전략적 포트폴리오 관리란 비즈니스가 전략적 목표를 달성하기 위해 사용 가능한 자원을 조정하는 데 사용할 수 있는 프로세스와 도구를 의미합니다.
시간, 자원, 인력, 도구, 예산 등은 모두 제한적입니다. 따라서 의사 결정권자는 종종 어떤 프로젝트, 제품, 프로그램 또는 이니셔티브(‘투자’)를 추구할 것인지 혹은 포기할 것인지 선택해야 합니다. 일반적으로 이러한 결정은 여러 가지 요소를 기반으로 하며, 아마도 가장 중요한 요소는 이러한 투자를 조직의 전략적 목표와 조화를 이루도록 만드는 방법일 것입니다. 문제의 이니셔티브가 원하는 비즈니스 성과를 지원하지 않는다면 제거하는 것이 적합하다고 볼 수 있습니다. 한편, 전략적 목표와 잘 부합하는 이니셔티브에는 우선순위를 부여해야 합니다.
전략적 포트폴리오 관리(SPM)는 조직이 전략적 솔루션 및 옵션의 포트폴리오를 지속적으로 개발할 수 있도록 지원하는 다양한 비즈니스 기능, 프로세스, 기술 지원을 아우릅니다. 이러한 옵션을 올바르게 사용하면 조직이 전사적 비즈니스 전략에 한정된 자원을 할당하는 방식을 개선할 수 있습니다.
전략적 포트폴리오 관리를 성공적으로 실현하려면 포트폴리오 조정, 가치 중심 의사 결정, 지속적인 포트폴리오 적응성이라는 세 가지 주요 특성을 구현해야 합니다. 이러한 세 가지 특징 모두에서 뛰어난 성과를 보이는 조직은 디지털 및 기술 관련 투자에서 탁월한 비즈니스 결과를 얻을 가능성이 경쟁업체보다 두 배 더 높습니다.
전략적 포트폴리오 관리는 다음을 효과적으로 통합하는 접근 방식으로 비즈니스 민첩성을 높여줍니다.
- 적응형 프로젝트 관리
- 전략 실행 관리
- 비즈니스 및 엔터프라이즈 아키텍처
조직이 수행하는 모든 일은 전략적 포트폴리오의 일부일 수 있습니다. 여기에는 비즈니스가 고객과 소통하는 방식을 개선하고, 제품 또는 서비스를 홍보하고, 직원 생산성을 향상하는 것 등을 목표로 하는 변경 이니셔티브가 포함됩니다.
이러한 전략적 포트폴리오의 구성요소는 회사에 긍정적인 영향을 미치고 이 회사가 목표를 달성하는 것을 지원하는 데 중요한 비즈니스 의사 결정에 어떤 작업을 추구해야 하는지 알려 줍니다.
전략적 포트폴리오 관리와 적응형 프로젝트 관리는 거의 동일해 보이고 구별 없이 사용하는 경우도 많지만, 엄밀히 말하면 동일한 개념이 아닙니다. SPM에는 투자를 확보하고 올바르게 유지관리하기 위한 프로세스와 도구가 포함되어 있으나 APM은 SPM이 중단된 위치에서 조직이 포트폴리오 내에서 해당 투자를 실행하는 방법을 정의합니다. 경쟁 역량을 최적화하려는 조직에는 SPM과 APM이 모두 필요합니다.
SPM은 조직 내의 모든 역할에 영향을 미칠 수 있지만, 전략적 포트폴리오 관리에 대한 책임은 주로 고위 경영진에게 있습니다. SMP를 적절하게 적용하면 관리자가 전략과 운영 노력을 더 효과적으로 조정할 수 있습니다.
전략적 포트폴리오 관리는 주로 프로젝트, 프로그램, 제품 또는 이니셔티브 자체의 관리에 초점을 맞춘다는 점에서 기존의 프로그램 및 프로젝트 관리 솔루션과 다릅니다. 그 대신, 전략적 포트폴리오 관리의 주요 관심사는 비즈니스 전략을 업무에 맞게 조정하는 것입니다. 이를 통해 의사 결정권자는 다양한 방법론과 구조 간에 가치를 계획하고, 제공하며, 추적할 수 있습니다. 즉, 전략적 포트폴리오 관리는 비즈니스 목표를 조직에 맞춰 조율하는 과정에서 적합한 활동을 완료하도록 지원하기 위해 설계됩니다.
