Gestão de documentos do funcionário

  • Versão de lançamento: Zurich
  • Atualizado 31 de jul. de 2025
  • 11 min. de leitura

    • Use a Gestão de documentos do funcionário para pesquisar, criar, mover ou gerenciar retenções jurídicas em documentos do funcionário.

    Gestão de documentos do funcionário é o seu gabinete de arquivos virtual que contém qualquer ou todos os documentos do funcionário da sua organização. Com a Gestão de documentos do funcionário, você pode:
    • Pesquisar documentos do funcionário: Há muitas maneiras de restringir sua pesquisa de documentos do funcionário.
    • Criar documentos do funcionário:
      • Os documentos do funcionário podem ser adicionados diretamente ao repositório de documentos.
      • Quando combinado com Prestação de serviços de RH, Os agentes de RH podem mover documentos de um caso de RH ou adicioná-los diretamente ao repositório de documentos.
    • Colocar um perfil de RH ou tipo de documento em retenção jurídica: Colocar um perfil de RH ou tipo de documento em retenção jurídica impede que os documentos do funcionário associados sejam limpos após o período de retenção ser atingido.
    • Mover documentos do funcionário: Quando os documentos do funcionário são anexados a um caso de RH, você pode movê-los manualmente para o repositório de documentos. Ou você pode configurar os serviços de RH para mover automaticamente os documentos do funcionário quando o caso for encerrado/concluído.
    • Exibir documentos do funcionário: Os funcionários podem exibir seus próprios documentos do funcionário no portal de serviços ou Central do funcionário. Aqui Defina políticas para um tipo de documentoé como você concede acesso a eles por tipo de documento. O sistema de base fornece exemplos de tipos de documento.

    Pesquisando documentos do funcionário

    PESQUISE e exiba documentos do funcionário usando diferentes filtros do repositório de documentos do funcionário. Você também pode baixar documentos para fins de auditoria.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.document_reader

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Documentos do funcionário é o repositório de documentos do funcionário. Não importa o tamanho do repositório de documentos do funcionário, você pode pesquisar dinamicamente ou configurar filtros de pesquisa predefinidos para encontrar rapidamente os documentos de que precisa.

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Perfil de RH > Documentos de funcionário > Pesquisar Documentos.
    2. Use os filtros de coluna para identificar os documentos que você está procurando.
      Por exemplo, a classificação na coluna Funcionário mostra todos os documentos por funcionário.
    3. Para baixar documentos, marque a caixa ao lado dos documentos e selecione Download Na lista de seleção Ações.
      O download de vários documentos com o mesmo nome anexa cada documento com o nome do funcionário. Um número é adicionado quando os documentos ainda estão duplicados.
    4. Para exibir mais informações sobre um documento, clique no nome do documento.
      Se Sim está submetido a check-in em sn_hr_ef.enable_document_viewer Propriedade do documento do funcionário, o documento do funcionário é exibido.

    Criar ou modificar um documento do funcionário

    Com a função gravador de documentos do funcionário [sn_hr_ef.document_writer], você pode criar ou carregar um documento do funcionário diretamente no repositório de gestão de documentos do funcionário.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.document_writer

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Os documentos também podem ser carregados do formulário Caso de RH e movidos para o repositório de documentos.
    Nota:
    Os documentos do funcionário também podem ser movidos do formulário Caso de RH automaticamente quando o caso é encerrado, configurando o serviço de RH. Para obter informações sobre como configurar este recurso, consulte Configurar um serviço de RH.

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Perfil de RH > Documentos de funcionário > Criar Novo Documento.
    2. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário Documento do funcionário
      Campo Descrição
      Documento Documento do funcionário a ser carregado.
      Clique em Escolha Arquivo para carregar um documento de funcionário.
      Nota:
      Por padrão, o tamanho máximo de um documento permitido é 30 MB. O padrão pode ser alterado em Tamanho máximo de carregamento de arquivo em megabytes Campo em Propriedades do documento do funcionário. Para obter mais informações, consulte Propriedades da aplicação Gestão de documentos do funcionário.

      Depois de selecionar um documento, os campos somente leitura mostram o tamanho do arquivo, o formato do arquivo, Criado em e Criado por.

