Standardizzazione dei sistemi in tutte le regioni e nelle filiali

Le aziende IT devono stare al passo con le tecnologie in rapida evoluzione. Inoltre, devono investire nella revisione e nel miglioramento dei loro prodotti e servizi, oltre che nell'ottimizzazione delle modalità di gestione e funzionamento dell'azienda. Una di queste aziende, Fujitsu Limited, aspira a rispondere rapidamente alle tendenze del settore, accelerando al contempo la propria trasformazione digitale.

Nel 2020, l'azienda ha lanciato un progetto di trasformazione digitale chiamato "Fujitra", che sintetizza l'espressione "Fujitsu Transformation". Per operare con rapidità, l'azienda doveva allineare gli uffici regionali e le filiali in modo che lavorassero tutti per gli stessi obiettivi. Il progetto "One Fujitsu" è stato istituito nell'ambito di questa iniziativa con l'obiettivo di standardizzare le operazioni e i sistemi end-to-end all'interno del Gruppo, comprese le società nazionali in Giappone e le controllate internazionali.

"Se ogni regione e filiale opera in modo indipendente, l'azienda non è in grado di rispondere rapidamente all'evoluzione delle esigenze e delle aspettative dei clienti. Nell'ambito di One Fujitsu, stiamo centralizzando tutti i dati del Gruppo su un'unica piattaforma e stiamo creando un ambiente in cui possiamo condividere gli approfondimenti per prendere decisioni aziendali più intelligenti", afferma Katsunori Aoki, Senior Manager del Global Head Office, Digital Systems Platform Unit di Fujitsu.

Centralizzazione della pianificazione e delle approvazioni presso la sede centrale globale

Fujitsu ha creato un nuovo ruolo a supporto della transizione verso un sistema standard per tutto il Gruppo. Il Chief Data and Process Officer (CDPO) è stato incaricato di assumere la responsabilità del progetto e si occupa dei processi e dei dati aziendali interni.

In passato, ogni filiale e regione era responsabile del proprio piano di sviluppo e del proprio budget, ma l'azienda ha deciso di adottare un approccio più standard e di eliminare qualsiasi sistema ottimizzato per una sola area. La sede centrale di Fujitsu ha definito un unico processo di approvazione e un unico budget per supportare l'iniziativa di centralizzazione.

"One Fujitsu ha cambiato il nostro modo di operare. Abbiamo confrontato i processi di richiesta di sviluppo del sistema in ogni filiale e regione per decidere come procedere in futuro", spiega Koichi Abe, Senior Director della Cloud Services Division, Digital Systems Platform Unit di Fujitsu.

Questo richiedeva una visibilità completa dei sistemi utilizzati da ciascuna filiale. Fujitsu ha implementato Strategic Portfolio Management e Gestione del portfolio applicazioni di ServiceNow per creare un portafoglio IT completo.

Visibilità dei sistemi a livello di Gruppo all'interno di un unico strumento

Strategic Portfolio Management di ServiceNow consente a gruppi e aziende di gestire il proprio portafoglio IT da un'unica piattaforma. Tiene traccia dei progetti di sviluppo dei sistemi e delle approvazioni e aiuta a gestire con precisione i budget. Gestione portfolio applicazioni, invece, allinea le applicazioni della società alla strategia aziendale. Insieme, le soluzioni forniscono una visione olistica di tutti i sistemi e vengono utilizzate da ciascuna regione e filiale di Fujitsu.

"Gli asset dell'IT erano precedentemente gestiti da una regione o da una filiale, in maniera separata. Quando abbiamo deciso di adottare un approccio standard, il consolidamento della gestione IT all'interno del Gruppo è stato il primo passo verso la realizzazione di One Fujitsu", afferma Takamasa Saito del Global Head Office, Digital Systems Platform Unit di Fujitsu.

Lancio dell'iniziativa di standardizzazione a livello di Gruppo

Grazie ai dati raccolti nella Gestione del portfolio applicazioni, Fujitsu ha scoperto che nel Gruppo sono stati utilizzati oltre 4.000 sistemi diversi.