비즈니스가 이러한 사실에 유의하면 효율적인 전략 포트폴리오 관리의 여러 귀중한 이점을 누릴 수 있습니다. 여기에는 다음과 같은 이점이 있습니다.
전략적 포트폴리오 관리의 주요 이점 중 하나는 제품, 서비스 또는 프로젝트가 시장에 출시되는 데 걸리는 시간을 단축할 수 있다는 것입니다. 포트폴리오 내의 프로젝트를 적극적으로 관리하고 우선순위를 지정함으로써 조직은 자원 할당을 최적화하고 프로세스를 간소화하며 병목 현상을 제거할 수 있습니다. 결과적으로 프로젝트가 전략적 목표에 맞게 조정되므로 효율성이 향상되고, 가장 가치 있는 이니셔티브를 신속하게 실현하는 데 노력을 집중할 수 있습니다. 의사 결정권자는 프로젝트 의존성 및 자원 가용 여부에 대한 명확한 이해를 바탕으로 프로젝트 제공을 가속화하여 기업이 시장 기회를 신속하게 포착하고 경쟁 우위를 확보하도록 지원할 수 있습니다.
현대의 조직은 기술 발전, 시장 변화 또는 예기치 못한 이벤트와 같은 예상치 못한 혼란에 직면할 준비가 되어 있어야 합니다. 전략적 포트폴리오 관리를 통해 기업은 긴급 상황에 효과적으로 대응하는 데 필요한 민첩성과 유연성을 갖출 수 있습니다. 조직은 지속적으로 포트폴리오를 평가하고 주기적으로 프로젝트의 우선순위를 검토함으로써 자원을 선제적으로 재할당하고, 프로젝트 범위를 조정하거나, 중단의 영향을 완화하기 위한 새로운 이니셔티브를 도입할 수도 있습니다. 중단에 즉각적으로 대응할 수 있는 능력은 부정적인 결과를 최소화하고 조직이 지속적으로 성장하고 복원성을 확보할 수 있도록 합니다.
전략적 목표와 프로젝트 실행의 효과적인 통합은 많은 조직에서 공통적으로 해결해야 할 과제입니다. 전략적 포트폴리오 관리는 프로젝트는 전반적인 비즈니스 전략에 부합하도록 구조화된 체계적인 접근 방식을 제공함으로써 이 문제를 해결합니다. SPM은 명확한 목표, 마일스톤, 성공 메트릭을 정의하여 전략적 목표를 실질적인 프로젝트로 쉽게 변환할 수 있도록 지원합니다. 조직은 프로젝트 성과를 적극적으로 모니터링하고 전략적 목표와의 연계성을 평가하고 평가 결과를 바탕으로 프로젝트 지속, 우선순위 재지정, 종료와 관련된 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 이러한 조정은 프로젝트 실행에 대한 보다 일관되고 집중적인 접근 방식을 촉진하여 조직의 전략적 목표와 관련성이 없는 이니셔티브를 추진할 위험을 줄입니다.
전략적 포트폴리오 관리를 지원하는 도구는 프로젝트 검토 프로세스를 간소화합니다. 기업은 성공 가능성이 낮거나 조직의 목표에 부합하지 않는 자원을 낭비하지 않고 간편하게 수익성 있는 투자를 식별할 수 있습니다. 이를 통해 잘못된 투자를 식별하여 제거하는 것뿐만 아니라 조직이 이러한 투자에 접근하는 방식을 처음부터 간소화하여 비즈니스 효율성을 개선할 수 있습니다. 그러면 조직은 올바른 결과를 달성하는 적절한 작업에 집중할 수 있습니다.