      O visualizador na IU só oferece suporte à exibição de documentos .pdf. Outros tipos de documentos podem ser baixados e exibidos.

      Para obter resultados de pesquisa ideais, não use traços (-) no nome do documento. Usar palavras completas separadas por espaços ou barras inferiores fornece melhores resultados de pesquisa.

      . Habilite "Visualizador de documentos" para visualizar documentos em PDF Na propriedade Documentos do funcionário deve ser verificada Sim para exibir documentos .pdf.
      Nota:
      A exibição de documentos não é compatível com FedRAMP, clientes no local, dispositivos móveis, clientes que usam criptografia de borda ou suporte a criptografia.
      Descrição Descrição do documento do funcionário.
      Funcionário Nome do funcionário ao qual o documento está associado.
      País da folha de pagamento País da folha de pagamento do funcionário no momento da criação do documento.
      Nota:
      Ao carregar o documento ou mover os anexos do caso para o arquivo do funcionário, o valor no País da folha de pagamento o campo é padronizado para o perfil de usuário do funcionário.
      Tipo de documento Tipo de documento associado ao documento do funcionário.
      Os tipos de documento fornecem categorização e a política de retenção.
      Nota:
      • Você poderá ler e gravar um documento somente se atender ao requisito de configuração de leitura ou gravação de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento.
      • Você pode limpar um documento somente se atender ao requisito de configuração de autorização de limpeza de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento.
      • Você poderá receber uma notificação de limpeza somente se atender ao requisito de configuração de autorização ou notificação de limpeza de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento.
      Data de efetivação Data e hora a partir da qual o documento do funcionário é válido. Em geral, a data de efetivação considera a data de criação do documento, exceto em casos de acordos contratuais. Por exemplo, o aumento de pagamento ou promoção pode entrar em vigor a partir de uma data diferente da data da avaliação de desempenho.
      Caso de RH Número do caso de RH ao qual o documento do funcionário está associado quando movido de um caso de RH.
      Limpeza em espera Limpar status de espera de um documento.
      • Autorização de limpeza pendente: A notificação de limpeza foi enviada, mas a autorização não foi recebida.
      • Limpeza aprovada: A autorização de limpeza foi recebida, o documento está programado para ser limpo.
      • Limpeza rejeitada: A autorização de limpeza foi rejeitada, o documento não está programado para ser limpo.
        A política de segurança associada a um tipo de documento define a autorização de limpeza. As seguintes funções têm permissão para mudar a autorização de limpeza:
        • Administrador de EF [sn_hr_ef.admin]
        • Gerente de gestão de arquivos do funcionário [sn_hr_ef.manager]
      Data de vencimento Opção para definir uma data de expiração para um documento. As notificações por e-mail serão enviadas aos proprietários do documento, gerentes ou representantes de RH (de acordo com as políticas de expiração) quando o documento expirar ou estiver próximo de expirar.
      Nota:
      Esta opção é habilitada somente quando um administrador habilita o. Data de vencimento caixa de seleção.
    3. Clique em Enviar para criar o registro do documento do funcionário.
      A guia Lista relacionada à trilha de auditoria de documentos do funcionário é exibida.

      Fornece exibição de todas as ações de um documento de funcionário desde a criação ou o carregamento até o momento em que ele é limpo.

      As seguintes ações são capturadas:
      • Registro criado
      • Campos atualizados
      • Anexo removido
      • Anexo atualizado
      • Anexo renomeado
      • Marcador da plataforma adicionado
      • Marcador da plataforma removido
      • Documento exibido
      • Documento baixado
      • Documento baixado pelo funcionário em Central do funcionário

    Mova documentos do funcionário para o repositório de documentos

    Você pode mover documentos do funcionário de um caso de RH para o repositório de documentos do funcionário. Você também pode mover documentos do funcionário automaticamente pelo serviço de RH quando um caso de RH é encerrado concluído.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.document_writer ou sn_hr_core.case_reader

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Os documentos do funcionário também podem ser adicionados diretamente ao repositório de documentos do funcionário. O repositório de documentos do funcionário fornece um repositório central para identificação rápida e fácil usando diferentes recursos de classificação. Consulte Criar ou modificar um documento do funcionário.

