Für die Komplexität von Futterplänen waren Tabellen unzureichend.
Jordyn Nylander ist Senior Clinical Nutritionist bei der San Diego Zoo Wildlife Alliance. Aber ihre Arbeit beginnt nicht mit dem Futter der Tiere, sondern den Umständen, in denen sie fressen. „Jedes Tier verfügt über eine einzigartige Reihe von Anpassungen und Herausforderungen“, erklärt Nylander. „Wir müssen zum Beispiel berücksichtigen, wie ein Tier kaut. Wie interagiert es mit anderen Tieren und seinem Lebensraum? Wie viel Sonnenlicht und Schatten und welche Temperatur braucht es? Es spielt auch eine Rolle, wie viel Platz das Futter einnimmt, und wie wir es dem Tier präsentieren.“
Die Größe einer Giraffe bedeutet, dass ihr Futter vorbereitet und dann hoch oben positioniert werden muss, um der natürlichen Ernährungsweise zu entsprechen. Jede dieser Variablen fließt in den Futterplan ein. Dieser Detailgrad ist für alle 3000 aktiven Futterpläne in den zwei Tierparks
der San Diego Zoo Wildlife Alliance (SDZWA) nötig. Diese versorgt mehr als 15.000 Tiere aus mehr als 900 Arten, von denen viele gefährdet sind. Ihre Mission ist lebenswichtig und global: die Rettung und der Schutz von Arten für zukünftige Generationen.
Doch jahrzehntelang standen der SDZWA für die Verwaltung der hochspezifischen Futterpläne nur fragmentierte Systeme zur Verfügung: Hunderte von Excel-Tabellen, eine fragile Datenbank, Funk- und Telefongespräche sowie handschriftliche Notizen in der Hosentasche.
Wenn eine Änderung am Futter eines Tiers vorgenommen wurde, mussten diese Informationen über mehrere Kanäle übertragen werden – ohne Garantie, dass sie die zuständige Person rechtzeitig erreichten. Für Tiere mit sehr spezifischen Bedürfnissen war das nicht nur ineffizient, sondern auch riskant.
Die Koordination kostete Zeit, die für den Arterhalt fehlte.
Die Arbeit selbst basierte auf genauer Wissenschaft, aber die Systeme, auf die sie angewiesen war, waren fragmentiert. Futterexperten stellten Anfragen über Funk und Telefon. Informationen über Futteränderungen trafen über mehrere Kanäle ein. Die Lagerteams waren sich nicht immer sicher, welche Version aktuell war. Die Tierpfleger stellten zuweilen mitten in der Futterausgabe fest, dass sich etwas geändert hatte.
Gut ausgebildeten Spezialisten fehlte die Zeit für den Tierschutz, da sie ständig Informationen nachverfolgen und Aktualisierungen bestätigen mussten, um zu versuchen, auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Die Einschränkungen der gemeinnützigen Organisation boten eine Möglichkeit für eine Partnerschaft.
April Dornback, Service Desk Manager und ServiceNow-Administratorin der SDZWA, war das Problem nur zu bewusst.
„Es war ein Alptraum“, erinnert sich Dornback. „Absturzanfällige Datenbanken. Hunderte von Excel-Tabellen, Telefonanrufe, Funkgespräche, Haftnotizen – Informationen, die nicht teamübergreifend weitergegeben wurden.“
Die Organisation benötigte ein einheitliches System, in dem Futterexperten, Lagerteams und Tierpfleger alle Zugriff auf dieselben Informationen hatten. Dornback stellte also eine wichtige Frage: Wo verschwenden die qualifizierten Mitarbeiter Zeit mit Arbeit, für die sie ihr Fachwissen gar nicht brauchten? Die Antwort lautete: bei der Koordination. Anstatt mehr Mitarbeiter oder Prozesse hinzuzufügen, konzentrierte sie sich darauf, Reibungspunkte zu beseitigen.
