I dati uniscono l'azienda
Snowflake distribuisce Data Cloud, una rete globale in cui migliaia di organizzazioni mobilitano i dati con una scala, una concomitanza e prestazioni quasi illimitate. I dati sembrano crescere esponenzialmente di giorno in giorno e le organizzazioni di tutti i settori si trovano a dover raccogliere, elaborare, archiviare e infine trasformare i dati in informazioni utili per l'azienda. Snowflake aiuta i suoi clienti a trarre un valore maggiore dai loro dati per prendere decisioni, scoprire opportunità e potenziare le soluzioni. L'obiettivo dichiarato da Snowflake consiste nel fare in modo che ogni organizzazione sia basata sui dati, così da migliorare i risultati aziendali per i propri clienti.
L'attenzione ai dati è al centro della proposta di valore di Snowflake per i clienti ed è essenziale per le sue operazioni aziendali. Snowflake si impegna a utilizzare i dati per garantire che ogni parte della sua attività possa soddisfare le crescenti richieste dei clienti. Snowflake gestisce il proprio Data Marketplace centralizzato per raccogliere dati e informazioni da tutta l'azienda. Utilizza questi dati per sostenere la collaborazione, prendendo decisioni laddove si incontrano le diverse esigenze funzionali. Si tiene intenzionalmente lontana da soluzioni che creano silo all'interno di ogni singolo reparto o funzione, utilizzando invece sistemi basati sui servizi per aumentare i legami all'interno dell'organizzazione.
Snowflake aveva l'esigenza di ottimizzare le operazioni legali basandosi sui dati per favorire un'analisi integrata e una collaborazione interfunzionale. Le operazioni legali hanno individuato la necessità di una piattaforma pronta per l'uso, in grado di integrarsi con la tecnologia esistente e di completarla, nonché di una soluzione che tenesse traccia dei dati per un uso aziendale più ampio e per esigenze legali specifiche relative alla gestione delle richieste e all'abilitazione commerciale. Grazie a queste funzionalità, il team delle operazioni legali avrebbe avuto a disposizione i dati e le informazioni necessarie per prendere decisioni migliori nelle operazioni quotidiane e per accrescere il valore a lungo termine dell'organizzazione.
Migliorare le prestazioni aziendali con i dati sulle operazioni legali
Poiché conosceva già la soluzione IT Service Management (ITSM) di ServiceNow, Snowflake ha previsto che la soluzione Legal Service Delivery (LSD) di ServiceNow avrebbe soddisfatto la sua esigenza di funzionalità e si sarebbe inserita nell'ecosistema tecnologico esistente. Ha implementato LSD come base per i suoi sforzi di automazione, intraprendendo un percorso di due anni per semplificare le richieste legali, aumentare l'efficienza e migliorare il valore di business.
Snowflake ha iniziato con l'applicazione Stock Preclearance di LSD. Dal momento che Snowflake era stata recentemente quotata in borsa, vi era la necessità immediata e pressante di assistere i dipendenti interessati alla compravendita di quote azionarie. Il processo esistente richiedeva un lavoro manuale intenso. Comportava l'invio di richieste via e-mail al team legale dell'azienda, che si ritrovava sommerso di richieste e inefficiente nelle risposte. Nel giro di un mese dall'implementazione di LSD, l'Ufficio legale era in grado di soddisfare le richieste di preautorizzazione in modo più rapido ed efficiente, riducendo di ore i tempi di risposta. Gli stakeholder aziendali hanno sperimentato in prima persona il potenziale di una funzione operativa modernizzata, che ha spianato la strada al team legale per l'implementazione di workflow per altre parti della funzione.
Successivamente, Snowflake ha modernizzato l'assistenza del team legale al procurement aziendale. Anche in questo caso, l'azienda inviava le richieste via e-mail. L'Ufficio legale faticava a tenere il passo: nella confusione spesso perdeva le richieste e registrava ritardi di settimane. Snowflake ha implementato un altro workflow LSD per rendere operativo il monitoraggio dei service level agreement (SLA). Aaron Bromagem, Senior Director, Legal Operations, Snowflake che ha messo in atto il monitoraggio dei service level agreement (SLA). Il team delle operazioni legali ha utilizzato i dati acquisiti da questo workflow per identificare rapidamente i problemi che causavano ritardi. I provvedimenti presi per correggerli includono il trasferimento delle risorse, la standardizzazione dei modelli di richiesta e l'ottimizzazione della parte di lavoro dell'Ufficio legale.
