La gestione dei rischi è l'identificazione e la definizione delle priorità, basata sull'impatto sull'azienda, di eventi e problemi imprevisti, seguita da attività di mitigazione e controllo degli esiti negativi che potrebbero causare danni inaccettabili alla redditività, alla reputazione o al successo dell'azienda. Per supportare queste attività vengono implementati o sviluppati strumenti, processi e strategie.
Viviamo in un'epoca estremamente volatile, in cui anche le grandi imprese consolidate stanno riprendendo in considerazione il proprio futuro. Con l'emergere della pandemia di COVID-19 e il suo continuo impatto sui mercati mondiali, le aziende devono fare i conti con un aumento dei rischi e con la prospettiva di continue interruzioni in un futuro incerto.
Per gestire l'impatto di queste minacce e incertezze, le aziende di successo stanno rinnovando il loro interesse a ottimizzare e migliorare il loro approccio alla gestione dei rischi. Ciò significa modificare il focus delle strategie tradizionali, evitando di limitarsi a reagire e invece identificare e prepararsi proattivamente ai possibili rischi molto prima che emergano. Con il giusto approccio alla gestione dei rischi, le aziende grandi e piccole possono ridurre il potenziale impatto negativo di rischi specifici e anche la stessa probabilità che tali rischi si verifichino.
Per certi versi la gestione dei rischi è simile ai dispositivi di sicurezza di un'automobile. In un'automobile i fari permettono di vedere la strada. Allo stesso modo, la gestione dei rischi permette alle aziende di vedere eventuali ostacoli o condizioni pericolose prima che arrivino. Agisce anche in modo analogo ai freni e allo sterzo, offrendo la possibilità di correggere la rotta di aziende che altrimenti potrebbero imbattersi in scenari sfavorevoli. Infine, somiglia un po' anche alle cinture di sicurezza e agli airbag, in quanto fornisce ulteriori livelli di protezione di fronte a situazioni inevitabili.
In altre parole, la gestione dei rischi serve per garantire che l'azienda continui a esistere. Qui di seguito analizziamo da vicino alcuni dei fattori chiave che rendono la gestione dei rischi una preoccupazione fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni:
Una gestione efficace dei rischi non copre solo minacce molto serie all'esistenza dell'azienda, ma anche rischi che riguardano più da vicino il personale e la clientela. Ad esempio, consente alle aziende di individuare i problemi di salute e sicurezza prima che colpiscano il personale. Se impiegata correttamente, la gestione dei rischi aiuta le aziende a creare un ambiente sicuro per tutti coloro che sono coinvolti nell'azienda a qualsiasi titolo.
Due finalità importanti della gestione dei rischi sono l'identificazione di possibili eventi indesiderati e la definizione di processi e procedure per ridurre al minimo l'impatto sull'azienda. Poiché vi è un tracciamento e una gestione attiva dei rischi, i team sono in grado di concentrarsi sui loro risultati critici, senza doversi preoccupare di distrazioni causate da interruzioni impreviste o dal sopraggiungere di altri eventi. Allo stesso tempo, la gestione dei rischi evidenzia chiaramente le aree più problematiche all'interno dei progetti, consentendo ai team di affrontare rapidamente questi problemi, anziché accantonarli per occuparsi di altre questioni quotidiane.
Se applicata correttamente, la gestione dei rischi può aiutare le aziende a evitare situazioni sfavorevoli dal punto di vista legale. Gestendo i rischi e preparandosi o prevenendo gli scenari pericolosi, le aziende possono operare senza il pericolo di essere ritenute responsabili per i danni che tali rischi potrebbero altrimenti causare.
La gestione dei rischi non è una congettura, ma un'analisi basata su molti dati correlati alle probabilità che consentono di creare una previsione accurata dei possibili eventi futuri. In quanto tale, permette alle aziende di creare budget di emergenza altamente affidabili.
Quando tutto va alla perfezione, è facile dimenticare i fattori importanti che consentono alle operazioni di continuare a funzionare. La gestione dei rischi obbliga le aziende a mantenere la coerenza dei processi, utilizzando valutazioni e test di controllo per identificare i rischi operativi. In questo modo si ha il tempo di affrontare i problemi e implementare i piani prima che i rischi incidano sulla stabilità dell'azienda o conducano a una crisi.
