Che cos'è la gestione delle prestazioni?

Come accennato in precedenza, la gestione delle prestazioni non è limitata alle valutazioni delle prestazioni annuali: si tratta di un sistema che si espande per l'intera durata dell'incarico di un/una dipendente presso l'azienda. Pertanto, la gestione delle prestazioni include ogni interazione che il management ha con un/una dipendente, possibilmente in ogni fase del suo percorso. Ciascuna di queste interazioni dovrebbe trasformarsi in un'opportunità di apprendimento positiva.

I sistemi di gestione delle prestazioni possono assumere molte forme e il tuo sarà probabilmente unico per quanto riguarda i valori, la cultura e gli obiettivi aziendali. Tuttavia, la maggior parte segue una struttura simile. I componenti/le azioni comuni di un sistema di gestione delle prestazioni includono quanto segue:

• Creare una descrizione chiara delle mansioni
  
• Selezionare candidati/e qualificati/e
• Tenere colloqui ai/alle candidati/e
• Incontrare nuovamente coloro che si sono candidati e sottoporli a prove per determinarne i punti di forza
• Selezionare i più qualificati in base alle competenze e alla capacità di integrarsi con la cultura aziendale
• Estendere le offerte di lavoro a candidati/e qualificati/e e negoziare i termini di impiego
• Accogliere nuovi/e dipendenti in azienda
• Gestire l'orientamento e l'integrazione di nuovi/e dipendenti nell'azienda e nella sua cultura
• Negoziare standard basati su prestazioni e risultati
• Fornire ulteriore formazione e istruzione
• Fornire un feedback diretto
• Condurre discussioni periodiche sullo sviluppo delle prestazioni
• Creare sistemi di riconoscimento e premi per il personale
• Offrire opportunità di sviluppo professionale e promozione
• Fornire supporto nei colloqui di dimissioni per determinare la causa della fine del rapporto

La gestione delle prestazioni non è un singolo evento o strumento. Non si tratta di una valutazione del personale, di un sondaggio o di un'autovalutazione né meramente di tecnologie che hanno il solo scopo di promuovere il miglioramento delle prestazioni. La gestione delle prestazioni è qualcosa di più complesso: comprende e include varie azioni e le risorse a esse associate, ma è un processo la cui efficacia si manifesta durante l'intero percorso del personale.

Sapendo che la gestione delle prestazioni è un processo continuo, sarebbe impreciso pensarlo come una sequenza di fasi. Pensa invece alla gestione delle prestazioni come a un ciclo, che si ripete costantemente, adattandosi al tempo stesso per integrare nuove discussioni. Qui diamo un'occhiata più da vicino alle quattro fasi del ciclo di gestione delle prestazioni:

La prima fase del ciclo di prestazioni è incentrata sulla pianificazione. In questa fase, le organizzazioni e il personale collaborano per definire le aspettative. Le aspettative sulle prestazioni possono riguardare un'ampia gamma di attività, dalle ore trascorse in ufficio alla conformità alle policy aziendali, ma solitamente rientrano in una di queste due categorie: risultati e azioni. I risultati sono ciò che il/la dipendente produce o ottiene e le azioni sono i metodi e i comportamenti dimostrati durante il processo.

Tenendo presenti le aspettative, coopera con i tuoi collaboratori e le tue collaboratrici per stabilire obiettivi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound, vale a dire specifici, misurabili, raggiungibili, realistici, basati sul tempo). Questi obiettivi SMART dovrebbero contribuire a vari obiettivi aziendali, ma devono anche essere correlati allo sviluppo del personale.

Identifica le azioni che dovrebbero essere intraprese nei prossimi mesi. Poi, valuta le aspettative relative alle prestazioni all'interno dei requisiti di lavoro del personale e aggiornale, se necessario. Ricorda che questo dovrebbe essere inteso come uno sforzo di collaborazione tra il management e il/la dipendente: collaborate per costruire un piano di sviluppo personale che può aiutare a guidare le azioni future e mostrare l'impegno di entrambe le parti per migliorare le prestazioni. 

Durante la fase 2, il personale valuta i propri obiettivi e intraprende le misure necessarie per raggiungerli. Questa è una fase continua, che si verifica nel corso dell'anno mentre il personale collabora con il management per implementare e seguire i propri piani di sviluppo personale.

La fase di rilevamento prevede che il management si occupi del monitoraggio del progresso del personale, fornendo nel contempo supporto laddove necessario. Impegnandoti a fornire un feedback regolare, il management e il personale possono identificare i problemi e aggiustare man mano il tiro, anziché attendere che questi problemi diventino irrisolvibili.

In questa fase, il management ha la responsabilità di identificare e mitigare eventuali ostacoli nonché di offrire risorse di sviluppo professionale, formazione e coaching per garantire il successo del personale.

La fase finale del ciclo di gestione delle prestazioni pone il/la dipendente e il management in un contesto di valutazione. In questa fase, è possibile discutere dei progressi relativi agli obiettivi, valutare le opportunità di formazione e sviluppo, rivedere i risultati, discutere le possibili opportunità di avanzamento, riaffermare o ridefinire gli obiettivi di carriera e valutare le prestazioni complessive del/della dipendente. Questa valutazione è anche un momento ideale per collaborare al fine di stabilire quali passi debbano essere fatti in seguito.

Ancora una volta, relegare questa fase a una valutazione annuale delle prestazioni può essere un approccio inefficace. Invece, implementare più regolarmente questa fase congiuntamente alle altre tre fasi può garantire un miglioramento continuo.