"Una volta ottenuta la piena visibilità delle applicazioni e dei sistemi, abbiamo potuto lanciare ufficialmente la nostra iniziativa di standardizzazione. Abbiamo un Service Domain Owner (SDO) dedicato presso la nostra sede centrale, responsabile dell'ottimizzazione del portafoglio di servizi digitali per ciascuna area aziendale", spiega Abe.

Al momento di decidere se implementare un nuovo sistema, l'SDO effettua delle verifiche per valutare in che misura esso migliorerebbe le operazioni e i servizi forniti a ciascuna Business unit del Gruppo e in che modo contribuirebbe a ridurre i costi. Grazie a ServiceNow, l'SDO riduce il tempo necessario per mettere insieme budget e report.

Budgeting e creazione di report più rapidi

Strategic Portfolio Management acquisisce le richieste di sviluppo di sistemi e budget da tutte le aree dell'azienda. Queste vengono quindi consolidate per semplificare le revisioni e le approvazioni, che vengono gestite direttamente nella piattaforma. Anche il processo è più semplice per il richiedente. Invece di creare e inviare tramite e-mail documenti Excel, i manager possono scegliere da un elenco a tendina di applicazioni senza dover digitare nuovamente la richiesta. In questo modo è stato possibile eliminare gli errori di trascrizione e migliorare notevolmente l'efficienza operativa.

In precedenza, Fujitsu elaborava le richieste di budget del sistema da ogni ufficio in Giappone utilizzando un sistema interno. Tuttavia, alcune informazioni dovevano essere gestite in Excel. Anche i budget internazionali erano gestiti in un sistema separato, il che significa che l'azienda ha dovuto consolidare manualmente i report per ottenere visibilità a livello di Gruppo.

Centralizzando tutto su Strategic Portfolio Management, spiega Abe: "È necessario circa il 30% di tempo in meno per aggregare le applicazioni, consolidare i budget e preparare i report di gestione."

Supportare la gestione dei progetti di sviluppo futuri

Dal momento in cui ha implementato ServiceNow, la società ha iniziato a beneficiare anche di una maggiore coerenza. Come commenta Saito, "Prima che i processi di richiesta fossero consolidati all'interno di Strategic Portfolio Management, la granularità delle richieste variava per filiale, regione, progetto e anno finanziario. Ora possiamo inviare report completi sui budget o sui risultati dei progetti al management, in modo da poter prendere decisioni aziendali più intelligenti".

Come per il progetto One Fujitsu, per standardizzare le operazioni in modo efficace, l'azienda ha dovuto allineare gli stakeholder e concordare il ruolo e la responsabilità di ogni regione e filiale nell'iniziativa. Dopo il roll out di ServiceNow, sono stati organizzati più di 10 workshop per l'onboarding degli utenti nei sistemi, per raccogliere il loro feedback e assicurarsi che fossero a proprio agio nell'utilizzo della soluzione.

"È importante mantenere tale allineamento e relazione con i dipendenti. Ogni giorno riceviamo richieste da tutta l'organizzazione, quindi abbiamo sfruttato il nostro sistema IT Service Management (ITSM) di ServiceNow per fornire ai dipendenti risposte rapide alle domande più comuni", spiega Abe.

Per quanto riguarda le fasi successive del progetto, Aoki rivela: "Stiamo lavorando alla definizione della nostra struttura aziendale complessiva in modo da poter adattare e ottimizzare la nostra architettura aziendale in tutto il Gruppo." Strategic Portfolio Management continuerà a sostenere la gestione dei progetti in quanto Fujitsu sostituisce il suo sistema attuale.

Un problema importante per l'azienda era il passaggio da un modello aziendale tradizionale per l'integrazione dei sistemi a un modello orientato ai servizi, ma l'azienda prevede che l'investimento varrà la pena.

"Quando il progetto One Fujitsu raggiungerà il nostro obiettivo di rendere i sistemi del Gruppo più semplici e trasparenti, potremo ridurre significativamente i costi operativi e investire il denaro di conseguenza. Attualmente, questi costi ammontano al 70-80% delle nostre spese IT", spiega Aoki. "Man mano che l'implementazione matura, accumuliamo maggiori conoscenze e competenze interne che ci aiutano ad accelerare la nostra transizione verso un modello aziendale digital-first orientato ai servizi e ci permettono di consigliare i clienti su come utilizzare direttamente queste soluzioni digitali."