Gli strumenti ideali per la gestione dei processi aziendali possono tenere conto di ogni fase del processo (progettazione, modellazione, implementazione, monitoraggio, ottimizzazione) e allo stesso tempo essere accessibili e personalizzabili in base agli utili di un'azienda. Lo strumento deve potere essere progettato e utilizzato senza l'intervento eccessivo del team IT e senza la necessità di troppe requisiti di codifica, quindi garantire l'accessibilità per tutti i livelli del processo di gestione. Sebbene la pianificazione, la progettazione e la modellazione siano fondamentali prima dell'implementazione, lo strumento deve potere essere utilizzato in ogni fase del percorso dalle persone a tutti i livelli.
L'automazione dei processi aziendali può rappresentare uno strumento in grado di integrarsi con gli obiettivi dell'organizzazione per semplificare il processo, rendendo il software più facile da utilizzare e più attraente per gli/le utenti finali, che potrebbero non avere il tempo di gestire qualcosa di più manuale e rigoroso.
Inoltre, è possibile valutare l'uso di strumenti di cloud computing, che hanno il vantaggio di essere ampiamente disponibili e particolarmente ottimali per assicurare l'accessibilità e la facilità d'uso. Anche se i sistemi interni possono sembrare più sicuri, la sicurezza del cloud non è mai stata solida come oggi. Gli strumenti disponibili nel cloud sono inoltre accessibili da più posizioni, quindi rendono più facile lavorare in remoto o collaborare da diverse posizioni.