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Gestão de casos de RH > Todos os casos de RH.
    2. Selecione um caso que tenha documentos do funcionário anexados.
      Na exibição de lista, não há como identificar casos de RH com documentos do funcionário anexados. O número do caso de RH ou a pessoa em aberto para são necessários para localizar um caso de RH.
    3. No cabeçalho do formulário, clique em Mover anexos .
      . Mover anexos para o arquivo do funcionário é exibido.
    4. Marque a caixa de seleção ao lado dos documentos que você deseja mover.
      . Selecione COE para que os anexos sejam movidos e. Detalhe do tópico Os campos podem ser modificados, mas somente se o documento tiver sido adicionado ao tipo incorreto de caso de RH.
    5. Selecione Tipo de documento para cada documento.
      O tipo de documento determina a categorização, quem pode acessá-lo e a política de retenção. Se nenhum tipo de documento for exibido para o detalhe do tópico associado, um deverá ser criado para garantir a categorização correta. Consulte Defina políticas para um tipo de documento.
    6. Clique em Mover selecionados .

    Resultado

    Os documentos do funcionário são movidos do caso de RH para o repositório de documentos do funcionário. Depois que um documento do funcionário é movido, o nome, o formato e o tamanho do arquivo são copiados do anexo para o documento.
    Nota:
    Você também pode automatizar esse processo verificando Mover anexos automaticamente caixa de serviços de RH. Consulte Configurar um serviço de RH.

    O que Fazer Depois

    Depois de mover os anexos, os anexos serão exibidos na seção Documentos do funcionário no caso.

    Adicione retenção jurídica a vários perfis de RH

    Adicione retenção jurídica a vários perfis de RH de uma só vez. Retenções jurídicas ou de litígio impedem a exclusão de documentos do funcionário para um perfil de RH.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Perfil de RH > Perfis de RH.
    2. Na exibição de lista, selecione todos os perfis de RH nos quais você pretende aplicar retenção jurídica.
    3. Em Ações nas linhas selecionadas , selecione Adicionar retenção jurídica .
    4. Na caixa de diálogo Adicionar retenção jurídica:
      1. Em Motivo , selecione um valor.
      2. Em Comentários campo, adicione mais detalhes.
      3. Clique em OK.
      Os documentos do funcionário dos perfis de RH selecionados são colocados em retenção jurídica e não são limpos com base na política de retenção.

    Adicione retenção jurídica a vários tipos de documento

    Adicione retenção jurídica a vários tipos de documento de uma só vez. Retenções jurídicas ou de litígio impedem a exclusão de documentos relacionados a um tipo de documento.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Administração de RH > Tipos de documentos.
    2. Na exibição de lista, selecione todos os documentos nos quais você pretende aplicar retenção jurídica.
    3. Em Ações nas linhas selecionadas , selecione Adicionar retenção jurídica .
    4. Na caixa de diálogo Adicionar retenção jurídica:
      1. Em Motivo , selecione um valor.
      2. Em Comentários campo, adicione mais detalhes.
      3. Clique em OK.
      Os documentos associados aos tipos de documento selecionados são colocados em retenção jurídica e não são limpos com base na política de retenção.

    Exibir logs de limpeza de documentos do funcionário

    Para um desempenho ideal do sistema e dependendo dos processos internos, a documentação do funcionário é limpa com base na política de segurança estabelecida pela sua empresa.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.manager

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    A limpeza exclui permanentemente os documentos do funcionário da instância. A limpeza libera o armazenamento geral.
    • O log de limpeza mostra quais documentos foram excluídos.
    • Os atributos dos documentos excluídos são armazenados.
    • Os atributos padrão que identificam documentos excluídos são funcionário e número de caso de RH. Você pode mudar o padrão em Propriedades da Gestão de documentos do funcionário.

    Consulte Propriedades da aplicação Gestão de documentos do funcionário.

    Procedimento

    Navegar até Tudo > Administração de RH > Documentos de funcionário > Limpar Logs.
    Uma lista de documentos limpos com os campos especificados em Se habilitados, esses campos serão incluídos nos logs de limpeza Da aplicação Gestão de documentos do funcionário são exibidas.