Perfezionare le prestazioni e la produttività
I semiconduttori sono sempre più coinvolti oggi in ogni aspetto della nostra vita, dagli smartphone ai dispositivi indossabili, dai veicoli autonomi ai dispositivi IoT per le smart home che regolano termostati ed elettrodomestici, dalle telecamere che rendono più sicure le nostre strade ai dispositivi medici che monitorano la nostra salute. Le aziende e le industrie si affidano sempre più ai dati e all'elettronica avanzata. MKS Instruments è una realtà fondamentale nel settore dei semiconduttori e consente la realizzazione di tecnologie rivoluzionarie. In sostanza, tutti i chip per semiconduttori prodotti nel mondo sono realizzati con prodotti MKS.
L'azienda è da tempo conosciuta come un'eccellenza in grado di risolvere i problemi più complessi della sua clientela. Ma con la sua rapida crescita è arrivata la sfida della gestione di centinaia di progetti realizzati contemporaneamente per più clienti. Il suo sistema di gestione progetti risultava ormai obsoleto, mentre il processo di gestione del portfolio diveniva sempre più complesso. Per l'azienda era giunto il momento di aggiornare le prestazioni e la produttività dei processi.
Da ore di lavoro a pochi minuti
MKS è venuta a conoscenza delle preziose funzionalità di ServiceNow poiché un'azienda che ha acquisito lo utilizzava già. MKS continuava ad ampliare gli ambiti di applicazione di ServiceNow, ma non disponeva ancora di una soluzione affidabile per la gestione progetti. Appena approdata in MKS come IT Project Management Office (PMO) Director, Lori Krikorian si è subito resa conto dell'incapacità di tenere traccia e fornire report sui progetti.
Commenta: "Utilizzavamo PowerPoint, documenti Word e fogli di calcolo Excel. Non riuscivo a consultare i portfolio né a stilare report sullo status dei progetti in modo efficiente". Lori ha sollecitato l'implementazione di ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM) per contribuire a migliorare i processi dell'IT PMO, consapevole che ciò avrebbe anche influito positivamente sul resto dell'azienda.
Con il passaggio a ServiceNow, MKS ha potuto sostituire diversi prodotti precedenti con un'unica piattaforma. I fogli di calcolo Excel, le presentazioni PowerPoint e LiquidPlanner sono stati tutti sostituiti da ServiceNow, semplificando l'accesso alla gestione progetti e ai dati degli stessi.
Ora, lavorare è molto più semplice. "Prima di SPM, ogni volta che illustravo le informazioni sul portfolio ai dirigenti di MKS, mi ci voleva circa un giorno per creare un documento di 90 pagine con un report sullo stato del progetto per ogni singolo progetto. Ora, vado nel Roadmap Planning dell'Alignment Planner Workspace, mostro la roadmap e la rivediamo come organizzazione IT. Posso quindi scaricare le informazioni e condividerle con gli stakeholder."
Il reparto IT ha utilizzato Alignment Planner Workspace per creare roadmap non solo nel caso di progetti per portfolio durante le presentazioni con gli stakeholder, ma anche per divisione e programmi.
Creare processi interni più efficienti
SPM rende chiaramente visibili progetti e dati, compreso il valore che ogni progetto porterà all'organizzazione, non solo a livello di IT PMO, ma anche a livello di Enterprise Project Management Office (EPMO). Alignment Planner Workspace e Project and Portfolio Management (PPM) offrono una panoramica immediata e consentono discussioni informate sui progetti, nonché di allineare il lavoro agli obiettivi e alla strategia. Considerando la varietà dei progetti, l'allineamento del lavoro alla strategia è fondamentale per ottenere risultati strategici.
Lori spiega: "Utilizziamo SPM per tutto ciò che passa attraverso la pipeline delle richieste. Progetti applicativi, progetti infrastrutturali. Posso persino tenere traccia degli aggiornamenti. Insomma, di tutto. Desidero sempre controllare tutto il lavoro".