전략적 목표에 잘 부합할 가능성을 기준으로 투자의 우선순위를 지정하는 것은 새로운 개념이 아닙니다. 프로그램 포트폴리오 관리, 민첩한 재무 관리, 전략 관리, 통합 IT 포트폴리오 분석과 기타 원칙은 모두 전략적 결과를 달성하는 데 기여합니다. SPM은 이러한 원칙을 통합할 수 있다는 측면에서 기존의 접근 방식과 다릅니다. 각 작업을 서로 다른 팀이 수행하는 대신, 모든 변경을 바로 확인할 수 있고 모든 관련 활동을 즉각적으로 기록하는 방식으로 전략적 포트폴리오 관리는 관련 원칙을 연결합니다.
새로운 기술과 규제로 인해 조직이 더 빠르게 서비스를 제공해야 한다는 부담이 더욱 커지면서 현대의 비즈니스 환경은 예측이 어려워졌으며 끊임없이 변화하고 있습니다. 조직에는 유연성, 경쟁력, 혁신, 속도가 필요하지만, 이는 변혁을 저해하는 핵심 요소이기도 합니다. 기업이 변화의 속도를 따라잡으려면 즉시 전략을 전환할 수 있는 민첩성을 갖추어야 합니다. 전략적 포트폴리오 관리는 조직이 신속하게 전략을 정의하고, 목표와 핵심 결과(OKR)를 설정하고, 로드맵을 조정하고, 예산을 수립하고, 자원을 보호하여 변경 사항이 발생할 때 새로운 전략에 기여할 역량을 부여합니다.
전략적 포트폴리오 관리의 주요 이점은 비즈니스 프로세스를 가속화할 수 있다는 것입니다. SPM은 단순히 프로젝트의 출시 기간을 단축하는 것을 넘어 혁신 퍼널을 통해 아이디어를 추진하는 데 필요한 시간을 줄여 새로운 디지털 이니셔티브를 엄격하게 정해진 기한 내에 완료하고 출시할 수 있도록 지원합니다.
마지막으로 가장 중요한 점은 전략적 포트폴리오 관리가 팀에 사용 가능한 자원에 대한 종합적인 그림을 제시하여 긴급 상황이 발생했을 때도 장기 전략과 핵심 목표에 계속 집중할 수 있도록 지원한다는 것입니다. SPM은 비즈니스가 방해받지 않고 운영하며 회사의 전반적인 목표를 지원하는 방식으로 모든 프로세스와 팀을 조정할 수 있도록 지원합니다.
조직은 고객 경험을 개선하고, 혁신을 주도하고, 운영 효율성을 높이기 위해 디지털 이니셔티브에 집중적으로 투자합니다. 그러나 많은 기업이 이러한 투자에서 기대되는 가치를 완전히 실현하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 전략적 포트폴리오 관리는 비즈니스 전략, 잠재적 가치 창출, 자원 요구 사항과의 연계를 바탕으로 디지털 이니셔티브를 평가하고 우선순위를 지정하기 위한 프레임워크를 제공합니다. 조직은 가장 높은 수익을 제공하는 이니셔티브에 집중하고 실행을 효과적으로 관리함으로써 디지털 투자에서 파생되는 가치를 극대화하고 원하는 비즈니스 결과를 달성할 수 있습니다.
전략적 포트폴리오를 구축하고 구현하는 프로세스는 업계별로 조직마다 고유한 접근 방식을 취할 가능성이 큽니다. 하지만 이러한 프로세스와 관련하여 대부분의 비즈니스가 인식해야 할 4가지 기본 단계가 있습니다.
조직이 자원을 조정하려면 먼저 달성하려는 것이 무엇인지, 즉 원하는 비즈니스 결과가 무엇인지 파악해야 합니다. 첫째, 단기와 장기 목표를 포함하여 조직의 전략적 목표를 평가하고 파악합니다. 둘째, 예산과 인력을 포함하여 이용 가능한 모든 자원의 인벤토리를 조사합니다. 마지막으로, 정해진 우선순위를 검토합니다. 그런 다음 계획 담당자들과 자원 관리자가 포함된 프로젝트 관리국(PMO)이 투자의 우선순위를 지정하고 분류할 수 있습니다. 이 단계에는 자원을 다른 곳에 더 효과적으로 사용할 수 있도록 전략적 성공에 기여하지 않는 작업과 프로젝트를 식별하는 과정이 포함됩니다.
