La gestione dell'ufficio descrive le strategie e i processi coinvolti nell'ottimizzazione della produttività, dell'efficienza e delle condizioni di lavoro all'interno di un ufficio.
L'obiettivo della gestione dell'ufficio è semplice: creare e supportare un ambiente di lavoro positivo ed efficace all'interno degli spazi aziendali e di lavoro. La gestione dell'ufficio si fa carico dell'ambiente di lavoro e di garantire l'adozione delle politiche, degli strumenti e dei sistemi appropriati, in modo che il personale possa svolgere il proprio lavoro in modo efficiente e in sicurezza. Un ufficio organizzato con ruoli di lavoro chiaramente definiti aiuta i singoli dipendenti a capire la posizione del proprio ruolo nel quadro generale dell'organizzazione, garantendo risultati migliori a livello generale.
I responsabili degli uffici moderni devono svolgere un ruolo più significativo nella generazione dei profitti. È finita l'epoca in cui la gestione dell'ufficio riguardava principalmente articoli di cancelleria e regolazioni della temperatura: i responsabili degli uffici di oggi sono coinvolti strategicamente in iniziative aziendali di ampia portata e spesso sono responsabili della realizzazione dei propri progetti volti a far crescere l'azienda.
Come già menzionato in precedenza, vi sono molti aspetti distinti della gestione dell'ufficio e non tutte le organizzazioni affidano le stesse responsabilità a chi riveste il ruolo di responsabile dell'ufficio. Ma anche tra i settori altamente specializzati, le funzioni principali tendono a rimanere invariate. Tra queste:
La responsabilità più tradizionale associata alla gestione dell'ufficio consiste nell'ottimizzare gli spazi disponibili. Ciò include la creazione di un ambiente di lavoro che favorisca le migliori prestazioni del personale e può anche comportare l'assunzione di un ruolo attivo nella definizione e nella promozione di una cultura aziendale positiva.
I responsabili degli uffici sono coinvolti nella definizione degli obiettivi e dei risultati dell'ufficio e nella pianificazione delle attività che vengono svolte al suo interno. Il o la responsabile dell'ufficio collabora con altri leader per definire le iniziative, stabilire le misure necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali e decidere come misurare il successo. I responsabili dell'ufficio possono anche gestire le spese di viaggio dei dipendenti.
Strettamente legata alla pianificazione, la gestione delle risorse dell'ufficio deve garantire che materiali, apparecchiature, personale e finanze vengano impiegati in modo efficace e concorrano al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Ottimizzare l'utilizzo delle risorse significa conservare un inventario dettagliato e accurato delle risorse disponibili e applicarle a funzioni e workflow più produttivi.
La gestione dell'ufficio deve fungere da ponte tra la leadership aziendale e il personale, facilitando una comunicazione efficace e articolando le esigenze e le aspettative in entrambe le direzioni.
Le assunzioni, l'onboarding, la retention dei talenti e persino i licenziamenti sono tutti aspetti della gestione dell'ufficio. Questo si estende oltre i dipendenti dell'azienda: i responsabili dell'ufficio possono essere coinvolti anche nella gestione di appaltatori esterni e membri del personale della struttura e rappresentano i principali punti di contatto per i proprietari di immobili e locatori che si occupano degli uffici in locazione. Sebbene questo sia particolarmente vero per le piccole imprese, le aziende di livello enterprise possono includere anche alcuni elementi della gestione personale nella gestione dell'ufficio.
Sebbene l'IT sia solitamente un reparto a sé stante, la gestione dell'ufficio spesso collabora con questo reparto per garantire che il personale dell'ufficio abbia accesso a tecnologie funzionanti per lavorare in modo efficace. Ciò include il coordinamento con il reparto IT per l'utilizzo di software e apparecchiature e per l'ottimizzazione delle tecnologie di supporto (come Wi-Fi, accesso alla rete, videoconferenze ecc.) negli spazi dell'ufficio.
Infine, i responsabili dell'ufficio devono lavorare per garantire un ambiente di lavoro sicuro e l'adozione delle misure corrette per proteggere personale e azienda dalle minacce esterne. Questo include definire e mettere a punto le politiche di sicurezza degli uffici, gestire i team di sicurezza, gestire gli accordi per i parcheggi, risolvere i conflitti tra dipendenti, affrontare problemi di molestie e discriminazioni, approvare materiali e strumenti, gestire i sistemi di badge e collaborare con il reparto IT per stabilire procedure di sicurezza dei dati adeguate.
Con così tante responsabilità diverse a rientrare nell'ambito della "gestione dell'ufficio", la posizione richiede naturalmente una serie di importanti competenze tecniche e interpersonali. Tra questi, si annoverano:
- Organizzazione
- Multitasking
- Gestione del tempo
- Capacità di comunicazione
- Mediazione dei conflitti
- Sviluppo di strategie
- Coordinamento del personale
- Capacità di negoziazione
- Leadership
Ogni azienda è unica e ogni ambiente di lavoro presenta vantaggi, sfide e particolarità propri. Di conseguenza, il ruolo della gestione dell'ufficio all'interno di un'azienda e le posizioni coinvolte nell'adempimento delle varie responsabilità correlate coprono una vasta area e possono persino sovrapporsi ad altri dipartimenti (come alle Risorse umane). A rendere le questioni più complesse, la gestione dell'ufficio moderna deve essere in grado di gestire anche i numerosi oneri amministrativi associati al lavoro da remoto e agli uffici ibridi.
