Como configurar o Employee Travel Safety

Conclua todas as tarefas de configuração para garantir que as notificações e aprovações de viagem sejam configuradas corretamente para sua empresa.

Configurar aprovadores de viagem

Configure grupos de usuários e funções para que as viagens do funcionário possam ser aprovadas por gerentes ou aprovadores de viagem designados.

Configurar a aprovação do gerente ou aprovadores designados é uma etapa de configuração obrigatória para Employee Travel Safety aplicação.

Aprovação do gerente

Para configurar a aprovação de viagem por gerentes, atribua a função approver_user a todos os gerentes. Com esta função, os gerentes só podem exibir e aprovar solicitações de viagem para os funcionários que supervisionam diretamente.

Aprovadores designados

Para configurar aprovadores de viagem designados, adicione usuários ao grupo Aprovadores de viagem. Os membros deste grupo podem exibir e aprovar solicitações de viagem para todos os funcionários. Não adicione gerentes ao grupo Aprovadores de viagem, a menos que seja aceitável que eles exibam e aprovem solicitações de viagem para todos os funcionários.

Por padrão, uma solicitação de viagem deve ser aprovada pelo gerente do funcionário e por um membro do grupo de aprovadores de viagem. Se o funcionário não tiver um gerente listado em seu ServiceNow Ou não há usuários no grupo Aprovadores de viagem, uma aprovação é suficiente para aprovar a solicitação de viagem. A solicitação de viagem de um funcionário será rejeitada automaticamente se o funcionário não tiver um gerente listado em seu ServiceNow E não há usuários no grupo Aprovadores de viagem. Para obter informações sobre como alterar as configurações de aprovação padrão, consulte Modifique o fluxo de aprovação de viagem.

Configurar Employee Travel Safety propriedades

Configurar Employee Travel Safety propriedades para garantir que os e-mails de verificação de segurança do local, os logs de contato do funcionário e as verificações de integridade do funcionário sejam gerenciados de acordo com os requisitos da sua empresa.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_imt_travel.admin

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Configurando o. Employee Travel Safety propriedades é uma etapa de configuração obrigatória para Employee Travel Safety aplicação.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Segurança em viagem do funcionário > Propriedades.
2. Defina os seguintes valores de propriedade.

