La gestione delle prestazioni descrive il processo sistematico di miglioramento dell'efficacia dei dipendenti attraverso la definizione degli obiettivi, la valutazione delle prestazioni, il feedback continuo e lo sviluppo delle competenze personali, allineando le prestazioni individuali agli obiettivi organizzativi.
Se hai mai partecipato a una valutazione del personale o a una riunione strategica tra un dipendente e un membro del management, allora hai già un'esperienza pratica della gestione delle prestazioni. Questi sono esempi concreti, ma la realtà è che la gestione delle prestazioni va ben oltre l'annuale colloquio faccia a faccia con il responsabile.
Sottodisciplina della gestione della forza lavoro, la gestione delle prestazioni è un insieme di processi volti a far crescere un dipendente in modo che possa svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Si basa sulla comunicazione continua tra supervisore e dipendente, supportando gli obiettivi strategici dell'organizzazione tramite l'ottimizzazione dell'efficacia e dell'efficienza del lavoro. L'obiettivo della gestione delle prestazioni è quello di migliorare le prestazioni del personale in modo costruttivo e duraturo: si tratta di un processo continuo che, se utilizzato correttamente, può produrre un miglioramento costante.
I sistemi di gestione delle prestazioni possono assumere molte forme e il tuo sarà probabilmente unico per quanto riguarda i valori, la cultura e gli obiettivi aziendali. Tuttavia, la maggior parte segue una struttura simile. I componenti/le azioni comuni di un sistema di gestione delle prestazioni includono quanto segue:
- Creare una descrizione chiara delle mansioni
- Selezionare candidati/e qualificati/e
- Tenere colloqui ai/alle candidati/e
- Incontrare nuovamente coloro che si sono candidati e sottoporli a prove per determinarne i punti di forza
- Selezionare i più qualificati in base alle competenze e alla capacità di integrarsi con la cultura aziendale
- Estendere le offerte di lavoro a candidati/e qualificati/e e negoziare i termini di impiego
- Accogliere nuovi/e dipendenti in azienda
- Gestire l'orientamento e l'integrazione di nuovi/e dipendenti nell'azienda e nella sua cultura
- Negoziare standard basati su prestazioni e risultati
- Fornire ulteriore formazione e istruzione
- Fornire un feedback diretto
- Condurre discussioni periodiche sullo sviluppo delle prestazioni
- Creare sistemi di riconoscimento e premi per il personale
- Offrire opportunità di sviluppo professionale e promozione
- Fornire supporto nei colloqui di dimissioni per determinare la causa della fine del rapporto
La gestione delle prestazioni non è un singolo evento o strumento. Non si tratta di una valutazione del personale, di un sondaggio o di un'autovalutazione, né meramente di tecnologie che hanno il solo scopo di promuovere il miglioramento delle prestazioni. La gestione delle prestazioni è qualcosa di più complesso: comprende e include varie azioni e le risorse a esse associate, ma è un processo la cui efficacia si manifesta durante l'intero percorso del personale.
Per avere successo, un'organizzazione deve avere un'idea chiara di ciò che fa il suo personale. Senza questa conoscenza, è molto più difficile per il management guidare il personale e dirigere in modo preciso i suoi sforzi. La gestione delle prestazioni crea un sistema progettato per stabilire ruoli e responsabilità, riconoscere i punti di forza e le debolezze individuali, comunicare il feedback, premiare i comportamenti eccellenti e promuovere l'innovazione continua. In breve, la gestione delle prestazioni è importante in quanto dà ai team e alle singole persone il supporto e il feedback di cui hanno bisogno per fare del loro meglio.