Tuttavia, sebbene ogni azienda possa adottare un proprio approccio, le mansioni e gli obiettivi di base dei ruoli correlati alla gestione dell'ufficio sono simili. Tra questi vi sono mantenere un ambiente di lavoro produttivo, supervisionare e organizzare il lavoro del personale amministrativo, mettere a disposizione dei dipendenti le apparecchiature adeguate, preparare e inviare report e gestire i budget dell'ufficio, oltre a poter includere l'assunzione dei dipendenti, la formazione e la promozione.
Tra le posizioni di gestione dell'ufficio non tradizionali si annoverano:
Non tutte le aziende dispongono delle risorse necessarie per investire in un responsabile dell'ufficio a tempo pieno. In questi casi, l'azienda può scegliere di ricorrere all'outsourcing di un responsabile dell'ufficio part-time. Questi responsabili "virtuali" in genere operano da remoto e possono adempiere alle responsabilità di gestione dell'ufficio per più clienti. Allo stesso tempo, il termine "gestione dell'ufficio virtuale" a volte si riferisce al responsabile di un ambiente di ufficio ibrido e remoto in cui i dipendenti non lavorano tutti dalla stessa sede aziendale.
Il o la responsabile della sede centrale lavora nell'ufficio della sede centrale di un'azienda che possiede diverse altre sedi. Questa persona, a cui spesso viene attribuita la qualifica di "District Manager", si coordina con i responsabili delle filiali degli uffici satellite. I responsabili della sede centrale si occupano del coordinamento con la leadership di tali altri uffici. Sebbene possa avere alcune mansioni simili a quelle di un responsabile dell'ufficio che lavora direttamente per i clienti dell'azienda, il responsabile della sede centrale tende a lavorare dietro le quinte per supportare le filiali nel raggiungimento dei propri obiettivi. Ciò può comportare spostamenti regolari tra le varie sedi per supervisionare i responsabili delle filiali.
Ogni risorsa presenta un costo e un valore. Dalle apparecchiature alle finanze fino ai dipendenti stessi, ottenere il massimo dalle risorse significa capire cosa è disponibile e come applicarlo al meglio per garantire che il suo valore per l'azienda superi i costi.
Nella mole quotidiana di processi e workflow può essere facile perdere di vista gli obiettivi del quadro generale. I responsabili dell'ufficio hanno la responsabilità di concentrarsi sull'obiettivo, poiché conoscono lo scopo del lavoro e lo trasmettono ai dipendenti in modo tale che possano comprenderlo e apprezzarlo.
L'inefficienza è nemica della produttività. I responsabili della gestione dell'ufficio devono sempre sapere quali processi sono in corso in ufficio ed essere pronti a identificare e perfezionare le inefficienze per garantire un modo più semplice di svolgere il lavoro.
La gestione dell'ufficio è un concetto estremamente importante e che influisce su ogni aspetto, dall'efficacia della pianificazione strategica a sicurezza e benessere dei dipendenti stessi. Per garantire che la gestione dell'ufficio supporti correttamente gli obiettivi aziendali, considera i suggerimenti indicati di seguito:
Ogni decisione relativa alla gestione dell'ufficio deve essere supportata da dati affidabili. Determina le domande alle quali è necessario trovare risposta e i parametri da poter misurare per ottenere dati attuabili su processi, produttività e altri fattori. Con i dati giusti, i responsabili dell'ufficio potranno sfruttare il vantaggio di prendere decisioni basate sui fatti, anziché sulle opinioni basate su ipotesi.
Ogni decisione relativa alla gestione dell'ufficio deve essere supportata da dati affidabili. Determina le domande alle quali è necessario trovare risposta e i parametri da poter misurare per ottenere dati attuabili su processi, produttività e altri fattori. Con i dati giusti, i responsabili dell'ufficio potranno sfruttare il vantaggio di prendere decisioni basate sui fatti, anziché sulle opinioni basate su ipotesi.
Senza una comunicazione efficace, la collaborazione è impossibile. I dipendenti devono sapere cosa si aspetta la dirigenza da loro, come verranno valutati e quali risorse sono disponibili. I datori di lavoro devono conoscere i punti critici che i propri dipendenti stanno affrontando e ascoltare i suggerimenti che potrebbero avere per migliorare l'attività. Pertanto, la comunicazione tra singoli individui, team e reparti non deve avere limiti, così che tutti possano coordinare il proprio lavoro per progetti condivisi, esporre liberamente soluzioni e risolvere i problemi in modo rapido e senza un duplice sforzo. In poche parole, è responsabilità del responsabile dell'ufficio assicurarsi che la voce di tutti venga ascoltata.
Gli strumenti digitali hanno esteso le funzionalità degli uffici moderni. Tuttavia, non tutte le soluzioni digitali sono adatte a ogni circostanza o azienda. I responsabili dell'ufficio devono essere in grado di cercare, confrontare, valutare e prendere decisioni sulle soluzioni digitali che costituiscono un investimento valido per aiutare il personale a migliorare le prestazioni. In genere, ciò significa lavorare a stretto contatto con i reparti IT, sebbene possano esserci casi in cui il responsabile dell'ufficio si assume la piena responsabilità.
La gestione dell'ufficio è fondamentale per analizzare i dati, coordinare la comunicazione con i dipendenti e semplificare i processi aziendali essenziali per workflow più efficienti e ambienti di lavoro più positivi. ServiceNow, leader nella gestione IT, fornisce le soluzioni di cui le moderne aziende hanno bisogno per sfruttare al meglio le strategie di gestione dell'ufficio con Workplace Service Delivery (WSD).
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