입을 통해 생산성을 높이고 방해 요소를 최소화하여 일과 삶의 균형을 개선하고 효율성을 높입니다.
자원 관리는 인적 자원, 재무, 장비, 자재를 비롯한 조직의 자산을 할당하고 활용하는 것입니다. 효과적인 자원 관리는 프로젝트 및 운영 요구 사항을 지원하기 위해 적시에 적절한 자원을 사용할 수 있도록 보장합니다.
프로세스 관리에는 조직 내 워크플로우와 절차를 설계, 구현, 개선하는 작업이 포함됩니다. 프로세스를 표준화하고 최적화하여 운영을 간소화하고 비효율성을 제거하며 품질을 향상하는 것을 목표로 합니다.
고객 관계 관리는 고객 또는 고객과의 강력한 관계를 육성하고 유지하는 데 중점을 둡니다. 고객 만족도, 충성도 및 장기적 참여를 개선하기 위한 전략, 도구, 관행을 포함합니다.
비즈니스 인텔리전스(BI)는 정보에 근거한 비즈니스 결정을 내리기 위해 데이터를 수집, 분석, 해석하는 작업을 포괄합니다. 여기에는 BI 도구와 기술을 사용하여 원시 데이터를 전략적 계획 및 성과 개선을 안내하는 가치 있는 인사이트로 변환하는 과정이 포함됩니다.
작업 관리의 비즈니스 관점에는 모든 작업 관련 활동을 조직의 전반적인 목표에 맞추는 것이 포함됩니다. 또한 작업이 수익성과 고객 만족도, 비즈니스의 장기적 지속 가능성에 어떤 영향을 미치는지 고려하여 작업에 대한 전체적인 관점의 중요성을 강조합니다. 효과적인 작업 관리는 항상 광범위한 비즈니스 상황을 염두에 두고 모든 노력이 조직의 성공에 기여하도록 합니다.
조직은 광범위한 작업 부하, 기술 발전 및 복잡성, 디지털 데이터, 고객 관리, 자원 조정, 직원 관리 및 기타 여러 요인을 포괄하는 온갖 종류의 과제에 직면해 있습니다. 작업 관리는 이러한 모든 책임을 포괄하며, 특히 조직은 모든 팀이 활용할 수 있는 재사용 가능한 워크플로우를 생성하여 모든 최적화 및 프로세스를 최적화할 수 있습니다. 잘 수행된 작업 관리의 가장 중요한 이점과 긍정적인 효과는 다음과 같습니다.
생산성 최적화
효과적인 작업 관리는 작업과 프로젝트를 간소화하여 생산성을 높이고 지연을 최소화하며 결과를 향상시킵니다.자원 활용
작업 관리는 자원 효율성을 극대화하고 인적, 재무적, 기술적 자산을 현명하게 할당하여 낭비를 최소화하고 잠재력을 최적화합니다.적응성
작업 관리를 통해 조직은 변화하는 환경에 민첩하게 대응하여 역동적인 비즈니스 환경에서 경쟁력을 유지할 수 있습니다.품질 보증
조직은 프로세스를 수립 및 개선하고 고객 만족도를 높여 일관성 있게 고품질 결과를 보장할 수 있습니다.목표 달성
작업 관리는 모든 노력을 전략적 목표와 연계하여 진행 상황 추적 및 목표 달성을 촉진합니다.공동 작업 및 커뮤니케이션
효과적인 작업 관리는 공동 작업을 촉진하고 역할을 명확히 하여 오해를 줄이고 팀워크를 강화합니다.위험 완화
작업 관리는 문제를 조기에 식별하여 사전에 문제를 해결하고 위험을 완화하여 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 합니다.고객 만족
마지막으로 작업 관리는 고객 요구 사항을 최우선으로 고려하여 적시에 고품질 서비스와 제품을 제공함으로써 고객 만족도를 높입니다.
작업 관리 프로세스는 조직마다 조금씩 다를 수 있지만, 효과적인 프로세스를 개발하기 위해 전반적으로 적용되는 몇 가지 기본 단계가 있습니다.
작업 관리 프로세스의 첫 번째 단계는 수행해야 하는 작업을 파악하는 것입니다. 여기에는 조직의 목표와 목적에 부합하는 작업, 프로젝트 또는 이니셔티브를 인식하는 것이 포함됩니다. 파악에는 작업의 범위, 필요한 자원, 관련된 주요 이해 관계자를 결정하는 것도 포함됩니다. 조직은 달성해야 할 목표를 명확하게 정의함으로써 효과적인 작업 관리를 위한 기반을 마련할 수 있습니다.
작업을 정의했으면 다음 단계는 포괄적인 계획을 수립하는 것입니다. 계획에는 명확한 목표와 목적을 설정하고, 이를 달성하기 위한 전략을 설명하며, 팀원의 역할과 책임을 정의하는 작업이 포함됩니다. 신중하게 수립된 계획에는 예산 책정, 위험 평가, 프로젝트 완료 타임라인도 포함됩니다. 계획 수립은 전체 작업 관리 프로세스에 대한 로드맵을 제공하여 모든 사람이 동일한 정보와 관점을 공유하고 앞으로의 여정을 이해할 수 있도록 합니다.
