프로젝트 포트폴리오 관리(PPM)는 연결되고 상호 관련된 종속적 프로젝트와 프로그램을 정렬하고 관리하기 위한 전략입니다.
프로젝트 포트폴리오는 조직과 추구하는 목표에 대한 전략적 중요도에 따라 그룹화된 프로그램, 프로세스, 운영, 프로젝트로 구성됩니다. 그러나 프로젝트를 전략적으로 정렬할 수는 있어도, 이를 그룹으로 이해하기란 어렵고 복잡할 수 있습니다. PPM은 이러한 작업을 간소화하여 프로젝트를 단일 개체로써 큰 그림으로 확인하고, 조직에서 최적의 비즈니스 수익을 얻도록 우선순위를 지정하고 차례로 배열하는 데 도움이 됩니다.
명명 규칙에 따른 유사성을 고려할 때 ‘프로젝트 포트폴리오 관리’와 ‘프로젝트 관리’라는 용어는 동의어로 사용되는 경우가 더러 있습니다. 그러나 이 둘은 각각 관련 사용 사례 및 목표가 다른 두 가지 상이한 전략을 설명합니다.
프로젝트 관리는 프로젝트를 관리할 때 사용되는 전략, 도구 및 기술을 설명하는 광범위한 용어입니다. 프로젝트는 일시적이며, 특정 시간 동안만 지속되고 원칙적으로 완제품이나 서비스를 만들어 냅니다. PMO(프로젝트 관리국)와 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리를 통해 비용과 예산을 설정하고, 자원을 할당하고, 책임을 배정하고, 이해 관계자에게 보고하여 프로젝트 완수를 지원합니다.
프로젝트 포트폴리오 관리는 관련 프로젝트, 프로그램, 수요에 대한 컬렉션(포트폴리오)이 품은 잠재적 가치를 조정하고 분석합니다. PPM은 프로젝트 관리를 엔터프라이즈 관리에 연결하는 상위 수준 접근 방식으로, 비즈니스에서 회사 목표에 부합하거나 목표를 지원하는 정도에 따라 프로젝트를 선택하는 데 도움을 줍니다.
PPM을 사용하면 프로젝트 그룹의 전반적인 상태와 상황, 관련 자원, 상호 의존성을 실시간으로 살펴볼 수 있습니다. 효과적으로 사용한다면 몇 가지 주요 이점을 얻을 수 있습니다.
비즈니스 성공은 조직이 목표, 위험, 자원 등을 기반으로 올바른 프로젝트를 선택할 수 있느냐에 좌우됩니다. 그러나 선택 프로세스가 항상 명확하지만은 않아 비즈니스는 전략적 목표에 부합하지 않는 프로젝트를 수행할 수도 있습니다. 개별 의사 결정권자 또는 부서 전체가 보다 가치 있는 다른 대안을 놓치고 프로젝트를 추진하면서 귀중한 시간과 자원을 사용하여 애착이 가는 프로젝트에 몰두하게 되는 경우도 있습니다.
PPM은 신뢰할 수 있는 데이터, 점수 산정 모델, 기타 정량적 및 정성적 접근 방식을 통합하여 프로젝트가 관련 기준에 따라 선택되도록 함으로써 개선된 프로젝트 선택 프로세스를 촉진합니다. 동시에 조직 목표에 기여하지 않는 현행 프로젝트를 객관적으로 쉽게 속아내 포트폴리오에서 뺄 수 있습니다.
프로젝트 위험은 단절된 상태로 홀로 존재하지 않습니다. 특정 위험을 정당화하거나 배제하여 잠재적인 수익에도 긴밀한 영향을 줄 수 있습니다. PPM을 사용하면 비즈니스에서 전체 프로젝트 포트폴리오의 위험 및 수익을 명확히 파악할 수 있어 감수할 만한 위험과 그렇지 않은 위험을 가려낼 수 있습니다.
PPM 평가 도구는 프로젝트 비용을 분석하고 잠재적인 이점과 비교하며, 내장 경보 기능은 더 큰 문제가 발생하기 전에 PMO와 프로젝트 관리자가 지연, 예산 초과 및 기술 문제를 신속하게 식별하고 해결하도록 뒷받침합니다. 프로젝트 포트폴리오 관리를 올바르게 구현하면 프로젝트 위험을 최소화하여 조직이 포트폴리오를 개선하고 잠재적 위험을 상쇄하기에 충분한 가치를 안겨주는 프로젝트만 포함할 수 있습니다.
프로젝트를 개별적으로 평가하고 관리할 때 개인, 부서, 의사 결정권자 간에 사일로가 형성될 수 있습니다. PPM은 여러 이해 관계자를 한데 모아 전체 프로젝트 포트폴리오를 전반적으로 조정할 수 있도록 지원하고 보다 응집력 있는 팀을 구성합니다.
PPM은 프로젝트 간 장벽을 허물어 비즈니스 리더가 관련 프로젝트의 전반적인 영향을 폭넓게 파악할 수 있도록 지원하며, 한정된 프로젝트만 평가하고 선택하도록 강요하지 않습니다. 따라서 모든 관계자가 참여하여 정보에 입각한 의사 결정을 내리며 원활하게 소통할 수 있게 됩니다.
