Una forza lavoro ibrida combina aspetti delle funzionalità di lavoro in sede e in remoto, consentendo al personale di scegliere dove lavorare.
All'inizio del 2020, la diffusione della pandemia di COVID-19 ha costretto le aziende di ogni settore ad adottare misure drastiche per garantire la sicurezza del personale, pur rimanendo operative. Nel giro di poche settimane, le aziende di tutto il mondo sono passate a modelli di lavoro in remoto. Facendo affidamento sulle tecnologie di comunicazione anziché sulle interazioni di persona, le organizzazioni hanno contribuito a promuovere il distanziamento sociale senza dover chiudere completamente i battenti. Ma ora, nonostante il calo dei casi di COVID e il progressivo ritorno alla "normalità" nelle aziende, molte persone si stanno chiedendo se una forza lavoro completamente in sede abbia ancora senso.
Al contrario, circa l'82% dei e delle leader aziendali sta prendendo in considerazione l'adozione di un modello di forza lavoro ibrida.
Un modello di forza lavoro ibrida è il tentativo di combinare la flessibilità e il migliore equilibrio tra vita lavorativa e privata del lavoro in remoto con i vantaggi in termini di collaborazione e cultura del tradizionale lavoro in sede.
Naturalmente, poiché le diverse aziende hanno esigenze diverse, non esiste un'unica soluzione ibrida, completa e adatta a tutti i tipi di forza lavoro. Un modello di forza lavoro ibrida può offrire una suddivisione quasi completa tra giorni di lavoro in sede programmati e giorni di lavoro in remoto, con una parte del personale che rimane sempre in ufficio e un'altra che lavora da casa, oppure può essere fortemente orientato verso un lavoro completamente in remoto o completamente in sede con poche eccezioni (ad esempio, la forza lavoro va in ufficio solo per le valutazioni del personale o lavora in remoto solo in occasioni speciali).
Indipendentemente dalle specifiche strutturali di ciascun modello di forza lavoro ibrida, l'obiettivo rimarrà probabilmente lo stesso: trovare un punto di equilibrio tra la capacità di collaborare e lavorare in modo produttivo del personale e la libertà di avere un maggiore controllo del proprio ambiente di lavoro.
Anche se non è possibile stabilire a priori la proporzione corretta tra ore di lavoro in ufficio e ore di lavoro in remoto, vale la pena notare che anche i lavoratori in remoto generalmente credono che un certo numero di ore di lavoro in presenza sia utile. Molte aziende adottano un rapporto di ripartizione pressoché del 50/50, quindi due o tre giorni di lavoro in ufficio in una settimana lavorativa di cinque giorni, mentre altre possono propendere per una direzione o per l'altra (ad esempio un giorno in ufficio o un giorno in remoto).
Questa è un'area in cui la flessibilità delle policy è essenziale. Collabora con il personale per comprendere preferenze ed esigenze, e tieni traccia dei parametri per garantire che la policy dedicata alla forza lavoro ibrida sia efficace nel fornire il giusto equilibrio. In caso contrario, dovrà essere aggiornata o sostituita.
Le discussioni sulle soluzioni per la forza lavoro ibrida sono spesso incentrate sui vantaggi che offrono al personale. Dopotutto, per coloro che sono abituati alle tradizionali carriere in ufficio, l'opportunità di evitare gli spostamenti e migliorare l'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata potrebbe persino sembrare troppo bella per essere vera. Tuttavia, una forza lavoro ibrida può offrire vantaggi evidenti anche alle organizzazioni. Meno personale in sede significa costi operativi ridotti. Inoltre, le aziende che pubblicizzano opzioni di lavoro ibride sono più competitive nell'attrarre e trattenere talenti di valore.
Esaminiamo alcuni dei principali vantaggi della forza lavoro ibrida:
Ogni dipendente comprende le proprie motivazioni, gli ostacoli e le preferenze lavorative meglio di chiunque altro. Consentendo alla forza lavoro di partecipare più attivamente alla definizione dei propri orari, essa avrà la libertà di creare un ambiente di lavoro ottimale, che le consentirà di impegnarsi al massimo nelle proprie responsabilità.
