Costruzione di strade più sicure per aziende e comunità 
Nye Veier è una delle organizzazioni responsabili dell'ambizioso programma di costruzione di strade e ferrovie della Norvegia, che dovrebbe durare 20 anni e avere un valore pari a 25 miliardi di euro. Di proprietà del Ministero dei trasporti norvegese, Nye Veier riduce i tempi di viaggio, collegando città e comunità, con una conseguente diminuzione degli incidenti. L'organizzazione ha l'autorità di decidere quali strade costruire per prime, sulla base di un calcolo dei vantaggi socio-economici, per la nazione, per le aziende e le comunità lungo ciascun percorso.

Detiene la responsabilità di garantire che le fasi di pianificazione, costruzione e operatività soddisfino tutte le normative e i regolamenti governativi. Un altro criterio importante è quello del rispetto degli standard ambientali e di sicurezza di livello mondiale, offrendo il massimo rapporto qualità/prezzo ai contribuenti norvegesi.

La piattaforma digitale offre trasparenza ed efficienza
Una delle sfide principali per Nye Veier è la necessità di acquisire terreni di grandi dimensioni su cui costruire le strade. L'impatto sui proprietari dei terreni e degli immobili lungo il percorso di una nuova strada può essere significativo.

Nye Veier è impegnata in un processo di acquisizione dei terreni equo, trasparente e basato sulle regole. In passato, tuttavia, l'identificazione dei proprietari terrieri, la comunicazione, la negoziazione e il raggiungimento degli accordi con questi ultimi sono stati lenti e inefficienti.

Ciò ha contribuito a ritardi nel completamento dei progetti, costi più alti e a un raggiungimento dei vantaggi per cittadini e aziende più lento. 

Gli strumenti digitali che Nye Veier utilizzava nelle sue operazioni di acquisizione di terreni non erano ancora standardizzati o integrati. Si lavorava con molti processi manuali, documenti cartacei e fogli di calcolo Excel. La valutazione e la gestione delle prestazioni dei progetti e delle persone erano difficili in assenza di dati e informazioni centralizzate. 

Nye Veier ha deciso di reinventare interamente il processo di acquisizione di terreni end-to-end e di creare un'unica piattaforma digitale moderna e completamente integrata. Ole-Terje Mosvold Pedersen, Senior Adviser, spiega: "Nye Veier è un'organizzazione piccola con pochi dipendenti, quindi è essenziale utilizzare le più recenti tecnologie digitali e l'automazione per consentire al personale e ai processi di essere il più produttivi ed efficienti possibile".

Per contribuire a realizzare la sua mission, Nye Veier ha incaricato gli sviluppatori di Devoteam, Elite Partner di ServiceNow. Il risultato è eGrunnerverv, o eLandAcquisition, un'applicazione low-code personalizzata basata su ServiceNow App Engine, Customer Service Management e Integration Hub. eGrunnerverv è stata lanciata nel 2022.

"Il progetto pilota di ServiceNow sviluppato dal Centro di Eccellenza di Devoteam in Danimarca ha riscontrato molto successo", afferma Ole-Terje Mosvold Pedersen. "Ci ha regalato qualcosa di eccezionale da implementare, con funzionalità pronte all'uso e sicurezza integrata."

eGrunnerverv fornisce un hub basato su cloud per le attività di acquisizione dei terreni di Nye Veier e una cronologia completa per ogni progetto. Grazie all'accesso sicuro e controllato tramite un portale intuitivo, eGrunnerverv acquisisce tutta la corrispondenza e i contatti, nonché la documentazione di base, inclusi accordi, contratti e scadenziari di pagamenti di ciascun proprietario terriero. 

I dashboard di stato in tempo reale evidenziano l'avanzamento di ciascuna trattativa e contrassegnano tutte le azioni in sospeso necessarie per completare il processo.

Connessione agevole alla documentazione sui dati nazionali
Un vantaggio fondamentale di eGrunnerverv è che si integra perfettamente con le applicazioni di terze parti, un'operazione che prima non era possibile. L'aspetto più importante è un collegamento diretto alle mappe del governo norvegese e ai dati sulle proprietà terriere.

