Aggiornamento di un sistema di approvazione obsoleto
I sistemi di approvazione utilizzati da Fujitsu avevano più di 20 anni e questo ha ostacolato l'espansione. Il fatto che tutte le aziende del Gruppo Fujitsu utilizzassero i propri workflow di approvazione personalizzati, creando colli di bottiglia per l'implementazione di una gestione agile, era un ulteriore problema.
Nell'ottobre 2021, Fujitsu lancia un nuovo marchio aziendale: Fujitsu Uvance, nell'ambito dell'iniziativa volta a realizzare una nuova missione, quella di "rendere il mondo più sostenibile creando fiducia nella società attraverso l'innovazione".
Questo marchio è composto da sette elementi chiave: da una parte ci sono i reparti intersettoriali Sustainable Manufacturing, Consumer Experience, Healthy Living e Trusted Society che mirano a risolvere i problemi sociali e dall'altra i reparti tecnologici Digital Shifts, Business Applications e Hybrid IT che offrono loro assistenza.
Per creare una società sostenibile, Fujitsu si è impegnata a superare i confini nazionali e quelli di settore, oltre che a sostenere le riforme aziendali, le varie tipologie di lavoro e la vita delle persone. Digital Shifts, in particolare, promuove una gestione agile e turni di lavoro per il personale che fa pieno uso dei dati e della tecnologia in-house di Fujitsu.
Una delle conseguenze dell'iniziativa è stata lo sviluppo su larga scala di un sistema di approvazione più moderno. Il sistema in uso, realizzato alla fine degli anni '90, stava infatti diventando sempre più obsoleto ed era difficile espanderne le funzionalità.
Kanna Kimura, responsabile del reparto Enterprise Service Management della divisione Digital System Platform di Fujitsu, spiega:
"In pratica, il sistema di approvazione in uso si limitava a prendere la versione cartacea di una circolare, la digitalizzava e la distribuiva. Di conseguenza, non eravamo in grado di soddisfare in modo efficace le esigenze della globalizzazione né quelle della mobilizzazione".
Inoltre, le strutture di Fujitsu erano cambiate radicalmente rispetto a quando era stato creato il sistema e il divario tra le sue funzionalità e le operazioni dell'azienda era sempre più evidente. Fujitsu ha quindi annunciato una politica aziendale per rivedere le regole di approvazione e il sistema di implementazione.
Questa operazione si collegava a un'iniziativa del 2020 volta a unificare le regole di approvazione in tutto il Gruppo Fujitsu. Ciò significava che le aziende del gruppo che avevano operazioni di approvazione basate su regole proprie avrebbero adottato processi standardizzati. Tuttavia, le operazioni di approvazione variavano notevolmente da un'azienda all'altra e alcune, non disponendo di un'infrastruttura adeguata, si limitavano a trasferire i processi via e-mail. Tutto questo, in pratica, ci impediva di ottenere una reale unificazione.
Takeshi Horikawa, Senior Manager del Corporate Governance Legal Department of the Legal, Intellectual Property, and Internal Control Advancement Division di Fujitsu dice: "Considerato il background del sistema di approvazione, abbiamo deciso di rinnovarlo a partire dall'infrastruttura. Ricostruendo il sistema mediante un workflow di uso generale, progettato per supportare le approvazioni a livello globale, potremo migliorare l'efficienza e l'esperienza utente nonché garantire una governance appropriata. Abbiamo anche bisogno di un alto livello di scalabilità per resistere alle continue riforme dei processi basate sui dati".
Un nuovo sistema con sei aree di interesse
Creare un nuovo sistema di approvazione per circa 120.000 dipendenti non sarebbe stato facile per Fujitsu, una realtà costituita da un gruppo di circa 400 aziende operanti in 180 Paesi. Dovendo impostare come doveva essere il nuovo sistema ideale, ha quindi scelto di adottare un approccio orientato alla progettazione.
Horikawa spiega: "Abbiamo consultato un'ampia platea di utenti con posizioni lavorative diverse, da coloro che hanno la responsabilità di riportare le varie problematiche al personale di livello manageriale. Abbiamo ottenuto vari pareri e siamo anche riusciti a far sì che i membri del progetto capissero meglio quale era l'obiettivo che volevamo raggiungere".
