IWMS(통합 작업 공간 관리 시스템)를 사용하면 조직은 시설 관리, 프로젝트 관리, 부동산 수명주기 관리를 간편하게 수행할 수 있습니다.
IWMS(통합 작업 공간 관리 시스템) 소프트웨어 솔루션은 여러 소프트웨어 플랫폼을 통합하는 애플리케이션입니다. 작업 공간에서 IWMS를 통해 시설 관리, 자산 프로젝트 관리, 시설 유지관리, 부동산 수명주기 관리, 자원 관리를 최적화할 수 있습니다. 모든 IWMS 솔루션에 대해 따라야 할 중요한 구현 단계가 있으며, 적절한 IWMS 솔루션을 찾는 것은 데이터 요구 사항, UI 및 다른 애플리케이션의 가능한 통합을 분석하는 일입니다.
굴지의 기술 리서치 기업인 Gartner가 2004년에 여러 기능 분야를 관리할 수 있는 엔터프라이즈급 프로그램을 설명하기 위해 "통합 작업 공간 관리 시스템"이라는 표현을 처음 사용했습니다. Gartner가 설명한 대로, 통합의 개념은 "단일 기술 플랫폼, 단일 데이터 리포지토리"입니다. 90년대 말과 2000년대 초 인터넷의 발달은 통합과 통합 플랫폼을 훨씬 더 가능하게 하며 중요하게 만들었습니다.
이상적인 IWMS 소프트웨어는 작업 공간 내에서 처음에는 결합되어 있지 않았거나 동시에 작동하지 않았지만 이제 결정적으로 함께 작동해야 하는 분야로서 서비스를 제공하는 일련의 기능 분야를 통합합니다.
직원 서비스 관리, 이동 관리, 자원 일정 예약, CAD(컴퓨터를 이용한 설계), 건물 정보 모델링, 공간 관리 등 회사 시설 운영 및 유지관리를 가리킵니다. 평면도 또는 기타 지도를 즉시 사용해서 필요한 분석이나 정보 수집을 위한 뷰를 쉽게 이해할 수 있습니다. 또한 IoT(사물 인터넷)는 센서를 제공하여 시설 사용에 관한 데이터를 만들고 가능한 공간 사용 및 이상적인 변경 비용을 분석합니다.
자산 프로젝트 관리는 일반적으로 건물 확장 또는 보수의 설계 및 구현, 시설 교체, 청사진이 포함되며, 모든 사항은 설계, 자산 관리, 비용, 조달, 일정 관리, 입찰, 최상 경로 분석 및 문서화를 지원하기 위해 WMS에서 조정됩니다.
건물 입주자의 편의와 안전을 유지하는 일은 중요합니다. 시설은 유지관리가 필요하며, IWMS 솔루션은 유지관리 요청, 인벤토리, 벤더, 보증, 작업 주문 및 관련 비용 같은 필요한 정보에 대한 데이터베이스를 관리할 수 있습니다. 또한 더 큰 비용이 드는 것을 방지하기 위해 예방적 유지관리를 분석하고 적용할 수 있습니다. 입주자는 셀프 서비스 포털을 통해 요청을 제출할 수 있습니다. 시설 유지관리자는 셀프 서비스 포털에서 요청의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.
IoT 시스템은 IWMS 플랫폼에 통합되고 있습니다. 이러한 통합을 통해 유지관리 요구 사항을 예상하고 시설 및 관련 자산에 대한 실시간 모니터링을 제공할 수 있습니다.
부동산 관리에는 제곱피트, 비용, 자산, 임대 기간, 사용 등 관리되는 부동산에 대한 결합된 데이터 세트가 필요합니다. IWMS의 부동산 관리는 공간을 보여 주고 여러 사용 가능한 옵션과 레이아웃을 기록하기 위해 다양한 공간의 시각화를 제공합니다. 이러한 시각화를 통해 잠재적인 임차인과 현재 임차인, 유지관리 및 외부 계약자 등 부동산과 상호작용하는 모든 사람들이 커뮤니케이션할 수 있습니다.
IWMS는 매입 시 정보를 관리하고 필요한 포트폴리오 관리, 임대 관리, 회계 및 세금 관리도 제공합니다.
