Fazer uma reserva

O formulário "Fazer uma reserva", também conhecido como portal de reservas, é um local central para reservar itens do local de trabalho, como salas de reunião e mesas. Você também pode exibir e gerenciar suas reservas. Depois que uma solicitação de reserva é confirmada, você é notificado sobre os detalhes da reserva.

Você pode reservar um item do local de trabalho para qualquer período entre 00:00 e 23:59 (meia-noite às 11:59 horas) no mesmo dia. Por exemplo, você pode fazer uma reserva até qualquer momento antes das 23:59. Se a reserva continuar para outro dia, você deverá criar uma reserva separada.

Você pode fazer uma reserva no Gestão de reservas do local de trabalho e Portal de serviços do local de trabalho.

• Para abrir o formulário "Fazer uma reserva" na aplicação, navegue até Gestão de reservas do local de trabalho > Portal > Nova reserva.
• Para abrir o formulário "Fazer uma reserva" no Portal de serviços do local de trabalho execute as seguintes ações:
  1. Navegar até Workplace Core > Portal de serviços do local de trabalho > Página inicial do Portal de serviços do local de trabalho.
  2. Para abrir o formulário "Fazer uma reserva", siga um destes procedimentos:
     • Selecionar Reservas > Fazer uma reserva.
     • Selecione Faça uma reserva diretamente na página inicial.
     • Selecione Nova reserva geral Do catálogo de serviços do Workplace.
       1. Selecionar Catálogo > Navegar pelas categorias > Catálogo de serviços do local de trabalho.
          Nota:

          Se houver vários catálogos configurados no portal, na lista Catálogos, selecione Catálogo de serviços do local de trabalho.
       2. Selecionar Gestão de reservas > Nova reserva geral.

O formulário "Fazer uma reserva" permite que você faça o seguinte:

• Exiba itens do local de trabalho, como salas de reunião e mesas, para seu local ou para um local diferente.
• Exiba a disponibilidade de uma sala de reunião ou mesa antes de fazer uma solicitação de reserva.
• Use os mapas de andares do local de trabalho para encontrar e reservar um espaço no Workplace Core. Para exibir os mapas no diretório Local e em Gestão de reservas do local de trabalho, Use Mappeldin e. Mapeamento interno. Para obter mais informações sobre como usar mapas de andares, consulte Workplace Space Mapping.
• Verifique se há serviços padrão disponíveis com itens do local de trabalho, como quadros brancos, capacidade de assentos e projetor.
• Reserve um item do local de trabalho para você ou em nome de outra pessoa.
• Reserve vários edifícios para uma única reserva. Para obter mais informações, consulte Criar reservas de vários edifícios.
• Exiba os detalhes das reservas que você criou.
• Modifique ou cancele as reservas que você criou.
• Compartilhe detalhes da reserva com outras pessoas.
• Procure locais de trabalho perto de uma pessoa e faça uma reserva.
• Reserve vários locais de trabalho em uma única reserva.
• Faça uma reserva de grupo para diferentes usuários em uma única reserva. Você pode gerenciar a reserva de grupo na reserva primária.
• Baixe um iCalendar de uma reserva para adicionar a reserva ao seu calendário.

Você também pode usar Virtual Agent suporte por bate-papo no Portal de serviços do local de trabalho para fazer uma reserva e exibir os detalhes da sua reserva. O suporte por bate-papo permite que você faça o seguinte:

• Crie uma reserva para um local.
• Exiba as reservas que você criou no dia atual.
• Veja quando sua reserva começará ou acontecerá.
• Cancelar uma reserva.

Reservas recorrentes

Quando você reserva um item do local de trabalho para um evento recorrente, a reserva é repetida para os dias indicados do período especificado. Você determina os dias aplicáveis ao criar a solicitação. A reserva que você criou inicialmente atua como o registro de reserva primário.

Se uma ocorrência de reserva entrar em conflito com uma reserva existente em um dia específico, a ocorrência de reserva desse dia não será confirmada e o estado mudará para Conflito . O sistema tenta encontrar um espaço alternativo automaticamente para Conflito estados.

• Se um mapa de andares estiver disponível, o. Gestão de reservas do local de trabalho a aplicação encontra um espaço mais próximo da mesma capacidade e, em seguida, procura um com mais capacidade e, por fim, um com menos capacidade.
• Se nenhum mapa de andares estiver disponível, a aplicação encontrará um espaço alternativo na mesma área ou no mesmo andar.
• Os espaços favoritos são priorizados sobre "localização" (dentro da mesma área ou proximidade).
• O funcionário pode encontrar um espaço alternativo facilmente se nenhum espaço alternativo for encontrado.
• O funcionário é notificado quando a aplicação atribui um espaço alternativo.

Para obter mais informações sobre como resolver conflitos recorrentes automaticamente, consulte Configure um módulo reservável e. Criar uma reserva.

Se Gestão de reservas do local de trabalho não é possível encontrar um novo local de trabalho, data e hora, mensagens relevantes são mostradas ao usuário para que a reserva em conflito possa ser resolvida manualmente selecionando um item de local de trabalho diferente ou alterando a hora da reserva.

Por exemplo, se você reservou um item do local de trabalho para uma reunião que ocorre todas as quartas-feiras por um mês. Quatro registros de reserva são criados para cada ocorrência. Mas se outro funcionário reservou essa mesma sala para o mesmo horário que uma de suas reservas recorrentes, a ocorrência da reserva entrará em conflito com a reserva do outro funcionário. Nesse caso, você pode modificar sua reserva para esse dia selecionando uma sala de reunião ou horário diferente.

estados da reserva

Depois de fazer uma reserva, o estado da reserva muda para Confirmado .

Se a reserva exigir aprovações, seu status mudará dependendo do que o aprovador fizer. Você recebe notificações por e-mail dessas mudanças. As possíveis mudanças são as seguintes:

• Se o aprovador não tiver realizado nenhuma ação em sua reserva, o estado da solicitação permanecerá Aguardando aprovação .
• Se o aprovador aprovar sua reserva e a disponibilidade for confirmada, o estado da reserva mudará para Confirmado .
• Quando as reservas recorrentes são resolvidas automaticamente, o Novo espaço o estado é mostrado abaixo de Confirmado estado para indicar isso Gestão de reservas do local de trabalho atribuiu um novo espaço, data ou hora.
• Se o aprovador rejeitar sua reserva, o estado da reserva mudará para Rejeitado .
• Se o aprovador aprovar sua reserva, mas o item do local de trabalho não estiver disponível para a data e hora selecionadas, o estado da reserva mudará para Conflito .
  Nota:

  Se houver conflitos recorrentes, os funcionários deverão resolver manualmente os conflitos de reserva selecionando um novo espaço, hora e data. Para obter mais informações, consulte Criar uma reserva.
• Se você estiver reservando um item do local de trabalho para dias recorrentes, a reserva será confirmada para os dias e horários em que o item estiver disponível. Para os dias e horas restantes, o estado da reserva permanece como Conflito .

  Você pode modificar sua reserva e fazer o acompanhamento com o aprovador para resolver sua reserva conflitante.

• Se você cancelar sua reserva, o estado da reserva mudará para Cancelado .