Che cos'è un business continuity plan?

Un piano di continuità operativa (BCP, Business Continuity Plan) è una raccolta di procedure che definisce protocolli e crea sistemi di prevenzione e ripristino in caso di attacco informatico, disastro naturale o altre interruzioni delle attività. In altri termini, quando l'imprevisto colpisce la tua attività, un piano di continuità operativa può aiutarti a riportare tutto in carreggiata.

A tale scopo, un piano di continuità operativa deve includere i seguenti aspetti:

• Completezza
  Affinché il piano di continuità operativa sia efficace, deve poter coprire tutte le eventualità. Può essere una prospettiva difficile, dato che le minacce impreviste sono, per definizione, imprevedibili. In linea di massima, vuoi che il tuo piano copra possibilità come interruzioni delle utenze, disastri naturali, attacchi informatici, errori umani e pandemie locali e globali. Dare priorità a questi rischi in base al potenziale impatto e alla probabilità che si verifichino per garantire che il piano protegga le aree giuste. Inoltre, considera la creazione di piani secondari nel caso in cui i piani principali non vadano a buon fine. Comprendi i fattori in gioco e cosa potrebbe andare storto, poi elabora i piani di conseguenza. I piani di continuità operativa possono includere comunicazioni in caso di crisi, gestione delle crisi, ripristino di emergenza, comunicazioni con i dipendenti.

• Praticità
  Vale la pena ricordare che il tuo piano di continuità operativa non vale molto di per sé, ma deve essere effettivamente implementabile qualora necessario. Sii realistico mentre sviluppi i piani e assicurati di prendere in considerazione le capacità della tua organizzazione e dei dipendenti, nonché le esigenze e i canali di comunicazione per raggiungere i clienti.

• Efficienza
  In una situazione di emergenza, la complessità può essere il nemico. In tempi di forte stress e in caso di guasto dell'infrastruttura, per il personale sarà ancora più difficile del solito svolgere le attività. Cerca di mantenere i tuoi piani più chiari e precisi possibile, in modo che i responsabili possano agire rapidamente con le risorse di cui dispongono.

• Adattabilità
  I piani di continuità operativa dovrebbero essere completi, ma devono anche lasciare spazio all'adattabilità. Le emergenze hanno la tendenza a evolversi in modo inaspettato e non vi sono molte possibilità di avere un piano che affronti ogni possibile situazione. Insegna al personale a rispondere in modo intelligente alle situazioni di emergenza e includi un monitoraggio costante nel piano per poter orientare il tuo approccio in qualsiasi momento.
  

Se ritieni che negli ultimi anni ci sia stato un numero di interruzioni superiore alla media, potresti avere ragione. Ricerche recenti suggeriscono che le interruzioni che causano un'interruzione significativa del servizio stanno diventando più gravi, più costose e di maggiore durata.

Con l'aumento delle interruzioni e dei disservizi, le aziende che sono in grado di mettere in campo un piano di continuità operativa efficace avranno un chiaro vantaggio competitivo sulle organizzazioni che non lo fanno.

Un piano di continuità operativa non impedirà il verificarsi di emergenze: un terremoto, una violazione dei dati di terzi o persino un guasto dell'hardware di rete sono tutti elementi che nemmeno un BCP può evitare. Ciò che un piano di continuità operativa può fare, tuttavia, è evitare e ridurre al minimo l'interruzione del business a causa di queste emergenze.

Un piano di continuità operativa efficace delinea i passaggi che la tua organizzazione dovrà intraprendere per ridurre la gravità e la durata delle interruzioni. Includendo un'analisi approfondita delle minacce potenziali, un elenco di contatti di emergenza fuori sede e in loco, nonché strategie e responsabilità dettagliate per ogni evento che potrebbe verificarsi, la tua organizzazione avrà la guida di cui ha bisogno per mitigare potenziali danni.

La continuità operativa è una buona idea per qualsiasi azienda in qualsiasi settore. Tuttavia, per alcune organizzazioni critiche, avere un piano di continuità operativa è obbligatorio per legge. Le aziende nei settori governativo, finanziario e sanitario, ad esempio, sono ritenute altamente responsabili dello stato delle proprie operazioni e dei propri dati in caso di interruzione. Anche le aziende di altri settori possono essere ritenute responsabili dei danni derivanti dalla mancata continuità operativa.

Un piano di continuità operativa affidabile ti consentirà di rimanere operativo anche in caso di emergenza che potrebbe potenzialmente causare interruzioni.

Gestire efficacemente le situazioni di emergenza senza un calo evidente dei servizi dimostra la qualità della tua attività, migliorando la soddisfazione del cliente nel processo.

I clienti si affidano alla tua attività per molti aspetti: servizi digitali, alimentazione, accesso a denaro o pagamenti, assistenza sanitaria, comunicazione; e la tua continuità consente loro la continuità. Sono inoltre più consapevoli che mai della necessità di una sicurezza dei dati affidabile nelle organizzazioni con cui scelgono di fare affari. Quando si verificano interruzioni, si aspettano che le aziende si riprendano rapidamente. Un'efficace continuità operativa dimostra l'impegno dell'organizzazione nel servire i propri clienti, indipendentemente da ciò che potrebbe accadere.

Quando i dipendenti comprendono i passi da compiere in caso di emergenza, sono più fiduciosi nella leadership della loro azienda e più disposti a fidarsi delle decisioni. Inoltre, poiché i dipendenti vengono formati per un'efficace continuità aziendale, diventano più abili nel risolvere interruzioni ed emergenze meno importanti e gravi, e accusano meno stress sotto pressione.

Nonostante gli ovvi vantaggi, molte organizzazioni hanno una continuità operativa scarsa o nulla. Pertanto, quando si verificano interruzioni e queste organizzazioni non riescono a funzionare in modo efficace, è probabile che i clienti si rivolgano ad aziende in grado di resistere alla tempesta. Infatti, in uno studio condotto su circa 1.800 aziende in un periodo di 25 anni, la resilienza di fronte agli eventi emergenti rappresenta circa il 30% della performance a lungo termine (fonte: BCG Henderson Institute).

Ci sono una serie di vantaggi aziendali associati ai BCP, ma i vantaggi finanziari non vanno trascurati. Le perdite finanziarie dovute a un'interruzione dell'attività, inclusi guasti del sistema, interruzione dell'alimentazione e violazioni dei dati, possono avere un impatto negativo significativo sull'organizzazione; la gestione della continuità operativa aiuta a evitare o a ridurre questo rischio.