리소스 관리란 효율성과 효과를 극대화하기 위한 리소스 계획, 일정 관리, 향후 할당을 의미합니다.
기본적으로 자원 관리는 가장 긍정적인 영향을 줄 수 있는 시점과 위치에 비즈니스 자산이 사용되도록 설계된 접근 방식입니다. 자원은 장비 및 자본과 같은 유형 자산일 수도 있으며, 직원의 시간 및 기술과 같은 무형 자산일 수 있습니다.
어떤 산업이나 기업이든 프로젝트를 완수하고 제품 및 서비스를 제공하려면 자원이 필요합니다. 그리고 자원은 한정되어 있습니다. 자원 관리는 이러한 한정된 자원을 효율적으로 사용하려는 목적으로 존재합니다. 조직은 적절한 자원 관리를 통해 더 적은 자원으로 더 많은 일을 할 수 있습니다. 의사 결정권자는 필요한 자원의 종류, 자원이 필요한 시기, 자원이 필요한 기간을 파악하여 자원을 적절히 적용할 수 있습니다.
효과적인 자원 관리에는 몇 가지 주요 이점이 있으며, 여기에는 다음이 포함됩니다.
자원 관리는 사용할 수 있는 자원을 최대한 활용할 수 있다는 점에서 가장 큰 장점이 있습니다. 자원 활용도는 인적 자원과 비인적 자원을 포함하며 가용성과 사용량을 비교하여 자원 활용도가 낮은 영역, 자원 활용도가 지나치게 높은 영역, 효과를 개선하기 위해 균형을 찾아야 하는 영역을 파악합니다.
직원 리소스의 측면에서, 리소스 활용을 통해 팀과 직원에게 지속적인 도전 과제를 부여하며 과도한 부담을 주거나 번아웃을 야기하지 않는 범위에서 적당한 수준의 업무를 맡길 수 있습니다.
자원 관리를 위해서는 자원 및 할당을 설명하는 투명하고 문서화된 계획을 수립해야 합니다. 실시간으로 업데이트되는 작업 및 책임에 대한 명확한 가시성을 통해, 모든 팀원은 누가 어떤 작업을 수행 중인지, 어떤 자원이 할당되는지, 어떤 자원을 사용할 수 있는지 손쉽게 확인할 수 있습니다. 이를 통해 커뮤니케이션을 개선하고, 초과 예약 및 반복되는 작업 상태 변경에 관련한 오해를 방지하며, 상태 업데이트의 정확성을 향상할 수 있습니다.
투명성이 높아져서 커뮤니케이션이 개선되면 모든 사람이 최신 정보를 제공받을 수 있습니다. 이를 통해 직원 참여도 및 이해관계자 신뢰도가 향상됩니다.
대개 조직은 다양한 팀과 부서에 걸쳐 여러 프로젝트를 관리하며 수백 개의 작업과 그에 관련한 자원을 처리해야 합니다. 한 프로젝트에 집중하면 다른 프로젝트에는 그만큼 집중할 수 없어 효과적인 관리가 이루어지지 않습니다. 조직은 자원 관리를 통해 모든 요소와 모든 사람에 대한 완전한 가시성을 갖추어 관점의 폭을 넓힐 수 있습니다.
의사 결정권자들은 정확한 가시성을 갖추어 각 프로젝트의 진행 상황, 임박한 기한, 프로젝트 성공을 위해 수행해야 하는 일을 정확히 파악할 수 있습니다. 이를 통해 최신 상태 추적을 구현하고 경영진이 일상적인 작업과 장기적인 작업 모두에 대한 제어 역량을 강화할 수 있습니다. 또한 전체적인 자원 사용량을 보다 명확히 파악하여 향후 이니셔티브에 자원 예측을 위한 정보를 제공할 수 있습니다.