포트폴리오의 현재 상태를 명확히 파악했으면, 다음 단계로 성공을 측정할 수 있는 핵심 비즈니스 메트릭을 선택해야 합니다. 조직은 프로세스 성과를 모니터링하여 과정 수정이 필요한 영역을 파악하고 현재 전략에 맞게 운영을 조정할 수 있습니다. 한 가지 접근 방식은 단계 관문(phase-gate) 프로세스를 수립하여 기존의 프로젝트를 관리 가능한 더 작은 단계로 나누는 것입니다. 이러한 단계를 분석하여 단계가 보다 큰 전략적 목표를 지원하는지 확인하고, 필요할 경우 수정합니다. 여기에 Agile 또는 하이브리드 프로젝트 관리 방법을 활용할 수도 있습니다.
이 단계에서 조직은 포트폴리오에 포함되는 특정 프로젝트, 프로그램 또는 이니셔티브의 개요를 설명하는 전략적 포트폴리오 계획을 개발합니다. 계획 단계에서는 진행 상황을 측정하는 데 사용될 핵심성과지표(KPI)와 함께 포트폴리오의 목적과 목표를 명확하게 정의해야 합니다. 또한 선택한 이니셔티브가 효과적으로 실행될 수 있도록 예산, 인력, 기타 자산을 포함한 자원 할당을 고려해야 합니다. 마찬가지로 문제를 일으킬 수 있는 긴급 문제나 기타 잠재적 위험도 고려해야 합니다.
전략적 포트폴리오 계획을 수립했으면 이제 선택한 계획을 실행할 차례입니다. 이 단계에는 설정된 우선순위와 자원 할당에 따라 프로젝트와 프로그램을 구현하는 작업이 포함됩니다. 실행 후, 포트폴리오가 조직의 전략적 목표에 부합하고 변화하는 상황에 적응할 수 있도록 하려면 지속적인 관리가 필수적입니다. 포트폴리오와 모든 관련 항목을 추적하고 필요한 변경 사항을 적용하여 우선순위를 유지관리하고 계속해서 비즈니스 목표를 향해 나아가는 과정이 수반됩니다. 또한 예산 재검토, 자원 재할당, 심지어 프로젝트 취소 또는 연기가 포함될 수 있습니다. 모든 활성 포트폴리오는 밀착 관리가 필요하기 때문에 이 단계는 무한히 반복됩니다.
SPM의 핵심 측면은 전략적 이니셔티브의 맥락에서 대기 중, 진행 중, 완료됨 상태인 모든 작업에 대해 통합된 단일 뷰를 구현하는 것이며, 이를 통해 조직은 핵심 목표로 향하는 실제 진행 상황을 확인하고 도전 과제나 기회를 암시할 수 있는 추세를 식별하고, 잠재적인 전환점의 영향을 분석할 수 있습니다.
앞서 언급했듯이 전략적 포트폴리오 관리는 서로 다른 여러 원칙을 결합합니다. ServiceNow는 최신 SPM의 다양한 중요 구성요소를 다음과 같이 파악했습니다.
운영 모델은 기업에서 조직의 운영 방법을 시각화하고 구성하여 고객 서비스, 비즈니스 역량, 기업 구조를 결합함으로써 조직의 전략과 부합하는 방식으로 고객에게 가치를 제공하는 데 사용됩니다.
포트폴리오 관리는 팀과 비즈니스 리더가 전 기업의 모든 정보 기술을 종합적으로 확인할 수 있도록 지원하여 조직 전반의 자원을 감독하고 제어하며 유지관리할 수 있도록 합니다.
재무 관리는 다양한 분야에서 비용을 감축하는 것의 영향을 정확하게 예측하는 것에 중점을 두고 비용을 비즈니스 전략에 맞게 조정할 수 있도록 지원합니다.