일정 관리는 작업 계획에 포함된 특정 작업에 대한 시간과 자원을 할당하는 프로세스입니다. 여기에는 진행 상황을 추적하기 위한 타임라인, 기한 및 마일스톤을 설정하는 작업이 포함됩니다. 효과적인 일정 관리에서는 자원 가용성, 작업 간 종속성, 잠재적인 병목 현상 등의 요소를 고려합니다. 체계적으로 구성된 일정을 통해 팀은 시간을 효율적으로 관리하고, 기한을 준수하고, 지속적으로 프로젝트 목표를 달성할 수 있습니다.
작업의 문서화는 투명성, 책임성 및 지식 보존에 매우 중요합니다. 이 단계에서는 수행 중인 작업에 대한 주요 정보를 캡처하는 기록, 보고서 및 문서를 작성합니다. 여기에는 프로젝트 목표, 진행 상황 업데이트, 의사 결정, 발생하는 변경 또는 문제를 문서화하는 작업이 포함됩니다. 적절한 문서화를 통해 작업 관리 프로세스에 관여하는 모든 사람이 필수 정보에 접근하고 필요에 따라 다시 참조할 수 있습니다.
분석은 작업 관리 주기 전반에 걸쳐 진행되는 프로세스로, 설정된 목표와 목적에 따라 진행 상황, 성과 및 결과를 평가해야 합니다. 데이터 및 핵심성과지표를 분석함으로써 조직은 개선이 필요한 영역을 식별하고, 정보에 근거한 의사 결정을 내리고, 필요에 따라 전략을 조정할 수 있습니다. 분석은 향후 작업 관리 프로젝트를 안내하는 가치 있는 인사이트를 제공하며, 조직은 이를 바탕으로 지속적으로 개선하고 더 크게 목표를 실현할 수 있습니다.
작업 관리와 프로젝트 관리는 분명 연관되어 있지만 서로 다른 분야로, 다른 맥락에서 사용되는 경우가 많습니다. 세분화하면 작업 관리와 프로젝트 관리의 기본적인 차이점은, 작업 관리는 전사적인 요구 사항, 우려 사항, 워크플로우를 위한 훨씬 더 장기적인 프로세스인 반면, 프로젝트 관리는 단일 프로젝트에 훨씬 더 중점을 둔다는 것입니다. 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.
작업 관리에서 최종 구성 요소의 작동 원리는 다음과 같습니다.
범위
작업 관리는 프로젝트, 일상적인 운영, 일상적인 작업, 지속적인 프로세스를 포함하여 조직 내의 광범위한 활동을 포함합니다.목적
주요 목표는 프로젝트 기반이든, 운영이든 관계없이 모든 작업을 조직의 목표에 맞춰 효율적으로 실행하는 것입니다.중점
작업 관리는 생산성 및 전반적인 효율성을 향상하는 것을 목표로 조직 전체의 자원, 워크플로우 및 프로세스를 최적화하는 데 중점을 둡니다.예시
일상적인 작업, 일상적인 운영, 장기적 전략 이니셔티브, 지속적인 프로세스 개선을 관리해야 합니다.
프로젝트 관리는 약간 다릅니다.
범위
프로젝트 관리는 작업 관리의 하위 집합으로, 특히 정의된 목표, 일정 및 예산을 사용하여 개별 프로젝트를 계획, 실행 및 종결하는 데 중점을 둡니다.목적
주로 프로젝트가 성공적으로 완료되고 목표를 달성하며 원하는 결과를 달성하도록 하는 데 중점을 둡니다.중점
프로젝트 관리는 프로젝트 맥락 내에서 자원, 작업, 일정 및 위험을 관리하는 물류 측면을 강조합니다.예시
여기에는 제품 출시 계획, 건물 건설 또는 소프트웨어 업그레이드 구현과 같은 활동이 포함됩니다.
공동 작업 관리는 작업 관리와 프로젝트 관리 원칙을 결합한 보다 포괄적인 접근 방식을 의미합니다. 지속적인 운영이든, 개별 프로젝트든, 다양한 유형의 작업에 걸쳐 공동 작업, 조정 및 커뮤니케이션을 강조합니다. CWM 도구 및 관행은 팀이 공동 작업과 투명성을 촉진하면서 작업, 프로젝트 및 프로세스를 관리할 수 있는 통합 플랫폼을 만드는 것을 목표로 합니다.
기본적으로 작업 관리는 조직 내에서 일어나는 광범위한 활동을 포괄하는 반면, 프로젝트 관리는 개별 프로젝트의 계획 및 실행에 중점을 둡니다. 공동 작업 관리는 작업과 프로젝트 관리 측면을 모두 통합하여 조직 전체의 전반적인 생산성을 높이고 공동 작업을 촉진하는 종합적인 솔루션을 제공함으로써 이 둘 사이의 격차를 해소하는 데 중점을 둡니다.
