Che cos'è l'onboarding del personale?

L'onboarding del personale descrive i processi di integrazione delle persone assunte di recente in un'azienda e la sua cultura, tra cui formazione, strumenti e documentazione

Tra i processi aziendali, l'onboarding del personale è tanto unico quanto pressoché universale. Quasi tutte le aziende di ogni settore sono dotate di una procedura di onboarding. Tuttavia, le specifiche del processo di onboarding naturalmente differiscono da un'organizzazione all'altra. Ciò che rimane coerente è l'importanza di disporre di un efficace processo di onboarding in grado di rendere le persone assunte di recente più velocemente efficienti e inserite, non solo in termini di produttività, ma anche in termini di cultura e valori aziendali.

Escludendo i processi di assunzione e di colloquio, l'onboarding è essenzialmente il primo contatto che una persona assunta di recente ha con l'azienda. Inoltre, è la prima interazione vera e propria da dipendente a pieno titolo.

Questa prima impressione è essenziale. Se l'esperienza non è all'altezza delle aspettative o se il processo di onboarding è confuso, disorganizzato o non inserito in un programma o in un processo formale, può generare della negatività che si potrebbe protrarre per l'intera permanenza del/della dipendente in azienda. Al contrario, un processo di onboarding efficace aiuta le persone assunte di recente ad acquisire confidenza con il proprio lavoro, comprendere e adottare la cultura aziendale, creare rapporti vantaggiosi e vedere chiaramente i propri obiettivi e le proprie aspettative.

Infine, un processo di onboarding semplificato può contribuire a ridurre il carico di lavoro del reparto Risorse umane legato all'integrazione delle persone assunte di recente, consentendo a questo reparto fondamentale di dedicare più tempo ad altre attività.

Non esiste un unico processo standardizzato utilizzato dalle aziende in ogni settore e mercato. Le aziende hanno invece il compito di sviluppare un processo di onboarding che soddisfi le loro esigenze specifiche e le esigenze delle persone che hanno assunto di recente. Tuttavia, il processo spesso segue un percorso generalizzato. Questo percorso include le seguenti fasi:

Accettazione dell'offerta

Il processo di onboarding inizia esattamente nel punto in cui termina il processo di assunzione e il/la potenziale assunto/a accetta formalmente l'offerta di impiego. Mentre la persona appena assunta si impegna a entrare a far parte del team, il/la responsabile delle assunzioni deve informare il reparto Risorse umane dell'assunzione, collaborare con il/la dipendente per stabilire una data di inizio e ottenere una lettera di offerta da fare firmare al dipendente e restituire.

Il reparto HR ha quindi la responsabilità di garantire che la persona appena assunta riceva tutti i moduli e la documentazione pertinenti che spieghino i termini del proprio contratto di lavoro.

Grafico che mostra il processo di onboarding del personale.

Pre-boarding: preparazione per l'onboarding

Le organizzazioni si trovano spesso ad affrontare una serie di ostacoli durante l'onboarding del nuovo personale. In particolare, il desiderio del personale di sentirsi accolto e fiducioso e di essere rapidamente efficiente in termini di produttività può essere ostacolato da un'esperienza di onboarding incoerente. Per assicurare un processo di onboarding efficace, il reparto HR dovrebbe lavorare con i team di Apprendimento e sviluppo, i/le responsabili del reparto e altri/e stakeholder per creare modelli basati sui ruoli. I/le responsabili possono poi utilizzare questi modelli per costruire piani di onboarding specifici per il personale.

1° giorno: accoglienza e orientamento del personale assunto di recente

Quando il/la dipendente arriva il primo giorno, è tua responsabilità assicurarti che abbia accesso alle attrezzature, agli strumenti e alle risorse per iniziare a svolgere il proprio lavoro. Prepara uno spazio di lavoro, richiedi l'hardware necessario e autorizza il suo accesso al software aziendale essenziale. Allo stesso modo, i/le dipendenti che si aspettano di lavorare in remoto e quindi di non essere presenti di persona nel luogo di lavoro fisico dovranno avere accesso e disponibilità del software prima di iniziare a collaborare con l'azienda.