   Tabela 1. Propriedades de Segurança de viagem do funcionário

   Propriedade	Descrição
   Sistema de gestão de viagens da empresa. [sn_imt_travel.travel.management.system.name]	Sistema de gestão de viagens da sua empresa. Esta propriedade é usada para fornecer aos funcionários aprovados para viagens um link para o sistema de gestão de viagens.
   URL do sistema de gestão de viagens da empresa. [sn_imt_travel.travel.management.system.url]	URL do sistema de gestão de viagens da sua empresa. Esta propriedade é usada para fornecer aos funcionários aprovados para viagens um link para o sistema de gestão de viagens.
   E-mail para os contatos de viagem para solicitar que eles verifiquem a segurança do local e a conformidade com as políticas. [sn_imt_travel.email_site_verification]	Quando habilitado, um e-mail é enviado para o contato primário fornecido por um funcionário em sua solicitação de viagem para verificar a segurança do local e a conformidade com a política. O contato deve responder ao e-mail antes que a solicitação de viagem possa ser aprovada por um gerente ou aprovador de viagem.
   Lista separada por vírgulas de respostas afirmativas. [sn_imt_travel.affirmative_email_responses]	Define as respostas aceitas como Sim respostas para e-mails de verificação do site.
   Permite o envio de lembretes por e-mail para aprovadores de solicitação de viagem para solicitações com aprovação pendente. [sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders]	Quando habilitado, lembretes por e-mail são enviados para aprovadores e gerentes de viagem para solicitações de viagem que não foram aprovadas ou rejeitadas.
   Tempo (em horas) de espera antes de enviar um lembrete aos aprovadores de solicitação de viagem. O padrão é 48. [sn_imt_travel.approval_email_reminder_period]	Define a frequência de lembretes por e-mail que são enviados para aprovadores e gerentes de viagem. Por exemplo, quando esta propriedade está definida como 48 aprovadores e gerentes de viagem receberão um lembrete a cada 48 horas após o envio de uma solicitação de viagem até que seja aprovada ou rejeitada. Esta propriedade requer que sn_imt_travel.enable_approval_email_remindersa propriedade está habilitada.
   Permite o contato com funcionários relevantes sobre verificações de integridade relacionadas a viagens. [sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag]	Quando habilitado, os funcionários aprovados para viagem recebem notificações para concluir uma verificação de integridade. Para definir a frequência das notificações, selecione um valor para sn_imt_travel.health.verification.run.typepropriedade. Para obter mais informações sobre verificação de integridade do funcionário, consulte Avaliação de saúde do funcionário.
   Escolha se as verificações de integridade serão enviadas ao solicitante apenas uma vez ou diariamente. [sn_imt_travel.health.verification.run.type]	Define a frequência das notificações de verificação de integridade que são enviadas aos funcionários aprovados para viagem. Para enviar notificações diárias antes e durante a viagem, selecione Enviar diariamente . Para enviar uma notificação uma vez após a aprovação da solicitação de viagem, selecione Enviar uma vez . As notificações de verificação de integridade serão enviadas somente se sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flaga propriedade está habilitada. Nota: Os funcionários que já estão inscritos nas verificações diárias de integridade antes que sua solicitação de viagem seja aprovada não verão mudanças. Eles não receberão notificações adicionais e ainda serão inscritos após a conclusão da viagem.
   Cancela uma solicitação de viagem se uma verificação de integridade não for concluída após um número de horas. [sn_imt_travel.allow.cancelation]	Quando habilitada, as solicitações de viagem serão canceladas se os funcionários não concluírem uma verificação de integridade até o prazo. Habilitar esta propriedade requer que sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flaga propriedade também está habilitada.
   Para cancelamento automático de solicitação, insira o número de horas. [sn_imt_travel.cancelation_duration]	Define o prazo para que os funcionários concluam uma verificação de integridade. Esta propriedade requer que sn_imt_travel.allow.cancellationa propriedade está habilitada.
   Permite o alcance dos funcionários em viagem sobre seus contatos diários de viagem. [sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag]	Quando habilitado, os funcionários recebem notificações para concluir um log de contato diário durante viagens internas. As notificações de log de contato não são enviadas para viagens externas. Os funcionários devem receber a função sn_imt_tracing.dailylog_user para receber notificações de log de contato. Esta propriedade requer Rastreamento de contatos e. Contato para situação emergencial aplicações. Para obter mais informações sobre logs de contato, consulte Rastreamento de contatos. Nota: Os funcionários que já estão inscritos nos logs de contato diários antes de sua viagem não verão mudanças. Eles não receberão notificações adicionais e ainda serão inscritos após a conclusão da viagem.

3. Clique em Salvar.

Modifique o fluxo de aprovação de viagem

Modifique o fluxo de aprovação de viagem para mudar as configurações de aprovação de viagem padrão.

Antes de Iniciar

Função necessária: Flow_designer

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Modificar o fluxo de aprovação de viagem é uma etapa de configuração opcional para Employee Travel Safety aplicação. O fluxo de aprovação de viagem está pronto para uso, mas pode ser modificado para atender aos requisitos da sua empresa.

Se você decidir modificar o fluxo, desative o fluxo original e faça uma cópia. Faça as mudanças desejadas no novo fluxo e ative-o. Modificar a cópia facilita quando você precisa fazer upgrade do ServiceNow instância.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Flow Designer > Designer.
2. Na seção Fluxos, clique em Fluxo de aprovação de viagem .
3. Clique em Desativar e clique em OK para confirmar.
4. No canto superior direito, clique no ícone Mais ações ( ) e clique em Copiar fluxo .
5. Insira um nome para o novo fluxo.
6. Em Aplicação campo, selecione Segurança em viagem do funcionário .
7. Clique em Cópia .
8. Faça as mudanças desejadas no novo fluxo.
   Por exemplo, nos casos em que um funcionário tem um gerente listado em seu ServiceNow E também há usuários no grupo Aprovadores de viagem. Por padrão, o gerente e um aprovador de viagem devem aprovar a solicitação. Esta configuração é definida na ação 8,1 do fluxo. Você pode modificar esta ação para que a aprovação seja necessária somente de um gerente ou de um aprovador de viagem, não de ambos. Para fazer essa mudança, a condição E a ser aprovada deve ser substituída por uma condição OU.
9. Ao terminar de modificar o fluxo, clique em Ativar e clique em OK para confirmar.

Personalizar e-mails de notificação

Modifique os e-mails de notificação que são enviados para funcionários, gerentes e aprovadores de viagem e contatos de viagem do funcionário para personalizar as notificações para sua empresa.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Modificar os e-mails de notificação é uma etapa de configuração obrigatória para Employee Travel Safety aplicação. Por padrão, as notificações usam um ServiceNow® Faixa e o espaço reservado de assinatura Workplace, Co. Atualize as notificações para usar o nome e o logotipo da sua empresa.

