워크플로우 관리의 핵심은 워크플로우 내에서 주어진 작업에 대한 다음의 4가지 기본 질문에 대답하는 것입니다.

• 무엇을 해야 하나요?
• 누가 해야 하나요?
• 언제까지 완료해야 하나요?
• 어떻게 성취해야 하나요?

올바르게 적용된 워크플로우 관리는 명확한 가시성, 프로세스 자동화, 지원 도구를 결합하여 사람과 프로세스를 안내합니다. 또한 신뢰할 수 있는 워크플로우 내에서 운영되는 팀은 그렇지 않은 팀보다 생산성과 효율성, 그리고 목표 지향성 측면에서 훨씬 더 탁월합니다. 이는 워크플로우 데이터에 쉽게 액세스할 수 있기 때문입니다. 따라서 관련 단계와 프로세스에 대한 가시성을 높이고 어떤 역할이 어떤 작업을 담당하는지 파악할 수 있습니다.

워크플로우가 사람과 프로세스를 한데 모으듯이, 프로젝트는 구체적인 결과를 달성하기 위해 여러 워크플로우가 함께 작동하는 상황을 나타냅니다. 프로젝트 관리는 이러한 프로젝트를 안내하고 최적화하는 것과 관련된 도구와 전략을 의미합니다. 예를 들어, 워크플로우 관리가 신입 직원을 온보딩하는 데 필요한 프로세스를 설명하고 최적화하는 데 도움이 된다면, 프로젝트 관리는 대신 특정 신입 사원을 채용하고 온보딩하는 데 필요한 작업들을 세부적으로 규정하고 관리합니다.

한편, 워크플로우 관리 소프트웨어의 복잡성이 증가함에 따라 이 두 가지 개념은 겹치는 부분이 많을 수 있습니다. 실제로 오늘날 사용 가능한 최고의 워크플로우 관리 시스템은 기본적으로 기업이 의존할 수 있는 모든 프로젝트 관리 업무를 수행할 수 있습니다.

대부분의 현대적 비즈니스 프로세스의 규모와 복잡성을 고려할 때, 워크플로우와 관련된 작업과 인력을 조정하고 추적하려면 효과적인 도구가 필요합니다. 워크플로우 관리 시스템은 기업이 워크플로우를 보다 효과적으로 간소화하도록 개발된 소프트웨어 솔루션입니다. 이러한 도구에는 일반적으로 반복적인 작업 및 프로세스를 자동화하고, 미리 알림 및 후속 조치를 예약하고, 사용자에게 완료되지 않은 작업에 대해 알려주고, 성과 메트릭을 추적하고, 워크플로우의 모든 측면을 종합적으로 파악할 수 있는 기능이 내장되어 있습니다.

워크플로우 관리 시스템의 필수 기능

처음부터 끝까지 워크플로우를 효과적으로 관리하기 위해서는 많은 노력이 필요합니다. 최고의 워크플로우 관리 시스템은 워크플로우의 모든 측면을 최적화하고 모든 수준의 사용자를 지원할 수 있어야 합니다. 따라서 워크플로우 관리 시스템은 다음을 비롯한 광범위한 고급 기능과 역량을 활용합니다. 

• 분석 추적
• 알림 자동화
• 클라우드 기반 컴퓨팅
• 코딩이 필요 없는 워크플로우 디자이너
• 끌어서 놓기 도구
• 외부 공급업체 애플리케이션과의 통합
• 로우코드 앱 개발
  
• 병렬 분기
• 보고서 생성
• 역할 기반 액세스 통제
• 서비스 수준 계약(SLA) 상태 지표
  

워크플로우 관리 소프트웨어 도구는 워크플로우와 관련된 까다로운 작업의 대부분을 처리하도록 설계되었습니다. 즉, 모든 도구의 효과는 도구를 적절하게 사용하고 제공하는 기능을 최대한 활용하는 능력에 따라 크게 좌우됩니다. 비즈니스를 위한 워크플로우 관리 솔루션을 구현하려면 다음 베스트 프랙티스를 고려하십시오.

리더십 팀의 동의 얻기

워크플로우는 조직 전체의 인력과 프로세스를 포함하여 개별 부서의 경계를 넘어 확장될 수 있습니다. 그리고 이러한 솔루션은 전사적 비즈니스에 영향을 미칠 수 있으므로 경영진의 지원을 받는 것이 중요합니다. 관리자 및 임원급과 워크플로우 관리에 대해 논의하고 본격적으로 일을 진행하기 전에 리더십의 지원을 받을 수 있는지 확인하십시오.

