La gestione delle capacità descrive i processi, gli strumenti, le strategie e le responsabilità associati alla garanzia che un'azienda disponga delle risorse giuste per soddisfare in modo efficiente le esigenze attuali e future, eliminando i vincoli di tempo e di capacità, ottimizzando la produttività e riducendo i costi.
La gestione delle capacità (detta anche pianificazione delle capacità) è fondamentale per il successo aziendale. Determina infatti l'efficienza con cui un'azienda sfrutta le proprie risorse (umane, tecnologiche o finanziarie) per soddisfare le esigenze attuali e anticipare le sfide future. Senza un'efficace gestione delle capacità, le aziende potrebbero trovarsi sopraffatte da picchi imprevisti di domanda o sovraccarichi di risorse che prosciugherebbero la sua redditività.
La gestione delle capacità ha il potere non solo di semplificare le operazioni, ma anche di influire direttamente sui profitti. Per questo padroneggiarla sta diventando un elemento indispensabile per una crescita aziendale sostenibile.
Anche se si occupa direttamente della disponibilità e dell'allocazione delle risorse, la gestione delle capacità non è uguale alla gestione delle risorse. La prima avviene nelle fasi iniziali della pianificazione del progetto, quando le aziende sono ancora intente a valutare la fattibilità di un progetto e la disponibilità degli asset per portarlo a termine. Una volta presi in considerazione questi fattori, le aziende possono passare alla gestione delle risorse, assegnando attività, allocando apparecchiature e lavorando con i team in tempo reale per gestire risorse importanti.
La gestione delle capacità affronta il problema delle risorse da due punti di vista. L'approccio è studiato per garantire non solo che vi siano risorse sufficienti per supportare i progetti in corso, ma anche per assicurare che vi siano sufficienti progetti che sfruttino ragionevolmente tutte le risorse disponibili.
Tenendo presente questo aspetto, il processo di gestione delle capacità consiste generalmente di tre fasi importanti:
Prima di intraprendere qualsiasi progetto o attività, è fondamentale verificare il livello massimo di output o servizi che il processo aziendale può raggiungere. Questo comporta capire i limiti dell'infrastruttura, degli strumenti e delle risorse umane attuali dell'azienda. Quantificando questa capacità, le imprese possono stabilire aspettative e benchmark realistici. Valutare l'attuale uso delle risorse da parte dell'azienda può fornire informazioni chiare su ore, persone, competenze e quant'altro utilizzabili per i progetti futuri.
Dopo aver stabilito la capacità, il passo successivo consiste nell'identificare le risorse esatte che sono necessarie a soddisfarla. Si può andare dal numero di dipendenti necessari a svolgere un'attività, all'infrastruttura tecnologica richiesta. Questo passaggio serve a garantire che l'azienda non si impegni eccessivamente (con la conseguenza di potenziali sovraccarichi e burnout) né troppo poco (generando probabilmente un sottoutilizzo).
Grazie a una chiara comprensione della capacità e delle risorse, le aziende possono quindi assegnare priorità ai progetti. Questo assicura che vengano gestite per prime le attività più critiche o di maggior impatto, allineandosi agli obiettivi strategici dell'azienda e massimizzando il ROI, in particolare quando non sono disponibili risorse sufficienti a soddisfare ogni esigenza. Stabilire le priorità serve anche a prevenire i conflitti di risorse e a definire scadenze chiare per i progetti.
Come affermato in precedenza, la gestione delle capacità consente alle aziende di ottimizzare il loro approccio alla gestione delle risorse attraverso una pianificazione efficace. Invece di dare per scontate risorse vitali o di doverle costantemente spostare per far fronte a nuovi vincoli di budget, le aziende possono lavorare sfruttando un quadro completo e accurato dei loro asset, che, se impiegato correttamente, è in grado di offrire diversi ed evidenti vantaggi aziendali:
Probabilmente, il vantaggio più immediato della gestione delle capacità è l'allocazione ottimale delle risorse, che si collega direttamente al controllo del bilancio. Fare in modo che l'azienda non riceva risorse eccessive né sottoutilizzi alcun aspetto delle sue operazioni, può evitare spese inutili e migliorare al contempo la pianificazione finanziaria.
