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Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?

L'automazione dei processi aziendali migliora la produzione operativa e aumenta la soddisfazione dei/delle clienti.

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Sebbene l'automazione dei processi possa sembrare un nuovo approccio aziendale, non è proprio un'idea nuovissima. L'avvento della rivoluzione industriale del XIX secolo ha integrato processi automatici per migliorare la produttività della fabbrica. Più tardi, negli anni Trenta e Quaranta, sono stati utilizzati controller di feedback automatici nelle impostazioni della linea di assemblaggio. A partire dagli anni Ottanta, i sistemi robotici hanno iniziato a cambiare i metodi di produzione in una vasta gamma di settori.

Tuttavia, l'automazione dei processi ha iniziato a svilupparsi con la potenza dell'IT come la conosciamo oggi solo negli anni Zero del 2000. Man mano che una vasta gamma di nuovi strumenti e applicazioni software diventa sempre più accessibile, l'automazione dei processi sta diventando parte integrante delle aziende moderne.

Ma che cos'è esattamente l'automazione dei processi aziendali?

Semplificando, l'automazione dei processi aziendali descrive l'uso di tecnologie avanzate per automatizzare le attività ripetitive associate ai processi e al workflow, migliorando l'efficienza, riducendo i costi e aumentando la soddisfazione del personale e dei/delle clienti.

Oggi, circa il 97% dei/delle decision maker IT aziendali concorda sul fatto che l'automazione dei processi aziendali è fondamentale. Inoltre, si prevede che nei prossimi 24 mesi l'automazione dei processi aziendali aumenterà del 58%.

Data la vasta disponibilità di soluzioni di automazione e il crescente numero di processi utilizzati nelle aziende moderne, il termine automazione dei processi aziendali potrebbe sembrare alquanto vago. Questo perché le possibili applicazioni dell'automazione dei processi sono limitate solo dalle funzionalità degli strumenti scelti. Qui presentiamo diversi casi di utilizzo dell'automazione dei processi:

Ordini di acquisto

La creazione di richieste di ordini di acquisto è un'operazione lunga e ripetitiva. Allo stesso tempo, spesso implica più livelli di approvazione e si basa su informazioni molto accurate. L'automazione dei processi aziendali aiuta a eliminare gli errori nelle richieste di ordini e semplifica il processo di autorizzazione per ottenere approvazioni più rapide e risultati più affidabili.

Onboarding del personale

Il processo di onboarding del personale è diverso per ogni organizzazione, ma quasi tutte prevedono alcune attività essenziali e dei moduli informativi. L'automazione dei processi consente alle persone coinvolte di passare rapidamente da un'attività all'altra, garantendo che tutti abbiano accesso alle informazioni giuste e possano controllare lo stato del processo di onboarding.

Provisioning dell'account utente

Man mano che cresce il numero del personale e le responsabilità dei/delle dipendenti attuali incrementano e si adattano alle necessità, garantire che tutte le persone abbiano accesso ai sistemi e alle risorse giusti può diventare un'impresa faticosa. L'automazione dei processi di provisioning degli account assicura i privilegi corretti alle persone giuste dello staff, mantenendo sempre aggiornati coloro che devono esserlo.

Generazione e distribuzione dei report

Le soluzioni di creazione di report automatizzate interagiscono con gli strumenti di monitoraggio e analisi per compilare e fornire automaticamente report essenziali. Ciò non solo consente al personale di dedicarsi ad altre attività, ma riduce anche i tempi di creazione dei report e gli errori umani. I report possono essere creati e distribuiti in pochi minuti, anziché nelle ore necessarie a un umano per eseguire lo stesso compito.

Gestione dei fogli di calcolo

Come per la creazione di report, l'immissione manuale dei dati nei fogli di calcolo può essere un processo impegnativo e noioso. L'automazione dei processi aziendali consente di gestire i lunghi processi di formattazione, copia e incolla e molto altro ancora, in modo che i fogli di calcolo siano accurati e pronti al momento del bisogno.

Monitoraggio del registro eventi

È possibile implementare l'automazione per tenere d'occhio i registri eventi. L'automazione può avvisare le parti interessate quando si verificano problemi ed eventualmente essere utilizzata per risolvere automaticamente determinati problemi o errori.

Queste sono solo alcune delle possibilità che l'automazione dei processi aziendali offre alle organizzazioni.