Quando gli addetti alla pianificazione di Nye Veier disegnano il percorso proposto per una nuova strada sulla mappa del governo, il sistema accede immediatamente alle informazioni complete e aggiornate sulle proprietà per l'intera lunghezza della strada. Questi primi dati consentono agli addetti alla pianificazione di iniziare subito a contattare i proprietari terrieri per aprire le trattative sul progetto in questione. 

In precedenza, queste informazioni erano contenute in più fogli di calcolo Excel, che richiedevano molto tempo di gestione e utilizzo ed erano difficili da condividere con i membri dei team. eGrunnerverv genera e invia tutte le comunicazioni ai proprietari terrieri, eliminando così molte settimane di attività di ricerca, indagine e amministrazione. 

Sia i responsabili del progetto che i proprietari terrieri possono accedere alla documentazione di base, visualizzare gli aggiornamenti e tenere traccia in modo costante dell'avanzamento della trattativa. A volte queste procedure durano anni, quindi disporre di una cronologia digitale sicura e immediatamente disponibile offre a tutte le parti una conoscenza condivisa dello stato di ogni acquisizione di terreno.

L'integrazione di ServiceNow con la tecnologia di archiviazione in ciascuna delle regioni e municipalità norvegesi rende disponibili al pubblico il processo di acquisizione dei terreni e la documentazione selezionata per ogni progetto che ha come oggetto una strada. Ciò fornisce un ulteriore livello di trasparenza sulle modalità di spesa del denaro dei contribuenti norvegesi. 

"eGrunnerverv ci fornisce un enorme volume di dati e informazioni che ci consentono di gestire i progetti e l'organizzazione nel suo complesso, in modo molto più efficiente ed efficace", spiega Ole-Terje Mosvold Pedersen. 

L'app low-code personalizzata limita, inoltre, l'accesso alla documentazione riservata, come le valutazioni dei terreni, i termini commerciali, gli scadenziari dei pagamenti e i dati bancari, specifici per ogni proprietario terriero. 

Al termine di ogni progetto, l'app calcola la quantità e la classificazione dei terreni acquisiti. I report generati in ServiceNow forniscono al governo norvegese statistiche e dati preziosi, utili per le valutazioni e le decisioni future sull'uso del territorio. 

Infine, una volta raggiunto l'accordo con il proprietario terriero, eGrunnerverv effettua un pagamento tramite un'integrazione con il software della contabilità.

Processo di acquisizione di terreni più efficiente del 20% 
Dopo pochi mesi dall'implementazione di eGrunnerverv, Nye Veier prevede già una riduzione complessiva del 20% dei tempi e dei costi relativi al processo di acquisizione di terreni per la costruzione di strade. Inoltre, grazie a una migliore comunicazione e all'accesso alla documentazione più recente, i proprietari terrieri si sentono più coinvolti e interpellati, con conseguenti migliori risultati in termini di accordi conclusi prima e numeri inferiori di controversie.

Ole-Terje Mosvold Pedersen spiega: "eGrunnerverv ha trasformato il modo in cui gestiamo l'acquisizione dei terreni e c'è la possibilità di ulteriori ottimizzazioni, perché già si vedono molte opportunità di miglioramento e perfezionamento. 

La qualità della gestione dei casi è migliorata, tutti risparmiano tempo e lavoriamo in modo più efficiente. Possiamo vedere quanti accordi abbiamo siglato, di che tipo sono, come si sta sviluppando ogni progetto e le azioni che rimangono in sospeso. Ci auguriamo di ottenere un ritorno sugli investimenti in soli tre anni".

Anche le autorità regionali norvegesi stanno implementando questi processi; in questo modo istituiscono un unico sistema standardizzato e condiviso di acquisizione di terreni per i diversi costruttori di strade del Paese. 

"Ora che eGrunerverv è stata collaudata, può essere adattata per l'uso in altri progetti che interessano le infrastrutture e prevedono l'acquisizione di terreni; di fatto, la stanno già utilizzando per un nuovo progetto ferroviario", conclude Ole-Terje Mosvold Pedersen. 

Si prevede che l'investimento di Nye Veier in ServiceNow offrirà un significativo risparmio complessivo in termini di tempo, costi ed efficienza per le finanze pubbliche norvegesi negli anni a venire. E con i forti legami storici e collaborativi tra i Paesi nordici dell'Europa settentrionale, l'ulteriore espansione di eGrunnerverv sembra essere una certezza.