La gestione delle aziende fornitrici descrive i processi utilizzati nella gestione delle forniture, tra cui la ricerca e la selezione di aziende fornitrici, la negoziazione dei contratti e molto altro.
La gestione delle aziende fornitrici è un concetto ampio che comprende essenzialmente tutte le attività che un'organizzazione può svolgere quando interagisce con le parti fornitrici. Queste attività possono includere il reperimento e la valutazione delle aziende fornitrici, la creazione e la negoziazione di contratti, la definizione di KPI e obiettivi, il monitoraggio, la creazione di report, la revisione, i test di sicurezza, l'attenuazione del rischio e la risoluzione delle controversie.
A seconda del settore specifico, dell'attenzione e della base clienti, un'organizzazione moderna può collaborare potenzialmente con centinaia di aziende fornitrici in una vasta gamma di mercati. Ciascuna di queste deve essere trattata come un'entità a sé stante, con le sue tariffe, i suoi termini contrattuali e i suoi punti di contatto. Pertanto, la gestione di queste relazioni può essere un'attività estremamente complessa.
La gestione delle aziende fornitrici organizza queste relazioni, fornendo alle aziende strumenti e altre risorse per la selezione e la collaborazione con le parti fornitrici per soddisfare esigenze specifiche. Inoltre, sebbene tale gestione sia chiaramente finalizzata a migliorare la selezione delle aziende fornitrici e a garantire la coerenza e l'affidabilità della filiera, se utilizzata correttamente, può avere anche molti altri vantaggi.
I vantaggi del miglioramento e della gestione dei rapporti con le aziende fornitrici sono molteplici. Qui approfondiamo i vantaggi principali derivanti dall'integrazione di una soluzione efficace.
Integrando criteri aziendali chiari e fornendo una posizione centralizzata in cui confrontare le informazioni sulle aziende fornitrici, la relativa gestione fornisce alle organizzazioni i dati affidabili necessari per scegliere le alternative che meglio soddisfano le loro esigenze.
Occuparsi manualmente di ogni azienda fornitrice può essere estremamente dispendioso in termini di tempo e manodopera. La loro gestione non solo semplifica l'intero processo, consentendo alle aziende di ridurre il tempo dedicato ai cicli di vita delle transazioni con le singoli parti fornitrici, ma tiene anche traccia delle loro prestazioni rispetto agli SLA (Service Level Agreement) stabiliti. Infine, può contribuire a ridurre ulteriori costi di assunzione e formazione, eliminando quindi le spese fuori controllo. Insieme, questi vantaggi si traducono in una maggiore produttività per entrambe le parti, oltre che in costi inferiori.
Se non viene condotto correttamente, l'onboarding delle aziende fornitrici può avere un impatto negativo sulla produttività e aumentare i costi operativi. La loro gestione velocizza l'intero processo di onboarding, aiutando le organizzazioni ad acquisire e ordinare le informazioni importanti per ottenere un'approvazione più rapida e accurata.
Se applicata correttamente, la gestione delle aziende fornitrici consente di inserire tutti i loro dati importanti in un'unica piattaforma. Ciò non solo aiuta a organizzarle e a gestirle, ma rende disponibili per l'analisi dati operativi e di processo preziosi. Grazie alle avanzate opzioni di analisi e creazione di report, le organizzazioni possono individuare e anticipare più facilmente esigenze, opportunità e potenziali problemi.
Purtroppo, a volte le aziende fornitrici non soddisfano le aspettative in termini di prestazioni o conformità, creando inefficienze, ritardi e problemi legali potenzialmente dannosi. La loro gestione consente alle organizzazioni di archiviare e rivedere automaticamente le prestazioni delle aziende fornitrici, consentendo di tagliare i ponti con quelle che potrebbero rappresentare rischi futuri. Dal punto di vista dell'organizzazione, la gestione delle aziende fornitrici può aiutare a garantire che vengano completati tutti i documenti essenziali, che le approvazioni siano redatte in dettaglio e seguite, che le modifiche e i requisiti di licenza pertinenti vengano portati alle persone giuste e che sia sempre disponibile un audit trail chiaro.