La gestione delle capacità si basa in larga misura sull'analisi dei dati. Potendo accedere a dati chiari e affidabili e avendo la capacità di estrarre informazioni utili dai numeri, le aziende sono in grado di operare in modo sicuro. Sanno infatti che le loro decisioni sono supportate da informazioni concrete e storiche, acquisite in tempo reale, che consentono loro di ottenere risultati migliori e previsioni più accurate.
Comprendere i punti di forza e di debolezza nonché i limiti delle risorse umane di un'azienda è un prerequisito per il successo. La gestione delle capacità consente alle imprese di distribuire le persone giuste in modo che svolgano l'attività giusta, garantendo al contempo che non vengano sovraccaricate o sottoutilizzate.
Così come un negozio gestisce il proprio inventario, anche le aziende devono essere consapevoli delle competenze che hanno al loro interno. Una gestione efficace delle capacità fornisce una chiara panoramica delle competenze disponibili e questo aiuta le aziende a sfruttare il proprio pool di talenti interno in modo più efficiente.
Anziché prendere decisioni affrettate che possono portare a inutili esuberi o a carenze di competenze difficili da colmare, la gestione delle capacità offre informazioni su quando e dove è realmente necessario assumere nuove persone. Con il giusto approccio alla gestione delle capacità, ogni decisione di assunzione diventa tempestiva e strategica.
Uno dei vantaggi più incentrati sulle persone della gestione delle capacità è quello di evitare che vadano in burnout. Facendo in modo che i carichi di lavoro siano distribuiti uniformemente e nei limiti della capacità dei team o degli individui, le aziende promuovono un ambiente di lavoro più sano e sostenibile.
Ogni azienda è unica, questo significa che ognuna dovrà adottare un approccio leggermente diverso alla gestione delle capacità. Detto questo, esistono diverse "best practice" riconosciute nel settore che bisogna tenere a mente. Queste raccomandazioni tendono a essere valide in tutti i mercati e settori e, se personalizzate in base agli obiettivi, ai valori, ai clienti o ad altri aspetti di un'azienda specifica, possono contribuire a produrre risultati aziendali ottimali.
Le risorse sono limitate, ma se vengono impiegate in modo efficace in svariate attività e progetti, possono offrire più valore all'azienda. La versatilità aziendale è fondamentale e le risorse multifunzionali, sia che si tratti di strumenti o persone, possono adattarsi a diverse attività e ruoli. Questa flessibilità consente alle aziende di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze senza dover assumere continuamente nuovi talenti o acquistare apparecchiature speciali.
Le prestazioni passate possono essere un indicatore intelligente della capacità futura. Analizzando i dati storici, le aziende possono identificare tendenze e picchi positivi e negativi nell'utilizzo delle risorse. I registri dei tempi dei team sono particolarmente utili perché forniscono dati sui loro livelli di produttività e identificano le eventuali fluttuazioni della produttività (ad esempio, quando il personale tende a ottenere meno risultati il venerdì). Queste informazioni consentono una pianificazione delle capacità più accurata.
Quando una risorsa viene impiegata in un progetto specifico, viene di fatto allontanata da altri progetti cui potrebbe dare supporto. Definire le priorità dei progetti fa sì che le attività più critiche, quelle che creano il maggior valore per l'azienda e i suoi clienti, ricevano le risorse necessarie. Allocare le risorse in base alla priorità assegnata contribuisce a massimizzare il Return on Investment.
Non ci si può aspettare che il personale venga assegnato ai progetti e lavori automaticamente a piena capacità; ci sono curve di apprendimento che vanno prese in considerazione. I membri dei team e i leader hanno bisogno di tempo per adattarsi alle attività di un particolare progetto, acquisire familiarità con i requisiti e l'ambito lavorativo e perfezionare le giuste competenze di base. Se la gestione delle capacità non tiene conto dell'onboarding dei progetti e della formazione del personale, il progetto stesso potrebbe partire con il piede sbagliato o non rispettare le tempistiche stabilite.