La gestione delle prestazioni serve a ottimizzare le prestazioni del personale, quindi naturalmente offre tutti i vantaggi correlati a una forza lavoro che raggiunge il suo potenziale, tra cui un aumento della produttività e delle entrate. Più nello specifico, però, la gestione delle prestazioni aiuta a risolvere tre problemi principali che la maggior parte delle organizzazioni deve affrontare:
- Coinvolgimento del personale
Se la tua organizzazione preferisce condurre valutazioni delle prestazioni e del personale su base annuale, potrebbe impiegare troppo per fornire un feedback essenziale. Sfortunatamente, operare senza feedback tende ad avere un impatto negativo sul coinvolgimento. La comunicazione e la formazione più regolari e coerenti migliorano il coinvolgimento del personale, il che a sua volta ha un impatto positivo sull'assenteismo, sul turnover, sugli incidenti di sicurezza, sulla qualità del prodotto e del lavoro e sull'esperienza clienti. - Fidelizzare i migliori talenti
Il personale che ha la sensazione di lavorare a vuoto, senza un vero feedback o sviluppo, ha una probabilità minore di essere coinvolto personalmente in un'organizzazione. D'altra parte, le organizzazioni che stimolano discussioni frequenti per valutare le prestazioni, fornire soluzioni e offrire formazione, godono di una maggiore fidelizzazione del personale. Essenzialmente, quando il personale ti percepisce disponibile a investire più tempo e impegno nei suoi confronti, è incentivato a investire più impegno nella tua organizzazione. Ciò significa che sarà più propenso non solo a rimanere più a lungo in azienda, ma anche a lavorare continuamente per migliorare le sue prestazioni. - Sviluppare la leadership interna
Assumere agenti esterni in posizioni di leadership può essere costoso e richiedere tempo. Peraltro, se la persona assunta non si adatta bene alla cultura dell'azienda, quell'investimento non viene compensato. Promuovere dipendenti interni già rodati alle posizioni di leadership mitiga gran parte di questo rischio. Attraverso un'efficace gestione delle prestazioni, puoi preparare i membri migliori del tuo personale per future posizioni manageriali, fornendo formazione e feedback progettati per aiutarli a sviluppare le giuste capacità di leadership. - Competenze del personale orientate al futuro
Identificando le lacune nelle competenze e concentrandosi sull'apprendimento e sullo sviluppo continui, le organizzazioni preparano il proprio personale con l'adattabilità e le competenze necessarie per affrontare le mutevoli esigenze del settore e i progressi tecnologici. Questo approccio proattivo mantiene rilevante il personale, promuovendo al contempo una cultura di apprendimento e crescita. - Migliorare le prestazioni organizzative complessive
Ciascuno di questi vantaggi si traduce in un unico beneficio principale: contribuire al miglioramento delle prestazioni organizzative complessive. Allineando gli obiettivi di ogni persona a quelli dell'organizzazione e fornendo feedback regolari, l'azienda può garantire che ogni dipendente lavori in modo efficiente per raggiungere gli stessi obiettivi. Tale allineamento porta a un migliore processo decisionale, a una risoluzione dei problemi più efficace e a un ambiente di lavoro più coeso e produttivo, contribuendo in ultima analisi al successo dell'organizzazione.
Sapendo che la gestione delle prestazioni è un processo continuo, sarebbe impreciso pensarlo come una sequenza di fasi. Pensa invece alla gestione delle prestazioni come a un ciclo, che si ripete costantemente, adattandosi al tempo stesso per integrare nuove discussioni. Qui diamo un'occhiata più da vicino alle quattro fasi del ciclo di gestione delle prestazioni:
La prima fase del ciclo di prestazioni è incentrata sulla pianificazione. In questa fase, le organizzazioni e il personale collaborano per definire le aspettative. Le aspettative sulle prestazioni possono riguardare un'ampia gamma di attività, dalle ore trascorse in ufficio alla conformità alle policy aziendali, ma solitamente rientrano in una di queste due categorie: risultati e azioni. I risultati sono ciò che ogni dipendente produce od ottiene e le azioni sono i metodi e i comportamenti dimostrati durante il processo.
Tenendo presenti le aspettative, coopera con i tuoi collaboratori per stabilire obiettivi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound, vale a dire specifici, misurabili, raggiungibili, realistici, basati sul tempo). Questi obiettivi SMART dovrebbero contribuire a vari obiettivi aziendali, ma devono anche essere correlati allo sviluppo del personale.
Identifica le azioni che dovrebbero essere intraprese nei prossimi mesi. Valuta poi le aspettative relative alle prestazioni all'interno dei requisiti di lavoro del personale e aggiornale, se necessario. Ricorda che questo dovrebbe essere inteso come uno sforzo di collaborazione tra il management e ogni dipendente: collaborate per costruire un piano di sviluppo personale che può aiutare a guidare le azioni future e mostrare l'impegno di entrambe le parti per migliorare le prestazioni.
Durante la fase 2, il personale valuta i propri obiettivi e intraprende le misure necessarie per raggiungerli. Questa è una fase continua, che si verifica nel corso dell'anno mentre i dipendenti collaborano con il management per implementare e seguire i propri piani di sviluppo personale.
La fase di monitoraggio prevede che il management si occupi del rilevamento del progresso del personale, fornendo nel contempo supporto laddove necessario. Impegnandoti a fornire un feedback regolare, il management e il personale possono identificare i problemi e aggiustare man mano il tiro, anziché attendere che questi problemi diventino irrisolvibili.