Il/la supervisore/a diretto/a o il/la responsabile del/della dipendente deve inviare un'e-mail a tutta l'organizzazione in cui presenta e dà il benvenuto alla persona che inizia a lavorare. Inoltre, deve incaricare un/una collega di accogliere il/la dipendente quando arriva in ufficio, fargli/farle fare un tour delle strutture e presentarlo/a ai membri del proprio team e ai/alle leader organizzativi/e. Salutare il/la nuovo/a dipendente e fargli/farle vedere le strutture, conoscere i membri del team e presentargli/le le risorse è importante, anche in ambienti di lavoro ibridi e remoti. Un video di formazione, un tutorial guidato online o una semplice videochiamata di apprendimento remoto possono aiutare chi lavora in remoto a sentirsi benvenuto e incluso.

Il reparto Risorse umane deve tenere una riunione di orientamento, illustrando i valori e gli obiettivi aziendali e le politiche importanti. Registra la persona assunta in tutti i programmi di formazione necessari e aggiungili alle riunioni ricorrenti. Pianifica un orario per il check-in di tre mesi del/della dipendente.

Prima settimana: introduzione all'azienda, alle persone e al ruolo

Se si svolge la maggior parte delle attività importanti nel primo paio di giorni, nel resto della settimana i/le responsabili possono concentrarsi sull'aiutare il/la nuovo/a assunto/a ad ambientarsi nel suo ruolo e nell'azienda. Quando è trascorsa circa una settimana dal primo giorno di lavoro, il/la responsabile deve fissare un colloquio con il/la dipendente, chiedendogli/le idee, feedback o domande.

A questo punto, il reparto HR deve verificare che il/la dipendente abbia ricevuto e compilato tutti i moduli e la documentazione necessari e che abbia accesso a tutte le risorse necessarie per ottenere prestazioni produttive.

1° mese: istruzione e formazione continue

Mentre il/la dipendente si insedia nel proprio ruolo all'interno dell'azienda e sviluppa una routine di lavoro, la direzione dovrebbe ora essere in grado di valutare la qualità del lavoro svolto dal dipendente. Organizza un incontro con il/la dipendente per gestire i parametri delle prestazioni rilevanti, fornire feedback, trovare soluzioni a eventuali problemi e rispondere a eventuali dubbi del/della dipendente.

In questa fase è importante stabilire un'abitudine di miglioramento continuo. Piuttosto che fare sì che il/la dipendente si accontenti del suo compito attuale, spingilo/a verso un'ulteriore crescita. Iscrivi il personale a corsi di formazione più avanzati, ove possibile e appropriato, e supportalo/a mentre continua a seguire formazioni pertinenti al lavoro.

3° mese: colloquio di controllo e feedback

Dopo tre mesi, il/la dipendente dovrebbe sentirsi relativamente a proprio agio con le proprie mansioni, comprendere le i parametri delle prestazioni, conoscere la cultura e i valori aziendali e sapere come lavorare con i/le propri/e responsabili e i membri del suo team. A questo punto, molte organizzazioni ritengono che il processo di onboarding sia giunto alla conclusione.

Per segnare questo traguardo, pianifica una riunione con il/la dipendente per verificare i suoi progressi e raccogliere ulteriori feedback. Dopo aver completato il processo di onboarding, questi/e dipendenti saranno in possesso probabilmente di informazioni preziose che potrebbero aiutarti a perfezionare e migliorare il processo per le persone che assumerai in futuro. Alcune organizzazioni potrebbero concludere il processo di onboarding solo dopo avere pianificato un altro colloquio riepilogativo dopo sei mesi.

Lavorare da casa

Vale anche la pena notare che l'onboarding è importante tanto per chi lavora in remoto quanto per chi lavora internamente. Quando si assumono persone che potrebbero non lavorare in ufficio, è necessario assicurarsi che a tali persone sia stato inviato l'hardware necessario e che abbiano avuto l'occasione di partecipare a videoconferenze sulle policy importanti e l'allineamento agli obiettivi aziendali e durante le quali gli siano stati presentati i membri del team e della leadership. Durante i primi giorni in azienda, è necessario assicurarsi che qualcuno sia online e disponibile a rispondere alle domande dei/delle nuovi/nuove dipendenti man mano che si presentano.