Strumenti e piattaforme frammentate possono causare errori di comunicazione e inefficienze. Una piattaforma centralizzata consente il rilevamento, la creazione di report e permette di effettuare correzioni in tempo reale. Inoltre, fornisce una visione olistica delle capacità e delle risorse. Questo facilita il processo decisionale basato sui dati e semplifica le operazioni.
Poiché la gestione delle capacità è molto importante, le aziende stanno adottando misure per garantire che il loro approccio alla pianificazione e all'allocazione delle risorse sia accurato, scalabile e completamente integrato. Gli strumenti di gestione delle capacità aiutano le aziende a raccogliere e analizzare i dati pertinenti, a testare e monitorare i sistemi digitali, a gestire i costi e a identificare i colli di bottiglia e altri problemi. Di seguito sono riportati alcuni dei tipi di strumenti più utilizzati nella gestione delle capacità:
Non tutte le aziende dispongono delle competenze interne per effettuare una gestione completa delle capacità. I servizi specializzati possono farlo al loro posto offrendo soluzioni olistiche, dalla pianificazione all'esecuzione, che consentano alle aziende di affrontare efficacemente i problemi legati alle capacità.
Man mano che le aziende crescono, prevedere le esigenze future diventa fondamentale. Il software di pianificazione delle capacità utilizza dati attuali e storici per prevedere la domanda futura e guida le aziende a definire le risorse necessarie a soddisfarla. Queste soluzioni software interagiscono e funzionano come una bussola strategica, facendo in modo che l'azienda sia sempre pronta alle future espansioni o ai cambiamenti del mercato.
Visto il numero sempre maggiore di aziende che opta per operazioni ibride e basate su cloud, gestire in modo efficace queste risorse è vitale. Gli strumenti di gestione cloud sono utili per monitorare l'utilizzo delle risorse cloud, gestire i costi e ottimizzare le prestazioni, garantendo alle aziende il massimo Return on Investment.
Gli strumenti per la gestione dei servizi IT (ITSM) sono il coltellino svizzero per la gestione delle capacità del settore IT. Gli strumenti ITSM offrono svariate funzionalità che rendono le operazioni IT fluide, allineandole agli obiettivi aziendali. Esse spaziano dal monitoraggio dei livelli del servizio all'identificazione dei colli di bottiglia, al rilevamento dell'utilizzo delle risorse.
Gli strumenti dei test di carico simulano un aumento dei livelli di traffico, consentendo alle aziende di riconoscere eventuali punti di tensione nei propri sistemi e prepararsi ad affrontarli. Questo vale in particolare per i siti web e le applicazioni.
I server sono la colonna portante di molte operazioni aziendali. Gli strumenti di monitoraggio dei server ne supervisionano le prestazioni, evidenziando eventuali colli di bottiglia o problemi di capacità. Questo controllo continuo garantisce che le operazioni aziendali non subiscano interruzioni e assicura una rapida risoluzione dei problemi.
Sebbene la gestione delle capacità sia un concetto relativamente semplice, può assumere svariate forme di applicazione. A seconda del dominio e dell'aspetto preso in esame, può essere suddivisa in specifiche tipologie, ognuna delle quali affronta aspetti unici delle operazioni di un'azienda. Comprendendo queste categorie, le imprese possono personalizzare le proprie strategie di gestione delle capacità per ottenere risultati ottimali.
Le principali tipologie di gestione delle capacità includono:
Questa forma di gestione delle capacità si concentra sulla prospettiva di business più ampia. Il suo scopo è garantire che le capacità dei processi aziendali siano allineate agli obiettivi strategici dell'azienda e alle esigenze future. Esaminando le funzionalità attuali e prevedendo le esigenze future, mira a colmare il divario tra ciò che un'azienda può realizzare nell'immediato e quello che prevede di ottenere in futuro.