In questa fase, il management ha la responsabilità di identificare e mitigare eventuali ostacoli, nonché di offrire risorse di sviluppo professionale, formazione e coaching per garantire il successo del personale.
La fase finale del ciclo di gestione delle prestazioni pone il dipendente e il management in un contesto di valutazione. In questa fase, è possibile discutere dei progressi relativi agli obiettivi, valutare le opportunità di formazione e sviluppo, rivedere i risultati, discutere le possibili opportunità di avanzamento, riaffermare o ridefinire gli obiettivi di carriera e valutare le prestazioni complessive del dipendente. Questa revisione rappresenta anche un momento ideale per collaborare al fine di stabilire quali passi debbano essere fatti in seguito.
Ancora una volta, relegare questa fase a una valutazione annuale delle prestazioni può essere un approccio inefficace. Implementare invece più regolarmente questa fase, congiuntamente alle altre tre fasi, può garantire un miglioramento continuo.
La gestione delle prestazioni può e deve essere personalizzata in base alle esigenze specifiche della tua organizzazione. Tuttavia, le aziende di successo hanno identificato diversi elementi di base che contribuiscono al successo della gestione delle prestazioni. Tali elementi includono quanto segue:
Sebbene molti sostengano che la gestione delle prestazioni inizi solo quando un dipendente viene assunto, la verità è che identificare chiaramente gli obiettivi prima ancora di pubblicare un'offerta di lavoro è fondamentale per assicurarsi di orientare i futuri membri del team al successo. Promuovere un'efficace gestione delle prestazioni in questa fase significa creare descrizioni chiare delle mansioni e utilizzare un piano di selezione del personale che rappresenti il team di selezione.
Mentre assumi candidati qualificati per i colloqui, valuta i loro punti di forza, le loro debolezze e le loro capacità, nonché in che modo saranno in grado di integrarsi alla cultura aziendale stabilita. Incontra i candidati migliori più di una volta e usa test e incarichi per il personale, se appropriati alla posizione.
Una volta selezionati i migliori candidati, negozia i termini di impiego e finalizza il processo di assunzione.
Piuttosto che aspettare che il personale si ambienti completamente alle proprie posizioni, assicurati di integrare la gestione delle prestazioni nel processo di onboarding. I primi giorni e mesi in una nuova posizione sono il momento in cui un dipendente conosce le persone e i processi con cui lavorerà e, soprattutto, comincia a farsi un'idea della cultura delle prestazioni della tua azienda.
Una gestione delle prestazioni efficace comprende l'orientamento delle persone recentemente assunte in azienda. Può anche comportare l'assegnazione di un mentore o altre azioni. Lo scopo dell'onboarding è di integrare efficacemente il nuovo dipendente nella tua organizzazione e nella tua cultura.
Prima definisci gli obiettivi, più rapidamente il nuovo dipendente può iniziare a migliorare le sue prestazioni. Incontra da subito e con frequenza il personale e i loro supervisori per negoziare requisiti e standard di prestazioni, risultati e misure basati sui risultati. Permettere al personale di collaborare nella definizione dei propri obiettivi e allinearli con gli obiettivi aziendali più ampi porta a una migliore autonomia del personale e alla sua responsabilizzazione.
Vale la pena ribadire che una valutazione annuale delle prestazioni può non essere sufficiente per monitorare e valutare efficacemente le prestazioni dei dipendenti. D'altro canto, una gestione efficace delle prestazioni si basa su incontri a cadenza regolare pensati per aiutare a riallineare gli obiettivi del personale, dare priorità ai progetti e identificare e mitigare eventuali ostacoli al progresso dei dipendenti.
I migliori talenti sono eccezionali per un motivo: provano autonomamente a migliorare. Se si assumono persone qualificate ma non si offre loro alcuna possibilità di sviluppo professionale, è probabile che si annoino e vadano via. Allo stesso tempo, migliorando le capacità del personale, la tua organizzazione beneficerà dello sviluppo delle sue competenze aggiuntive. Aiuta i dipendenti a creare percorsi di carriera all'interno dell'organizzazione, riconosci che non tutti gli avanzamenti avvengono in verticale e adotta un approccio aperto al movimento laterale all'interno di un'azienda, così come ai trasferimenti in luoghi diversi.
Assicurati che la tua strategia di gestione delle prestazioni includa solide opzioni di sviluppo del personale, in modo che le tue risorse più preziose non ristagnino. Ciò può includere il job shadowing e altri tipi di istruzione e formazione, se necessario.