L'automazione dei processi aziendali semplifica le attività per i lavoratori: sgrava il personale consentendogli di dedicarsi ad altre attività non automatizzabili, consentendo allo stesso tempo di realizzare e produrre di più. Crea processi efficaci ed efficienti riducendo nel contempo significativamente la possibilità di errori. Nel complesso, questo aiuta le aziende a risparmiare denaro e consente loro di concentrarsi maggiormente sulla fornitura di un servizio clienti eccezionale.

grafico-che-mostra-l'impatto-dell'automazione-prima-e-dopo-l'implementazione

Come affermato in precedenza, l'automazione dei processi aziendali può essere utilizzata per molte attività diverse in qualsiasi reparto o sistema. Detto questo, alcuni processi traggono più vantaggio dall'automazione rispetto ad altri. Per determinare quali processi aziendali automatizzare, è necessario prendere in considerazione i seguenti fattori:

  • Volume delle attività
    Quanto è complessa la sequenza delle attività richieste? L'automazione può essere particolarmente utile nel caso di processi che includono un elevato numero di attività manuali, in quanto solleva il personale umano dalla responsabilità di tali attività.
  • Numero di persone coinvolte
    Se un processo prevede un gran numero di dipendenti differenti a livelli diversi, l'automazione dei processi aziendali può aiutare a mantenere tutto perfettamente coordinato automatizzando determinate attività e sollevando potenzialmente le persone dalla responsabilità dei processi ordinari, assicurando così efficienza e velocità.
  • Velocità
    La capacità dell'automazione aziendale di semplificare le attività può fare una grande differenza quando si affrontano scadenze imminenti. L'automazione delle fasi chiave consente di accelerare i tempi di consegna.
  • Impatto su altri processi
    Quando un processo è interconnesso con altri processi o sistemi, è necessario prestare particolare attenzione alla sua accuratezza. L'automazione può aiutare a garantire il trasferimento dei dati corretti, in modo che i processi dipendenti dispongano delle informazioni necessarie per funzionare in modo ottimale.
  • Necessità di visibilità
    Quando un processo è interconnesso con altri processi o sistemi, è necessario prestare particolare attenzione alla sua accuratezza. L'automazione può aiutare a garantire il trasferimento dei dati corretti, in modo che i processi dipendenti dispongano delle informazioni necessarie per funzionare in modo ottimale.
  • Richiesta di conformità
    È sempre necessario prestare la massima attenzione alle leggi e alle normative. L'automazione dei processi può aiutare le aziende a tenere il passo con i cambiamenti normativi, in modo da non incorrere in sanzioni.

L'automazione dei processi aziendali non è qualcosa che deve essere implementato da zero: esistono numerosi strumenti di automazione dei processi utili per passare a un'automazione efficace. Tuttavia, per ottenere il massimo dalla propria soluzione di automazione dei processi, è necessario adottare un approccio accurato e preciso. Di seguito sono riportate alcune best practice per l'automazione dei processi aziendali:

  • Prima di iniziare a implementare l'automazione, è necessario esaminare in dettaglio i processi che si stanno prendendo in considerazione. Annota le attività coinvolte, le scadenze o i vincoli temporali e il/la responsabile del completamento di tali attività.

  • Definisci chiaramente i tuoi obiettivi per i processi automatizzati. Questi obiettivi possono includere la riduzione delle ore di lavoro del personale, una maggiore coerenza, costi o spese generali ridotti, una migliore stabilità operativa, ecc. In questa fase, è fondamentale essere chiari negli obiettivi e inserire metriche quantificabili. Questo ti consente di orientare meglio le tue attività di automazione e di valutarne accuratamente l'efficacia.

  • Misura i tuoi risultati, ma tieni presente che a volte i vantaggi dell'automazione dei processi aziendali richiedono del tempo per esplicitarsi. L'approccio più rapido e agile che ti consente di fare gli adeguamenti necessari al momento giusto e la possibilità di avere una prospettiva a lungo termine permettono di ammortizzare l'investimento nella soluzione di automazione nel tempo.

  • Non partire da zero: gli strumenti pronti all'uso possono aiutarti a ottenere il massimo dall'automazione dei processi aziendali. Se gli strumenti predefiniti non sono disponibili, è consigliabile cercare soluzioni nei forum degli utenti. L'uso degli strumenti disponibili aiuta a contenere gli investimenti.

  • Insegna al tuo personale a ottenere il massimo dalla soluzione di automazione dei processi. Ricorda che l'adozione completa può essere difficile, soprattutto se i team sono abituati a un modo diverso di fare le cose. Assicurati di spiegare al personale i vantaggi che l'automazione dei processi può apportare e di dargli il tempo di adeguarsi.