작업 관리 시스템(WMS)은 다양한 업무 관련 작업과 노력의 조정, 계획, 실행, 모니터링을 단순화하도록 설계된 관리 도구 및 소프트웨어의 집합체입니다. 이 시스템은 자원 할당을 강화하고, 워크플로우를 간소화하며, 공동 작업을 촉진하고, 전반적인 조직 효율성을 높이기 위해 전략적으로 구축된 중앙 집중식 허브 역할을 합니다.
작업 관리 소프트웨어는 기업의 다양한 운영 측면에서 기업에 몇 가지 필수적인 이점을 제공합니다. 아래에서는 작업 관리 소프트웨어의 기본 요소와 이 소프트웨어가 비즈니스를 지원하는 방식을 살펴봅니다.
작업 관리 소프트웨어는 작업을 생성, 할당 및 추적하고 우선순위를 지정할 수 있는 중앙 집중식 플랫폼을 제공하여 작업 관리를 간소화합니다. 이는 다음과 같은 방식으로 비즈니스를 지원합니다.
효율성
작업이 체계화되고 팀원이 자신의 책임을 알 수 있어 혼란과 지연이 줄어듭니다.생산성
팀은 작업을 조정하는 데 시간을 낭비하지 않고 작업을 완료하는 데 집중할 수 있습니다.가시성
관리자는 작업 진행 상황을 모니터링하고, 병목 현상을 식별하고, 정보에 근거한 결정을 내려 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있습니다.
조직은 강력한 의사 소통이 없이는 성공할 수 없습니다. 특히 모든 프로세스에 영향을 미치기 때문입니다. 효과적인 의사 소통은 비즈니스 성공에 매우 중요하며, 작업 관리 소프트웨어는 다음과 같은 이점을 제공하여 의사 소통을 강화합니다.
실시간 공동 작업
채팅, 의견, 알림 등의 기능을 제공하므로 팀원이 멀리 떨어져 있어도 즉각적인 의사 소통이 가능합니다.투명성
의사 소통 내역을 자주 기록하여 의사 결정 및 논의에 대한 명확한 기록을 제공합니다.이메일 과부하 감소
내부 의사 소통 시 이메일 의존도를 줄여 받은 편지함이 복잡해지지 않도록 합니다.
오늘날과 같은 환경에서 정보와 데이터를 안전하게 공유하는 것은 가장 어려운 과제인데, 장치와 인터넷이 많은 편리함을 제공하는 동시에 위험도 초래하기 때문입니다. 작업 관리 소프트웨어는 다음을 포함하여 원활한 파일 공유를 촉진합니다.
중앙 집중식 스토리지
문서와 파일을 위한 중앙 집중식 리포지토리를 제공하므로 팀원이 문서와 파일에 쉽게 액세스하고 공동 작업할 수 있습니다.버전 관리
많은 시스템이 변경 사항을 추적하고 문서 무결성을 유지하기 위해 버전 관리 기능을 제공합니다.보안
민감한 파일을 보호하고 액세스를 제어하기 위한 보안 조치가 포함되는 경우가 많습니다.
시간 추적은 효율성 및 비용 관리에 필수적이며, 작업 관리 소프트웨어는 다음과 같은 방식으로 시간 추적 기능 및 이점을 개선할 수 있습니다.
정확한 청구
기업은 작업 또는 프로젝트에 소요된 시간을 기준으로 고객에게 정확한 비용을 청구할 수 있습니다.자원 할당
관리자는 다양한 작업과 프로젝트에 시간이 어떻게 할당되는지 평가하여 자원 할당을 최적화할 수 있습니다.성과 분석
시간 추적 데이터는 개인 및 팀 생산성을 평가하고, 개선이 필요한 영역을 식별하고, 데이터 기반 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
궁극적으로 작업 관리 소프트웨어는 작업 관리를 간소화하고, 의사 소통을 강화하고, 파일 공유를 촉진하고, 시간 추적을 개선하는 데 중추적인 역할을 합니다. 이러한 이점은 규모와 업종에 관계없이 모든 기업이 생산성을 높이고 공동 작업을 개선하며 전반적은 운영 효율성을 높이는 데 총체적으로 기여합니다.
작업 관리는 작지만 영향력이 있는 많은 약속에 사용되는 광범위한 용어이며, 조직마다 그 의미가 다를 수 있습니다. 그러나 한 조직의 관점에서 작업 관리를 본다면, 기업은 비전을 가시적인 성과로 전환하는 전략적 접근 방식을 갖춰야 합니다. 이런 상황에서 ServiceNow의 Strategic Portfolio Management(SPM)가 필요합니다. SPM은 리더들이 전략과 결과 사이의 격차를 해소하여 수행하는 작업이 조직의 중요한 목표에 부합하도록 합니다.
SPM을 통해 조직은 투자를 안내하고 계획을 효과적으로 전달하는 명확한 로드맵을 만드는 동시에 진정으로 중요한 작업에 대한 우선순위 지정, 자금 조달 및 실행을 수행할 수 있습니다. 비즈니스 요구 관리를 위해 통합된 이러한 중앙 집중식 접근 방식은 효율적인 작업 관리의 초석입니다. ServiceNow의 SPM 플랫폼에 대해 자세히 알아보고 지금 바로 작업 관리 전략을 완성하세요.