È naturale aspettarsi un riconoscimento per un lavoro ben fatto. Ciò è particolarmente vero per i dipendenti: quando il riconoscimento del personale non è incluso nei processi di gestione delle prestazioni, i dipendenti tendono a diventare insoddisfatti e poco coinvolti. Dai la priorità a sistemi efficaci di compensazione e riconoscimento all'interno della tua organizzazione per premiare i tuoi collaboratori per i loro contributi continui.
Il tema probabilmente più comune nella gestione efficace delle prestazioni è il feedback frequente. Valutazioni regolari e oneste e discussioni trimestrali sulla pianificazione dello sviluppo delle prestazioni mostreranno al personale che il management è impegnato nel suo successo e gli fornirà gli spunti di cui ha bisogno per migliorare.
Inoltre, è necessario comprendere che il feedback è bidirezionale: consentire anche al personale di valutare il management è essenziale per migliorare le prestazioni. Fornire supporto nei colloqui di dimissioni, ad esempio, ti permetterà di raccogliere un feedback fondamentale su possibili problemi all'interno della tua organizzazione che potrebbero contribuire al turnover.
Le aziende di tutte le dimensioni hanno bisogno di uno strumento di gestione delle prestazioni adeguato con le giuste caratteristiche. Il sistema dovrebbe semplificare il processo di gestione delle prestazioni, facilitando ogni passo del percorso. Alcuni strumenti ideali includono:
- Gestione degli obiettivi:
una parte integrante della gestione delle prestazioni è la definizione e la gestione degli obiettivi. Una soluzione efficiente deve prevedere un luogo con diverse opzioni di obiettivi, la capacità di tenere traccia degli obiettivi e lo spazio per lasciare appunti pertinenti. Ciò può essere utile anche nell'implementazione di obiettivi SMART, che possono aiutare il personale a trovare una direzione tra le valutazioni delle prestazioni. - Moduli di valutazione delle prestazioni adattabili:
i valutatori necessitano di flessibilità nel processo di valutazione, indipendentemente dal grado di semplicità o di completezza del report che produrranno. Moduli coerenti e dettagliati possono prevenire qualsiasi ambiguità per aumentare la qualità e l'efficacia delle valutazioni. - Riconoscimenti:
un sistema di gestione dei premi può contribuire all'implementazione di sistemi di riconoscimento come la retribuzione delle prestazioni e i programmi di incentivi a lungo termine. - Piani di miglioramento:
i sistemi di gestione delle prestazioni dovrebbero essere in grado di tenere automaticamente traccia delle prestazioni del personale, quindi implementare un piano di miglioramento delle prestazioni in caso di calo delle prestazioni dei dipendenti.
Uno degli elementi che rende la gestione delle prestazioni così efficace e la distingue dalle valutazioni del personale tradizionali è la sua regolarità. A differenza dei modelli che si basano su revisioni annuali o trimestrali, questo metodo sottolinea l'importanza delle interazioni frequenti e significative tra i dipendenti e i loro responsabili. Il fulcro della gestione continua delle prestazioni è rappresentato dalla sua coerenza: si tratta di un processo attivo e continuo che mantiene costantemente sotto i riflettori gli obiettivi, i progressi e i risultati personali. Questo approccio garantisce che gli obiettivi vengano fissati e valutati periodicamente, monitorati costantemente e adeguati in base alle necessità.
Con la continua evoluzione, a un ritmo sempre maggiore, delle esigenze del personale e delle loro organizzazioni, anche la gestione delle prestazioni deve evolversi, passando da interazioni statiche, episodiche e isolate a un'unica conversazione continua.
Le tradizionali valutazioni annuali del personale rappresentano da tempo parte integrante della gestione della forza lavoro, ma il panorama aziendale in rapida evoluzione richiede qualcosa in più. La gestione continua delle prestazioni è uno strumento indispensabile per allineare gli sforzi del personale agli obiettivi organizzativi, promuovere un miglioramento costante e garantire l'agilità anche nei settori e nei mercati in evoluzione.
ServiceNow HR Service Delivery svolge un ruolo fondamentale nel supportare questo approccio di gestione continua delle prestazioni. Fornendo l'infrastruttura e gli strumenti necessari per facilitare conversazioni, feedback e sviluppo continui, i sistemi HR Service Delivery consentono a responsabili e dipendenti di tenere traccia dei progressi, impostare e aggiornare gli obiettivi e offrire e ricevere feedback in tempo reale. Questi sistemi sono progettati per semplificare il processo di gestione delle prestazioni, rendendolo più efficiente ed efficace. Offrono inoltre preziosi dati strategici, consentendo un processo decisionale più informato e lo sviluppo di strategie nella gestione del personale, il tutto da un'unica piattaforma centralizzata.
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