Un sistema di tracciamento dei candidati è un tipo di software utilizzato dai selezionatori per filtrare, gestire e tenere traccia dei candidati durante il processo di assunzione.
Sebbene ogni organizzazione sia diversa, tutte si basano sulle stesse fondamenta: una forza lavoro della massima qualità. Senza le persone giuste a supportare e agevolare i processi aziendali, a fare da punto di contatto con la base clienti e a fornire indicazioni strategiche all'interno di team e reparti, la tua azienda potrebbe anche chiudere i battenti. Purtroppo, trovare i candidati migliori può essere difficile e guidarli nel processo di assunzione lo è ancora di più, soprattutto quando si tratta di un gran numero di potenziali candidati e posizioni.
Un sistema di tracciamento dei candidati (ATS) offre funzionalità concepite per ottimizzare il modo in cui datori di lavoro e selezionatori gestiscono l'acquisizione dei talenti. Con le soluzioni ATS, le aziende di ogni tipo e dimensione possono selezionare, inserire in azienda e trattenere più facilmente i talenti che promuovono il successo aziendale. Combinando la funzionalità dei dati con una suite completa di strumenti di tracciamento e gestione, i migliori sistemi di tracciamento dei candidati funzionano come risorse di reclutamento unificate, in grado persino di automatizzare molti aspetti del processo di assunzione.
I "sistemi di tracciamento dei candidati" descrivono un'ampia gamma di strumenti di assunzione, che vanno dai semplici database di candidati a soluzioni end-to-end con servizio completo. Detto questo, molti strumenti ATS seguono un set di processi simile e includono funzionalità di base simili:
La funzione più importante di un sistema di tracciamento dei candidati è l'archiviazione delle informazioni relative ai candidati da poter poi recuperare facilmente. Quando un potenziale candidato invia il proprio curriculum, l'ATS analizza le informazioni contenute al suo interno alla ricerca dei dati pertinenti, che vengono quindi automaticamente analizzati in un database centralizzato. Queste informazioni includeranno probabilmente il nome del candidato, l'esperienza lavorativa e le informazioni di contatto, che potranno quindi essere ricercate o consultate dai selezionatori.
Uno dei momenti più importanti per i selezionatori consiste nel vagliare migliaia di curricula per rimuovere dalla rosa dei candidati quelli con qualifiche non idonee alla posizione. Gli strumenti ATS consentono di automatizzare questo processo. Utilizzando parametri personalizzati (ad esempio esperienza lavorativa pregressa, set di competenze, certificazioni, requisiti salariali ecc.), l'ATS può essere impostato per rifiutare automaticamente le domande che non soddisfano i requisiti di idoneità minimi. I candidati che soddisfano i criteri stabiliti possono passare alla fase successiva del reclutamento.
Dopo l'eliminazione dei curricula non idonei, l'ATS può passare alla classificazione dei candidati rimasti. A tale scopo, confronta l'esperienza lavorativa e pregressa del candidato con la descrizione della posizione lavorativa. La priorità viene automaticamente assegnata ai candidati che più si avvicinano alla scelta ideale. I selezionatori possono perfezionare i parametri di classificazione per migliorare le opzioni migliori per la posizione. In questo modo possono ottimizzare il proprio tempo facendo riferimento solo ai candidati che con maggiore probabilità rispondono alle esigenze dell'azienda.
Infine, le soluzioni ATS ottimizzano ulteriormente la gestione del database dei candidati migliorando la funzione di ricerca dei curricula. L'ATS è in grado di aggiungere automaticamente tag ai curricula con parole chiave pertinenti relative a posizione, esperienza lavorativa, competenze e altro ancora. I selezionatori possono facilmente ordinare le opzioni disponibili cercando termini specifici all'interno del sistema.
Come per la maggior parte degli strumenti aziendali, il motivo principale alla base dell'uso di un ATS è migliorare l'accuratezza e l'efficienza di alcune funzioni aziendali. Più specificatamente, i sistemi di tracciamento dei candidati automatizzano e semplificano diversi aspetti essenziali correlati all'assunzione. Ciò offre alcuni vantaggi principali, tra cui:
L'obiettivo di qualsiasi responsabile delle assunzioni non è solo trovare qualcuno per coprire una posizione aperta, ma piuttosto trovare la persona giusta per tale lavoro. Agendo da "barriera" per bloccare i curricula non idonei prima che arrivino sotto gli occhi del selezionatore, l'ATS affina il pool di assunzione dell'azienda per includere solo i migliori candidati. Le funzionalità di intelligenza artificiale aiutano inoltre le aziende a sviluppare un quadro più chiaro sul candidato ideale, aiutando i responsabili delle assunzioni a trovare la persona giusta per la posizione. Una pre-valutazione delle assunzioni ha maggiore probabilità di produrre come risultato l'assunzione di dipendenti con ottime prestazioni, migliorando il punteggio di assunzione della rete (NHS, Net Hiring Score) dell'azienda nel processo.
I candidati non sono automi che procedono meccanicamente attraverso la pipeline di reclutamento: sono persone dinamiche e uniche che spesso richiedono assistenza, supporto e incoraggiamento durante il percorso di assunzione. Gli strumenti ATS assicurano che i candidati ricevano il supporto necessario quando ne hanno bisogno, migliorando il coinvolgimento ed eliminando il rischio di perdersi qualcuno per strada.