비즈니스의 추세는 점점 더 지속가능성의 방향을 취해 왔으며 IWMS 소프트웨어도 이를 수용합니다. 시설에서는 물 사용, 에너지 및 온실가스 배출과 같은 자원과 낭비를 측정 및 분석하고 소비를 줄일 수 있습니다. IWMS를 통해 시설 관리 팀은 지속 가능한 방식을 늘리고 성과 메트릭을 수집하고 더 나은 에너지 관리 계획을 세우는 기능을 활용할 수 있습니다.
시설 관리자는 데이터 수집과 목표 달성 여부 및 목표를 현실적으로 조정해야 하는지 여부 등을 나타내는 자동화된 보고서를 사용하여 목표를 기록하고 추적할 수 있습니다. 목표를 통해 회사는 지속 가능성 방식을 광범위하게 보고 모든 소비를 보다 명확하게 파악할 수 있습니다. 스마트 센서가 사용량, 환경 감지, 공간 사용에 따라 조명부터 온도 조절까지 모든 사항을 조정할 수 있는 것처럼 IoT는 시설 관리에도 기여합니다.
통합 작업 공간 관리 시스템은 여러 소프트웨어 플랫폼의 단일 액세스 지점으로 효과적으로 작동합니다. IWMS 플랫폼은 팀 간에 워크플로우를 간소화하는 뛰어난 도구로도 작동하여 전반적인 작동 최적화와 기존 IT 시스템을 지원합니다.
여러 역량이 하나의 시스템으로 통합되어 다수의 기능을 수행할 수 있으면 팀의 가치가 매우 높아집니다. 기능의 허점이나 중복성뿐만 아니라 장애물을 없애고 가동 중지 시간이 발생할 가능성을 줄일 수 있는 소프트웨어 플랫폼은 거의 없습니다. IWMS와 같은 유용한 시스템은 목표, 분석 및 정보에 입각한 의사 결정을 지원하는 뛰어난 보고 시스템을 사용하여 프로세스를 간소화하고 비용을 줄이며 특별한 통찰력을 제공합니다.
비즈니스와 조직은 ServiceNow의 Workplace Service Delivery와 같은 통합 솔루션을 사용하여 잠재적인 투자 수익률을 확인할 수 있습니다.
작업 공간과 여러 기능적인 시스템이 성공하려면 적절한 IWMS 구현 전략이 중요합니다. 다음과 같은 고려 사항과 요구 사항 파악이 중요합니다.
IWMS 소프트웨어의 구현과 지속적인 사용을 위해 알고 있는 자원 요구 사항을 기반으로 필요한 팀 구성원을 파악하십시오. 작업 그룹의 이상적인 구성은 구현 프로세스를 간소화하기 위해 협력하는 소규모의 기능적인 그룹입니다. 커뮤니케이션이 여전히 중요하지만, 각 프로세스 단계가 간소화됩니다.
구현 프로세스에는 미리 파악해야 할 요구 사항과 프로세스 진행에 따라 파악해야 할 요구 사항이 있습니다. 현재 사용 중인 연결된 워크플로우를 사용하면서 프로세스를 간소화할 수 있는 여러 가지 기회가 있습니다. 즉시 사용 가능한 자원과 현재와 미래에 필요할 수도 있는 자원을 파악하십시오.
IT 프로세스의 변경도 필요합니다. 가능한 물리적 인프라 변경, 클라우드 컴퓨팅 변경, 전환에 적절한 IT 시스템 등이 포함됩니다.
모든 구현 단계 동안 장기적 및 단기적 목표가 중요합니다. 수집하고 저장하려는 데이터 형식, 데이터 내용, 데이터 사용 방식을 고려해야 합니다. 이러한 기준을 마련했으면 목표 설정을 시작합니다. 몇 가지 가능한 목표가 IWMS 프로그램 출시 동안 필요한 IT 인프라 변경에 대한 타임라인인 팀의 마일스톤과 프로세스 중 데이터 수집에 대한 마일스톤이 될 수 있습니다.
자원과 목표 등 필요 사항을 확인하고 나면, 다양한 요소를 고려해야 합니다. 먼저 IWMS 소프트웨어를 지원하기 위해 확장하고 통합해야 하는 IT 시스템의 범위를 생각하십시오. IWMS 소프트웨어 인프라를 지원할 수 있는 변경과 구현에 대한 비용 옵션을 고려하십시오. IWMS를 구현하고 지속적으로 지원하는 데 필요한 추가 소프트웨어 시스템과 관련 비용도 놓치지 말아야 합니다. IWMS의 최초 및 향후 출시에 대한 가능한 프로세스 최적화와 현재와 가능한 미래 프로세스에 어떤 영향을 미칠지 심사숙고하십시오.
