La gestione del personale è un termine che comprende l'acquisizione, l'ottimizzazione, la fidelizzazione e qualsiasi altra attività che coinvolga i dipendenti e il loro sviluppo, fornendo un supporto aziendale continuo e includendo processi end-to-end per promuovere la crescita organizzativa e professionale.
Che cosa rende un'azienda di successo? Molti leader risponderebbero che sono proprio gli impiegati: e avrebbero ragione. Il supporto di una base di dipendenti impegnata e affidabile non solo migliora l'efficienza e la produttività (aumentando i profitti), ma favorisce anche un ambiente di lavoro energetico e positivo. Detto questo, sebbene il reclutamento del talento giusto sia un elemento fondamentale per costruire una forza lavoro efficace, non è l'unico fattore da considerare. Per dirla in altre parole, degli ottimi dipendenti sono difficili da trovare, spesso vengono sviluppati attraverso il supporto continuo.
Gestione del personale, un'estensione delle risorse umane (HR), offre un quadro generale di assistenza e supporto ai dipendenti per tutto il tempo trascorso con l'azienda, con l'obiettivo di aiutarli a raggiungere il successo. In quanto tale, la gestione del personale include i processi essenziali associati all'acquisizione dei talenti, ma si estende anche allo sviluppo, al coinvolgimento e alla fidelizzazione dei dipendenti. In sostanza, il giusto approccio alla gestione delle persone può ottimizzare l'intero ciclo di vita dei dipendenti, rispondendo alle esigenze, ai talenti e agli obiettivi di carriera specifici dei dipendenti a livello individuale e quotidiano.
Al centro del successo di qualsiasi organizzazione c'è una verità fondamentale: la crescita e la prosperità di un'azienda sono direttamente collegate alla soddisfazione, all'impegno e alle prestazioni dei suoi dipendenti. Incoraggiare e sostenere i dipendenti, quindi, non è solo questione di essere un bravo datore di lavoro. Al contrario, è direttamente correlato ai risultati aziendali tangibili e allo stato generale di un'organizzazione. Comprendere questo principio rafforza l'importanza della gestione del personale.
Più specificamente, una gestione efficace del personale promuove:
Ogni nuova assunzione è il culmine di una serie di spese diverse: pubblicare annunci di lavoro, selezionare candidati, eseguire controlli sui precedenti personali e condurre colloqui porta con sé i costi associati, e tali costi aumentano solo una volta che il dipendente viene formato e attrezzato. Queste spese sono investimenti che (idealmente) l'azienda alla fine recupererà quando il dipendente inizia a lavorare. Purtroppo, troppi nuovi assunti scelgono di lasciare i loro datori di lavoro prima che l'investimento possa restituire dei risultati. Allo stesso tempo, anche i dipendenti consolidati possono cercare altre opportunità, sfruttando la preziosa esperienza acquisita nell'azienda.
Uno dei vantaggi più tangibili di un'efficace gestione del personale è la capacità di migliorare la fidelizzazione dei dipendenti. Coltivando un ambiente stimolante che riconosce e premia il talento, le aziende possono garantire che le loro preziose risorse umane rimangano fedeli. Un sistema efficace di gestione del personale riduce al minimo i costi del ricambio dei dipendenti, contrastando non solo gli aspetti finanziari, ma anche le lacune di conoscenza e l'abbassamento di morale del team derivante dalla perdita di importanti membri del gruppo.
Può essere facile pensare a una forza lavoro come a una sorta di meccanismo a orologeria, in cui ogni membro è come un ingranaggio: un ingranaggio o molla che lavorano insieme verso una serie di obiettivi condivisi. Ma i dipendenti sono molto più che semplici parti di una macchina concentrati sul proprio lavoro; vogliono capire come il loro ruolo si inserisce nel contesto generale e vogliono che i loro sforzi individuali siano riconosciuti.
Chiarezza, riconoscimento, sostegno: questi concetti svolgono un ruolo significativo nell'efficacia di un'organizzazione. Quando i dipendenti sanno in che modo contribuiscono al successo dell'azienda e sono sicuri che la loro voce venga ascoltata, allora sono più motivati a dare il meglio di sé. Allo stesso modo, sapere di avere il supporto dell'organizzazione nel proprio percorso professionale crea un senso di appartenenza. Questa sensazione di inclusività e valore spinge i dipendenti non solo a soddisfare, ma spesso a superare le aspettative organizzative, con un conseguente miglioramento dell'efficacia operativa.
