Unire le menti più brillanti nella lotta contro il cancro
Miltenyi Biotec è la sede di alcune delle menti più brillanti del mondo e dei pensatori più creativi. Fondata in Germania nel 1989, l'organizzazione sviluppa terapie cellulari e geniche, intraprende ricerche biomediche e adotta tecnologie innovative.
Miltenyi Biotec sta guidando la rivoluzione che reinventa la medicina e la porta a un livello che cambierà il modo in cui vengono trattati il cancro e altre malattie gravi. I suoi ricercatori e scienziati lavorano in più di 60 discipline e stanno offrendo contributi significativi nel campo della scienza biomedica.
Trattandosi di un'organizzazione in rapida crescita, Miltenyi Biotec dispone di un sempre più ampio portfolio di progetti di ricerca e sviluppo ("dev") e di miglioramento interno ("org"). L'azienda ha avviato una strategia per allineare meglio gli stakeholder dei progetti e, una volta integrati i nuovi processi, ha deciso di cercare una soluzione digitale per supportare il processo end-to-end e promuovere una maggiore trasparenza.
"In precedenza, avevamo due sistemi diversi che supportavano i progetti org e dev. Venivano ampiamente personalizzati per adattarsi allo scopo ed erano ancora presenti alcune fasi manuali come le firme fisiche", ricorda Nils Pokorny, Group leader, Enterprise Service Management presso Miltenyi Biotec. "Di conseguenza, non avevamo una supervisione dell'avanzamento, della spesa e delle risorse del progetto."
Supportare ogni fase della gestione progetti
Miltenyi Biotec dispone di una suite di soluzioni ServiceNow e Strategic Portfolio Management offre le funzionalità giuste per armonizzare la gestione progetti e integrarsi facilmente con il portale Centro dipendenti. Il team IT ha collaborato con il partner PlanHorizon per implementare la soluzione e connettere Microsoft Teams, che fornisce canali di progetto per supportare la collaborazione, nonché la soluzione ERP. La reale novità è che Miltenyi Biotec ha scelto di implementare SPM non solo nel proprio reparto IT, ad esempio per la Gestione della domanda, ma anche nel reparto di ricerca e sviluppo, ad esempio per lo sviluppo di nuovi prodotti.
Oggi, il personale può avviare una nuova richiesta di progetto da una scheda del portale per i dipendenti. Ciò consente loro di accedere a una pagina in cui indicano se si tratta di un progetto di sviluppo, ad esempio lavorare su un nuovo trattamento con cellule T o di un progetto di org, come suggerire un miglioramento del processo.
Ciò attiva un workflow guidato per ogni tipo di progetto. Un'integrazione con il Database di gestione configurazione (CMDB) dell'organizzazione consente agli utenti di selezionare le informazioni da un elenco a discesa predefinito, ad esempio quali soluzioni tecnologiche esistenti potrebbero essere interessate dal progetto, in modo che i proprietari dei prodotti possano essere avvisati.
Le proposte vengono classificate e indirizzate ai team appropriati per l'approvazione, mentre il sistema ERP controlla i costi rispetto al budget. Dal punto di vista del controllo finanziario, ciò significa che un ordine di acquisto (PO) può essere generato solo se nel sistema sono presenti fondi sufficienti e un progetto valido.
Una volta avviato il progetto, gli stakeholder dispongono di una posizione centralizzata per tenere traccia delle ore lavorate utilizzando la gestione del foglio presenze, contattare i colleghi che lavorano al progetto e assicurarsi che esso rimanga conforme al budget.
"ServiceNow ci offre maggiore trasparenza e controllo sui progetti. Prima non avevamo un metodo digitale per pianificare i costi, ma ora possiamo assicurarci di non spendere troppo; il team finanziario è al settimo cielo!" afferma Nils.
Consentire agli esperti di dedicarsi a ciò che sanno fare meglio
Traducendo i processi di gestione progetti in workflow ServiceNow, il monitoraggio del portfolio è più semplice che mai. Tutte le persone coinvolte vengono informate senza dover utilizzare l'e-mail, il che significa che possono contribuire al momento giusto. Ciò li aiuta a gestire meglio il loro tempo e stabilire le priorità dei progetti a cui dedicarsi.
"Ciò che abbiamo ottenuto con ServiceNow ha avuto un impatto enorme", conferma Nils. "La nostra organizzazione è piena di persone con grandi idee. Ora possiamo assicurarci che gli esperti giusti lavorino sugli argomenti giusti."
Oggi, ServiceNow gestisce più di 1.000 progetti attivi: due terzi sono progetti di sviluppo e i restanti 300 riguardano l'ottimizzazione dei processi interni.
"ServiceNow consente al nostro grande team di ricerca di progredire nei progetti di ricerca e sviluppo in modo più rapido ed efficiente", afferma Nils. "I progetti di sviluppo ci aiutano a realizzare la nostra mission e i progetti di organizzazione ci consentono di farlo in modo più efficiente. Poterli gestire tutti da un'unica posizione è un vero vantaggio."
L'azienda continuerà a innovare sia sul portale per i dipendenti che sulla piattaforma di gestione progetti. Il team sta attualmente esplorando le funzionalità Gestione portfolio di ServiceNow, come la pianificazione di scenari od obiettivi e le roadmap nell'area di lavoro pianificazione strategica.