La segnalazione degli incidenti descrive i processi associati all'acquisizione e alla documentazione delle informazioni sugli incidenti destabilizzanti sul posto di lavoro.
Per funzionare in modo efficace, la maggior parte delle organizzazioni dipende dalla stabilità e dalla prevedibilità delle operazioni quotidiane. Purtroppo, un ambiente fluido e privo di sorprese non può durare per sempre; gli incidenti sono inevitabili e, senza i giusti dati e piani di risposta, possono causare un blocco della produttività. Da lesioni e incidenti minori a disastri imprevisti e violazioni della sicurezza, questi eventi hanno la capacità di interrompere il funzionamento interno di qualsiasi organizzazione.
Quando si verificano incidenti emergenti, diventa fondamentale raccogliere e registrare quante più informazioni possibili sull'evento, in modo da preparare meglio l'organizzazione a gestire eventi simili in futuro. È qui che entra in gioco la segnalazione degli incidenti.
La segnalazione degli incidenti comporta l'acquisizione, la documentazione e la gestione sistematiche degli incidenti che possono influire sulle operazioni, sulla sicurezza o sulla protezione di un'azienda. Oltre a riconoscere e affrontare le conseguenze immediate di un incidente, questo approccio mira a raccogliere dati completi, tra cui informazioni sulle circostanze che hanno portato all'evento, sulle persone coinvolte, sull'impatto sull'organizzazione e su eventuali azioni di follow-up intraprese. Segnalando e registrando in maniera accurata gli incidenti, le aziende possono imparare dalle esperienze passate, identificare modelli e implementare misure preventive per ridurre al minimo i rischi futuri.
Il mantenimento di un ambiente di lavoro produttivo dipende dalla capacità dell'azienda di prepararsi ad affrontare e di mitigare gli incidenti destabilizzanti. La segnalazione degli incidenti svolge un ruolo cruciale nel rendere possibile questo obiettivo, creando un ambiente di lavoro sicuro e protetto e contribuendo allo stesso tempo a promuovere una cultura di miglioramento continuo all'interno dell'azienda. Questo perché la segnalazione degli incidenti consente alle aziende di:
La segnalazione degli incidenti fornisce ai dipendenti un processo strutturato per segnalare gli incidenti man mano che si verificano. Offre un canale chiaro con cui le persone possono comunicare eventuali problemi legati alla sicurezza, incidenti, mancati incidenti o violazioni della sicurezza a cui hanno assistito, che hanno sperimentato o che hanno motivo di prevedere. Incoraggiando la creazione tempestiva di report, le aziende possono affrontare rapidamente i problemi emergenti e mitigare i potenziali rischi prima di passare a problemi più importanti.
Gestire l'impatto degli incidenti non è sufficiente; le aziende devono comprendere l'origine dell'incidente per poterlo affrontare. Un'efficace segnalazione degli incidenti aiuta le aziende a scoprire i fattori sottostanti che contribuiscono a creare eventi destabilizzanti. Raccogliendo dettagli rilevanti, come le circostanze, le persone coinvolte e le potenziali concause, le aziende ottengono informazioni preziose sulle cause originarie. Queste informazioni consentono loro di stabilire le misure di verifica, le procedure e i controlli dei rischi necessari per affrontare e prevenire incidenti simili.
Comunicare e analizzare gli incidenti attraverso il processo di segnalazione aumenta la consapevolezza tra i dipendenti in merito a potenziali pericoli e minacce. Quando gli incidenti vengono condivisi e discussi all'interno dell'organizzazione, ciò promuove una cultura di vigilanza e responsabilità, incoraggiando le persone a essere più proattive nel segnalare potenziali minacce o altri problemi che potrebbero dover affrontare. Questa maggiore consapevolezza contribuisce a creare un luogo di lavoro più sicuro per tutti.
La creazione di report sugli incidenti supporta la conformità con la normativa vigente fornendo la documentazione necessaria per garantire che l'azienda operi nel rispetto dei dispositivi di legge e degli standard di settore stabiliti. Inoltre, facilita lo sviluppo di politiche e normative migliorate progettate per affrontare rischi specifici e mitigare i potenziali pericoli.
La creazione di report sugli incidenti fornisce un quadro chiaro delle attuali condizioni all'interno di un'azienda. Documentando e analizzando gli incidenti, le aziende possono identificare tendenze, modelli e aree problematiche. Questo approccio basato sui dati nei confronti della segnalazione degli incidenti consente alle aziende di prendere decisioni informate, migliorare la trasparenza e condurre valutazioni del rischio più approfondite. Vengono esposti tutti i processi che devono essere modificati, migliorati o eliminati, migliorando la sicurezza e la protezione generali dell'organizzazione.