ServiceNow.org bot Dornback eine seltene Gelegenheit: Funktionen auf Unternehmensniveau, ausgerichtet auf die Einschränkungen einer gemeinnützigen Organisation – begrenztes Budget, begrenztes Personal, Priorität der Mission. Sie hatte ServiceNow bereits erfolgreich im IT-Betrieb der SDZWA eingesetzt. Jetzt sah sie die Möglichkeit, diese Grundlage mit einer eigenen, auf der ServiceNow AI Platform entwickelten anwenderdefinierten App auch auf die Kernmission der Organisation auszuweiten.
Ihr Team erstellte den Wildlife Nutrition Hub mit der ServiceNow App Engine und Workflow-Studio. Diese App ist von Grund auf auf die Arbeitsweise der SDZWA-Teams ausgelegt.
Echtzeit-Koordination ersetzt stundenlangen manuellen Aufwand.
Der Wildlife Nutrition Hub vernetzt Futterexperten, Lagerteams und Tierpfleger über einen einzigen, gemeinsamen Workflow.
Wenn Nylander einen Futterplan aktualisiert – zum Beispiel den der Giraffe Seri im Ostafrika-Habitat –, sind die Änderungen für jeden, der davon wissen muss, sofort sichtbar. Das Lagerteam beginnt mit der Beschaffung und Vorbereitung des Futters. Die Tierpfleger erhalten automatisch Updates. Wenn die Fütterung erfolgt, sind alle auf dem aktuellen Stand. Was früher mehrere Anrufe, mehrmalige Bestätigungen und manuelle Nachverfolgung erforderte, ist jetzt ein nahtloser Prozess.
„Die App ist der zentrale Ort, an dem unsere Teams alle Informationen in Echtzeit sehen“, erklärt Nylander. „Sie schließt Kommunikationslücken und stellt sicher, dass jedes Tier das richtige Futter zur richtigen Zeit erhält.“
Die Zeit, die durch die bessere Koordination gewonnen wird, fließt in die Arbeit für den Artenschutz.
Die Vorteile für den Zoobetrieb liegen auf der Hand, aber die Auswirkungen für die Mission sind noch größer.
Da Nylander und ihr Team weniger Zeit mit der Logistik verbringen müssen, können sie sich auf tiefgreifende wissenschaftliche Arbeit konzentrieren. Dazu gehören Tiergenetik, Zuchtstrategien und das langfristige Überleben von Arten.
„Der eigentliche Nutzen besteht darin, dass wir mehr Zeit haben“, sagt Dornback. „Dank dem Wildlife Nutrition Hub haben wir jetzt alle dieselben Informationen, um zur richtigen Zeit das Richtige zu tun. Alle Hände arbeiten zusammen.“
Jedes Jahr organisiert die SDZWA in ihren beiden Zoos mehr als 400.000 Tonnen Futter. Die Koordination dieser Arbeit läuft jetzt über ein einziges System, das nicht nur den täglichen Betrieb verbessert, sondern auch Einblicke liefert, die globalen Artenschutzprogrammen zugute kommen.
Artenschutz beginnt mit dem Schutz der Systeme, die ihn möglich machen.
„Ich könnte überall in der Technologiebranche arbeiten. Aber ich entschied mich, hier zu arbeiten, weil wir mit unserer Arbeit Arten schützen. ServiceNow.org hat geholfen, das möglich zu machen.“
Nylander sieht diese Auswirkungen der besseren Koordination in ihrer täglichen Arbeit.
„Die Entscheidungen, die wir bei der Tierernährung treffen, wirken sich direkt auf die Artenschutzbemühungen auf der ganzen Welt aus“, sagt Nylander. „Wenn wir ein einziges Tier füttern, denken wir auch an die zukünftigen Generationen, die in freier Wildbahn leben.“
SDZWA entwickelte ein System, das die Komplexität der Arbeit der Organisation widerspiegelt und ihren Experten die Zeit gibt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Denn beim Artenschutz ist Effizienz nicht das eigentliche Ziel, hilft jedoch, die Mission zu ermöglichen.