프로젝트를 구상하여 끝까지 완수하려면 복잡하고도 다양한 작업을 해야 합니다. 예상치 못한 요인으로 인해 골치 아픈 문제가 발생할 수 있으며, 이에 따라 프로젝트가 지연되고 프로젝트 관리자는 더 큰 비용을 지출하면서 기한을 조정해야 하는 상황에 놓일 수도 있습니다. 이에 더해 프로젝트가 정해진 일정을 지나치고 예산을 초과하면서 잠재적 수익이 줄어들기 시작합니다. 위기에 빠진 프로젝트는 다른 필수 작업의 자원을 끌어모아 프로젝트 자체를 넘어 비즈니스에까지 영향을 미치기도 합니다.
PPM은 직관적인 실시간 보고 기능을 통합하므로, 프로젝트가 지연되거나 실패로 돌아갈 수 있는 편차, 병목 현상 및 기타 문제를 관리자가 파악할 수 있습니다. 그러면 즉시 시정 조치를 취하여 손쓸 수 없을 정도로 늦기 전에 프로젝트를 정상 궤도에 올릴 수 있습니다.
거의 모든 프로젝트에서 지향하는 최종 목표는 프로젝트를 구성하여 완수할 때까지 들인 비용보다 더 많은 수익을 거두는 것입니다. 프로젝트 성공을 측정할 때 ROI(투자 수익률)는 언제나 믿을 수 있는 메트릭이며, PPM은 비즈니스에서 진행하고 포트폴리오에 포함한 프로젝트가 투입된 비용과 자원으로 상당히 긍정적인 수익을 창출할 수 있도록 설계됩니다.
개선된 선택 프로세스, 보다 효과적인 레벨 간 커뮤니케이션, 프로젝트 위험 감소, 프로젝트가 제시간에 예산을 초과하지 않고 완료될 가능성을 높임으로써 PPM은 프로젝트 투자 자체로 수익을 올리고 프로젝트를 인도하는 비즈니스가 성장하도록 지원합니다.
프로젝트 포트폴리오 관리라는 용어는 본질적으로 프로젝트 그룹을 관리하는 모든 전략을 설명하는 데 사용할 수 있지만, 성공적인 PPM은 5가지 확립된 단계를 따르는 경향이 있습니다. 이러한 단계에 따라 조직은 추구하려는 잠재적인 프로젝트의 전체 범위를 선택한 후 ROI, 효율성, 위험, 전략적 조정 등을 기반으로 사전 정의된 선택 기준을 충족하는 옵션만 남을 때까지 개선할 수 있습니다.
즉, PPM의 5단계는 기업이 우선순위를 설정하고, 수익성이 없는 프로젝트를 정리하며, 가장 영향력 있는 프로젝트에만 시간과 자원을 집중할 수 있도록 도움을 줍니다. 나아가 승인된 모든 프로젝트가 기업 전략 내에서 작동하고 포트폴리오가 위험 및 결과 측면에서 올바르게 균형을 이루도록 합니다.
이를 염두에 둔 5단계는 다음과 같습니다.
프로젝트 포트폴리오 관리는 프로젝트가 비즈니스 성공에 긍정적으로 기여할 수 있도록 지원하는 필수 도구입니다. 그러나 PPM이 효과를 발휘하려면 성공 자체가 먼저 정의되어 있어야 합니다. PPM을 활용하기 전에 조직의 전략적 목표를 명확하게 설명하고 프로젝트 평가에 사용할 메트릭도 정해야 합니다. 평가는 다양한 기준으로 이루어질 수 있지만, 통상 재무 목표나 전략 조정, 기술적 실현 가능성, 시장 주목성 등의 기타 점수 산정 메트릭을 기반으로 합니다.
성공과 가치에 대한 명확한 정의가 없다면 비즈니스는 구체적이지 않은 기준에 따라 프로젝트를 선택해야 하므로 위험, 보상 또는 전략적 관련성 측면에서 균형을 잃은 포트폴리오가 형성됩니다.
전략적 목표가 식별되고 성공과 가치가 정의되면 조직은 이 기반을 토대로 하여 프로젝트 포트폴리오를 생성할 수 있습니다.
먼저 고객 피드백, 직원, 관리자, 전략적 계획, 규정 준수 및 규정 요구 사항을 통해 얻은 인사이트를 바탕으로 잠재적인 모든 프로젝트를 한데 모읍니다. 그런 다음 프로젝트 인벤토리에 현재 진행 중인 프로젝트를 추가하여 프로젝트를 평가하고 정당화하거나 중단할 수 있습니다. 1단계에서 설정한 기준에 따라 평가할 수 있도록 이러한 프로젝트의 모든 데이터를 수집합니다. 각 후보 프로젝트를 완료하기까지 필요한 종속성과 자원에 대한 예상치를 포함합니다. 이 시점에서 수치는 100% 정확하지 않아도 됩니다. 보통 프로젝트 실행 전에 더욱 정확하게 확인해야 하므로, 이 단계에서는 개괄적인 근사치만으로도 잠재력 있는 프로젝트를 식별하기에 충분합니다.