La segnalazione degli incidenti funge da meccanismo fondamentale per identificare e documentare vari tipi di incidenti all'interno di un'azienda. Tra le diverse categorie di incidenti, uno dei ruoli più critici della segnalazione degli incidenti è quello di evidenziare potenziali minacce alla sicurezza dei dipendenti sul posto di lavoro. Incidenti e lesioni possono causare danni considerevoli alla produttività e al coinvolgimento dei dipendenti, danneggiare la reputazione dell'azienda e comportare costi legali e di risarcimento elevati. Pertanto, l'eliminazione delle minacce alla sicurezza dei dipendenti dovrebbe rappresentare una priorità per qualsiasi azienda.
Tra le numerose minacce essenziali che la segnalazione degli incidenti dovrebbe essere in grado di affrontare figurano:
I dispositivi di protezione individuale (DPI) sono misure di sicurezza essenziali che proteggono i dipendenti da materiali e macchinari pericolosi e altri rischi sul posto di lavoro. La segnalazione degli incidenti deve identificare gli incidenti in cui i dipendenti non sono dotati di o non utilizzano i DPI necessari (come occhiali di sicurezza, guanti o caschi). L'assenza di DPI adeguati può causare lesioni o malattie, rendendo fondamentale affrontare tali incidenti e applicare la conformità per garantire la sicurezza dei dipendenti.
La mancata conformità ai protocolli di sicurezza, alle normative o alle procedure operative standard può compromettere in modo significativo la sicurezza sul luogo di lavoro. La segnalazione degli incidenti deve identificare i casi in cui dipendenti o team si discostano dalle linee guida approvate, il che può portare a potenziali pericoli. Individuando gli incidenti legati alla mancata conformità, le aziende possono quindi intraprendere azioni correttive, rafforzare la formazione e rafforzare l'implementazione per mantenere un ambiente di lavoro sicuro.
Le apparecchiature malfunzionanti o danneggiate hanno maggiori probabilità di causare incidenti, lesioni o interruzioni operative. I casi di malfunzionamento, manutenzione inadeguata o uso improprio devono essere inclusi in qualsiasi processo di segnalazione degli incidenti. Grazie a queste informazioni, le aziende possono dare priorità alle riparazioni o alle sostituzioni per contribuire a prevenire malfunzionamenti potenzialmente pericolosi.
All'indomani della pandemia globale di COVID-19, la consapevolezza dei pericoli legati alle malattie infettive non è mai stata più elevata. La trasmissione di malattie costituisce una grave minaccia per i dipendenti e le loro aziende; qualsiasi incidente correlato a focolai o all'esposizione all'interno del luogo di lavoro rappresenta un incidente di cui è necessario occuparsi. Queste informazioni possono essere applicate all'implementazione di misure preventive appropriate, come il distanziamento sociale o disposizioni per il lavoro da remoto, per salvaguardare la salute dei dipendenti, garantendo al contempo la continuità delle operazioni aziendali.
Le minacce per la salute e la sicurezza sul posto di lavoro devono sempre costituire aspetti di grande interesse, ma rappresentano solo una parte dell'equazione; la segnalazione degli incidenti deve poter tenere conto di un'ampia gamma di eventi destabilizzanti. I vari eventi che le aziende sono incoraggiate a rilevare e documentare possono essere classificati nelle seguenti categorie:
Per "mancati incidenti" si intendono gli incidenti in cui un evento potenzialmente dannoso quasi si verifica, ma non porta a lesioni o danni. Queste situazioni rischiose servono come preziose opportunità di apprendimento, fornendo informazioni su potenziali pericoli e vulnerabilità sul posto di lavoro. La segnalazione dei mancati incidenti consente alle aziende di indagare sulle cause sottostanti, implementare misure preventive ed evitare incidenti o lesioni in futuro.
Gli incidenti legati all'esposizione implicano situazioni in cui i dipendenti sono esposti a sostanze, condizioni o materiali pericolosi che potrebbero incidere sulla loro salute. Questi incidenti includono fuoriuscite di sostanze chimiche, fumi tossici, agenti biologici o altre esposizioni pericolose. La segnalazione degli incidenti relativi all'esposizione è fondamentale per garantire un intervento medico tempestivo, identificare la fonte dell'esposizione e implementare misure per prevenire incidenti simili.