위험 및 보안 관리는 잠재적인 위험을 식별하고 보안 약점 또는 규정 미준수 문제가 발생할 수 있는 영역의 보안을 더 잘 유지하는 데 사용됩니다. 이 구성요소는 위험을 가중 수 있는 시스템이 무엇인지, 그리고 해당 위험이 어떤 것인지, 또한 이러한 위험에 가장 잘 대응하는 방법이 무엇인지에 대한 인사이트를 제공합니다.
엔터프라이즈 아키텍처 거버넌스는 복잡한 비즈니스 시스템의 구조적 계층을 설명하며 조직이 자사의 자원과 도구를 나머지 비즈니스에 맞추어 조정할 수 있도록 지원합니다.
전략적 포트폴리오 관리는 의사 결정, 자원 할당, 전략적 조정을 개선하기 위해 조직 내 다양한 영역에 적용할 있는 다목적 접근 방식입니다. SPM이 긍정적인 영향을 미치는 방법을 설명하는 몇 가지 사용 사례를 소개합니다.
- 실시간 인사이트 확보
전략적 포트폴리오 관리는 조직에 자본 예산 및 투자에 대한 실시간 가시성을 제공합니다. 따라서 정확한 최신 정보를 바탕으로 의사 결정을 내릴 수 있습니다. - 투자 수익률 최적화
조직은 전략적 포트폴리오 관리를 활용하여 ROI를 최적화하는 자본 계획을 개발할 수 있습니다. 여기에는 잠재적 가치를 기반으로 자본 프로젝트를 평가하고 우선순위를 지정한 다음 이를 전반적인 비즈니스 전략에 맞게 조정하는 작업이 포함됩니다. - 자본 포트폴리오 간소화
전략적 포트폴리오 관리는 중복되거나 가치가 낮은 프로젝트를 식별하고 전략적 영향력이 더 큰 계획에 자원을 재할당함으로써 자본 포트폴리오를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 효율성을 극대화하고 자원을 효과적으로 활용할 수 있습니다.
- 주기적인 전략적 재평가
조직은 전략적 포트폴리오 관리를 통해 전략적 방향을 주기적으로 재평가할 수 있습니다. 이를 통해 변화하는 시장 상황, 고객 요구 사항, 내부 역량에 맞게 포트폴리오를 조정할 수 있습니다. - 유연한 자원 할당
조직은 전략적 포트폴리오 관리를 통해 변화하는 우선순위에 따라 자금을 할당할 수 있습니다. 이를 통해 새로운 기회나 변화하는 비즈니스 우선순위에 대응하여 투자와 자원 할당을 조정할 수 있습니다. - 투자 우선순위 재지정
조직은 상황의 변화에 따라 전략적 포트폴리오 관리를 통해 투자의 우선순위를 재지정할 수 있습니다. 가장 영향력 있는 이니셔티브에 자원이 집중되도록 프로젝트를 조정, 일시 중지 또는 가속화할 수 있습니다. - 주기적 성과 평가
전략적 포트폴리오 관리는 프로젝트 성과에 대한 주기적 평가를 촉진합니다. 이를 통해 조직은 사전 정의된 메트릭을 사용하여 성과가 저조한 프로젝트를 식별한 다음 시정 조치를 취하여 전반적인 포트폴리오 성과를 효과적으로 개선할 수 있습니다.
- 실행 가능한 이니셔티브 전환
전략적 포트폴리오 관리는 전략적 프로그램을 실행 가능한 이니셔티브로 전환하는 데 도움이 됩니다. 이러한 이니셔티브는 잘 정의된 목표, 일정, 리소스 요구 사항으로 명확해집니다. - 혁신과 변화
전략적 포트폴리오 관리는 혁신과 변화를 위한 환경을 조성하여 조직이 변화를 주도하고 경쟁에서 앞서 나갈 수 있도록 지원합니다. 여기에는 상당한 가치를 창출할 수 있는 잠재력을 지닌 혁신적인 프로젝트를 포함할 수 있습니다. - 프로세스 자동화
전략적 포트폴리오 관리는 프로그램 및 포트폴리오 관리와 관련된 단계별 프로세스의 자동화를 촉진합니다. 이렇게 하면 워크플로우가 간소화되고, 수작업이 줄어들며, 전반적인 운영 효율성이 향상됩니다. - 위험 완화 및 가시성
전략적 포트폴리오 관리는 향상된 가시성을 통해 위험을 완화합니다. SPM을 사용하여 조직은 위험과 의존성을 조기에 식별하고 해결하여 잠재적인 문제를 사전에 관리할 수 있습니다. - 임원 대시보드
전략적 포트폴리오 관리는 진행 상황과 핵심성과지표를 이해 관계자에게 전달하는 임원 대시보드를 제공합니다. 이러한 대시보드는 포트폴리오 상태에 대한 포괄적인 뷰를 제공하므로 리더십 수준에서 정보에 근거한 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.