Questo va ben oltre la semplice felicità e soddisfazione del personale: una forza lavoro coinvolta è più redditizia e ha una probabilità di turnover significativamente ridotta.
Un altro risultato naturale di un modello efficace di forza lavoro ibrida è il miglioramento della produttività, che va di pari passo con il coinvolgimento del personale. Quando ciascun dipendente può sfruttare i propri punti di forza e svolgere le proprie mansioni senza doversi conformare completamente alle aspettative dell'ufficio, la sua produttività sarà maggiore e la qualità del suo lavoro superiore.
La forza lavoro ibrida ha inoltre il vantaggio di evitare distrazioni sul luogo di lavoro (ad esempio problemi con i colleghi e le colleghe, micromanagement e spazi di lavoro scomodi), senza necessità di rinunciare completamente ai vantaggi culturali e sociali dati dalla possibilità di stare insieme.
La gestione di uno spazio di lavoro moderno può rappresentare una spesa significativa nei bilanci operativi. Oltre al costo mensile per la locazione di un ufficio sufficientemente grande da ospitare l'intera forza lavoro, ci sono i costi di tempo e di spesa associati all'allestimento dell'ufficio con risorse, tecnologie, postazioni ecc.
Un numero inferiore di dipendenti in sede in un dato momento significa più spazio disponibile e meno denaro speso per utenze, forniture ed extra per la sala ristoro. Lo spazio in più può essere riutilizzato in sale relax o altre zone di lavoro finalizzate ad aumentare la produttività e l'efficacia in ufficio.
Molti dipendenti in ufficio considerano le riunioni regolari, i colloqui individuali, gli aggiornamenti di persona e le riunioni obbligatorie una distrazione. Doversi fermare nel bel mezzo di un progetto per partecipare a un briefing che avrebbe potuto essere tranquillamente un'e-mail non riduce solo le ore di lavoro disponibili, ma spezza il ritmo del lavoro.
Quando alle persone viene data la possibilità di lavorare parzialmente da casa, molte di queste interruzioni non produttive probabilmente vengono evitate. I\le manager devono programmare meglio le interazioni obbligatorie e spesso si affidano a opzioni di comunicazione che tendono a distrarre meno (come programmi di messaggistica e strumenti di gestione) per condividere informazioni di valore. Ciò consente inoltre di risparmiare più tempo prezioso per concentrarsi su questioni strategiche fondamentali.
Nessuno vuole lavorare con qualcuno che lo sorveglia minuto per minuto. Affinché un modello di forza lavoro ibrida sia efficace, tutti i membri del team devono essere disposti a fidarsi del fatto che tutti gli altri stiano svolgendo le attività loro assegnate. E, consapevolmente o meno, la maggior parte del personale sarà in grado di soddisfare questa aspettativa.
Dimostrando fiducia nel personale che lavora in remoto, le aziende avviano una spirale di fiducia contagiosa. Infatti, molti lavoratori in remoto si impegnano più di quanto farebbero in ufficio, anche solo per dimostrare di meritare la fiducia riposta dai e dalle leader. Inoltre, quando è necessaria una gestione più diretta, le ore in ufficio sono il momento e il luogo ideale per apportare correzioni di rotta.
Oltre ai numerosi vantaggi per il personale e le aziende, le soluzioni per la forza lavoro ibrida possono presentare alcune sfide:
- La riduzione dell'interazione faccia a faccia può far sì che alcuni membri del personale si sentano disconnessi dall'azienda o confusi in merito alle aspettative, ai processi e a molto altro.
- La riduzione delle opportunità di collaborazione può portare a una cultura aziendale debole e a un coordinamento dei progetti meno efficace.
- Potrebbe esserci anche un maggiore tasso di burnout derivante dal fatto che il personale si impegna più a lungo e più intensamente di quanto farebbe se ci fosse un programma di lavoro più chiaramente definito.