Il "futuro" progetto aveva sei obiettivi, il più importante dei quali era quello di ottimizzare la velocità di approvazione e consentire una gestione agile. Inoltre, puntava a migliorare l'esperienza utente e a risolvere l'insoddisfazione e le perplessità generate dal vecchio sistema. Una migliore governance avrebbe assicurato la coerenza e la continuità del processo decisionale, consentendo agli utenti di cercare e poter consultare le procedure precedenti. Un uso migliorato dei dati avrebbe invece consentito una maggiore visibilità ed eliminato i colli di bottiglia. Il quinto obiettivo era quello di globalizzare, così le aziende del gruppo di tutto il mondo avrebbero potuto utilizzare lo stesso sistema. L'obiettivo finale di coordinamento, invece, avrebbe permesso di garantire la compatibilità con i sistemi di lavoro periferici esistenti.
Una piattaforma comune per tutti i workflow
Per soddisfare questi sei obiettivi, Fujitsu ha scelto ServiceNow come piattaforma per il nuovo sistema di approvazione.
In passato l'azienda gestiva sistemi personalizzati, pensati per ogni regione, azienda o anche reparto del gruppo, ma ora promuoverà il Programma "One Fujitsu" allo scopo di riunire tutti i processi in un unico sistema. ServiceNow App Engine è stata scelta in base a questa premessa e tutti i sistemi correlati al workflow saranno creati e gestiti utilizzando istanze condivise di App Engine.
"Il nuovo sistema di approvazione sarà il nostro primo intervento nell'ambito di questa politica", afferma Kimura. "Integrando diversi workflow in istanze condivise, possiamo promuovere il coordinamento dei dati. Inoltre, la piattaforma ci consentirà di integrare facilmente nei nostri workflow le conoscenze globali e le best practice create da ServiceNow, aspetto che consideriamo un ulteriore vantaggio."
La piattaforma avrebbe inoltre dato a Fujitsu l'opportunità di spostare dal Giappone il centro delle operazioni di approvazione.
"Se l'intenzione era quella di standardizzare le regole e i processi di approvazione per tutto il Gruppo Fujitsu, dovevamo assicurarci che fossero conformi agli standard globali", afferma Horikawa. "Cercavamo una piattaforma che ci permettesse di realizzare e creare un workflow in grado di portarci rapidamente in questa direzione e volevamo che si adattasse in modo flessibile a future modifiche ed espansioni. In qualità di utenti, avevamo a disposizione diverse opzioni, ma alla fine abbiamo detto alla Digital System Platform Division di utilizzare ServiceNow App Engine."
I tempi di attesa per le approvazioni sono stati ridotti del 30%, portando a un miglioramento del workflow
Il progetto per la creazione di un sistema di approvazione basato su ServiceNow App Engine è iniziato nell'agosto del 2021 e includeva un consulente ServiceNow. Il processo che sarebbe diventato la Fase 1 del progetto è stato lanciato nel gennaio del 2022.
Kimura spiega: "Il sistema si rivolge alle aziende del gruppo che eseguivano i workflow di approvazione via e-mail. Inoltre, fornisce servizi a 61 aziende nazionali e a 44 aziende estere. È utilizzata da circa 8,7 utenti con una media di 128 accessi al giorno".
Fujitsu ha inoltre proseguito il suo lavoro realizzando la Fase 2, rivolta ad altre aziende del gruppo e a Fujitsu stessa. Le attività sono iniziate alla fine di maggio 2022.
"Una volta avviata la Fase 2, tutti i workflow che nell'ambito del sistema corrente erano separati (dalle consultazioni preliminari alle delibere e alle approvazioni), saranno perfettamente interconnessi", continua Kimura. "Prevediamo di ridurre i tempi di attesa per le procedure di approvazione di almeno il 30%."
Horikawa aggiunge anche: "L'interfaccia utente è così semplice e curata che chiunque sarà in grado di utilizzarla dopo averla usata un po' di volte".
Secondo Horikawa, il nuovo sistema di approvazione avrà un impatto significativo sulle operazioni di Fujitsu e delle aziende del gruppo, tuttavia, l'impegno per rinnovare non si concluderà con l'avvio della Fase 2. A suo avviso, Fujitsu continuerà ad affrontare sfide.
"Tutti i dati relativi alle operazioni di approvazione dell'intero gruppo si troveranno in un unico spazio centrale, quindi per prima cosa dobbiamo riformare i processi basati sull'analisi dei dati", sottolinea Horikawa. "Lavoreremo senza sosta su App Engine per analizzare i problemi identificati durante l'esecuzione del workflow di approvazione e i miglioramenti apportati ai processi si rifletteranno nei workflow. Questo ci permetterà di realizzare una forma di gestione più agile."