Gestione forza lavoro descrive i processi utilizzati per allocare dipendenti e risorse per ottimizzare la produttività, ridurre i rischi e rimanere conformi.
Le persone tendono a considerare il successo di un'azienda come dipendente dalla capacità di gestire le interazioni esterne, in particolare creando prodotti efficaci, offrendo servizi di valore e dal mantenimento di relazioni positive con i clienti. Tuttavia, sebbene questi processi front-end siano fondamentali, non sono la formula per ottenere il successo aziendale. I processi, le interazioni e le strategie interni svolgono un ruolo essenziale nel determinare l'efficacia con cui un'organizzazione può soddisfare le richieste dei clienti, mentre si orienta per affrontare i mercati in evoluzione e altre circostanze. E di questi fondamenti processi interni, spesso quelli che hanno il maggiore impatto potenziale sono quelli che coinvolgono la risorsa più cruciale dell'azienda: i suoi dipendenti.
I dipendenti portano con sé le competenze e le esperienze su cui fanno affidamento per svolgere i compiti assegnati, ma prima che possano essere utilizzate in modo ottimale, hanno bisogno di indicazioni. Gestione forza lavoro (WFM) consente alle organizzazioni di adottare un approccio strategico per l'allocazione dei dipendenti, insieme alle risorse essenziali da cui dipendono. Implementato correttamente, WFM offre alle organizzazioni un approccio più intenzionale e orientato agli obiettivi per la distribuzione delle risorse (e delle risorse umane).
Un software efficace per la gestione della forza lavoro comprende l'acquisizione di talenti, lo sviluppo di competenze, la gestione delle prestazioni, la pianificazione, il monitoraggio del tempo, la previsione del personale e la conformità alle normative sul lavoro. Affronta anche le sfide della gestione dei team distribuiti e della semplificazione del lavoro da remoto. Integrando questi componenti, le organizzazioni possono creare una forza lavoro agile e adattabile in grado di soddisfare le richieste del mercato e raggiungere gli obiettivi aziendali. Questi vantaggi vanno oltre l'efficienza operativa, con un impatto sulla soddisfazione dei dipendenti, sui tassi di fidelizzazione e sull'ottimizzazione dei costi.
Più precisamente, un approccio efficace alla WFM può fornire:
Un software WFM efficace consente alle organizzazioni di ottenere informazioni preziose sui parametri aziendali fondamentali. Utilizzando strumenti e tecnologie WFM avanzati, le organizzazioni possono determinare con precisione il numero esatto di dipendenti necessari per completare attività o progetti specifici. Questo approccio basato sui dati garantisce livelli di personale ottimali, prevenendo scenari di eccesso o carenza di personale che possono avere un impatto negativo sulla produttività e sull’efficienza dei costi.
Inoltre, i sistemi WFM forniscono visibilità in tempo reale sulle prestazioni quotidiane dei dipendenti. Grazie alle funzionalità automatizzate di monitoraggio e creazione di report, le organizzazioni possono monitorare e misurare la produttività individuale e del team, identificare le aree di miglioramento e prendere decisioni informate per ottimizzare l'allocazione delle risorse. Questo approccio basato sui dati aiuta le organizzazioni a identificare i dipendenti più talentuosi, a premiare contributi eccezionali e a risolvere tempestivamente i problemi di prestazioni, promuovendo una cultura di miglioramento continuo.
La Gestione forza lavoro svolge un ruolo fondamentale nell'allineamento delle politiche in tutta l'organizzazione. Stabilendo politiche e procedure coerenti, WFM elimina le incoerenze che possono portare a un aumento dei costi, alla carenza di personale, agli incidenti legati alla sicurezza nei luoghi di lavoro e alle inefficienze di produzione. Inoltre, la gestione della forza lavoro consente alle organizzazioni di rimanere aggiornate in modo più efficace sull'evoluzione delle leggi sul posto di lavoro e sull'occupazione, garantendo la conformità normativa.
Una strategia di gestione della forza lavoro ben implementata garantisce che tutti i dipendenti rispettino le normative sul lavoro, gli standard di settore e le politiche aziendali. Promuove pratiche eque relative alla pianificazione, al monitoraggio del tempo, alla gestione delle assenze e ad altri processi relativi alla forza lavoro. Questo allineamento delle politiche non solo riduce i rischi di conformità, ma crea anche un ambiente di lavoro armonioso, migliorando la soddisfazione dei dipendenti e riducendo la probabilità di conflitti potenzialmente dannosi.
La gestione della forza lavoro influisce direttamente sui tassi di coinvolgimento e fidelizzazione dei dipendenti. Utilizzando le pratiche WFM, le organizzazioni possono creare processi di pianificazione trasparenti ed equi, consentendo ai dipendenti di godere di prevedibilità ed equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. I dipendenti che hanno il controllo sulle loro pianificazioni e possono facilmente richiedere ferie o scambiare turni sperimentano una maggiore soddisfazione sul lavoro e sono più propensi a mantenere l'impegno preso nei confronti della propria organizzazione.