IWMS를 구현하고 단계적으로 업그레이드하는 것이 바람직합니다. 일반적으로 업그레이드는 특정 영역을 대상으로 하며 프로세스를 향상하거나 시스템 내 어떤 항목을 패치하기 위해 생성됩니다.
IWMS 시스템을 선택할 때는 통합 기능, UI, 유용성, 품질 등 고려할 사항이 많습니다.
뛰어난 소프트웨어라 해도 유용한 사용자 인터페이스가 없으면 경험과 품질이 손상될 수 있습니다. IWMS 소프트웨어도 예외가 아닙니다. 소프트웨어 품질에 대해 심사숙고하십시오. 결함이나 버그가 있는지 고려하고 업무 환경에서 요구하는 고품질 경험, 프레젠테이션, 유용성, 데이터 수집 및 데이터 보고를 제공하는 정도를 평가하십시오. 조직 내 모든 유형의 사람들이 UI를 쉽게 이해할 수 있는지, 새 사용자에게 충분히 직관적인지 살펴보는 것도 중요합니다.
전체 플랫폼 마이그레이션은 데이터 손실, 불만, 장애로 이어질 수 있습니다. 이상적인 IWMS는 조직에 유용한 다른 플랫폼의 기능을 계속 활용하면서 사용 중인 다른 플랫폼과 통합하여 더 나은 사용자 경험을 위해 단일 플랫폼에서 전체적인 환경을 만들 수 있습니다.
디지털 워크플로우로 조직 내의 사일로를 해체할 수 있습니다. 플로우 디자인을 구현할 수 있으며, 여기에는 더 큰 성공과 필수 요구 사항 이행에 적합한 코드리스 자동화 워크플로우, 가속화된 IT 개발, 통합 서비스, 전반적인 생산성과 조직의 특정 플로우 작업 등이 포함됩니다.
CAFM(컴퓨터 지원 시설 관리) 소프트웨어는 공간 및 자산 관리에 대한 단일 보기에 집중하는 경향이 있으며 시설 관리와 작업 공간 서비스 요청과 일정 수준의 통합에 완전히 최적화되어 있습니다. CAFM은 복잡한 관리 소프트웨어가 필요하지 않으며 서비스를 관리하고 요청을 추적하기만 하는 소규모 비즈니스와 시설에 적합합니다. 또한 CAFM 프로그램 단일 플랫폼보다는 여러 플랫폼에서 확장하는 경향이 있습니다.
IWMS 솔루션은 두세 가지 이상의 관리 영역을 감독하는 대규모 엔터프라이즈 수준의 조직에 적합합니다. 이 시스템은 요청 관리, 이상적인 전략 계획, 에너지 및 자원 관리, 자산 프로젝트, 부동산, 임대 관리 및 시설 유지관리를 지원하는 단일 플랫폼에 존재합니다.
IWMS의 미래는 계속 높아지는 리더와 조직의 기대치를 충족하기 위한 발전과 관련이 있습니다. 인터넷 초기에 기대치가 빠르게 상승한 것과 마찬가지로, 이제는 모든 방면에서 기술이 개발되고 배포되면서 기대치가 훨씬 더 높아졌습니다. 기술은 현재 클라우드 호환 가능하고 모바일 가능하며 액세스 가능하고 IoT 장치에 연결된 플랫폼 개발에 중점을 두고 있습니다. IoT 장치는 특히 관련성과 가용성이 높아지고 있으며, 특히 스마트 장치에서 자동화된 스마트 데이터를 수집하는 경우 IoT 장치의 적용 가능성은 IWMS 사용자에게 점점 더 중요성이 커지고 있습니다.
너무 많은 페이지와 링크를 거치지 않고 손쉽게 필요한 모든 기능을 제공할 수 있는 보다 직관적인 사용자 인터페이스에 대한 수요도 넘쳐납니다. 이상적으로, IWMS 플랫폼은 얼마나 복잡하든 상관없이 계속 변화하는 인터페이스와 데이터 수집 방법으로 발전할 것입니다. IWMS 플랫폼은 더 확장 가능하고 세련되고 유연하며 다양한 가능성을 품게 될 것입니다.
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