Addentrandosi nell'ambito della fornitura del servizio, questo tipo di gestione delle capacità garantisce che tutte le richieste di servizio attuali e future possano essere soddisfatte con le risorse IT disponibili. Dai data center ai servizi basati su cloud, allo spazio su disco, alla disponibilità di energia in ufficio, questo approccio mira a garantire l'efficienza e la continuità del servizio.
Questa tipologia è la più granulare delle tre, giacché si concentra su singoli componenti o risorse all'interno di un sistema o di un servizio (come le prestazioni dei server in un data center o un componente di un macchinario in una linea di produzione). La gestione delle capacità dei componenti punta all'ottimizzazione delle prestazioni di ogni singolo elemento per evitare che diventi un collo di bottiglia.
La gestione delle capacità può richiedere un approccio diversificato. Bilanciare le risorse con la domanda, infatti, è un atto delicato da cui dipende il successo o il fallimento di progetti essenziali appesi a un filo. Per affrontare questo problema, nel corso degli anni sono state elaborate diverse strategie, ognuna con i propri vantaggi e svantaggi. La loro comprensione può aiutare le aziende a prendere decisioni informate che meglio si allineano ai loro obiettivi e alle condizioni di mercato.
Di seguito sono riportate quattro strategie di gestione delle capacità che ogni azienda dovrebbe conoscere:
Si tratta di un approccio basato sulle previsioni e dipende dalle analisi delle tendenze di mercato. I manager sfruttano i dati delle previsioni di vendita e la domanda in tempo reale per regolare preventivamente la produzione. Poiché si basa su previsioni accurate, la strategia dinamica riduce al minimo i rischi associati a carenze o eccessi di inventario. Si tratta quindi di un approccio proattivo che garantisce che gli obiettivi di capacità siano sufficientemente informati e agili da tenere conto dei cambiamenti di mercato.
Più conservativo è invece l'approccio della strategia lagging incentrata sulla reazione piuttosto che sull'anticipazione. Per prima cosa, i manager impostano una capacità, successivamente aspettano che si verifichi un aumento sostenuto della domanda prima di potenziare le capacità di produzione. Il rischio principale è la potenziale perdita di opportunità di vendita se la domanda cresce senza preavviso, dato che aumentare la produzione per soddisfare esigenze impreviste può essere un processo lento. Inoltre, le carenze di inventario potrebbero causare un calo di vendite e clienti insoddisfatti.
Questa strategia è l'opposto dell'approccio lagging ed è intrinsecamente più aggressiva. Le aziende aumentano preventivamente la capacità, anticipando la domanda futura. È particolarmente utile nei settori in rapida crescita o durante le espansioni aziendali, sebbene le aziende più piccole siano probabilmente scoraggiate dall'usare questa strategia a causa dei pericoli che può comportare un incremento della produzione non motivato da un aumento della domanda. Se l'esigenza prevista non si concretizza, infatti, le aziende devono affrontare problemi associati a un eccesso di assunzioni, a un aumento dei costi di archiviazione e a un potenziale spreco di inventario.
L'approccio match è un ibrido delle strategie leading e lagging e prevede adeguamenti incrementali delle capacità in risposta a evidenti cambiamenti della domanda del mercato. Le aziende migliorano la produzione con moderazione, rispondendo a chiari segnali di domanda. Questa strategia offre una certa flessibilità, consentendo un aumento limitato delle vendite in caso di crescita imprevista della domanda. Per contro, le aziende potrebbero non capitalizzare completamente sui picchi di domanda principali o rimanere totalmente isolate a causa di improvvise recessioni del mercato.
Le risorse aziendali saranno sempre limitate, ma questo non significa che ci siano limiti alla tua capacità di ottenere i migliori rendimenti dagli asset disponibili. La gestione delle capacità offre un approccio chiaro e basato sui dati per ottimizzare la pianificazione delle risorse. Tuttavia, l'utilizzo corretto della gestione delle capacità richiede potenti strumenti digitali in grado di tenere conto di una serie di variabili per garantire una previsione corretta e una distribuzione ottimale delle risorse. ServiceNow Gestione risorse fornisce la soluzione.
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