Il lavoro remoto crea numerosi ostacoli potenziali, in particolare per quanto riguarda gli aspetti sociali e interpersonali della cultura aziendale. I membri del team, del reparto HR e della leadership dovranno probabilmente fare un ulteriore sforzo per garantire che la persona assunta di recente si senta parte del team.

Un onboarding efficace è la strategia centrale per preparare il terreno per un'esperienza del personale positiva, vantaggiosa e a lungo termine. Anche se questa descrizione può sembrare semplicistica, in realtà illustra un processo integrato e complesso che dipende dalla collaborazione di tutta l'azienda. Nello specifico, i reparti IT e HR devono collaborare per garantire che l'onboarding del personale fornisca a ogni persona assunta di recente tutto il necessario per diventare un membro consolidato e produttivo del team.

Di seguito sono riportate cinque fasi per promuovere collaborazioni positive tra reparto IT e HR nell'ambito dell'onboarding del personale:

Strutturare nuovi team di lavoro

Le strategie di successo sul luogo di lavoro richiedono un cambiamento a livello di cultura tra IT, HR e strutture. Idealmente, è possibile definire nuove competenze e talenti in collaborazione con i team di strutturazione per favorire l'ideazione e migliorare i flussi di lavoro tra i team.

Dovrai migliorare le tue prestazioni, il tuo talento e le tue responsabilità nei servizi condivisi. Le organizzazioni stanno ridefinendo modelli di fornitura servizio decentralizzati per promuovere migliori rapporti di lavoro e creare un allineamento agli obiettivi dell'esperienza. L'ambito di "people enablement" si sta evolvendo oltre le normali attività di transazione.

La trasformazione dell'ambiente di lavoro è una combinazione di tecnologia, talento e cambiamento. Le aziende devono formare e consentire a un team che supervisiona la tecnologia di implementare con successo nuove tecnologie. I team di data science e altri team con competenze più approfondite vengono costantemente aggiunti all'interno dell'IT per concentrarsi sul modo in cui la tecnologia fa sentire le persone, oltre che sull'interfaccia utente. L'attenzione sull'architettura, il software per dispositivi mobili del reparto Risorse umane, le applicazioni e i sistemi crea una componente di connettività nel luogo di lavoro e, di conseguenza, nell'esperienza di onboarding del personale.

Effettuare insieme investimenti tecnologici tempestivi

Le aziende stanno gradualmente adottando soluzioni basate su cloud, in combinazione con altre tecnologie, per offrire sistemi digitali di livello aziendale. I reparti IT e HR daranno sempre maggiore priorità al garantire che le tecnologie, oltre ad affrontare i problemi aziendali, soddisfino anche le aspettative del personale durante il processo di assunzione.

Utilizzare un'unica piattaforma per l'esperienza digitale

L'onboarding può essere un processo difficile e confuso per i/le nuovi/e dipendenti/e. Allo stesso tempo, queste persone assunte di recente non desiderano apparire disorientate o inutili e, di conseguenza, a volte esitano a porre domande ai/alle propri/proprie responsabili o ai membri del team.

Le opzioni self-service per il personale, sotto forma di piattaforma unificata per l'esperienza digitale, possono fornire soluzioni coerenti e di facile accesso alle domande più comuni del personale. Ciò offre una serie di vantaggi rispetto ai siti Web, alle linee telefoniche, ai portali e agli altri canali che tradizionalmente assistono il personale assunto di recente, offrendo un'esperienza HR più uniforme e mettendo a disposizione dei/delle nuovi/e assunti/e un'unica sede per trovare soluzioni alle esigenze.

Andare al di là dell'automazione delle attività e progettare l'esperienza dell'utente finale

L'automazione è una parte essenziale per migliorare l'esperienza di onboarding e l'accuratezza dei dati, aumentare l'efficienza e definire workflow fondamentali, riducendo nel contempo gli errori. Tuttavia, l'automazione delle attività e la gestione delle richieste individuali non sono le uniche componenti necessarie per trasformare l'esperienza di onboarding del personale.

Il periodo di onboarding ha il potenziale di definire l'atmosfera che percepisce e crea il/la dipendente nella tua azienda forse più di quasi qualsiasi altro momento. I reparti HR e IT possono collaborare per ridefinire questi momenti di forte impatto all'interno del processo di onboarding, per fornire un processo positivo incentrato sull'esperienza del personale, supportato dall'automazione e da altre tecnologie rilevanti.

