Un modo di lavorare più illuminato

Dropbox reinventa il modo in cui persone e team remoti lavorano insieme dal 2007. I suoi servizi di archiviazione cloud e condivisione file sono ora utilizzati da oltre 700 milioni di utenti in 180 Paesi.

La piattaforma e il portfolio di servizi pionieristici di Dropbox sono in continua evoluzione, in previsione di come apparirà il mondo del lavoro nel futuro.  

Per mantenere la sua posizione di visionario del settore, Dropbox ha introdotto un nuovo modello di lavoro che combina il meglio della collaborazione di persona e da remoto, denominato Virtual First, come parte della sua mission di progettare un "modo di lavorare più illuminato" per il suo personale. Il modello fornisce una comprensione approfondita delle sfide che i clienti devono affrontare per gestire le forze lavoro disperse, ispirando la prossima generazione di prodotti e servizi dell'azienda che semplificano le attività quotidiane e promuovono la collaborazione, l'innovazione e la creatività.

Trasformare il procurement in un asset strategico

Dropbox persegue un programma di trasformazione digitale incessante. In tutti i team aziendali, l'obiettivo è quello di promuovere velocità, agilità ed efficienza e dotare il personale di talento di strumenti per massimizzare la produttività e fornire servizi eccellenti. ServiceNow è un partner a lungo termine in questo percorso, che supporta l'azienda nel raggiungimento della sua vision in numerosi settori, tra cui IT, HR e Finanza.

Quando Dropbox ha esaminato le sue attività di procurement, ha identificato un'opportunità unica per riprogettare l'intero approccio. La sua vision era quella di sostituire i processi disconnessi che richiedevano più interventi manuali, dispendiosi in termini di tempo, con un sistema agevole, end-to-end, orchestrato automaticamente e integrato.

Il potenziale per sbloccare risparmi e vantaggi a livello aziendale era significativo. Le attività di procurement di Dropbox sono sostanziali e comprendono budgeting, sourcing, gestione dei rischi, contrattazione, acquisti, gestione dei fornitori e pagamenti.

Reunan Varene è Director di Dropbox, Source to Pay: "Il nostro obiettivo è quello di "semplificare" il più rapidamente possibile per ottenere velocità, concentrazione ed efficienza. L'innovazione continua è fondamentale per il successo costante di Dropbox.

"All'inizio i nostri team hanno dovuto superare sfide significative, a causa di una forte dipendenza da persone, una moltitudine di sistemi e policy, pratiche univoche e vari livelli di digitalizzazione.

"L'esperienza dei dipendenti ha offerto opportunità di miglioramento in molti team, che hanno dato il loro meglio per gestire processi manuali complessi. La mancanza di trasparenza e visibilità causava incertezza tra i colleghi, che non sapevano da dove iniziare, con chi interagire e come procedeva la loro richiesta." 

Afferma Reunan: "Vogliamo supportare i nostri team per ottenere i beni e i servizi di cui hanno bisogno per svolgere un ottimo lavoro in modo semplice, rapido e conveniente. Per raggiungere questo obiettivo, avevamo bisogno di tecnologie innovative per creare un'esperienza utente eccellente, trasformare la spesa aziendale in un asset e utilizzarla per aumentare la produttività dei dipendenti e la crescita."

Unificare il procurement e creare una vision condivisa

Dropbox ha scelto ServiceNow, insieme a Genpact, come partner di consulenza e implementazione per distribuire Sourcing and Procurement Operations (SPO) e creare un'esperienza di acquisto altamente efficiente, interfunzionale e trasparente per tutti i dipendenti e i fornitori.

"Abbiamo scelto ServiceNow per la sua comprovata esperienza nell'automazione di workflow complessi in Dropbox, ad esempio nell'IT e nelle Risorse umane. Nel corso di molte implementazioni, ServiceNow ha dimostrato un vero spirito di partnership con noi, fornendo risultati che soddisfano o superano le nostre aspettative.

"La vision di ServiceNow era perfettamente in linea con la nostra funzione di acquisto, per un approccio unificato e semplificato ai processi di procurement. Questo allineamento è fondamentale per semplificare e ottimizzare i nostri workflow di acquisto, rendendoli più efficienti e adattabili ai nostri requisiti aziendali in continua evoluzione."

Riconoscendo l'importanza strategica dell'automazione dell'intero processo di procurement end-to-end, i team di tutta l'organizzazione si sono riuniti per garantire l'allineamento e il coordinamento. Questi team hanno lavorato per raggiungere un consenso sulla standardizzazione dei processi, sulle policy, sui budget e sulle tecnologie e per definire il successo collettivo.