이해 관계자 파악 및 공동 작업

회사 리더십 팀 외에도 개별 이해 관계자를 참여시켜야 합니다. 워크플로우 내에서 다양한 작업을 담당할 담당자를 파악합니다. 이러한 개인과 긴밀히 협력하여 엔드 투 엔드 프로세스를 효과적으로 이끌 수 있는 모든 것이 준비되었는지 확인합니다.

워크플로우 매핑 및 우선순위 지정

매핑은 워크플로우 관리의 중요한 측면이지만 모든 워크플로우에 동일한 긴급성이나 중요성이 적용되는 것은 아닙니다. 우선순위 워크플로우(재무, IT, HR 등과 관련된 워크플로우) 및 고객 대면 워크플로우가 주요 관심사가 되어야 합니다. 이러한 워크플로우는 민첩하고 완벽하게 작동하며 효율적이어야 합니다. 이러한 워크플로우가 마련되면 지원 워크플로우에 우선순위를 부여할 수 있습니다.

광범위한 자동화

자동화를 효과적인 워크플로우 관리의 핵심이며 가능한 한 모든 부분에 적용되어야 합니다. 워크플로우를 꼼꼼히 살펴 간단하고 반복적인 작업 또는 승인 작업을 찾습니다. 이러한 작업은 자동화에 적합할 수 있으며, 직원들이 다른 전략적인 업무를 수행하는 데 집중하도록 지원할 수 있습니다.

중복성 제거

워크플로우를 매핑하면 정확히 어떤 작업이 관련되어 있는지 한눈에 볼 수 있습니다. 이렇게 하면 직원의 업무 시간을 차지하지만 부가적 혜택은 제공하지 않는 중복 작업을 식별할 수 있습니다. 이해 관계자와 긴밀히 협력하여 워크플로우를 검토하고 중복 작업 영역을 찾아 제거합니다.

KPI 추적

배포 후에는 수많은 워크플로우를 재평가하고 수정해야 할 수 있습니다. 관련 메트릭을 설정하고 핵심성과지표(KPI)를 모니터링하여 모든 것이 최적의 상태로 진행되고 개별 프로세스가 예상대로 작동하는지 확인합니다. 이렇게 하면 잠재적인 문제 영역을 파악하여 개선할 수 있습니다.

프로세스 관리

고급 자동화 기술로 스스로 작동하는 워크플로우가 생성되더라도 프로세스를 감독하는 감독관을 두는 것이 좋습니다. 워크플로우를 관리하고, 필요한 경우 과정을 수정하고, 확보한 통찰력을 사용하여 비즈니스를 한층 더 최적화합니다.

병목 현상과 중복 작업을 제거하여 프로세스를 최적화하는 것은 워크플로우 관리의 주요 이점 중 하나입니다. 그러나 속도는 이러한 접근 방식에 부수적으로 따라오는 자연스러운 결과물이지만, 워크플로우 관리 시스템을 처음부터 구축하는 것은 일반적으로 하루아침에 달성할 수 있는 일이 아닙니다. 관련성 있는 도구를 설정하고, 사용자를 교육하고, 연관된 시스템을 통합하고, 마지막으로 솔루션을 구현하는 데는 며칠, 몇 주 또는 몇 달이 걸릴 수 있습니다. 하지만 대규모 관리 플랫폼의 일부로 작동하고 로우코드 도구를 사용하여 작동하는 워크플로우 관리에는 많은 설정이나 교육이 필요하지 않을 수 있습니다. 따라서 하루 만에 신속하게 구축할 수 있기도 합니다.

프로세스는 비즈니스를 주도하고, 워크플로우를 관리하는 방법에 따라 얼마나 효과적으로 이러한 프로세스가 기능할지가 결정될 수 있습니다. IT 관리 시스템의 선두 주자인 ServiceNow는 워크플로우 관리의 역량을 그 어느 때보다 더 크게 향상하고 있습니다.

수상 경력에 빛나는 Now Platform®을 기반으로 구축된 ServiceNow 워크플로우 관리는 로우코드 기능과 바로 사용 가능한 기능을 고급 AI 및 지원 도구와 결합하였으며, 이들은 모두 중앙화된 단일 위치에서 원격으로 액세스할 수 있습니다. 사용자 지정 워크플로우를 신속하고 정확하게 구축하고, 기존의 데이터 및 도구와 통합되고, 필수 메트릭과 KPI를 정의 및 추적하고, 변수와 워크플로우 분기를 설정하십시오. 그리고 이 모든 활동을 통해 혁신적인 자동화를 적용하여 모든 것이 올바른 방향으로 나아가도록 하십시오.

ServiceNow가 워크플로우 관리를 재정의하는 방법을 직접 확인하려면 지금 바로 데모를 요청하십시오.