Allo stesso modo, la gestione della forza lavoro consente alle organizzazioni di identificare le lacune nelle competenze e fornire opportunità di formazione e sviluppo mirate. Investendo nella crescita professionale dei dipendenti e allineando le loro competenze alle esigenze aziendali, le organizzazioni possono promuovere una cultura di apprendimento continuo e avanzamento professionale, portando a un maggiore coinvolgimento e fidelizzazione dei dipendenti.
L'ottimizzazione dei costi di manodopera è un vantaggio significativo della gestione della forza lavoro. I sistemi WFM forniscono funzionalità accurate di previsione del personale, consentendo alle organizzazioni di allineare i livelli di personale alla domanda ed evitare spese di manodopera non necessarie. Pianificando in modo efficiente i dipendenti in base al carico di lavoro e ai modelli di domanda, le organizzazioni riducono i costi degli straordinari e minimizzano la necessità di manodopera temporanea o a contratto.
Inoltre, gli strumenti WFM aiutano a identificare le opportunità di efficienza operativa, come l'ottimizzazione dei modelli di turni, il miglioramento dell'allocazione delle attività e la riduzione del furto di tempo o del "buddy punch" Queste misure di risparmio sui costi contribuiscono alla redditività e alla competitività complessive.
Sebbene le opzioni software di gestione della forza lavoro abbiano tutte lo stesso compito di ottimizzare l’orchestrazione dei dipendenti e delle risorse, non tutte le soluzioni WFM hanno lo stesso livello. Il principale software WFM offre una gamma di funzionalità e generalmente include:
Gestione delle assenze
Una soluzione WFM efficace include solide funzionalità di gestione delle assenze per gestire diversi tipi di congedi dei dipendenti, come ferie, giorni di malattia e altre richieste di congedo. Consente alle organizzazioni di gestire e tenere traccia delle assenze dei dipendenti in modo efficiente, garantendo livelli di personale adeguati e riducendo al minimo le interruzioni delle operazioni.Analisi
Le funzionalità di analisi avanzate sono fondamentali in una soluzione WFM efficace, poiché forniscono alle organizzazioni informazioni utili e funzionalità decisionali basate sui dati attraverso report, dashboard e visualizzazioni complete. Queste analisi della forza lavoro aiutano le organizzazioni a identificare le tendenze, ottimizzare l'allocazione delle risorse e migliorare continuamente le strategie di gestione della forza lavoro.Budget per il personale
Le funzionalità di budget del personale nel software di gestione della forza lavoro aiutano le organizzazioni a prevedere e allocare con precisione i costi della manodopera. Ciò consente alle aziende di allineare le spese di manodopera alle esigenze, ottimizzare i livelli del personale e garantire un'allocazione delle risorse economicamente vantaggiosa.Accessibilità da dispositivi mobili
Il lavoro non è più legato all'ufficio (o al computer fisso); la forza lavoro di oggi non ha vincoli e si aspetta di essere in grado di svolgere funzioni fondamentali attraverso i propri dispositivi mobili intelligenti autorizzati. L'accessibilità da dispositivi mobili consente a dipendenti e manager di accedere al sistema da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento per visualizzare le pianificazioni, richiedere ferie e scambiare turni, mentre i manager possono approvare le richieste, monitorare i dati della forza lavoro e apportare modifiche in tempo reale ovunque si trovino.Gestione degli straordinari
Una soluzione WFM efficace dovrebbe includere funzionalità per gestire in modo efficiente gli straordinari, aiutando le organizzazioni a monitorare e controllare le ore di straordinario, garantendo la conformità alle normative sul lavoro e ottimizzando la pianificazione della forza lavoro per ridurre al minimo i costi.Gestione delle prestazioni
Il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni dei dipendenti sono un fattore importante nella gestione della forza lavoro. Gli strumenti di gestione delle prestazioni WFM consentono alle organizzazioni di fissare obiettivi prestazionali e condurre revisioni periodiche delle prestazioni, fornendo al contempo feedback tempestivi per migliorare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti.Conformità con la normativa vigente
Date le potenziali sanzioni per la non conformità, le soluzioni WFM efficaci devono essere in grado di garantire che l'azienda in questione operi in linea con le leggi sul lavoro e le normative di settore. Ciò aiuta le organizzazioni ad automatizzare i processi relativi alla conformità, come la gestione delle restrizioni dell'orario di lavoro, delle pause e dei periodi di riposo, riducendo il rischio di violazioni della conformità.Pianificazione
Le solide funzionalità di pianificazione consentono alle organizzazioni di creare pianificazioni ottimizzate basate sulla domanda, sulla disponibilità dei dipendenti, sulle competenze e su una serie di altri fattori. La pianificazione efficiente aiuta a ridurre al minimo l'eccesso di personale, la carenza di personale e i conflitti, garantendo al contempo che i dipendenti giusti vengano assegnati alle attività giuste.Monitoraggio del tempo
Infine, il monitoraggio accurato del tempo è una caratteristica fondamentale delle soluzioni WFM efficaci. Il monitoraggio del tempo consente alle organizzazioni di acquisire e registrare le ore di lavoro, le pause e le assenze dei dipendenti, facilitando un'elaborazione accurata delle retribuzioni, fornendo informazioni sui costi della manodopera e garantendo la conformità alle normative sul lavoro.