Quando un'azienda esegue un monitoraggio proattivo per affrontare e rispondere ai rischi quando si presentano, oltre a migliorare la sua stabilità operativa, incrementa anche la produttività e, in ultima analisi, i profitti. Un'azienda efficiente può essere lungimirante e posizionarsi davanti alla concorrenza.
È difficile esaminare più nel dettaglio i rischi senza comprendere meglio l'importanza della sicurezza. La gestione dei rischi può aiutare a identificare le minacce alla sicurezza che potrebbero sfuggire a uno strumento dedicato o a cui un'azienda potrebbe altrimenti essere impreparata, fornendo un percorso chiaro per migliorarne il livello.
L'obiettivo finale della gestione dei rischi è piuttosto semplice: fornire ai decision maker le informazioni e i dati necessari per orientare la propria attività. La gestione dei rischi consente ai leader di accedere a dati dettagliati sui rischi per individuare le aree che necessitano di miglioramenti o soggette a inefficienze, in modo da poter prendere decisioni più informate sui rischi per orientare le proprie strategie e consentire all'azienda di avere un ottimo livello di sicurezza e di profitto.
Nella gestione del rischio, il rischio viene classificato in diversi tipi:
- Rischio digitale
- Rischio ESG
- Rischio correlato ad aziende fornitrici e terze parti
- Rischio correlato alla qualità
- Rischio correlato alla continuità di business
- Rischi per le persone
- Rischio ambientale, per la salute e la sicurezza
- Rischio correlato all'etica e alla conformità
- Rischio correlato alla privacy/legale
- Rischio finanziario
- Rischio operativo
- Rischi tecnologici o informatici
Anche se le diverse aziende possono avere un approccio differente alla gestione dei rischi, molte scelgono di seguire un processo comune. Questo processo di gestione dei rischi prevede cinque fasi fondamentali, ognuna delle quali comprende una prima e una seconda linea di difesa:
Prima linea di difesa: esaminare i rischi esistenti e identificare i rischi provenienti dalle attività aziendali o segnalare gli eventi di rischio.
Seconda linea di difesa: eseguire una revisione indipendente dei rischi e confrontare le attività e i risultati della prima linea di difesa con questi.
Prima linea di difesa: eseguire valutazioni del rischio e una revisione degli inventari dei rischi.
Seconda linea di difesa: eseguire una valutazione indipendente dei rischi e confrontare le attività e i risultati della prima linea di difesa con questi.
Prima linea di difesa: gestire i rischi e i requisiti derivanti da leggi, normative e policy.
Seconda linea di difesa: stabilire le aspettative correlate al controllo, eseguire una valutazione indipendente e mettere in discussione l'efficacia dei controlli della prima linea di difesa.
Prima linea di difesa: assicurarsi che i controlli funzionino efficacemente e che i problemi vengano risolti rapidamente.
Seconda linea di difesa: supervisionare le attività di monitoraggio, garanzia e gestione dei problemi della prima linea di difesa. Automatizzare i test di controllo, ove possibile, per ottenere più informazioni in tempo reale.
Prima linea di difesa: fornire una riassegnazione tempestiva e informazioni accurate a tutti gli stakeholder.
Seconda linea di difesa: aggregare e valutare le informazioni in tutta l'azienda per fornire dati agli stakeholder pertinenti.
L'identificazione del rischio è un aspetto essenziale della gestione dei rischi. Tuttavia, una volta diagnosticata una potenziale minaccia, le aziende hanno diverse possibilità in termini di risposta. I quattro approcci alla gestione dei rischi sono:
Una strategia di prevenzione del rischio può essere efficace in scenari in cui il rischio stesso non può essere completamente eliminato. Invece, le aziende utilizzano la strategia di prevenzione del rischio per deviare e reindirizzare il maggior numero possibile di rischi, riducendo la probabilità di subire interruzioni o altri danni.
La strategia di attenuazione del rischio prevede che le aziende apportino modifiche a determinati aspetti dei progetti in corso, cambiando componenti del progetto stesso o alterandone l'ambito. L'obiettivo è quello di ridurre il rischio stesso, riducendo le perdite potenziali nel processo.