정확한 예측과 추정은 성패를 좌우할 수 있습니다. 자원 관리를 통해 조직은 향후 요구 사항을 보다 정확하게 예측하고 이슈로 인해 실질적인 문제가 발생하기 전에 해결할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 자원이 어디에서 어떻게 활용되고 있는지 보다 정확히 파악할 수 있어 현재 타임라인에 대한 인사이트를 확보할 수 있습니다. 이러한 정보를 향후 프로젝트에 적용하여 일정 및 자원 사용을 보다 정확하게 예측할 수 있습니다.
같은 맥락에서, 타임라인이 명확해짐에 따라 조직은 프로젝트 병목현상에 보다 효과적으로 대비하여 계획된 다운타임, 휴일, 기타 중단 상황을 만회하기 위한 조치를 미리 취할 수 있습니다.
추정 및 예측의 정확성이 높아지면 자연스럽게 프로젝트 성공 확률이 높아집니다. 자원 관리를 통해 프로젝트에 대한 실제 비용을 정확히 파악하여 자원 할당 및 추적을 간소화할 수 있습니다. 이러한 효과와 앞서 언급한 다른 장점들이 합쳐져, 자연스럽게 수익 마진 증대로 이어집니다.
즉, 리소스 관리의 개선을 통해 비즈니스 성공 확률이 높아집니다.
효과적인 자원 관리는 보통 자원 관리자가 관리 또는 담당하는 자원 관리 계획을 수립하는 조직의 역량에 달려 있습니다. 자원 관리 계획은 기본적으로 역할과 책임이 할당된 직원들로 구성된 프로젝트 팀인 HR을 관리하기 위한 목적으로 사용됩니다. 하지만 자원 관리 계획은 장비, 공간, 재무를 비롯한 다른 필수 자원도 다루어야 합니다. 실제로 자원 관리 계획 수립의 첫 번째 단계는 프로젝트를 수행하는 데 필요한 모든 자원을 파악하고 분류하는 것입니다.
리소스 관리 계획 수립에 포함해야 할 필수적인 요인은 다음과 같습니다.
자원 관리 계획을 수립할 때 가장 먼저 고려해야 할 것은 자원입니다. 따라서 자원 계획 초기 단계에서 대부분의 시간은 프로젝트의 성공에 필수적인 모든 사람, 기술, 도구, 기타 자원의 세부적인 목록을 작성하는 데 할애되어야 합니다. 빈틈없게 작성해야 합니다. 이 목록이 정확할수록 자원 관리 계획이 원활히 수행될 수 있습니다.
각 자원의 일정에 따라 전체적인 일정을 조정할 수 있습니다. 각 자원에 필요한 시간을 최대한 정확하게 추정하고 이 정보를 기한과 타임라인을 설정하는 데 사용하세요.
효과적인 자원 관리 계획에는 범위, 일정, 비용에 관련하여 구체적인 제약 사항뿐 아니라 인텔리전스와 정보에 근거한 가정이 포함되어야 합니다. 이러한 가정은 제공하는 자원의 종류와 제공하는 시기에 관한 것일 수 있으며, 계획에 해당 내용이 가정에 입각한 것이라고 명시해야 합니다. 이를 통해 계획의 근거로 사용되는 보다 신뢰성이 높은 제약 사항과 가정을 구분할 수 있습니다.
마지막으로, 효과적인 자원 관리 계획은 전략에 포함된 모든 인적 자원의 역할과 책임을 명확히 할당해야 합니다. 명확한 할당을 통해 관련된 모든 사람이 누가 무엇을 담당하며 작업이 언제 완료되는지 알 수 있습니다.
자원 관리 계획 수립은 단순한 프로세스입니다. 일반적으로 6단계로 구성되며, 앞서 나열된 필수 요인들과 마찬가지로 필수 자원을 파악하는 것으로 시작합니다.
자원 관리의 첫 번째 단계는 자원 파악 및 할당, 요금 및 기타 비용 고려, 관련 클라이언트 또는 의사 결정권자의 승인 획득입니다. 프로젝트 관리자는 과거의 유사한 프로젝트를 참고하여 자원을 보다 정확하게 추정할 수 있습니다.