Poiché la gestione della forza lavoro comprende una tale gamma di funzioni e responsabilità, non sorprende che la creazione di una soluzione completa su misura per specifiche esigenze aziendali possa rappresentare un impegno importante in termini di tempo e lavoro. Tuttavia, i vantaggi rendono l'investimento più che conveniente. Quando si stabiliscono le basi per una gestione ottimale della forza lavoro, le organizzazioni devono prendere in considerazione i seguenti passaggi:
Nella prima fase, la leadership stabilisce obiettivi a breve e a lungo termine, determinando i risultati desiderati di una soluzione WFM e il modo in cui la forza lavoro dovrà essere allineata per raggiungere tali obiettivi. Definire una direzione strategica fornisce una visione e uno scopo chiari per gli sforzi di gestione della forza lavoro, consentendo all'organizzazione di assegnare priorità e allocare le risorse in maniera efficace.
Attraverso la raccolta di dati e il controllo della forza lavoro attuale, le organizzazioni possono identificare sovrapposizioni, lacune e inefficienze nei processi della forza lavoro esistenti. Un'analisi approfondita aiuta a identificare le aree di miglioramento, come le lacune nelle competenze, la carenza di personale o i colli di bottiglia dei processi, e consente alle organizzazioni di prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare la forza lavoro.
Esistono vari strumenti e software per applicare i principi di gestione della forza lavoro e la scelta dei più adatti dipende dalla forza lavoro attuale dell'organizzazione e dagli obiettivi futuri. L'identificazione delle soluzioni appropriate consente alle organizzazioni di semplificare i processi e massimizzare l'efficienza senza perdere di vista i propri obiettivi.
Una volta implementate le soluzioni WFM appropriate, è importante creare procedure standardizzate da utilizzare in tutta l'organizzazione per garantire la coerenza dei processi, eliminare le ambiguità e consentire una comunicazione efficace tra i team. Procedure chiare promuovono la trasparenza, riducono al minimo gli errori e migliorano l'efficienza operativa complessiva.
Sfruttando la tecnologia e gli strumenti di automazione, le organizzazioni possono ridurre le attività amministrative manuali, semplificare l'immissione dei dati e la creazione di report e minimizzare il rischio di errori. L'implementazione dell'automazione riduce i tempi e gli sforzi associati ad attività specifiche, consentendo ai dipendenti di avere tempo prezioso per concentrarsi su responsabilità più rilevanti dal punto di vista strategico.
La gestione della forza lavoro è un processo continuo che richiede monitoraggio e valutazione; man mano che gli obiettivi cambiano o sorgono nuove sfide, le organizzazioni devono adattare di conseguenza i propri sistemi WFM. Il monitoraggio dei progressi, la valutazione delle prestazioni e l'esecuzione di adeguamenti secondo necessità garantiscono che la forza lavoro rimanga allineata agli obiettivi organizzativi e alle esigenze aziendali in continua evoluzione, anche durante i periodi instabili.
Una gestione efficace della forza lavoro è fondamentale per le organizzazioni per creare una forza lavoro produttiva e coinvolta. Tuttavia, molte organizzazioni lottano con la tecnologia HR in silo e con percorsi di dipendenti eccessivamente complessi. È qui che entra in gioco ServiceNow HR Service Delivery Integrations. ServiceNow si impegna a rendere il mondo del lavoro un luogo migliore per le persone offrendo workflow digitali e integrazioni perfette che migliorano l'esperienza dei dipendenti e aumentano la produttività.
Con Workflow per i dipendenti e le integrazioni di ServiceNow con le principali soluzioni HCM e Gestione forza lavoro, le organizzazioni possono ottimizzare il modo in cui gestiscono le allocazioni e l'allineamento delle risorse. Il portale unificato di Centro dipendenti ServiceNow offre ai dipendenti facile accesso alle app HR appropriate e alle informazioni pertinenti, eliminando la frustrazione di dover navigare tra più soluzioni backend. Inoltre, Virtual Agent di ServiceNow supporta manager e dipendenti con conversazioni estese, semplificando varie attività relative alle risorse umane. E questo è solo l'inizio.
Guarda la demo di ServiceNow oggi stesso per scoprire come ServiceNow sta rivoluzionando la gestione della forza lavoro. Perché, dopo tutto, è la forza lavoro che guida la tua azienda.