A volte la minaccia associata a certi rischi può essere affrontata distribuendo il rischio stesso tra diversi reparti, partecipanti al progetto o persino aziende fornitrici terze.
Non tutti i rischi sono terribili: è possibile prevedere e non agire su alcuni rischi minori perché rappresentano una minaccia minima per le operazioni aziendali. In molti casi, è più opportuno e pratico non agire su alcuni rischi minori piuttosto che impiegare risorse per attenuarli o eliminarli.
Nonostante la sua importanza nelle aziende moderne, una gestione efficace del rischio può essere difficile da attuare. Prendi in considerazione le seguenti sfide di gestione dei rischi:
La gestione del rischio dovrebbe essere un insieme di responsabilità collettivo, a livello aziendale, ma molte aziende sono ancora organizzate in silo, il che può rendere difficile assegnare in modo definitivo i ruoli rilevanti nell'identificazione, la valutazione e la risposta al rischio in tutta l'azienda.
Spesso i sistemi precedenti e altri hardware e software obsoleti possono essere incapaci di affrontare efficacemente i rischi nuovi ed emergenti.
Rispondere manualmente ai rischi richiede molto tempo, è un'operazione continua e presenta un elevato potenziale di errori introdotti dall'uomo. Le aziende che non dispongono di funzionalità di automazione potrebbero trovare troppo complesso il monitoraggio continuo del rischio e la relativa risposta a esso.
Poiché le aziende devono essere in grado di rispondere in modo coerente e rapido alle minacce emergenti, è essenziale che dispongano di informazioni coerenti e affidabili con cui operare. Se non hanno un'unica fonte di riferimento affidabile in tempo reale, la gestione dei rischi diventa molto meno efficace.
La gestione dei rischi, la continuità e la resilienza aziendale vanno di pari passo. Le aziende che non dispongono di moderne funzionalità di continuità possono accorgersi che rispondere ai rischi può essere molto difficile.
Che si tratti di trasformazione digitale o di minacce informatiche, così come la tecnologia di gestione dei rischi continua a progredire, anche il numero e la sofisticazione dei nuovi rischi e delle potenziali minacce crescono. Per molte aziende è difficile tenere il passo con l'evoluzione di questo panorama.
Così come il numero di minacce continua ad aumentare, aumenta anche il numero di norme e regolamenti dettati da nuovi standard, ad esempio in materia di ESG, o dalla necessità di mitigare i potenziali danni e l'esposizione di dati sensibili. La responsabilità di rispettare queste nuove normative e di proteggere i dati di importanza vitale della clientela ricade sulle spalle dei team che si occupano di rischio e conformità, già sovraccarichi e sottodimensionati.
Molte di queste sfide conducono allo stesso problema: l'aumento dei costi. Con l'aumento dei rischi e l'evoluzione degli standard di conformità, le aziende di tutti i settori devono aumentare i budget semplicemente per rimanere efficaci nelle loro strategie di gestione dei rischi.
Sebbene il numero di rischi potenziali che le aziende devono affrontare continui a crescere, il personale qualificato che le aziende possono assumere per far fronte a questa necessità non incrementa in modo proporzionale. Senza team competenti in materia di rischio e conformità, è difficile mantenere alti i livelli di sicurezza e profitto.
La gestione dei rischi è una responsabilità ampia e continua. Per facilitare strategie efficaci di gestione dei rischi, le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione le seguenti best practice:
Rivedi il tuo elenco di policy e assicurati di conoscere i rischi appropriati per affrontare qualsiasi problema. Assicurati inoltre di disporre di un processo per mantenere aggiornate le policy, con le opportune approvazioni. Policy non aggiornate possono condurre a violazioni della conformità e risultati di audit, entrambi rischi significativi per l'azienda. Inoltre, dovresti rivedere regolarmente il registro rischi per assicurarti che sia aggiornato.
Come menzionato in precedenza, la gestione dei rischi è una responsabilità condivisa che coinvolge team, reparti e livelli diversi: è assolutamente fondamentale avere un linguaggio e una tassonomia comuni che facilitino una comunicazione efficace e aperta. L'approccio alla gestione dei rischi di un'azienda deve coinvolgere gli stakeholder esterni e interni per garantire che tutti i soggetti coinvolti siano informati a fondo, valutino il rischio allo stesso modo, siano aggiornati e in grado di fornire dati importanti per identificare, monitorare e rispondere ai rischi.