자원 계획 수립의 두 번째 단계에서는 프로젝트 관리자가 필요한 프로젝트 작업을 검토하고 이전 단계에서 파악한 자원을 작업과 비교 검토하기 시작합니다. HR의 측면에서는 작업이 가능한 시간뿐 아니라 역량과 처리 가능한 업무량도 고려하여 작업을 할당해야 합니다.
자원 할당이 완료되면, 다음 단계는 각 작업에 필요한 시간을 파악하고 그에 따라 일정을 수립하는 것입니다. 시간을 배분할 때는 일정을 너무 촉박하거나 느슨하게 정하지 않도록 해야 합니다. 업무가 너무 적으면 직원들의 의욕이 저하되고, 너무 많으면 번아웃 증상이 발생할 수 있습니다.
다음으로, 프로젝트 관리자는 현재 프로젝트의 목표와 함께 자원에 대한 기타 약속과 수요를 고려하여 특정 작업에 대한 자원 일정을 공식적으로 수립합니다. 자원 일정을 수립하면 완료일을 정확히 추정할 수 있습니다.
어떤 계획도 그대로 실현되지 않는다는 말이 있습니다. 따라서 프로젝트 모니터링은 자원 관리 계획 수립의 필수적인 측면입니다. 자원 관리 도구를 주기적으로 확인하고 실제 성과를 자원 할당 추정치에 비교해야 합니다. 병목 현상이 있거나, 자원이 적절하게 분배되지 않았거나, 프로젝트가 지연되는 영역 또는 기타 문제가 있는 경우에는 지속적으로 모니터링하여 이러한 문제가 발생하여 프로젝트가 계획에서 벗어나기 전에 프로젝트 매니저가 문제를 식별하고 해결할 수 있습니다.
프로젝트가 완료되면 자원 관리 계획 수립의 첫 번째 단계는 후속 미팅입니다. 계획 수립 초기 단계에서 설정된 추정치를 검토하고 이를 실제로 사용된 자원에 비교합니다. 추정을 개선할 수 있는 부분과 자원이 예상과 다른 성과를 보인 부분을 파악합니다. 여기에서 프로젝트 관리자가 향후 프로젝트에 대한 접근 방식을 조정할 수 있으므로 모든 요인을 검토하고 고려하는 것이 중요합니다.
효과적인 프로젝트 관리는 조직이 자원을 적절히 할당하고, 분배하고, 유도하는 역량에 달려 있습니다. 하지만 프로젝트가 복잡할수록 자원 관리가 어렵고 까다로워질 수 있습니다. ServiceNow Project Management 애플리케이션은 프로젝트 관리의 이러한 측면을 체계화하고 간소화합니다. 결과적으로 자원을 정확하게 예측하고 실시간 투명성을 확보하며 모든 자원과 프로젝트에 걸쳐 적절하게 할당할 수 있습니다.
ServiceNow 자원 관리에는 다음 기능이 포함됩니다.
- 자원 할당 워크벤치
워크벤치는 자원 요청 및 할당을 자세히 보여주는 시각적 인사이트를 제공합니다. - 자원 계획
자원 계획 기능을 사용하여 프로젝트 관리자는 관련 데이터를 바탕으로 모든 프로젝트에 대한 세부적인 자원 관리 계획을 수립할 수 있습니다. - 운영 자원 계획
자원 관리자는 단일 UI에서 작업 기반 또는 운영 자원 계획 모두를 관리할 수 있습니다. - 자원 보고서
신뢰할 수 있는 데이터 기반 보고서는 자원 활용에 관련한 실시간 업데이트를 공유합니다. - 타임시트 포털
타임시트 포털 기능을 통해 HR에서는 모바일 장치에서도 매일 작업에 소요되는 시간을 기록하여 클릭 한 번으로 타임시트를 제출할 수 있습니다.
프로젝트 관리자는 이러한 기능 및 기타 기능을 통해 다음과 같은 다양한 이점을 누릴 수 있습니다.
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모든 관계자, 프로젝트, 시스템에 지속적인 리소스 관리를 제공하는 중앙 집중식 단일 애플리케이션에서 작업할 수 있어 보다 정확한 결과와 명확한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
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