Elevare i dipendenti dallo status di "ingranaggio" si traduce in crescita, consentendo loro di prendere più iniziative e di avere un controllo più diretto su come affrontano compiti e problemi. Naturalmente, è facile parlare di crescita senza condividere effettivamente alcun potere con la forza lavoro, ma in termini di gestione delle persone, il termine crescita è molto più di una semplice parola d'ordine.
Offrendo un feedback coerente, fissando obiettivi chiari e facilitando le opportunità di avanzamento professionale, le organizzazioni creano uno spazio in cui i dipendenti si sentono sia sfidati che supportati. Inoltre, con le competenze, le risorse, le opportunità e l'autorità per svolgere un ruolo più decisivo, i dipendenti tendono ad essere all'altezza della situazione. Un ambiente di crescita consente di aumentare i livelli di coinvolgimento, aumentando la produttività insieme all'iniziativa dei dipendenti, alla collaborazione, alla comunicazione e all'impegno verso l'organizzazione.
La gestione del personale richiede una combinazione equilibrata di competenze hard e soft (chiamate anche abilità di potere). Dato l’obiettivo generale di guidare e supportare i dipendenti durante il loro percorso all’interno di un’organizzazione, ci si aspetta che i manager siano esperti in vari aspetti dell’interazione umana, oltre ad avere competenze tecniche e operative. Un insieme di competenze così diversificato garantisce che un manager possa soddisfare le esigenze professionali di un dipendente, comprendendo e accettando le sue sfide e aspirazioni personali.
In quest'ottica, di seguito troverete le più importanti competenze di gestione del personale:
Empatia
Centrale per una gestione efficace delle persone è la capacità di comprendere e condividere i sentimenti degli altri. Un manager empatico è in grado di percepire le sfide, le preoccupazioni e le motivazioni dei membri del team, rendendo più facile offrire supporto e guida personalizzati in base alle esigenze di ciascun individuo.Comunicazione
Una comunicazione chiara e concisa è il ponte che collega i manager ai suoi team. Facilita la condivisione di aspettative, feedback e informazioni, garantendo che tutti siano allineati agli obiettivi organizzativi. Per i manager, la comunicazione assume un'importanza aggiuntiva poiché consente di comprendere efficacemente le esigenze e le preoccupazioni dei vari stakeholder e quindi di diffondere tali informazioni in tutto il team.Fiducia
La fiducia costituisce la base di qualsiasi rapporto professionale sano. I manager non devono solo essere affidabili, ma anche disposti a riporre fiducia nei loro dipendenti, consentendo loro di prendere iniziative e di assumersi la responsabilità dei loro ruoli.Ascolto attivo
Non si tratta solo di ascoltare delle parole, l’ascolto attivo implica la piena concentrazione, comprensione e risposta a ciò che l’altra persona sta dicendo. Dimostra interesse e rispetto sinceri, portando a una comprensione più profonda delle prospettive dei membri del team.Assegnazione delle priorità alle attività
Con così tante responsabilità, i manager devono essere abili nel dare priorità ai compiti essenziali senza lasciare che le preoccupazioni meno essenziali passino inosservate. Ciò garantisce che le responsabilità più urgenti e importanti vengano affrontate tempestivamente, creando una cultura di efficienza e produttività.Capacità motivazionale
Probabilmente più che in qualsiasi altro ruolo, i manager devono ispirare e guidare il proprio team verso il successo. Comprendendo i fattori scatenanti e le aspirazioni individuali, i manager possono personalizzare le proprie tecniche motivazionali per migliorare e dare energia ai propri team.Creatività
Risolvere i problemi in maniera innovativa e pensare fuori dagli schemi hanno un valore inestimabile nella gestione del personale. La creatività aiuta a creare soluzioni uniche su misura per le esigenze individuali, garantendo il successo sia del dipendente che dell'organizzazione.Attitudine organizzativa
Organizzare sistematicamente risorse, attività, persone e pianificazioni è fondamentale nella gestione del personale. Un manager con una forte attitudine organizzativa può orchestrare senza problemi progetti complessi e processi interconnessi, garantendo il rispetto delle scadenze, il raggiungimento degli obiettivi e l'impiego delle persone in modo da sfruttare al meglio le loro capacità.Intelligenza emotiva
L'intelligenza emotiva è la capacità di riconoscere, comprendere e gestire le proprie emozioni, tenendo conto degli stati emotivi degli altri. Quando si tratta di gestione del personale, un’elevata intelligenza emotiva garantisce che i manager possano affrontare situazioni difficili con tatto, risolvere i conflitti amichevolmente e promuovere un ambiente di squadra armonioso.