Nell'ambito del processo di pianificazione, è fondamentale identificare la soglia di rischio dell'organizzazione. Ciò consentirà all'azienda di assumersi i rischi necessari per rimanere competitiva senza mettere a rischio la sua redditività. Questo deve essere concordato nel più minimo dettaglio in ogni livello dell'organizzazione e va di pari passo con la definizione di un linguaggio comune e di una tassonomia.
Ogni azienda è unica, così come lo sono i rischi specifici che deve affrontare. Allo stesso modo, il framework di gestione dei rischi di un'azienda deve essere adattato al suo profilo di rischio. Rifletti attentamente sul tuo approccio alla gestione dei rischi e sui processi in essere. In molti casi quello che hai fatto finora non è il modo più efficace per gestire il rischio, ma assicurati anche di configurare qualsiasi soluzione di gestione dei rischi la tua azienda scelga di utilizzare anziché utilizzarla "così com'è" semplicemente perché è stata efficace per altre aziende. Migliora l'efficacia identificando i punti in cui i processi disponibili nello strumento devono essere modificati per soddisfare le esigenze ben ponderate e gli ambienti operativi della tua azienda e sii disponibile a rispondere dinamicamente per affrontare problemi non del tutto previsti.
La gestione dei rischi non può esistere nel vuoto: deve essere pienamente integrata con i processi di governance e di pianificazione esistenti e tra i vari stakeholder. Se la gestione dei rischi è condivisa dai vari reparti e appoggiata anche ai livelli strategici e operativi dell'azienda, è possibile garantire che le questioni a essa relative vengano affrontate tempestivamente e con frequenza.
Quando si parla di aziende che devono affrontare rischi in evoluzione, non si fa riferimento solo al denaro e al tempo: anche l'immagine del marchio può essere messa a rischio e comportare ingenti perdite su tutta la linea. La gestione dei rischi deve affrontare anche le minacce alla reputazione dell'azienda. Ciò significa che il personale interessato dovrà essere addestrato alla gestione della crisi, in modo che le informazioni importanti possano essere diffuse rapidamente alla clientela per mitigare i danni alla reputazione in caso di emergenza.
Sebbene sia importante che le aziende siano in grado di rispondere dinamicamente ai rischi emergenti, è altrettanto fondamentale che i processi di gestione dei rischi rimangano il più possibile coerenti in tutta l'azienda. Ciò promuoverà la coerenza e l'affidabilità e contribuirà a garantire che tutti i soggetti coinvolti sappiano esattamente cosa devono fare per contribuire ad attenuare le minacce.
Anche se l'obiettivo di ogni azienda dovrebbe essere quello di creare una strategia di gestione dei rischi a tutto tondo, ci saranno sempre incertezze e altri limiti. Prendi nota di questi punti deboli e presta particolare attenzione alle aree in cui le informazioni disponibili sono limitate. Se hanno un quadro chiaro delle lacune nella gestione dei rischi, le aziende possono continuare a migliorare il loro approccio man mano che riescono a ottenere ulteriori informazioni.
La documentazione e i certificati relativi alle polizze assicurative sono la prova che si ha una copertura da alcuni tipi di rischio. Archivia questa documentazione correttamente e in modo che sia facilmente recuperabile, anche dopo la scadenza della copertura stessa. Spesso può trascorrere molto tempo tra il verificarsi di un evento dannoso e il manifestarsi delle sue conseguenze. Avere a disposizione una documentazione assicurativa corretta aiuta a garantire che le responsabilità della compagnia di assicurazione siano gestite correttamente.
Perché un'azienda sia competitiva, deve sempre esporsi a qualche rischio. Tuttavia, con le giuste soluzioni, risorse e strategie di gestione dei rischi, le organizzazioni possono gestire efficacemente tale rischio, contribuendo nel contempo a garantire resilienza e continuità di fronte a un futuro incerto. ServiceNow, leader nella gestione IT e nella Workflow Automation, è all'avanguardia in questo approccio.
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