SPM sta aumentando la produttività, poiché le ore precedentemente sprecate nei processi manuali vengono ora impiegate in altri modi. Ad esempio, i project manager del reparto IT PMO risparmiano circa quattro ore alla settimana senza creare presentazioni PowerPoint per lo status dei progetti. Al contrario, i project manager utilizzano Alignment Planner Workspace di SPM, il Portale Investimento e il record del progetto stesso per condurre le riunioni e per inviare informazioni agli stakeholder. La soluzione influisce positivamente anche sull'esperienza utente finale, grazie alla rinnovata soluzione di Demand Management.
Ryan Healey, Principal Business Systems Analyst e ServiceNow Product Owner di MKS, spiega: "Prima di questa implementazione, l'accesso avveniva in silo e bisognava essere inseriti in un gruppo di assegnazione prima di poter presentare una richiesta o un'idea nel nostro processo di acquisizione. Ora raggruppiamo tutte le richieste per valutare e stabilire le priorità e distribuire il lavoro. Il processo è visibile a tutti, è più facile da usare e ritengo che stiamo facendo progressi".
Agilità grazie alla gestione progetti ibrida
Con Demand Management, Project Portfolio Management, Roadmap Planning di Alignment Planner Workspace e altri strumenti all'interno di SPM, l'organizzazione è in grado di garantire una maggiore trasparenza sulle richieste, sui progetti attivi e su quelli in corso di realizzazione nelle tre divisioni.
Anche l'utilizzo del Portale Investimento, del Reporting e delle dashboard per condividere le informazioni in tempo reale, anziché tramite presentazioni offline con dati statici, ha fatto una grande differenza. "Posso facilmente selezionare ed eliminare i dati in modo interattivo e definire una visione condivisa tra gli stakeholder per una pianificazione e una realizzazione efficienti dell'intero portfolio di progetti", commenta Lori, che spera di perfezionare l'uso di tutte le applicazioni di SPM.
Un altro vantaggio della piattaforma è la possibilità di scegliere una gestione progetti ibrida, per cui alcuni team utilizzano la metodologia "Cascata" con PPM e altri la metodologia Agile, inserendo miglioramenti e altri lavori nelle schede di valutazione, in modo da ottimizzare la consegna.
"Stiamo suddividendo i nostri progetti in iterazioni per dimostrare quanto prima il potenziale al cliente", commenta Lori. "Beneficiamo pienamente dei vantaggi di Agile: velocità di consegna, trasparenza e flessibilità. Posso organizzare il lavoro, tutti i membri del mio team possono vederlo ed è tutto chiaramente definito."
Portare alla luce le richieste della clientela
L'impatto di SPM si estende anche alla clientela, che con MKS ha una visione più chiara dei progetti e dei relativi miglioramenti. Ad esempio: "Inviamo le informazioni sulle ottimizzazioni ai nostri clienti e loro possono vedere la velocità con cui agiamo", dice Lori. "Vedono quante storie siamo riusciti a completare per loro rispetto a quanto facevamo prima."
Ryan aggiunge: "Non si tratta solo di un foglio Excel da qualche parte. Tutto questo è nel sistema ed è in tempo reale. Prima, i clienti inviavano una richiesta di ottimizzazione e perdevano la visibilità. La richiesta andava persa finché non rivedeva la luce, pronta per essere testata. Ha semplificato la vita di tutti".
Chiedere di più
Lori ha già lavorato con ServiceNow ed è stata la sua maggiore sostenitrice in MKS. Visti i chiari vantaggi per l'azienda e la clientela, il team ha intenzione di consolidare il successo di SPM.
Ci sono strumenti che il team spera di iniziare a usare presto, tra cui i report sullo status e Performance Analytics. "Miglioreremo continuamente", afferma Lori. "Vogliamo implementare di più e attivare ancora più funzionalità."
"Più le persone usano la piattaforma, più sono interessate", afferma Ryan. "Chiedono quali sono le possibilità, cosa si può fare. Molti membri del personale ci chiedono: 'ServiceNow è davvero in grado di fare questo?'. E la risposta è sempre: 'Sì, certo'."
Con la continua crescita dell'azienda, la possibilità di semplificare le acquisizioni per l'integrazione IT risulterà particolarmente utile. MKS ha appena acquisito Atotech, un'azienda leader del settore chimico con sede in Germania e oltre 4.000 dipendenti a livello globale che, non a caso, ha deciso di passare a ServiceNow.