Il processo di assunzione è un investimento. Quando svolto in maniera corretta, i frutti dell'onboarding di nuovi dipendenti ne controbilanciano il costo. Sfortunatamente il processo viene rallentato da pratiche lunghe, errori umani e scarsa collaborazione tra gli stakeholder, con conseguente aumento del costo per assunzione e del tempo necessario per l'assunzione. I sistemi di tracciamento dei candidati aumentano la visibilità, migliorano la collaborazione ed eliminano i colli di bottiglia nella pipeline, per consentire alla tua organizzazione di ottenere un ROI migliore sull'investimento nel processo di assunzione.
L'assunzione non è tecnicamente finita finché il nuovo assunto non è completamente pronto a fornire un valore ottimale all'azienda. L'ATS non solo aiuta a ottimizzare il processo di assunzione, ma può anche semplificare l'onboarding fornendo automaticamente ai nuovi dipendenti tutta la documentazione e il supporto necessari per iniziare.
I vantaggi sopra elencati dipendono dalle funzionalità e dalle caratteristiche del sistema di tracciamento dei candidati. Quando si considera una soluzione ATS, è bene considerare questi elementi fondamentali e quali vantaggi offrono:
Ricerca avanzata
Un database è efficace nella misura in cui consente di recuperare le informazioni contenute al suo interno. Le funzioni di ricerca integrate e le visualizzazioni dei filtri consentono di reperire le informazioni necessarie con il minimo sforzo.Analisi dei curricula
L'ATS consente ai responsabili delle assunzioni di estrapolare dai curricula le informazioni più rilevanti, su larga scala.Ricerca dei candidati
Ancor prima che i potenziali assunti si candidino per la posizione, gli strumenti ATS possono ottimizzare la ricerca dei candidati attraverso una migliore gestione del brand, l'inserimento automatico delle offerte di lavoro, pagine di applicazioni integrate e molto altro ancora.Screening dei curricula
In molti casi, la maggior parte dei curricula presentati potrebbe non soddisfare i requisiti minimi di idoneità della posizione. I sistemi di tracciamento dei candidati possono essere impostati in modo da eliminare automaticamente tali curricula in base a una serie di fattori correlati a competenze e certificazioni.Automazione
Il processo di assunzione tradizionale è estremamente pratico e prevede molti processi e approvazioni manuali. L'automazione degli strumenti ATS consente di gestire molte di queste attività dispendiose in termini di tempo, così da consentire a team di selezionatori e altre persone coinvolte nel processo di assunzione di concentrarsi su questioni più strategiche.Analisi e creazione di report
Si dice che non ci sia miglioramento senza misurazioni. Gli strumenti ATS devono includere solide funzionalità di analisi e creazione di report, in modo che il personale possa identificare le possibili aree problematiche e tenere traccia dei vantaggi offerti dal sistema di tracciamento dei candidati.Supporto per l'onboarding
I migliori sistemi di tracciamento dei candidati forniscono anche supporto per l'onboarding, consentendo ai nuovi assunti di inserirsi il più rapidamente possibile.
Sebbene i sistemi di tracciamento dei candidati forniscano un valido supporto nell'individuazione, nel perfezionamento, nel tracciamento e nella gestione dei potenziali candidati lungo la pipeline di reclutamento, talvolta sono soggetti ad alcune limitazioni. Se non vengono tenute in considerazione, tali limitazioni possono far sfuggire all'azienda un talento ideale o produrre l'errore di contrassegnarlo come non idoneo. Tra le limitazioni:
I curricula possono essere di tipo diverso e avere stile diversi. Se la domanda include font particolari o presenta informazioni in una struttura non riconosciuta dall'ATS, il sistema potrebbe rifiutare il curriculum senza tenere conto dei fattori principali (come l'esperienza di lavoro e le competenze).
Come qualsiasi altro sistema informatico, gli strumenti ATS possono funzionare solo con tipi di documenti specifici e riconosciuti. Se il candidato invia un curriculum con un'estensione file non riconosciuta o non supportata, la candidatura potrebbe essere automaticamente rifiutata.
Sebbene l'aspetto grafico aiuti le persone a comprendere i dati in modo più chiaro, può avere l'effetto opposto sui sistemi computerizzati. Gli strumenti ATS potrebbero non essere in grado di tradurre completamente i dati grafici nei propri sistemi.
Esistono molti modi per dire le stesse cose: se i candidati utilizzano una terminologia diversa per descrivere la propria esperienza lavorativa, le competenze, le certificazioni o altre informazioni rilevanti, l'ATS potrebbe avere difficoltà nell'analizzare, classificare e assegnare priorità ai curricula.
Sono i dipendenti a definire il successo dell'azienda. Pertanto, il modo in cui si gestisce il processo di assunzione e di onboarding ha un impatto significativo sull'attività. Il tracciamento dei candidati fornisce un database fondamentale a cui si aggiunge l'automazione dei passaggi importanti dei processi di assunzione. Ma non tutte le soluzioni ATS sono uguali. Per un supporto ottimale e un'automazione intelligente, scegli ServiceNow.
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