- Un ambiente di lavoro ibrido potrebbe non essere possibile per alcuni settori: prima di prendere in considerazione il passaggio a una forza lavoro ibrida è essenziale comprendere le esigenze del personale, le aspettative della clientela e i processi aziendali.
Per promuovere efficaci policy di lavoro ibride, le organizzazioni devono fornire soluzioni progettate per supportare flessibilità, produttività e connettività. Senza questi tre obiettivi, integrare le opzioni di lavoro in remoto con il lavoro tradizionale in persona può essere estremamente difficile.
Di seguito sono riportate diverse raccomandazioni concepite per aiutare le aziende a promuovere il coinvolgimento della forza lavoro ibrida:
Coloro che lavorano in modo interdipendente da altri individui, team o reparti hanno bisogno di una migliore coordinazione degli orari. Capire quante ore di collaborazione sono necessarie per realizzare specifici tipi di progetti rende più facile creare orari in ufficio che consentano ai lavoratori ibridi di incontrarsi e coordinarsi faccia a faccia tutte le volte che ne hanno bisogno.
Esistono molti modi per monitorare le prestazioni, ma non tutti forniscono una chiara definizione di successo in base a un modello di forza lavoro ibrida. Quando stabilisci i parametri, concentrati su quelli che pongono i risultati e la qualità come priorità assolute e assicurati di utilizzare gli strumenti di rilevamento appropriati. Anche la leadership deve essere valutata sulla base dei parametri corretti per stabilire l'efficacia della gestione dei team in remoto.
La comunicazione è facile quando i membri del team si trovano tra le stesse quattro mura. I e le responsabili di dipendenti che lavorano in remoto invece possono trovarsi a comunicare con frequenza sempre minore. Rendere la comunicazione con la classe di responsabili un obiettivo primario, in particolare nelle aree relative alle priorità, all'avanzamento e alle assegnazioni di progetti, aiuta a garantire che le informazioni importanti non si disperdano. Inoltre, una corretta comunicazione può aiutare la leadership a comprendere meglio quali tipi di collaborazione sono più efficaci di persona.
Così come non esiste un modello di forza lavoro ibrida perfetto per ogni azienda, anche ciascun team, reparto e persino individuo potrebbe avere bisogno di policy ibride specifiche. Ciò significa dare ai e alle responsabili l'autorità di personalizzare le policy e di stabilire i limiti e le aspettative in termini di programmazione.
Quando ogni giornata lavorativa prevede che una parte del personale lavori in ufficio e un'altra da casa, si può finire per trascurare i membri del team che non sono presenti di persona. Tieni in considerazione che ci sono, anche se virtualmente, e assicurati che le riunioni e le altre attività in ufficio siano aperte e disponibili a coloro che potrebbero aver bisogno di lavorare in remoto.
Sebbene in alcuni settori il lavoro in remoto sia una realtà abbastanza consolidata, questa propensione globale verso il modello di forza lavoro ibrida è ancora nella sua fase di osservazione. Non è ancora chiaro dove ci porterà in futuro e quali saranno gli effetti a lungo termine della forza lavoro ibrida.
Ciò che risulta evidente è che le aspettative sulle capacità di lavoro a distanza continuano a crescere. Oggi, secondo Gallup, circa il 53% del personale che può lavorare in remoto si aspetta policy di lavoro ibride e considera questa modalità di lavoro quella che sarà prevalente dei prossimi decenni.
La crescente diffusione della forza lavoro ibrida porta molte aziende a chiedersi come supportare al meglio dipendenti, team e persino i reparti che lavorano in remoto. ServiceNow® HR Service Delivery offre alla forza lavoro gli strumenti, i servizi, le informazioni e l'accessibilità di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Basato sulla piattaforma completa Now Platform®, HR Service Delivery riunisce tutti i membri della tua azienda e collega i servizi IT, HR, legali e correlati al posto di lavoro in un'unica posizione centralizzata, consentendo agli e alle utenti di accedere alla gamma completa di opzioni di supporto per l'ufficio, anche quando si trovano dall'altra parte del mondo.
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