Quando è necessario implementare l'automazione dei processi aziendali della propria organizzazione, ci sono tre opzioni di base disponibili:

  • Creare da zero una soluzione di automazione dei processi personalizzata
  • Utilizzare integrazioni point-to-point per automatizzare solo parti specifiche dei processi aziendali
  • Utilizzare piattaforme di automazione dei processi aziendali pronte all'uso

Una soluzione personalizzata progettata internamente offre una maggiore libertà di determinare le funzionalità delle automazioni, ma potrebbe anche costare di più in termini di ore del personale IT, sia per la creazione sia per la manutenzione. Le soluzioni di automazione dei processi completamente personalizzate vengono solitamente utilizzate dalle organizzazioni con sistemi legacy complessi che non sono in grado di connettersi ai sistemi moderni tramite API.

Le integrazioni point-to-point costano meno dell'automazione dei processi personalizzata e consentono di scegliere aree specifiche per l'automazione, ma spesso si presentano in soluzioni disorganizzate che sono difficili da comprendere, manutenere o riparare. Inoltre, questo tipo di automazione dei processi aziendali non prevede una guida per l'utente; qualora il responsabile della configurazione decidesse di lasciare l'organizzazione, potrebbe non essere possibile farla funzionare nel lungo periodo.

L'investimento in strumenti di automazione dei processi offre soluzioni affidabili e convenienti che consentono comunque la personalizzazione. Inoltre, con tutorial, formazione e supporto da parte del fornitore degli strumenti, l'implementazione della soluzione di automazione è spesso un processo semplice e indolore.

La giusta soluzione di automazione dei processi aziendali può apportare numerosi vantaggi alla tua organizzazione. Tra questi, si annoverano:

  • Migliore produttività
  • Maggiore trasparenza dei processi
  • Monitoraggio efficace in tempo reale
  • Tempi di aggiustamento più efficienti
  • Riduzione dei costi associati alle attività manuali
  • Migliore utilizzo delle risorse del personale

Quando si prendono in considerazione diversi strumenti di automazione dei processi aziendali, è necessario tenere presente che non tutte le soluzioni offrono le stesse funzionalità. Ecco alcuni criteri per aiutarti a scegliere uno strumento di automazione dei processi aziendali efficace:

  • Facilità d'uso
    Gli strumenti di automazione dei processi aziendali non dovrebbero essere accessibili solo agli utenti esperti. Assicurati che lo strumento che scegli sia abbastanza facile da consentire al tuo personale di utilizzarlo dopo una breve formazione.
  • Analisi e creazione di report
    Le opzioni integrate di analisi e creazione di report consentono di tenere traccia dei KPI importanti, in modo da identificare dove si verificano i problemi nei processi aziendali, individuare e assegnare priorità ai processi candidati all'automazione e valutare l'efficacia delle soluzioni di automazione.
  • Integrazione
    L'automazione dei processi spesso deve lavorare con un'ampia varietà di software e applicazioni. Scegli uno strumento in grado di integrarsi in modo efficace e che non necessiti di troppe soluzioni alternative.
  • Funzionalità per dispositivi mobili
    Poiché sempre più utenti inseriscono i dispositivi mobili nelle tecnologie aziendali tradizionali, l'automazione dei processi aziendali deve essere sempre più in grado di offrire funzionalità affidabili per dispositivi mobili. Se lo strumento è accessibile solo da computer, potrebbe essere difficile raggiungere l'adozione completa.
  • Prezzi chiari dal principio
    Le soluzioni di automazione dei processi aziendali sono progettate per offrire un ritorno positivo sull'investimento, ma è comunque necessario essere in grado di fare un budget accurato. Cerca le opzioni disponibili e assicurati che non vi siano costi nascosti che potrebbero uscire dal budget prestabilito e rivedi le diverse opzioni di licenza per assicurarti di scegliere quella più adatta alle tue esigenze.
  • Scalabilità
    Uno strumento che funziona oggi per la tua azienda tra cinque anni potrebbe non essere in grado di gestire l'aumento della complessità e del carico di lavoro. Scegli un'automazione dei processi aziendali in grado di crescere e scalare con la tua azienda.
  • Modellazione visiva
    Se il tuo strumento di automazione dei processi richiede una conoscenza approfondita della programmazione e dello sviluppo software, è molto probabile che i tuoi sviluppatori siano gli unici a utilizzarlo. Le opzioni low-code che si basano sulla modellazione dei processi visivi sgravano il reparto IT da questo carico, utilizzando interfacce grafiche per consentire ai non sviluppatori di creare automazioni che funzionino. Scopri di più sull'utilizzo di un approccio low-code per l'automazione dei processi aziendali su Now Platform App Engine.

L'automazione dei processi aziendali offre vantaggi significativi alle organizzazioni grazie alla semplificazione dei sistemi e dei workflow, con conseguente riduzione dei costi, maggiore accuratezza, maggiore visibilità e migliore allocazione delle risorse del personale. Segui i passi successivi per ottimizzare i tuoi processi aziendali con ServiceNow.

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