Gli incidenti che causano lesioni o perdite di tempo lavorativo devono essere documentati in modo completo. Questa categoria comprende incidenti, lesioni fisiche e malattie che influiscono sulla capacità dei dipendenti di svolgere le loro mansioni lavorative. La segnalazione di tali incidenti consente un'assistenza medica più immediata, l'indagine sulla responsabilità e sulle cause originarie e l'implementazione di misure correttive per prevenire lesioni future e conservare la produttività.
Gli eventi sentinella sono incidenti gravi che causano danni significativi (o hanno il potenziale di causare danni gravi) a individui o aziende. Questi eventi sono in genere difficili da prevedere e possono includere gravi violazioni della sicurezza, guasti alle apparecchiature di portata catastrofica, lesioni potenzialmente letali, ecc. La segnalazione degli eventi sentinella fornisce alle aziende un numero maggiore di dati per consentire indagini approfondite, identificare problemi sistemici e implementare i miglioramenti necessari per mitigare i rischi futuri.
Segnalare correttamente gli incidenti implica seguire un processo di documentazione stabilito per garantire che tutti i dati pertinenti vengano registrati in modo chiaro e accurato. Quando si crea un report sull'incidente, includere i seguenti elementi chiave:
- Luogo
Specificare chiaramente il luogo in cui si è verificato l'incidente. Ciò fornisce un contesto e aiuta a identificare eventuali fattori specifici del sito che possono aver contribuito all'incidente. - Data e ora
Indicare la data e l'ora dell'incidente. Queste informazioni sono fondamentali per tenere traccia dei trend degli incidenti, analizzare i modelli e identificare potenziali fattori legati all'ora. - Elenco delle persone coinvolte
Registrare i nomi e i ruoli delle persone direttamente coinvolte nell'incidente, inclusi dipendenti, appaltatori, clienti e qualsiasi altra parte rilevante. Ciò aiuta nelle indagini successive e nella comunicazione con le persone interessate. - Descrizione dell'incidente
Fornire una descrizione dettagliata e obiettiva dell'incidente, evidenziando la sequenza degli eventi che hanno portato a e seguito l'evento. Includere informazioni quali la natura dell'incidente, le apparecchiature o i processi coinvolti e qualsiasi altra osservazione pertinente. - Danni/lesioni
Documentare qualsiasi danno causato a proprietà, apparecchiature o all'ambiente e qualsiasi lesione subita dalle persone coinvolte. Specificare l'entità dei danni o delle lesioni per valutare con precisione il potenziale impatto e i costi associati. - Concause
Identificare e documentare i fattori sottostanti che hanno contribuito all'incidente. Ciò può includere guasti alle apparecchiature, errori umani, condizioni ambientali o altri elementi. La comprensione delle cause originarie risulterà utile quando sarà il momento di implementare misure preventive. - Foto, video e altre prove
Se possibile, includere prove visive come fotografie, video o diagrammi che chiariscano ulteriormente il report dell'incidente. La documentazione visiva può fornire un contesto aggiuntivo e assistere nelle indagini o nelle iniziative di formazione future. - Azione immediata intrapresa
Descrivere le azioni immediate intraprese per affrontare l'incidente, comprese eventuali misure di risposta alle emergenze, misure di primo soccorso somministrate o procedure di contenimento iniziali. Un'azione tempestiva è fondamentale per mitigare ulteriori danni o lesioni e una corretta documentazione di queste azioni crea un quadro più chiaro della situazione. - Suggerimenti
Offrire suggerimenti su come prevenire o rispondere a incidenti simili in futuro. Tali suggerimenti possono includere modifiche a policy, procedure o programmi di formazione, oppure l'introduzione di nuove misure di sicurezza. Queste raccomandazioni devono essere pratiche e attuabili. - Firme
Ottieni le firme di tutte le parti coinvolte nell'incidente, comprese quelle che vi hanno assistito o ne sono state direttamente interessate. Le firme indicano la presa visione e l'accettazione delle informazioni presentate nel report. Se una delle parti coinvolte non è d'accordo con le informazioni contenute nel report, è necessario annotarlo.