Gran parte della gestione delle aziende fornitrici consiste nel creare rapporti di lavoro produttivi. Essa consente di organizzare ogni aspetto dei rapporti con le parti fornitrici e di renderlo facilmente accessibile alle persone autorizzate all'interno dell'organizzazione. Di conseguenza, ogni azienda fornitrice può essere gestita a livello singolo, con la giusta attenzione ai dettagli essenziali, indipendentemente dal numero complessivo di parti fornitrici con cui l'organizzazione si interfaccia. Inoltre, migliorarne i relativi rapporti spesso può significare negoziare tariffe migliori.
Per raggiungere l'eccellenza delle prestazioni che coinvolgono le aziende fornitrici, è necessario monitorare attentamente diversi parametri fondamentali, inclusi:
Quanto denaro spende annualmente un'organizzazione con ciascuna azienda fornitrice? Una migliore visibilità sulle spese può aiutare le aziende a identificare le aree in cui potrebbero applicare risorse senza vedere i rendimenti associati.
Spesso, le organizzazioni suddividono le aziende fornitrici nei seguenti gruppi: aziende fornitrici chiave (alto valore; una sola fonte), aziende fornitrici importanti (medio valore; più fonti) e aziende fornitrici tattiche (basso valore; molte fonti). La segmentazione e la quantificazione delle aziende fornitrici consente di avere un'idea più chiara di quali sono essenziali e quali no.
Quanto più le parti fornitrici sono disposte a collaborare con la propria clientela, tanto migliori saranno i risultati. Sebbene la collaborazione possa essere una metrica difficile da quantificare, le organizzazioni possono scegliere di tenere conto del numero di contatti con la parte fornitrice nonché della frequenza con cui vengono condotte le revisioni aziendali.
I materiali prodotti e consegnati sono conformi alle normative stabilite e agli standard del settore? Tenere traccia dei problemi di non conformità può fornire una maggiore comprensione del rischio rappresentato da una particolare azienda fornitrice.
Un processo di gestione delle aziende fornitrici efficace consta di sette fasi.
Il primo passo nella gestione delle aziende fornitrici è precedente alla stipula di accordi formali e consiste nel determinare i bisogni e gli obiettivi aziendali. Una volta definiti chiaramente gli obiettivi, è possibile stabilire i requisiti delle business unit interessate, magari creando un team dedicato di gestione delle aziende fornitrici. Ciò contribuirà a garantire la piena adozione ed eliminerà il rischio di fare lo stesso sforzo più volte.
Una volta stabiliti i bisogni e le responsabilità aziendali chiaramente, il passo successivo consiste nell'iniziare a prendere in considerazione le aziende fornitrici. In questa fase, vengono stabiliti i criteri di selezione per la valutazione di quelle potenziali, inclusi i fattori di costo e non di costo. Si valutano eventuali proposte presentate e si prendono in considerazione l'ambito di lavoro, i prezzi, le date di rinnovo e qualsiasi altro fattore importante. Il processo di valutazione deve essere il più completo possibile per incrementare la possibilità di lavorare solo con aziende di alta qualità.
Tradizionalmente, la negoziazione di contratti è affidata ai team legali, finanziari e di vendita, mentre le business unit che si occuperanno dei contratti vengono coinvolte solo una volta che l'accordo è stato finalizzato. Una gestione efficace delle aziende fornitrici, invece, coinvolge queste unità nel processo di negoziazione molto prima, includendo tutti e tutte le stakeholder dall'inizio dei processi decisionali. La negoziazione dei contratti definirà i beni e i servizi da fornire, nonché le date di inizio e fine.
Dopo aver negoziato i contratti, le aziende fornitrici selezionate devono essere impostate come approvate all'interno dei sistemi aziendali. Ciò include la raccolta di documentazione, approvazioni e altri dettagli, quali licenze pertinenti, dettagli assicurativi e informazioni fiscali. Un onboarding adeguato contribuisce a mantenere gli standard di conformità e garantisce che l'azienda fornitrice possa essere legalmente pagata per il suo servizio.