Sviluppare le giuste competenze può mettere i manager in una posizione vantaggiosa per incoraggiare e supportare le persone che compongono i loro team, ma per sbloccare il pieno potenziale di una forza lavoro ci vuole qualcosa di più. I 5 componenti principali di gestione efficace del personale sono una strategia incentrata sulle persone per creare un'esperienza del dipendente coinvolgente e potenziata in modo ottimale. Tale strategia suddivide la gestione del personale in cinque componenti chiave:
Si può dire che la gestione del personale abbia inizio durante il processo di assunzione. Le policy di reclutamento supportate da potenti strumenti aiutano a garantire che le persone considerate per una posizione non solo possiedano le competenze necessarie, ma siano anche in linea con i valori e gli obiettivi dell'organizzazione.
Questa fase continua anche dopo l'assunzione, fornendo una formazione coerente e dotando i membri del team degli strumenti necessari per il successo. Inoltre, la costruzione della giusta struttura del team, la definizione di processi e la definizione di metriche di successo chiare offrono ai dipendenti una solida comprensione dei loro ruoli e degli obiettivi più ampi a cui stanno lavorando.
Come suggerisce il nome, le persone sono centrali nella gestione delle persone e ciò include i loro interessi, preoccupazioni, sfide e obiettivi. Applicando molte delle abilità di potenza discusse in precedenza, i manager possono comprendere meglio ciò che fa funzionare i loro dipendenti e utilizzare tali informazioni per creare strategie di gestione personalizzate.
Riconoscendo che ogni membro del team è unico, i leader devono investire tempo per conoscere le diverse personalità, motivazioni e aspirazioni all'interno dei propri team. Inoltre, sebbene esistano soluzioni digitali in grado di acquisire e analizzare i dati dei dipendenti per scoprire alcune di queste informazioni, in genere è più efficace ottenere queste informazioni in modo naturale interagendo direttamente con i dipendenti. Impara a conoscerli e poi preoccupati di come gestirli.
I team non possono essere chiamati tali se non riescono a coordinare i loro sforzi. Senza la collaborazione, i team rischiano di lavorare in silo, con conseguente duplicazione degli sforzi, perdita di opportunità di sinergia e persino risultati contraddittori. Una vera collaborazione garantisce che vengano prese in considerazione prospettive diverse, sfruttando le diverse esperienze e competenze dei membri del team e ottenendo soluzioni più ricche e processi decisionali più informati.
Allo stesso modo, la promozione di un ambiente collaborativo in un'organizzazione va oltre il semplice raggiungimento degli obiettivi specifici di progetto. Svolge un ruolo cruciale nella creazione di una cultura del lavoro coesa in cui le persone si sentono apprezzate, ascoltate e comprese. Nell'ambito della gestione del personale, la collaborazione non è solo uno strumento per il completamento delle attività, ma è un ingrediente essenziale per creare fiducia, comunicazione aperta e responsabilità condivisa. Quando la collaborazione è profondamente integrata nella cultura organizzativa, essa coltiva un ambiente in cui l'apprendimento continuo, il rispetto reciproco e le vittorie condivise diventano la norma piuttosto che l'eccezione.
La collaborazione non è possibile senza una comunicazione chiara ed efficace. Quando i team comunicano senza problemi, funzionano in modo armonioso, garantendo che i contributi individuali siano allineati verso un obiettivo collettivo. I canali aperti con feedback regolari consentono una migliore comprensione tra i membri del team, fornendo al contempo una piattaforma per critiche costruttive e crescita reciproca.
Una cultura della comunicazione all'interno di un'organizzazione può anche svolgere un ruolo fondamentale nel plasmare la percezione del dipendente della propria importanza all'interno dell'azienda. Un dipendente che è tenuto al corrente e comprende il contesto generale ha maggiori probabilità di sentirsi apprezzato e motivato. Dotando i dipendenti di canali di comunicazione efficienti, le aziende possono garantire interazioni coerenti, efficaci e trasparenti, fondamentali per una solida gestione del personale, anche quando tali interazioni avvengono in remoto.