La segnalazione degli incidenti è un processo critico che richiede l'osservanza di determinate best practice per garantirne l'efficacia e l'affidabilità. Per massimizzare il valore dei report sugli incidenti, le aziende devono adottare misure per garantire che le informazioni incluse nel report siano:
- Precise
La creazione di report precisi è fondamentale per cogliere la vera natura dell'incidente. È importante fornire informazioni precise senza speculazioni o ipotesi. La precisione garantisce che il report sull'incidente rifletta gli eventi effettivi e aiuti nell'analisi e nel processo decisionale. - Chiare
La chiarezza visiva e la facilità di comprensione rendono gli incidenti complessi più accessibili. Utilizzare un linguaggio chiaro e conciso, intestazioni, elenchi puntati e paragrafi per organizzare le informazioni in modo efficace. Anche gli ausili visivi, come diagrammi o diagrammi di flusso, possono contribuire a migliorare l'accessibilità. - Complete
Un report completo su un incidente deve presentare tutte le informazioni più pertinenti. Ciò include i dettagli dell'incidente, le persone coinvolte, le concause, le azioni intraprese e i suggerimenti. Un report completo promuove una comprensione approfondita dell'incidente e facilita l'implementazione di misure successive efficaci. - Basate sui fatti
I report sugli incidenti devono essere basati su fatti piuttosto che su opinioni personali o interpretazioni soggettive. È importante presentare le informazioni in modo obiettivo, basandosi su prove tangibili, resoconti dei testimoni e osservazioni documentate per garantire l'integrità e l'affidabilità del report. - Fondate
Per fondatezza nella segnalazione degli incidenti si intende l'autenticità e l'affidabilità delle informazioni presentate. Assicurarsi che i dati inclusi nel report siano verificati, credibili e ottenuti da fonti affidabili. La fondatezza infonde fiducia nei risultati e nei suggerimenti del report, portando a un processo decisionale informato.
Sebbene la segnalazione degli incidenti svolga un ruolo essenziale nel mantenimento e nella promozione di un ambiente di lavoro sicuro e protetto, non sempre implica semplicemente prendere qualche appunto e scattare delle foto. Alcune sfide possono minare l'efficacia della segnalazione degli incidenti ed è essenziale essere consapevoli di queste sfide e di come evitarle. Tra gli ostacoli più comuni di cui tenere conto figurano:
- Incidenti che non vengono segnalati, per paura di esserne incolpati o perché il dipendente ritiene che il problema non sia abbastanza importante.
- Incoerenza negli standard di segnalazione tra reparti, team o singole persone.
- Mancanza di consapevolezza in merito ai tipi di incidente da segnalare o a che cosa implichino i processi di segnalazione.
- Formazione insufficiente o incompleta sui processi o sugli standard essenziali di segnalazione degli incidenti.
- Mancanza di un sistema di segnalazione facile da usare.
- Processi di segnalazione eccessivamente dispendiosi in termini di tempo.
- Mancanza di un follow-up appropriato in seguito alla segnalazione di un incidente.
In molte di queste circostanze, la difficoltà deriva da strumenti e assistenza insufficienti per la segnalazione degli incidenti. Disporre dei sistemi giusti, supportati da un'adeguata formazione e aspettative stabilite con chiarezza, può contribuire a garantire che le soluzioni di segnalazione degli incidenti siano in atto e funzionino correttamente quando si verificano situazioni emergenti.
Gli incidenti si verificano e, quando lo fanno, possono creare complicazioni diffuse per l'azienda. ServiceNow, leader nella gestione IT, offre la soluzione.
ServiceNow Health and Safety (un'estensione della soluzione Workplace Service Delivery e del più ampio portfolio Workflow per i dipendenti) offre ai dipendenti le risorse di facile utilizzo di cui hanno bisogno per segnalare in modo rapido e accurato gli incidenti relativi alla sicurezza utilizzando strumenti self-service avanzati. Questo approccio semplifica l'indirizzamento e l'analisi degli incidenti consentendo l'implementazione di regole, attività ed elenchi di controllo incorporati, supportati da strumenti per l'acquisizione delle dichiarazioni dei testimoni, la Root Cause Analysis e il collegamento degli asset con gli incidenti. Inoltre, fornendo agli amministratori dati dettagliati sulla sicurezza da confrontare con i parametri stabiliti e fornendo ai team responsabili della sicurezza sul luogo di lavoro strumenti automatizzati di analisi e di risposta, ServiceNow rende la segnalazione accurata degli incidenti estremamente facile ed efficace.
Scopri di più su ServiceNow Health and Safety oggi stesso. Dopotutto, anche se gli incidenti possono essere inevitabili, non devono rappresentare un ostacolo per la produttività e la sicurezza dell'azienda.