Nel complesso, LSD ha permesso a Snowflake di acquisire nuovi dati preziosi sul lavoro legale, proprio come previsto. Il team delle operazioni legali ha utilizzato alcuni di questi dati, come quelli relativi alle esigenze aziendali e all'efficienza operativa, per migliorare i propri sforzi. Inoltre ha condiviso questi dati nel Data Marketplace aziendale di Snowflake, consentendo alle altre funzioni di utilizzarli. Di conseguenza, Snowflake ha potuto analizzare questi dati per ottenere informazioni utili sulle prestazioni aziendali. Ad esempio, Snowflake ha utilizzato i dati sulla conformità per perfezionare il processo di screening di terzi. I dati acquisiti da LSD sono stati utilizzati da un team di valutazione del rischio di terze parti per valutare meglio il rischio dei fornitori, dei clienti e dei partner.
Misurare l'impatto
Con LSD, il team delle operazioni legali ha ottenuto una maggiore visibilità sui meccanismi, sull'esecuzione e sulla cadenza del lavoro dell'Ufficio legale. Tali informazioni hanno permesso al team di implementare workflow aggiuntivi che hanno aumentato l'efficienza del ciclo, individuato problemi nascosti e risolto i ritardi nell'esecuzione delle richieste.
Efficienza
- Maggiore reattività. L'eliminazione delle richieste dalla posta elettronica ha ridotto i tempi di risposta e il numero di richieste non elaborate. I nuovi workflow e l'automazione hanno permesso a Snowflake di gestire meglio i tempi e il flusso delle richieste legali, riducendo drasticamente i tempi di risposta (il tempo di approvazione dei fornitori per il procurement è diminuito di circa il 60%).
- Lavoro più efficiente. Sfruttando funzionalità come il monitoraggio del livello del servizio, l'Ufficio legale può determinare più efficacemente dove e quando le richieste rimangono in sospeso, risolvere rapidamente i colli di bottiglia e dividere i problemi sorti in altre parti dell'azienda da quelli dell'Ufficio legale. Dopo aver implementato il workflow Stock Preclearance, i tempi di ciclo sono passati da ore a minuti.
Valore
- Maggiore fiducia degli stakeholder. L'implementazione di funzionalità come il workflow Stock Preclearance di ServiceNow riconsegna il tempo nelle mani dei dipendenti, generando apprezzamento, fiducia e autorizzazione ad andare oltre. Inoltre, ha potenziato la riduzione dei rischi di conformità e l'accelerazione degli SLA legali.
- Maggiori informazioni. L'uso del prodotto ha aumentato il tipo e il volume di dati collegati al Data Marketplace, consentendo ad altre aree aziendali di identificare e agire sui problemi. Ad esempio, le funzionalità di reporting fanno emergere problemi come la mancanza di volumi previsti per la conformità delle esportazioni. Questo tipo di screening identifica i problemi prima degli audit, consentendo ai partner di risolvere i problemi di non conformità dell'azienda.
Guardare avanti
Mentre procede nel suo percorso verso una migliore gestione della fornitura dei servizi, l'Ufficio legale di Snowflake intende esplorare l'utilizzo di LSD per ottimizzare i servizi forniti ad altre funzioni (ad esempio, le Risorse Umane). Si ritiene infatti che l'integrazione di LSD possa ottimizzare le modalità di comunicazione dei legali tra loro, con i clienti e all'interno dei propri workflow, rendendo più agili i relativi processi di lavoro. Inoltre, l'Ufficio legale continuerà a fornire nuovi dati al Data Marketplace interno di Snowflake, mentre nei prossimi mesi implementerà sei nuovi workflow.
Snowflake, un'azienda tecnologica che si occupa degli usi più avanzati dell'analisi dei dati, ha impiegato la soluzione Legal Service Delivery di ServiceNow per migliorare la propria efficienza e aumentare il valore dell'Ufficio legale per l'organizzazione. Il team legale può ora operare in modo proattivo per ottimizzare le richieste, raggiungere nuovi livelli di efficienza e definire nuovi e migliori modi di lavorare. Le operazioni legali hanno instaurato una partnership con l'azienda sulla base di uno storico di analisi significative e basate sui dati.