- 혁신 및 변화 주도
IT의 전략적 포트폴리오 관리를 통해 조직은 IT 이니셔티브를 전략적 목표에 맞춰 혁신과 변화를 주도할 수 있습니다. 이는 IT 투자의 전략적 우선순위를 보장하고 전체 비즈니스에 가치를 제공합니다. - 통합 IT 포트폴리오 관리
전략적 포트폴리오 관리는 조직이 IT 이니셔티브의 통합 포트폴리오를 관리하는 데 도움이 됩니다. 효과적인 자원 할당을 지원하고, 중복을 최소화하며, IT 전략 및 비즈니스 목표와의 연계성을 보장합니다. - IT 운영의 위험 완화
조직은 전략적 포트폴리오 관리를 통해 IT 운영과 관련된 위험을 완화할 수 있습니다. 위험을 사전에 식별하고 관리할 수 있어 원활하고 안전한 IT 운영이 보장됩니다. - 상호 의존성 시각화
전략적 포트폴리오 관리는 전략, 기술, 결과 간의 상호 의존성을 시각적으로 표현합니다. 이를 통해 조직은 IT 이니셔티브가 전략적 목표 달성에 어떻게 기여하는지 이해하고 정보를 바탕으로 의사 결정을 내릴 수 있습니다. - 애플리케이션 포트폴리오 현대화
전략적 포트폴리오 관리는 애플리케이션 포트폴리오의 현대화를 지원합니다. 현재 비즈니스 요구를 충족하기 위해 교체 또는 업그레이드해야 하는 레거시 시스템을 쉽게 식별할 수 있습니다. 전략적 포트폴리오 관리 프레임워크 내에서 애플리케이션 포트폴리오를 분석함으로써 조직은 현대화 작업의 우선순위를 정하고 자원을 효과적으로 할당할 수 있습니다.
- 전략적 이니셔티브의 효과적인 실행
전략적 포트폴리오 관리는 전략적 이니셔티브를 실행하는 데 중요한 역할을 합니다. 조직은 프로젝트를 전반적인 비즈니스 전략에 맞게 조정하고 그에 따라 자원을 할당함으로써 전략적 계획을 효과적으로 실행하고 원하는 결과를 달성할 수 있습니다. - 전략적 목표에 맞춰 프로젝트 조정
전략적 포트폴리오 관리는 포트폴리오 내의 프로젝트를 전략적 목표에 맞게 조정합니다. 이러한 조정에 따라 조직의 전략적 목표에 기여하지 않는 프로젝트를 추진할 위험을 최대한 줄이고, 자원 할당과 우선순위 지정을 최적화할 수 있습니다. - 진행 상황 모니터링 및 과정 조정
조직은 전략적 포트폴리오 관리를 통해 프로젝트의 진행 상황을 지속적으로 모니터링하고 필요에 따라 과정을 조정할 수 있습니다. 주기적인 평가와 진단은 병목 현상, 위험 또는 전략적 방향과의 편차를 식별하여 적시에 시정 조치를 취하는 데 도움이 됩니다. - 공동 작업 및 커뮤니케이션 향상
전략적 포트폴리오 관리는 전략 실행과 관련된 이해 관계자 간의 공동 작업과 커뮤니케이션을 촉진합니다. 정보를 공유하고, 작업을 조율하고, 팀과 부서 간에 효과적인 의사 결정을 촉진하기 위한 구조화된 프레임워크를 제공합니다.
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