프로세스의 다음 단계로 어떤 프로젝트 조합이 포트폴리오에 제일 큰 총 가치를 안겨줄 수 있을지 결정합니다. 앞서 설정한 평가 기준을 바탕으로 후보 프로젝트를 비교하고 순위를 매기는 차트를 작성합니다. 순위는 예측한 재무 가치 또는 기타 가치 점수를 기반으로 설정할 수 있습니다. 차트에서 프로젝트 순서를 가장 높은 값에서 가장 낮은 값으로 정렬합니다.
모든 후보 프로젝트의 순위를 매겼다면 가장 가치 있는 프로젝트의 우선순위를 정해 사용 가능한 자원을 할당하기 시작합니다. 자원이 모두 소진되면 자원을 받을 만큼 가치가 높지 않은 프로젝트를 제거하고, 하한선을 설정하여 포트폴리오에 포함할 프로젝트와 포함하지 않을 프로젝트를 잠정적으로 구분합니다. 이 포트폴리오는 확정된 것이 아니며 향후 과정에서 논의, 검토 및 모니터링해야 합니다. 프로젝트 우선순위 지정 단계는 기준선을 설정하는 데 도움이 될 뿐이며, 이후 의사 결정 시 유용한 데이터를 제공합니다.
자원 및 비용 견적에 따라 프로젝트 가치와 수익에 대한 추상적 예상치는 프로젝트 포트폴리오 관리의 초기 단계에서 개괄적으로 설정합니다. 그러나 포트폴리오를 완성할 때가 가까워지면 예상치를 확인해야 합니다. 프로젝트를 실행하고 더욱 구체적인 수치를 제공할 수 있는 담당자와 협력하세요. 가능한 병목 현상, 기술 가용성, 종속성, 프로젝트 실현 가능성에 영향을 줄 수 있는 기타 요소를 고려합니다.
원인을 알 수 없는 변동이 항상 있지만 실현성을 더 자세히 살펴보면 성공 가능성이 가장 높은 프로젝트만 포트폴리오에 포함할 수 있습니다.
제안된 포트폴리오를 개선하고, 합의를 거치고, 개별 프로젝트를 적절히 확인했다면 마지막 단계로 포트폴리오를 실행합니다. 프로젝트에 착수하고, 성과 측정을 시작하고, 각 프로젝트의 진행 상황을 모니터링하고, 설정된 목표를 충족하도록 지속적으로 관리합니다.
PMO(프로젝트 관리국)와 프로젝트 관리자는 이 단계에서 긴밀한 협력을 통해 포트폴리오 관리자와 조율하여 관련 성과 데이터를 수집하고, 자원을 할당 및 재분배하고, 일정을 잡아 검토를 시작해야 합니다. 이러한 이해 관계자는 필요한 경우 포트폴리오와 구성 프로젝트를 변경할 준비가 되어 있고, 그럴 역량을 갖추고 있어야 합니다. 이 마지막 단계는 포트폴리오가 종료될 때까지 지속됩니다.
적절히 관리되는 포트폴리오는 모든 조직에 상당한 이점을 제공할 수 있지만, 변화하는 요구와 프로젝트 확장이 복잡해지면 프로젝트 포트폴리오 관리가 매우 어려워질 수 있습니다. ServiceNow는 IT 관리 분야를 이끄는 세계적인 리더로서 이에 필요한 솔루션을 제공합니다.
ServiceNow 프로젝트 포트폴리오 관리는 조직이 가치를 창출하고 유연하게 계획을 세워 불확실성을 문제없이 받아들이고, 작업을 확장하여 더 빠른 포트폴리오 솔루션을 제공할 수 있도록 결과를 관리합니다. 혁신적인 ServiceNow AI Platform을 기반으로 구축된 ServiceNow PPM에는 PPM 프로세스를 단순화하고 최적화하도록 설계된 강력한 기능이 담겨 있습니다.
로드맵 계획 수립을 활용하면 설정한 비즈니스 목표에 맞춰 팀과 투자를 조정할 수 있습니다. 시나리오 계획은 가상 분석을 활용하여 변화하는 가능성을 기반으로 프로젝트를 평가합니다. 혁신 관리는 팀 간의 공동 작업을 촉진하여 효율적인 아이디어 수집과 평가를 가속화합니다. 투자 기금 조성은 전략적 목표, 포트폴리오, 비즈니스 서비스를 통해 중요한 자원을 할당할 수 있도록 지원합니다. 요구 관리는 비즈니스 및 IT 요청을 중앙 집중화하여 주요 비즈니스 이니셔티브에 가장 적합한 신제품과 신규 서비스에 대한 투자 프로세스를 개선합니다. 결과적으로 프로젝트와 포트폴리오에 대해 최적의 가시성을 얻을 수 있으며 적응성, 유연성, 속도, 전략적 조정을 개선할 수 있습니다.
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