. Employee Travel Safety a aplicação usa as seguintes notificações.

Notificação	Descrição
Solicitação de verificação de local	Este e-mail é enviado para o contato primário fornecido por um funcionário em sua solicitação de viagem para verificar a segurança do local e a conformidade com a política. Por padrão, o e-mail solicita que o contato confirme as políticas a seguir. O site examina todos os funcionários e visitantes em busca de sintomas. Todos os funcionários e visitantes devem usar equipamento de proteção individual, como máscaras. Todos os funcionários e visitantes devem seguir as regras de distanciamento social. Este e-mail só será enviado se sn_imt_travel.email_site_verificationa propriedade está habilitada.
Solicitação do aprovador de segurança de viagem do funcionário	Este e-mail é enviado ao gerente de um funcionário e a todos os membros do grupo de aprovadores de viagem solicitando que eles aprovem ou rejeitem a solicitação de viagem.
Lembrete de solicitação de segurança de viagem do funcionário	Este e-mail é enviado aos gerentes e aprovadores de viagem como um lembrete para aprovar ou rejeitar solicitações de viagem pendentes. Este e-mail só será enviado se sn_imt_travel.enable_approval_email_remindersa propriedade está habilitada.
Aprovação da solicitação de viagem	Este e-mail será enviado a um funcionário se sua solicitação de viagem for aprovada. O e-mail tem um link para o sistema de gestão de viagens da sua empresa.
Rejeição da solicitação de viagem	Este e-mail será enviado a um funcionário se sua solicitação de viagem for rejeitada.
Contatos relacionados a viagem	Este e-mail solicita que um funcionário preencha um log de contato diário. O e-mail é enviado a um funcionário diariamente durante a duração da viagem. Este e-mail só será enviado se sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flaga propriedade está habilitada.
Verificação de integridade relacionada a viagem	Este e-mail solicita que um funcionário conclua uma verificação de integridade diária. O e-mail é enviado a um funcionário diariamente depois que sua solicitação de viagem é aprovada durante a duração da viagem. Este e-mail só será enviado se sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flaga propriedade está habilitada.
Solicitação de viagem rescindida	Este e-mail será enviado a um funcionário se ele não concluir uma verificação de integridade dentro do prazo. Este e-mail só será enviado se sn_imt_travel.allow.cancellationa propriedade está habilitada.

Nota:

Todas as notificações, exceto Employee Travel Safety As solicitações do aprovador são traduzidas para o idioma selecionado no perfil de usuário do funcionário. . Employee Travel Safety A solicitação do aprovador é traduzida para o idioma selecionado no perfil de usuário do gerente ou aprovador de viagem. Se nenhum idioma for selecionado para um usuário, as notificações serão traduzidas para o idioma padrão da instância.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Notificação do Sistema > E-mail > Notificações.
2. Clique na notificação que você deseja atualizar.
3. Para exibir a notificação padrão, clique em Visualizar notificação .
4. Navegue até O que ele conterá seção de formulário.
5. Em HTML da mensagem clique em Inserir/editar imagem e selecione sua imagem de faixa.
   Dica:

   A imagem deve ser adicionada antes do script de e-mail para que apareça na parte superior do e-mail.

   Se você ainda não tiver uma imagem de faixa de e-mail em seu ServiceNow, você pode carregar uma imagem para usar. Para obter instruções, consulte Carregue uma ou mais imagens .

6. Clique em Mostrar scripts de notificação link relacionado.
7. Em Script o código Template.print(util.getEmailCompanyLogo()); adiciona o padrão ServiceNow® faixa para o e-mail.
   Comente ou exclua esta linha de código para remover ServiceNow® faixa.
8. Em Script substitua todas as referências a Local de trabalho, Co. com o nome da sua empresa.
9. Opcional: Se você quiser fazer outras mudanças na notificação por e-mail, atualize Script campo conforme necessário.
   Se você mudar qualquer texto usado em chamadas para gs.getMessage ou gs.getMessageLang , Você deve fornecer traduções para o texto personalizado na tabela Mensagem [sys_ui_message]. Para obter mais informações, consulte Tabela de mensagens .
10. Clique em Atualizar.
11. Retorne ao registro de notificação e clique em Visualizar notificação para confirmar suas mudanças.