Infine, la capacità di confrontarsi è un aspetto necessario, anche se impegnativo, della gestione del personale. Mentre i team sono alle prese con sfide e conflitti interni, affrontarli in modo proattivo e garantire un dialogo aperto è fondamentale. Ciò non significa che il confronto debba sembrare conflittuale; le persone percepiscono e affrontano le attività in modo diverso e queste differenze personali devono essere affrontate in modo amichevole, positivo e comprensivo.
Naturalmente, ci sono momenti in cui i conflitti diventano più aggressivi e meno produttivi. In queste situazioni, la gestione del personale deve essere in grado di agire in modo equo e decisivo per risolvere il conflitto in modo che ogni parte sia soddisfatta del risultato. In caso contrario, si può generare risentimento o sfiducia all’interno del team, danneggiando la produttività.
Con così tanti elementi e un mandato così ampio, esistono molti modi diversi di affrontare la gestione del personale e alcuni sono più efficaci di altri. Per garantire che i dipendenti di un'organizzazione vengano indirizzati lungo il percorso giusto verso il successo, prendi in considerazione le seguenti best practice per la gestione del personale:
Uno dei primi passi verso una gestione efficace del personale è fornire chiarezza. I dipendenti devono capire cosa ci si aspetta da loro, non solo in termini di risultati delle attività, ma anche in termini di comportamento, collaborazione e aderenza ai valori organizzativi. Quando le aspettative sono chiare, si eliminano le ambiguità e si gettano le basi per la responsabilità.
I dipendenti non vogliono stare fermi; vogliono aggiornare e migliorare le proprie competenze così da migliorare il loro valore lavorativo e aprirsi a nuove opportunità all'interno dell'azienda. Le organizzazioni che danno priorità e facilitano l'istruzione continua creano una cultura dell'apprendimento e spesso scoprono che i loro dipendenti sono maggiormente in grado di gestire le sfide, pur essendo più adattabili al cambiamento. L'apprendimento continuo è destinato ai manager e agli altri leader tanto quanto alla forza lavoro; tutti all'interno dell'organizzazione possono trarre vantaggio dalle opportunità di sviluppo professionale e dalla condivisione delle conoscenze.
Sii costante nel fornire feedback: Il feedback regolare, quando è positivo e costruttivo, garantisce che i dipendenti sappiano a che punto sono e quali aree necessitano di miglioramento. Più che semplicemente riportare i dipendenti "in riga" quando commettono errori, il feedback è un approccio proattivo che impedisce che piccoli problemi si trasformino in problemi significativi.
Sebbene la guida sia essenziale, la microgestione può essere controproducente. Avere fiducia che i dipendenti si assumano la responsabilità dei propri compiti li porterà naturalmente a sentirsi più coinvolti nei risultati, aumentando sia il morale che l’efficienza. È compito del responsabile del personale assicurarsi che i dipendenti abbiano accesso alle risorse e al supporto professionale di cui hanno bisogno per operare ai migliori livelli, ma una volta soddisfatte queste esigenze, i migliori manager fanno un passo indietro, aumentano la fiducia e consentono al dipendente di apportare il proprio contributo unico.
Una risposta umana naturale di fronte a potenziali problemi è "aspettare e vedere", ma lasciare che i problemi di prestazione si aggravino può portare a problemi molto più grandi. D’altro canto, affrontando tali preoccupazioni in modo tempestivo e costruttivo, i manager non solo possono correggere la rotta, ma possono anche trasformare la questione in un’opportunità di apprendimento positivo per il dipendente.
Le organizzazioni lungimiranti comprendono il valore dell'innovazione. Creando un ambiente in cui i dipendenti sono incoraggiati a pensare fuori dagli schemi e a proporre soluzioni innovative, le aziende possono mettersi in prima linea per un successo sostenibile.
Non tutte le idee innovative hanno successo, ma ciò non dovrebbe impedire agli innovatori di provare. Il fallimento è una parte intrinseca della crescita: invece di penalizzare gli errori, le organizzazioni dovrebbero considerarli come opportunità di apprendimento, garantendo che i dipendenti non siano scoraggiati dall'assumersi rischi calcolati in futuro.
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