Man mano che l'organizzazione inizia a collaborare con l'azienda fornitrice, deve tenere d'occhio i risultati. Confrontare le prestazioni con i KPI stabiliti e identificare e risolvere potenziali questioni prima che si trasformino in problemi contribuirà a garantire la coerenza e l'affidabilità nelle filiere.
In parallelo con la fase precedente, il monitoraggio delle prestazioni aiuta le organizzazioni a identificare i rischi potenzialmente dannosi per le aziende fornitrici, come i punti deboli nella sicurezza dei dati, le azioni legali e i problemi di conformità. Le prestazioni delle aziende fornitrici possono interrompere operazioni di importanza vitale e danneggiare la reputazione di un'azienda, quindi questa fase è fondamentale.
Man mano che i contratti in essere raggiungono le rispettive date di scadenza, una gestione efficace delle aziende fornitrici fornisce un percorso chiaro e processi comprovati per la chiusura o il rinnovo dei contratti. Questi processi devono essere rispettati per garantire la conformità e proteggere entrambe le parti da eventuali ripercussioni legali.
Poiché il termine "gestione delle aziende fornitrici" è molto ampio, la gamma di sistemi di gestione delle aziende fornitrici disponibili e le relative funzionalità è altrettanto vasta. Quando scegli un sistema di gestione delle aziende fornitrici, prendine in considerazione uno che offra le seguenti funzionalità:
Uno dei principali vantaggi della gestione delle aziende fornitrici è il maggiore controllo dei costi, che può essere ottenuto grazie a una migliore capacità di identificare le opportunità, eliminare le spese superflue o ridondanti, restringere le opzioni delle aziende fornitrici e negoziare tariffe migliori.
Il rapporto con le aziende fornitrici ha lo scopo di fornire risultati. Pertanto, è importante tenere a mente i termini del contratto, in modo che le organizzazioni possano chiedere di mantenere le promesse stipulate. Allo stesso tempo, la funzionalità di gestione delle aziende fornitrici che semplifica i processi interni aiuta le organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi in modo più rapido e coerente.
Le interruzioni impreviste della filiera possono creare problemi significativi per organizzazioni e aziende fornitrici. Le soluzioni di resilienza della filiera aiutano a mantenere un dialogo continuo tra le parti, consentendo a entrambe di collaborare per identificare e valutare i rischi e pianificare gli imprevisti.
Gli standard normativi servono per garantire che le aziende agiscano in modo da sostenere la felicità e la sicurezza continua della comunità. Ciò include la fornitura di servizi e prodotti di qualità, l'onestà verso la clientela e il pubblico e la promozione delle pratiche corrette all'interno del mercato. La gestione della conformità contribuisce a garantire che l'organizzazione sia aggiornata e completamente conforme a tutte le disposizioni federali, statali e locali pertinenti.
La gestione del rischio fornisce alle aziende le informazioni necessarie per identificare e dare priorità ai potenziali eventi futuri che potrebbero avere un impatto sulla loro attività. Possono quindi intervenire per mitigare e controllare gli esiti negativi previsti.
Nell'ambiente aziendale moderno, la corretta gestione di terze parti non è solo un vantaggio, ma è una chiave per il successo. Tuttavia, insieme ai molti vantaggi offerti dalla collaborazione con altre organizzazioni, aumentano anche i rischi. Risk Management di ServiceNow, basato sulla pluripremiata ServiceNow AI Platform, aiuta ad attenuare questi rischi fornendo contesto essenziale, monitoraggio e creazione di report in tempo reale e processi di gestione dei rischi affidabili, il tutto supportato da funzionalità di automazione avanzate. Inoltre, riunendo tutte le informazioni rilevanti su fornitori e rischi in un unico database, Risk Management offre trasparenza e controllo senza precedenti nell'intero ecosistema delle aziende fornitrici, il tutto gestito da dashboard intuitive e personalizzabili.
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