Migliorare man mano che si va avanti

Nessun nuovo/a dipendente conosce a pieno ogni aspetto della propria posizione o delle proprie responsabilità il primo giorno di lavoro: lo imparerà mentre va avanti e migliorerà man mano che lo apprenderà. Analogamente, la collaborazione tra reparto HR e IT per migliorare il processo di onboarding del personale deve essere un processo continuo e iterativo.

Per garantire un trend positivo, è necessario stabilire canali di feedback in cui i/le dipendenti nuovi/e e vecchi/e possono condividere le proprie preoccupazioni e offrire loro suggerimenti. Queste opzioni vanno dai semplici sondaggi brevi ai forum attivi e ti aiutano a ottenere le informazioni necessarie per ottimizzare l'esperienza di onboarding.

L'onboarding non deve essere un processo difficile. Di seguito, sono riportate diverse aziende che hanno creato soluzioni di onboarding efficaci:

Asurion

Asurion sfrutta il potenziale tecnologico di oltre 300 milioni di persone in tutto il mondo attraverso una gamma di servizi di alto livello. Opera in un mercato del lavoro incredibilmente competitivo. Per attrarre e fidelizzare i talenti, deve investire in team di selezione eccellenti e lavorare per enfatizzare l'importanza di offrire esperienze eccezionali ai/alle nuovi/e assunti/e attraverso il processo di onboarding.

Asurion ha scelto ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions per soddisfare queste esigenze. Forniamo loro un centro di assistenza centralizzato per il personale che offre ai/alle responsabili delle assunzioni elenchi di controllo intuitivi per l'onboarding, aiuta a gestire e assegnare attività e distribuisce contenuti mirati ai neoassunti e alle neoassunte. Le persone assunte di recente possono accedere alle opzioni self-service per trovare soluzioni ai problemi più comuni.

Schneider Electric

Schneider Electric, leader nella gestione dell'energia, si è trovata ad affrontare il problema di avere pianificato diverse iniziative per trasformare la customer service delivery iniziale. Il reparto Risorse umane stava avendo un'esperienza diversa dal reparto IT utilizzando diversi numeri di telefono dell'assistenza clienti e un sistema di ticketing obsoleto con opzioni di aggiornamento limitate.

Grazie alla collaborazione con ServiceNow, Schneider Electric ora gode della modernizzazione della gestione dei servizi IT, offrendo un'esperienza simile a quella dei clienti ai 133.000 dipendenti dell'azienda. Con un'unica piattaforma unificata per l'esperienza del personale, i/le nuovi/e assunti/e in ogni reparto hanno accesso immediato alle risorse essenziali di cui hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro.

ServiceNow

Il nostro team Risorse umane utilizza ServiceNow HR Service Delivery Solution. Vogliamo offrire al nostro personale un'esperienza eccellente, perché sappiamo che un onboarding positivo crea un forte legame tra il personale e l'azienda. Abbiamo passato il lavoro manuale a sistemi automatizzati con ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions e questo ci ha permesso di accelerare e semplificare i nostri processi di onboarding.

Ora, l'onboarding non è solo più efficiente, ma è anche più veloce. L'esperienza dei/delle nuovi/e assunti/e è stata portata da tre giorni a poche ore, offrendo immediatamente alle persone assunte di recente tutto ciò di cui hanno bisogno, in modo da poter trasformarsi più rapidamente da dipendenti alle prime armi in collaboratori e collaboratrici sicuri/e ed esperti/e.

ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions è un potente progetto per trascinare i/le nuovi/e assunti/e nel cuore dell'azienda. I vantaggi di Enterprise Onboarding includono:

  1. Migliore esperienza del/della dipendente
  2. Maggiore produttività a livello di azienda
  3. Progettazione per i momenti che contano
  4. Contenuti mirati

Scopri di più su ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions qui e aiuta i/le tuoi/tue nuovi/e dipendenti a mettersi subito all'opera.

Approfondisci ServiceNow HR Service Delivery

Scopri che cosa potrebbe fare ServiceNow per la tua organizzazione.

Contatti
Demo