Organisationsübersicht

CARE bekämpft globale Armut und soziale Ungerechtigkeit in über 120 Ländern, wobei der Schwerpunkt auf der Förderung von Frauen und Mädchen liegt. Von der Notfallhilfe bis hin zu Bildungs- und Gesundheitsprogrammen bietet CARE dort Unterstützung, wo die Infrastruktur begrenzt ist und Ressourcen knapp sind. Deshalb nutzt die Organisation Technologie, die sowohl flexibel als auch zugänglich ist. 

Hintergrund 

In Malawi, einem der am dichtesten besiedelten und ärmsten Länder Afrikas, erkannte CARE eine ständige Herausforderung, die Tausende von Schülern betrifft: die unzuverlässige Erfassung der Anwesenheit. Schulen im ganzen Land verwendeten dafür bisher manuelle, papierbasierte Namensaufrufe, die viel Zeit der Lehrkräfte beanspruchten, fehleranfällig waren und eine Reaktion in Echtzeit nahezu unmöglich machten. 

An den von CARE unterstützten Schulen umfasst eine Klasse im Durchschnitt 89 Schüler. Ohne genaue Daten zur Anwesenheit war es für die Schulleitungen schwierig, Ressourcen effektiv zuzuweisen, Mahlzeiten zu koordinieren und Schüler zu erkennen, bei denen das Risiko eines Schulabbruchs besteht.

James Laja, Lehrer und Datensammler, fasst das zentrale Problem zusammen: „Mit dem alten System passierten viele Fehler bei der Erfassung von Daten zur Anwesenheit, und die Übertragung dieser Daten dauerte zu lange.“ Das hatte spürbare Folgen für die Menschen. Wenn Mahlzeiten falsch gezählt wurden, erhielten manche Kinder kein Mittagessen. Als gefährdete Schüler durch das Raster fielen, wurde das Zeitfenster für Maßnahmen immer kleiner. CARE benötigte eine Lösung, die in Umgebungen mit geringer Konnektivität zuverlässig funktioniert, ohne die stark beanspruchten Lehrkräfte zusätzlich zu belasten.

Als Gewinner einer ServiceNow.org Partnership for Good Grant (SPGG) entwickelte und produzierte CARE gemeinsam mit KPMG AttendAssist – eine KI-gestützte, SMS-fähige Lösung zur Erfassung der Anwesenheit, die auf ServiceNow App Engine basiert. Das Ziel bestand darin, manuelle Prozesse durch ein System zu ersetzen, das die Anwesenheit in Echtzeit vorhersagen und verfolgen sowie die Arbeitsabläufe der Schulleitungen vereinheitlichen kann. Gleichzeitig sollte es sicherstellen, dass die Schüler eingebunden und erfasst bleiben, auch wenn das System in Umgebungen mit eingeschränkter Konnektivität eingesetzt wird. Die Low-Code-Plattform der App Engine war dabei entscheidend, und CARE hat dieses System ohne großes technisches Team aufgebaut. Das bedeutet, dass andere ressourcenintensive Unternehmen dies ebenfalls tun können.

Die Lösung

AttendAssist wurde nativ auf App Engine entwickelt, sodass CARE die Lösung flexibel an die Anforderungen der jeweiligen Umgebungen und Workflows anpassen kann. Anstatt ein fertiges Tool zu konfigurieren, konzipierte das Team eine maßgeschneiderte Anwendung, die unter den Bedingungen an den Schulen in Malawi zuverlässig funktioniert.

Den Mittelpunkt der Lösung bildet KI-gestützte Bilderkennungstechnologie, mit der die Erfassung der Schüler im Klassenzimmer automatisiert wird. Das Ergebnis war beeindruckend, wie James Laja bemerkte: „Den Schülern gefällt es, jeden Tag fotografiert zu werden, und dadurch hat sich die Anwesenheitsquote verbessert.“ Das System überträgt gleichzeitig präzise Daten – ein deutlicher Kontrast zu manuellen Prozessen. Manuelles Aufrufen der Namen ist nicht mehr nötig, und so entlastet das System die Lehrkräfte von ihren Dokumentationspflichten. Sie können sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist – den Unterricht.

Die SMS-Integration war von Anfang an zentral für das Design. Da viele Schulen in Gebieten mit eingeschränktem oder unzuverlässigem Internetzugang arbeiten, verwendet die Lösung SMS, um Daten zur Anwesenheit zu übermitteln und Pushbenachrichtigungen an Schulleitungen, Verwaltungen und Mitarbeiter zu senden. Dies sorgt dafür, dass das System auch in Umgebungen mit extremer Ressourcenknappheit funktionsfähig und praktisch bleibt und keine Investitionen für Infrastrukur erforderlich sind, die sich die meisten Schulen in der Region nicht leisten könnten.

Was die Verwaltung angeht, vereinheitlicht AttendAssist die Abläufe für alle Schulleitungen. So können die Mitarbeiter an einem zentralen Ort Abweichungen bei der Anwesenheit klären, die Ausgabe von Mahlzeiten organisieren und problematisches Verhalten von Schülern melden. Statt auf separate Tabellen oder manuelle Folgeaufgaben angewiesen zu sein, können Verantwortliche jetzt schnell und einheitlich auf Anwesenheitsdaten reagieren. Dadurch lassen sich Verzögerungen und Fehler bei der Ressourcenzuteilung reduzieren und Schulen schnell mit dringend benötigter Unterstützung versorgen.