Applicando la propria esperienza in materia di procurement e filiera, Genpact ha creato la soluzione per risolvere le sfide di procurement e garantire che supportasse il programma di trasformazione del procurement complessivo di Dropbox, Purchasing 2.0. Ciò includeva l'implementazione di best practice e orchestrazione dei workflow per aumentare il self-service, la trasparenza e l'affidabilità.

"ServiceNow e Genpact hanno compreso la nostra vision ed entrambi hanno una cultura di risoluzione dei problemi collaborativa. Insieme, hanno costruito un'integrazione con il nostro sistema ERP Oracle per il controllo finanziario e l'approvazione degli ordini di acquisto, che è stata fondamentale per il successo complessivo del progetto."

Un unico sistema utilizzato da tutti

L'esperienza di procurement in azienda è stata completamente trasformata. Ora i dipendenti accedono al portale Help Me di ServiceNow, selezionano l'acquisto e compilano un modulo di richiesta utilizzando menu a discesa e altri prompt autoguidati. Da un'unica piattaforma, i team che devono rispondere alla richiesta vengono automaticamente coinvolti e vengono attivate le azioni.

Gli utenti hanno una visibilità completa per tenere traccia dell'avanzamento della loro richiesta, della posizione in cui si trova nel processo, di cosa accade e della data in cui sarà completata.

"Purchasing 2.0, basato su ServiceNow, è un'unica piattaforma per il procurement end-to-end connesso, un'unica posizione in cui hanno luogo tutte le attività di acquisto," spiega Reunan.

"Automatizzando il processo di creazione degli ordini di acquisto, il nostro personale non deve più accedere al sistema ERP né svolgere attività di contabilità. Il livello di entusiasmo rispetto a questo è altissimo! Non c'è bisogno di dire altro." In tutto, oltre 1.000 processi ERP e di valutazione del rischio sono stati automatizzati, con un tasso di conformità del 99% in tutta l'organizzazione.

"Aggiornando le policy, automatizzando i workflow e integrando le applicazioni, tutto è molto più veloce ed efficiente. I colleghi hanno un unico punto di accesso con un'interfaccia semplice e intuitiva e ora hanno tempo di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio, aggiungendo valore all'azienda e ai clienti.

"SPO è un vantaggio per l'intera organizzazione e, allo stesso tempo, aiuta i singoli team a raggiungere i propri obiettivi, sia che si tratti di risparmio, gestione del rischio o garanzia di acquisto in modo etico e sostenibile."

Reunan Varene si aspetta inoltre che il nuovo modello di procurement di Dropbox migliori le relazioni con la filiera. "Vogliamo essere un cliente scelto e collaborare con i migliori fornitori e partner. Con ServiceNow, inoltre, dispongono di un processo trasparente, con una vision chiara del ciclo di vendita o rinnovo e di un sistema che riduce i costi amministrativi. Essendo un cliente straordinario, con cui è facile fare business, i nostri fornitori e partner sono più propensi a investire su di noi, utilizzando le loro migliori persone e risorse per i nostri progetti."

Controllo completo

Nelle prime otto settimane dal lancio, oltre 200 dipendenti Dropbox hanno avviato più di 500 workflow di acquisto sul nuovo sistema. "Con ServiceNow, abbiamo ridotto i tempi del ciclo di procurement di oltre il 50% in sole otto settimane e abbiamo il controllo completo della nostra spesa aziendale," afferma Reunan. "Ora i nostri team possono utilizzare questo nuovo asset aziendale per promuovere il valore e massimizzare il Return on Investment nel procurement, con il supporto dell'esperienza collettiva dell'azienda, a vantaggio delle proprie aree operative.

"Ci stiamo muovendo passo dopo passo. La creazione di ordini di acquisto e la conduzione di revisioni del rischio da parte di terzi erano in precedenza dei veri punti dolenti. Utilizzando ServiceNow, abbiamo dimostrato che questo problema può essere risolto.

"Stiamo passando alla gestione dei contratti per gestire questi workflow nello stesso modo. A tal fine, stiamo integrando le funzionalità di automazione di Legal Service Delivery di ServiceNow e spostando anche i nostri team legali sulla piattaforma, oltre a integrare Dropbox Sign, la nostra soluzione eSignature per preparare, inviare, firmare e tenere traccia delle eSignatures."

Anche l'AI generativa è presente sullo schermo radar di Reunan Varene, per migliorare e semplificare ulteriormente l'esperienza utente. "Siamo entusiasti di esplorare anche come l'AI generativa può consentire la conversazione, fornire dati e contribuire a raggiungere conclusioni più rapidamente. Ciò migliorerà la qualità del supporto, farà risparmiare tempo e migliorerà la coerenza e la facilità d'uso per tutti.

"Consentire un'esperienza di acquisto end-to-end fluida e automatizzata è un percorso pluriennale. Grazie a ServiceNow e Genpact, siamo sulla buona strada, con un enorme potenziale per sbloccare molto più valore."