Für viele Familien mit niedrigem Einkommen ist die Schule der Ort, an dem ein Kind zuverlässig eine Mahlzeit erhält, was zu Hause in vielen Fällen nicht möglich ist. Ernährung und Bildung sind entscheidend, um den Weg aus der Armut zu ermöglichen. In Schulen mit CARE-Unterstützung kommen 45 % der Schüler zum Unterricht, ohne zu Hause gefrühstückt zu haben. Wenn die genaue Anwesenheit bekannt ist, kann die notwendige Anzahl der Mahlzeiten für die Schüler zubereitet werden kann, ohne Essen zu verschwenden oder zu wenig davon anzubieten.

Die Ergebnisse

Die Wirkung von AttendAssist ist messbar und erheblich. Die Schülerin Naomi Malizani sagte dazu: „AttendAssist nennt immer die genaue Zahl der anwesenden Schüler, was eine entscheidende Verbesserung gegenüber der Zeit ist, in der das System teilweise falsche Anwesenheitszahlen angegeben hat.“

An 111 Schulen in Malawi konnte die Anwesenheit mit CARE um fast 36 % gesteigert werden, was mehr als 70.000 Kindern direkt zugute kam. Die Effizienzsteigerungen für Lehrkräfte sind ebenfalls beeindruckend. Eine Verkürzung der Aufrufzeit um 90 % bedeutet, dass Stunden für den eigentlichen Unterricht zurückgewonnen werden. Für Lehrkräfte, die über 50 Schüler mit begrenzten Ressourcen unterrichten, ist diese Zeit von entscheidender Bedeutung – sie macht den Unterschied zwischen einem hektischen, von Verwaltungsaufgaben geprägten Schultag und einem Tag, an dem das Lernen im Mittelpunkt steht.

CARE konnte auch den SMS-gestützten Workflow nutzen, um Fehler bei der Ressourcenzuteilung und der Ausgabe von Mahlzeiten zu reduzieren. James Laja erklärte: „Die genaue Anwesenheit der Schüler zu kennen, hilft bei der Vorbereitung der Mahlzeiten, da Lebensmittel in den richtigen Mengen zubereitet werden und so Verschwendung vermieden werden kann.“ Dank dieser genauen Erfassung erhalten die Schüler zuverlässig ihre Mahlzeiten, während gleichzeitig die Verschwendung vermieden wird, die bei manuellen Systemen ein Problem darstellte.

Durch die Vereinheitlichung der administrativen Arbeitsabläufe auf einer zentralen Plattform konnte CARE den zuständigen Personen Echtzeit-Feedback bereitstellen und schnell Unterstützung für die Schulen mobilisieren. Während herkömmliche Systeme drei Wochen benötigen würden, um die Anwesenheit an allen Schulen zu erfassen, ermöglicht AttendAssist CARE und den zuständigen Personen, an einem einzigen Tag Anwesenheitsdaten von allen Schulen zu erhalten und innerhalb von 24 Stunden Feedback zu geben.

Ein Blick in die Zukunft

CARE und ServiceNow untersuchen, wie AttendAssist auf weitere Länder und Systeme ausgeweitet werden kann, in denen die manuelle Erfassung der Anwesenheit Hindernisse für den Zugang zu Bildung darstellt. Die modulare Struktur der App Engine bedeutet, dass die Lösung an verschiedene Sprachen, Konnektivitätsumgebungen und Verwaltungsstrukturen angepasst werden kann, ohne dass eine vollständige Neuentwicklung erforderlich ist. Da CARE seine digitalen Programme weiter skaliert, bleibt ServiceNow.org ein Plattformpartner, der dieses Wachstum fördern kann – von der Bereitstellung für einzelne Schulen bis hin zu regionalen und landesweiten Programmen.

AttendAssist setzt auf Tools, die Lehrkräfte bereits täglich verwenden. Eine Lehrkraft nimmt ein Foto der Klasse auf und sendet es wie jede andere Nachricht, sodass das System genutzt und nicht umgangen wird. CARE legt bei allen eingesetzten Technologien ähnliche Maßstäbe an: Sie müssen für die Personen, die sie nutzen, und für die Einrichtungen, in denen diese arbeiten, funktionieren.

Neben der Anwesenheit sieht CARE auch das Potenzial, dieselbe Architektur auf andere operative Herausforderungen in seinen Bildungs-, Personalschulungs- und Gesundheitsprogrammen anzuwenden, bei denen Echtzeitdaten und automatisierte Workflows ähnliche Verbesserungen bei der Ressourcenzuteilung und Mitarbeitereffizienz ermöglichen könnten. Der Erfolg von AttendAssist hat gezeigt, dass Unternehmenstechnologie bei kompetenter Entwicklung auch in einigen der schwierigsten Umgebungen der Welt effektiv eingesetzt werden kann. 

Fazit

Der Einsatz von AttendAssist auf der App Engine durch CARE zeigt, dass die richtige Technologie, wenn sie für den jeweiligen Kontext entwickelt wird, in großem Umfang sinnvolle Veränderungen bewirken kann.

Durch die Steigerung der Schulbesuchsquote um fast 36 % und die Reduzierung der Zeit für die Anwesenheitserfassung durch Lehrkräfte um 90 % an 111 Schulen in nur neun Monaten hat CARE gezeigt, was möglich wird, wenn KI und Workflow-Automatisierung in Umgebungen mit begrenzten Ressourcen zur Lösung konkreter Probleme für Menschen beitragen.

Für Organisationen, die im Bereich der humanitären Entwicklung tätig sind, zeigt dieses Engagement, dass die ServiceNow AI Platform sie dort unterstützen kann, wo sie tätig sind, und ihnen dabei hilft, ihre Arbeit weiter auszubauen.